Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года

Это новая форма отчетности за персонал.

Частично отчет по персонифицированным сведениям дублирует те сведения, которые входят расчет по взносам ФНС.

Сведения разделены на две части и представляются в разные ведомства.

Также напомним, что в 2023 году при обработке персональных данных работодателями необходимо уведомить об этом Роскомнадзор.

Обработка включает сбор и хранение этих сведений.

Что относится к личным данным работника:

Дополнительно от работника необходимо получить согласие на обработку личных сведений. Можно воспользоваться нашим образцом.

Исключение составляют договоры с физическими лицами о продаже, займах, обмене или найме жилых помещений и договоры дарения.

Если договор подряда заключен с самозанятым физлицом или ИП, то за них персонифицированные сведения о физических лицах не оформляются.

Проверить статус самозанятого можно по ИНН на портале налоговой.

Вопрос о том, подавать ли новый отчет на директора — единственного учредителя, которому не выплачивается зарплата, пока остается спорным. В соответствии с разъяснением ФНС, перонифицированные сведения представлять не нужно, если нет признаков трудовых отношений или работы по ГПХ между компанией и директором — единственным учредителем компанией, а также если ему не начисляется зарплата.

Но даже в ситуации, когда фирма деятельность не ведет, директор все равно продолжает действовать в интересах организации. Так, он обязан сдавать нулевые отчеты, отвечать и давать разъяснения на требования ФНС, СФР и других ведомств. Поэтому считаем, что нулевые формы на единственного руководителя без зарплаты безопаснее сдать, чтобы избежать штрафов.

Сведения также нужно направить на тех сотрудников, которые больше не работают в компании или у ИП, но получили в отчетном месяце выплаты. Представим, что у ИП в штате числился один сотрудник — менеджер по продажам.

В сентябре он уволился, а в октябре получил от бывшего работодателя вознаграждение за сверхурочную работу, которую ранее предприниматель не выплатил по ошибке. Получается, ИП обязан представить последние перссведения за октябрь.

С 2023 года большинство периодических отчетов представляется в единые сроки, это относится и к новым персонифицированным сведениям.

В 2023 году персонифицированные сведения о физических лицах за октябрь можно сдать до 27-го числа.

Однако для мобилизованных ИП и единственных руководителей действует отсрочка по представлению всех видов отчетов.

Кроме того, в соответствии с разъяснениями налоговой службы, персонифицированные сведения можно представлять не каждый месяц.

Связано это с тем, что необходимые данные содержатся в квартальном Расчете по взносам.

ИП без наемных работников отчет не сдают.

Сведения представляются в ту же ФНС, куда сдается РСВ, то есть у ИП — по месту прописки, у компаний — по месту регистрации.

Например, ИП прописан в Москве, деятельность по продаже морозильного оборудования фактически ведет в Новосибирске: есть склад, шоу-рум, в которых работают продавцы, логисты и мастера установки. Также в штате предпринимателя есть несколько удаленных сотрудников из Тверской области: менеджер по продажам и бухгалтер. В этом случае персонифицированные сведения за всех работников ИП обязан представить в ФНС Москвы — по адресу своей прописки.

Узнать, какая инспекция обслуживает адрес, можно через сервис налоговой.

Для представления персонифицированных сведений на бумаге действует ограничение по численности сотрудников.

Для некоторых налогоплательщиков Запорожской, Херсонской областей и ДНР, ЛНР по отчетности за периоды до конца 2023 года действует исключение. Работодатели этих регионов, зарегистрированные до вступления в состав РФ, могут представлять новый отчет на бумаге вне зависимости от количества персонала.

То есть первый отчет электронно вышеуказанные налогоплательщики обязаны представить 26 февраля 2024 года.

Отчет состоит из основного раздела и титульной части.

В таблице собраны данные для заполнения полей титульного листа, которые могут вызвать вопросы.

Титульная часть заполняется в последнюю очередь, после того как будет известно, сколько листов основного раздела заполнено, чтобы верно указать их количество.

Образец заполнения.

Это основной раздел. Один лист рассчитан на представление данных о четырех сотрудниках. Если одного листа недостаточно, нужно заполнить несколько.

В таблице ниже указано, какие данные вписывать в каждое поле основного раздела.

Образец заполнения.

Для этого необходимо заполнить еще одну форму сведений. Данные в отчет вносятся только на сотрудников, по которым были ошибки.

Например, в компании по продаже холодильного оборудования 5 сотрудников: директор, бухгалтер, менеджер, инженер-наладчик и консультант. При заполнении ошибки были допущены в сведениях по наладчику и бухгалтеру. Значит, исправленную форму нужно представить только на двух работников.

Титульный лист

Его заполнение будет отличаться от первоначального только полем «Номер корректировки». Здесь необходимо проставить «001», «002» и так далее, смотря, какое по счету производится исправление.

Основной раздел

Его заполнение зависит от того, какие сведения нужно изменить.

При исправлении персональных данных: ИНН, СНИЛС или ФИО

Необходимо аннулировать недостоверные сведения, затем внести корректные.

Разберем пример для заполнения. Бухгалтер логистической компании неверно внес фамилию водителя и ИНН менеджера отдела закупок.

Исправления будут отражены следующим образом.

При исправлении сумм начислений

В строке 010 проставляется прочерк, остальные данные вносятся так же, как и в первоначальный отчет, но с верными значениями. Аннулировать ничего не нужно.

Например, ИП неверно отразил начисления руководителю службы снабжения и кладовщику.

Корректировка будет выглядеть так.

Сведения необходимо представить на всех лиц, с которыми есть договоры, даже если выплат им не было.

Размеры штрафов указаны в таблице.

Например, клининговая компания не подала сведения на сотрудников за февраль и март. Ей грозит штраф от 700 рублей: 400 рублей за отчеты и 300 рублей штраф на директора.

Когда нарушение допущено впервые, штраф на должностное лицо может быть заменен предупреждением на усмотрение инспекции.

Если работодатель обязан отчитываться электронно, но сдал отчет на бумаге, это также влечет штраф 200 рублей.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант