Отчетность ООО нужно отправлять в налоговую инспекцию, Социальный фонд, в ряде случаев — в органы статистики. Если этого не делать или делать не вовремя, можно получить штрафы. Рассказываем, какие документы готовить, когда и куда их сдавать
Содержание
Какие виды отчетности сдает ООО
Бухгалтерская отчетность
Налоговая отчетность
Документация для УСН
Документация для ОСНО
Сроки сдачи отчетности
Какую ответственность несет ООО за несдачу отчетности
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Какие виды отчетности сдает ООО
ООО обязано передавать сведения для налоговой службы, готовить бухгалтерские и статистические документы, а также отчитываться за наемных сотрудников. Персонал может работать по трудовому или гражданско-правовому договору. Вне зависимости от способа найма работодатель обязан делать взносы в Соцфонд.
Сотрудник выплачивает с дохода налог в размере от 13%, но он автоматически перечисляется предприятием, которое обязано готовить и предоставлять отчеты по НДФЛ.
Если в ООО есть только руководитель, организации необходимо формировать «нулевые» отчеты по НДФЛ. Правило распространяется на юридические лица, не начавшие деятельность или приостановившие работу. «Нулевые» отчеты отправляются в налоговую службу и СФР.
Бухгалтерская отчетность
Под бухгалтерской отчетностью подразумевают финансовые документы, по которым можно судить о результатах деятельности юридического лица. Они позволяют выявить сведения, отсутствующие в отчетах для налоговой.
Бухгалтерские документы используются банками при рассмотрении заявки на кредит. Еще эти сведения нужны для участия компании в аукционах и прочих торгах. Заполненные бланки позволяют оценить потенциал предприятия и сделать вывод об экономическом положении ООО.
Ведение бухгалтерских отчетов регламентируется федеральным законом № 402-ФЗ. Документация используется и внутри предприятия. Руководитель ООО может на основе содержащихся в ней данных оценивать состояние компании, корректировать финансово-хозяйственную деятельность, принимать управленческие решения.
Налоговая отчетность
Налоговый учет позволяет получить обобщенные сведения, которые используются при расчете налоговой базы. Данные в этих документах должны совпадать с информацией из бухгалтерского баланса.
Однако ряд понятий и расчетов в разных бумагах отличаются. При подготовке налоговой и бухгалтерской отчетности используют различные системы классификации доходов. По законам существует разница и в механизмах признания расходов, возможны разночтения при определении сроков и сумм амортизации основных средств.
Документация для УСН
При работе по упрощенной системе налогообложения (УСН) в состав отчетности ООО входят документы для налоговой службы и Социального фонда.
Есть два варианта УСН, отличающиеся объектами, за которые начисляются налоги. Если ООО для налогообложения использует объект «Доходы», то платит 6% налога с полученных доходов.
Когда организация выбирает объект «Доходы минус расходы», ставка рассчитывается в зависимости от вида деятельности компании и региона, в котором она работает, и составляет в общем случае 15%.
В некоторых регионах могут быть установлены пониженные ставки УСН-налога для определенных видов бизнеса.
Для работы на УСН есть ограничения по выручке и численности сотрудников. В 2025 году лимиты такие:
доходы — до 450 млн рублей,
численность персонала — до 130 человек,
остаточная стоимость основных средств — до 200 млн рублей.
Режим обязывает ООО вести книгу учета доходов и расходов, КУДиР. Ее требуют во время налоговых проверок. Декларацию по налогу на прибыль ООО, работающим по УСН, сдавать не нужно.
Для ООО на УСН предусмотрена ежегодная сдача отчетности:
В налоговую службу:
– декларации по УСН;
– бухгалтерского отчета; субъекты малого бизнеса могут сдавать бухгалтерскую отчетность в упрощенном виде.В СФР — Подраздел 1.2 формы ЕФС-1. Кроме того, компании обязаны ежегодно представлять в Соцфонд документы, подтверждающие основной вид деятельности. С 1 сентября 2025 года вступает в силу закон от 28.12.2024 № 529-ФЗ, который отменяет эту обязанность. С сентября 2025-го ежегодно подтверждать основной вид деятельности не придется. Вместо этого нужно будет подавать уведомление в налоговую в случае изменения основного вида бизнеса. Последний раз документы для подтверждения ОКВЭД в обязательном порядке компании сдают 15 апреля 2025 года.
В состав документов входят ежеквартальные отчеты РСВ-1 для расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам. Их сдают в налоговую.
В ФНС необходимо ежеквартально представлять:
форму 6-НДФЛ по уплаченному подоходному налогу за работников;
уведомление об исчисленных авансах по УСН-налогу, оно сдается по итогам первого квартала, полугода и девяти месяцев; за год уведомление представлять не нужно, все необходимые сведения содержит УСН-декларация;
декларацию по НДС, если доход «упрощенца» превысил 60 млн рублей в год и он стал плательщиком НДС; декларацию по НДС можно сдать только в электронном виде.
Еще нужен бланк ЕФС-1 Раздел 2 по страховым взносам на травматизм, который подается раз в квартал в Социальный фонд.
Также в СФР необходимо сдать Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1, если компания приняла на работу или уволила сотрудника.
К ежемесячным формам сдачи в налоговую относятся:
персонифицированные сведения за работников; отчет можно не сдавать за каждый последний месяц квартала, если вовремя представлен РСВ-1;
уведомления о начисленном НДФЛ за работников представляется в январе один раз, в декабре — три, во всех остальных месяцах — два раза.
Перейти на УСН могут предприятия, не владеющие филиалами и соблюдающие лимиты по доходам, работникам и основным средствам. Существует также ряд ограничений по видам работы, принадлежности уставного капитала компаниям.
Помимо указанных форм, микро- и малые компании отчитываются в Росстат в рамках выборочного наблюдения (периодичность утверждается правительством). Остальные сдают статотчетность раз в пять лет в ходе сплошного статистического наблюдения.
Документация для ОСНО
При работе на общей системе налогообложения требуется ежегодное оформление баланса бухгалтерии с приложением. Формы и сроки сдачи бухгалтерской отчетности для налоговой инспекции регламентированы статьей 18 закона № 402-ФЗ.
Документы оформляются в электронном виде через оператора ЭДО. До 2020 года представители ООО передавали отчеты для налоговой и в бумажном виде. Если предприятие не получило прибыли за отчетный период, не было расходов и движения денежных средств по расчетному счету и кассе, оформляют и сдают единую упрощенную декларацию. Она заменяет декларацию по налогу на прибыль и НДС.
В состав отчетности для ООО входят:
Декларация по налогу на прибыль. Представляется раз в квартал, если компания платит авансовые платежи по налогу на прибыль, или раз в месяц, если налог уплачивается ежемесячно, исходя из фактического дохода.
Ежеквартальные отчеты по НДС.
Расчет 6-НДФЛ. Нужен для представления данных по уплаченному подоходному налогу при выплате заработной платы сотрудникам. Также по исчисленному НДФЛ необходимо подавать налоговое уведомление два раза в месяц. Для января и декабря предусмотрены особые сроки, о них рассказываем ниже.
Дополнительные ежемесячные декларации, необходимые для компаний, которые реализуют подакцизную продукцию: крепкий алкоголь, табак, моторное топливо или автомобильную технику.
При работе на ОСНО требуется ежеквартально формировать отчет РСВ по страховым взносам для налоговой и ежемесячно — персонифицированные сведения по работникам. Компании с численностью меньше 10 человек могут сдавать документы по отчетности за работников в бумажном виде. При наличии на балансе предприятия автомобилей или земельных участков с 2021 года не требуется оформление отчетности по транспортному или земельному налогам.
Также следует отчитываться в СФР каждый квартал (бланк вида ЕФС-1 Раздел 2), а по окончании года ООО должно сдать Подраздел 1.2.
Как писали выше, ежегодно подтверждать основной вид деятельности предприятия с сентября 2025 года не придется.
Помимо персонифицированной отчетности для налоговой службы, в СФР необходимо представлять Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 при наступлении кадровых событий. В форме указывают принятых, переведенных, уволенных сотрудников и тех, что подали заявление о выборе типа трудовой книжки.
Так же, как и компании на УСН, организации на общей налоговой системе должны отчитываться в Росстат:
сроки и периодичность сдачи статотчетов для микро- и малых компаний утверждается правительством в рамках выборочного наблюдения;
для всех остальных действует сплошное статистическое наблюдение раз в пять лет; ближайшее — в 2026 году, отчитаться нужно будет за 2025-й.
Бизнесу необходимо контролировать сроки отправки документации, задержка даже на сутки грозит штрафом. С начала года возможны корректировки в законодательстве, это нужно проверить, прежде чем отправлять заполненные бланки.
Сроки сдачи отчетности ООО
Документацию нужно сдавать раз в месяц, ежеквартально и по окончании года. Для многих отчетных форм действует единый срок сдачи — 25-е число.
Отчетность, которую сдают каждый месяц
Декларация по налогу на прибыль, если налог уплачивается, исходя из фактических доходов.
Пораздел 1.1 отчета ЕФС-1 передается в СФР на следующий рабочий день после трудоустройства либо увольнения сотрудника.
Персонифицированные сведения в налоговую необходимо сдавать до 25-го числа первого и второго месяца каждого квартала. В последний месяц квартала отчет можно не отправлять, поскольку все те же данные содержит форма РСВ-1.
Сроки для представления уведомления по НДФЛ за работников:
в январе до 25-го числа — по НДФЛ, удержанному с 1 по 22 января;
в декабре три срока: до 3 декабря — по НДФЛ, удержанному с 23 по 30 ноября; до 25 декабря — по НДФЛ с 1 по 22 декабря и в последний рабочий день года — по НДФЛ с 23 по 31 декабря.
во всех остальных месяцах уведомление сдается два раза: до 3-го числа — по НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число предыдущего месяца, до 25-го числа — по НДФЛ с 1-го по 22-е число текущего месяца.
Ежеквартальная документация
РСВ, или расчет по страховым выплатам; 6-НДФЛ; уведомления об уплаченных УСН-авансах; декларация по налогу на прибыль, если налог уплачивается авансами; декларация по НДС представляются в налоговую.
Раздел 2 формы ЕФС-1 — в Соцфонд, до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
Ежегодная отчетность
Бухгалтерскую отчетность с пояснительной запиской необходимо представить в налоговую до 31 марта следующего года.
Декларация по УСН и налогу на прибыль организациями представляется до 25 марта следующего года.
Расчет 6-НДФЛ за год сдают не позже 25 февраля следующего года.
С 2021 года ООО не требуется передавать в Налоговую службу справки 2-НДФЛ, они вошли в годовой отчет 6-НДФЛ.
Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 бланк с данными о текущем стаже сотрудников, относится к ежегодным отчетам для Социального фонда. Организация сдает сведения до 25 января следующего за отчетным годом.
Справка с указанием направлений деятельности и приложением баланса бухгалтерии с пояснительной запиской также входит в перечень документов, сдаваемых в Социальный фонд. Компания предоставляет сведения до 15 апреля года, следующего за отчетным.
Какую ответственность несет ООО за несдачу отчетности
Если ООО нарушает сроки сдачи налоговой отчетности, расчета по страховым взносам или не делает этого вовсе, организацию штрафуют. Размер штрафа — 5% от неуплаченной суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей (статья 119 НК РФ).
За несдачу расчета 6-НДФЛ компанию оштрафуют на 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки.
Если вовремя не сдать комплект бухгалтерской отчетности, штраф составит от 3000 до 5000 рублей (статьи 4.1.2, 19.7 КоАП РФ).
Штрафы за несдачу ЕФС-1 зависят от раздела:
Подраздел 1.2 — 500 рублей по каждому сотруднику (статья 17 закона № 27-ФЗ);
Подраздел 1.1 — от 30 000 до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП.);
Раздел 2 — 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей (статья 26.30 закона № 125-ФЗ).
Также компания может быть оштрафована на 200 рублей за каждый отсутствующий документ — в соответствии с требованиями статьи 126 Налогового кодекса.
Кроме того, по статье 15.6 Кодекса об административных правонарушениях с ответственных за оформление и сдачу документации берут штраф от 300 до 500 рублей.
Важно сдавать и «нулевые» годовые отчеты, иначе ООО исключат из реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
Если документы вовремя не поданы в Росстат, на компанию будет наложен штраф от 20 000 до 70 000 рублей. Размер сбора устанавливается статьей 13.19 КоАП РФ.
При просрочке на 20 дней сдачи деклараций по НДС, УСН, прибыли, имуществу, расчета по страховым взносам или 6-НДФЛ налоговая служба вправе заблокировать расчетный счет ООО, согласно статье 76 НК РФ.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант