После создания единого Соцфонда отчетность для работодателей изменилась. С 2023 года по взносам на травматизм, индивидуальным сведениям о трудовой деятельности и стаже необходимо направлять форму ЕФС-1. Кто и какие разделы обязан сдавать даже при отсутствии начислений, в какие сроки и как заполнить отчет, что будет, если его не отправить или представить с ошибками, — об этом рассказываем в статье
Содержание
Что такое ЕФС-1
Кто и как должен сдавать ЕФС-1
Состав отчета ЕФС-1
В какие сроки сдавать отчет
Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами
Кто отвечает за подготовку отчета
Какие штрафы предусмотрены за ошибки в форме
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнЧто такое ЕФС-1
ЕФС-1 объединил несколько форм, которые работодатели сдавали в Пенсионный и Социальный фонды в 2022 году.
Порядок заполнения новой формы установлен СФР в 2023 году.
ЕФС-1 в 2025 году сдают все юридические лица, даже в том случае, если фактически они не ведут деятельность и там числится единственный учредитель, он же директор, без зарплаты. Таким компаниям необходимо представить нулевой отчет.
Что касается ИП, то они сдают форму, только когда нанимают работников, в том числе по договорам ГПХ.
❗️ Внимание
Если в течение года ИП увольняет всех работников, он обязан сдавать ЕФС-1 до
конца года, в котором произошло увольнение.
Например, 15 марта 2025 года ИП открыл пекарню и нанял кондитера и кассира. С 27 июня предприниматель уволил персонал и начал работать один. Значит, последний отчет ЕФС-1 он должен будет сдать по итогам 2025 года.
Способ представления ЕФС-1 зависит от численности сотрудников.
Для отправки ЕФС-1 через интернет его необходимо подписать ЭЦП. Чтобы доверенные лица компаний и ИП могли заверять электронные документы, с 1 сентября 2023 года им нужно выпустить электронную подпись физлица с машиночитаемой доверенностью. Сформировать доверенность позволяет онлайн-сервис ФНС.
Отчет необходимо сдавать в территориальное отделение СФР. Узнать адрес нужного клиентского отделения можно на портале Социального фонда, в разделе своего региона.
Для подготовки ЕФС-1 разрешается использовать бесплатные программы Соцфонда. Сдать электронную версию доступно через кабинет страхователя. Для этого на сайте СФР необходимо перейти в раздел «Электронные сервисы», загрузить отчеты через личный кабинет страхователя и подписать их с помощью ЭЦП.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноБланк состоит из титульного листа и двух разделов.
Первый раздел содержит следующую информацию:
Во втором разделе необходимо отразить такие сведения:
Сроков сдачи предусмотрено несколько. Отправлять форму ЕФС-1 полностью каждый раз не нужно.
Раздел 1 сдается по подразделам, если у работодателя есть соответствующие события.
Раздел 2 — аналог формы 4-ФСС — необходимо представлять ежеквартально всем работодателям.
Например, в торговой компании на 31 марта 2025 года числится девять сотрудников. Затем 19 апреля ООО принимает на работу экспедитора, а 26 мая заключает договор подряда с дизайнером для оформления рекламных материалов.
Таким образом, компания обязана направить в Соцфонд подразделы ЕФС-1 в следующие сроки.
Раздел/Подраздел | Крайняя дата |
Раздел 1, подраздел 1.1 — в связи с трудоустройством экспедитора. | 20 апреля |
Раздел 1, подраздел 1.1 — в связи с заключением гражданского договора с дизайнером. | 29 мая (крайний срок сдачи переносится, потому что выпадает на выходные) |
Раздел 2 по начисленным и уплаченным взносам на травматизм — за всех работников, кроме дизайнера | 25 июля |
Начиная с мая торговая компания получила право сдавать ЕФС-1 только в электронном виде из-за численности штата. До этого срока она должна была отправлять форму на бумаге.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноВ таблице указано, какой раздел ЕФС-1 заменяет ту или иную форму.
Что изменилось, рассмотрим подробнее.
1. Нет сведений об отчетном периоде. Если раздел представляется по итогам периода, а не в зависимости от кадрового события, то эти данные заполняются отдельно в соответствующем разделе. Например, в титульной части раздела 2.
2. В поле «Регистрационный номер страхователя» необходимо указать номер, присвоенный СФР.
❗ Внимание
С 1 ноября 2024 года в отчете указываются обновленные регистрационные номера, присвоенные Социальным фондом. Узнать новый номер можно онлайн в сервисе СФР по ИНН.
Ранее в разъяснениях фонда говорилось, что указывать необходимо номер страхователя в ПФР.
3. Реквизиты ОКФС, ОКОГУ и ОКПО заполняются бюджетными учреждениями.
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-каналЗаполняется отдельно в отношении каждого физлица, по которому есть соответствующие сведения.
Напомним, если данных для подразделов нет, то раздел 1 не представляется.
Титульная часть дополнена двумя новыми кодами:
1. «Статус ЗЛ», определяется в соответствии с кодами.
2. «Гражданство», определяется по справочнику.
Подраздел 1.1
1. Необходимо представлять на сотрудников, в том числе по гражданским договорам, которые заключены или прекращают свое действие после 2022 года.
💼 Пример. Полиграфическая компания наняла по договору подряда вахтера. Контракт действует с 1 марта по 27 июня 2025 года. Значит, в 2025-м необходимо представить подраздел 1.1 два раза: не позднее 3 марта и 30 июня (сроки сдачи переносятся из-за выходных).
❗️ Внимание
В соответствии с разъяснениями Соцфонда от 20 сентября 2024 года, по договорам подряда с самозанятыми физлицами подраздел 1.1 представлять не нужно, если в договоре нет условия об уплате взносов на травматизм. Если такое условие обозначено в контракте, но самозанятый не представил чек, то сведения о нем также не нужно вносить в подраздел 1.1.
2. При увольнении необходимо отразить код причины в соответствии с Приказом СФР о порядке заполнения ЕФС-1. Код причины — это номер пункта, части и статьи из ТК РФ. Пример: п3ч1с77ТК — договор расторгнут по инициативе работника.
Подраздел 1.2
Нужно заполнить, если в течение года у сотрудника были следующие периоды:
Подраздел 1.3
Представляют только госучреждения, осуществляющие деятельность из перечня Минтруда.
1. Среднесписочную численность нужно рассчитывать с начала года. До 1 февраля 2025 года расчет среднесписочной численности производится по правилам из Приказа Росстата от 22.12.2023 года. С 1 февраля 2025-го — в соответствии с указаниями, утвержденными Приказом Росстата от 31.07.2024 года.
2. В поле «Численность работающих застрахованных лиц» нужно указывать количество работников с начала года до конца отчетного периода.
💼 Рассмотрим на примере. ИП оказывает услуги ландшафтного дизайна. На 1 января в штате предпринимателя — три сотрудника: дизайнер, менеджер по продажам и инженер-проектировщик.
С начала 2023 года ИП заключил трудовые договоры:
с 11 января до 31 марта со вторым дизайнером;
с 1 мая до 31 декабря с бухгалтером.
В отчет ЕФС-1 за полугодие по строке «Численность застрахованных» предприниматель должен включить 5 человек, несмотря на то что договор со вторым дизайнером истек в первом квартале. Если предприниматель наймет еще сотрудников во втором полугодии 2025 года, то они будут включены в численность застрахованных лиц в отчетах за 9 месяцев работы и за год.
🔔 Важно
Сам ИП в расчет не включается.
Подраздел 2.1
В расчетной таблице появилась графа «Сумма на начало отчетного периода». Она будет равна показателям соответствующих строк на конец предыдущего периода.
Например, юридическая компания начислила своим работникам зарплату:
за первый квартал — 357 030 рублей;
за второй квартал — 418 690 рублей.
В форме ЕФС-1 юридическая фирма должна указать в строке 1 расчетной таблицы подраздела 2.1:
за первый квартал — 0 рублей;
за полугодие — 357 030 рублей;
за 9 месяцев — 418 690 рублей.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanyncxHV2
Подключите зарплатный проект в Сбербанке и пользуйтесь привилегиями для вас и ваших сотрудников
Оставить заявку онлайн💼 Разберем образец заполнения раздела 2 на примере. ИП ведет деятельность по пошиву домашнего текстиля. С начала года в его штате числятся три сотрудника: закройщик и две швеи. С 1 марта предприниматель заключил два трудовых договора с менеджером по продажам и водителем-экспедитором.
Размер оплаты труда за первый квартал составил:
Месяц | Сумма, руб. |
Январь | 216 000 |
Февраль | 198 600 |
Март | 378 900 |
Страховой тариф для ИП составляет 0,2%.
Заполним титульную часть Раздела 2
Заполним подраздел 2.1
Остальные подразделы отчета ЕФС-1 должны представлять следующие категории плательщиков:
В зависимости от размера штата форму ЕФС-1 может заполнять только бухгалтер или несколько сотрудников, например бухгалтер и кадровик. Поскольку сдавать отчет в полном объеме каждый раз необязательно, в последнем случае бухгалтер заполняет подразделы, в которых содержится информация о начисленной зарплате, страховых взносах, а кадровый работник — о ситуациях, связанных с изменениями в штатной структуре, например об увольнении сотрудника, прекращении действия договора ГПХ и прочее.
Чтобы не было путаницы с заполнением ЕФС-1, можно прописать конкретные обязанности в локальных внутренних нормативных актах, Скажем, закрепить обязанности в должностной инструкции или издать приказ о назначении ответственных лиц, кто будет заполнять и подавать отдельные подразделы или весь отчет в целом.
Можно воспользоваться нашим образцом приказа.
Когда в компании есть единая база по сотрудникам и начислению зарплаты, например 1С, можно дать разные уровни доступа к изменению и отправке по установленным срокам сдачи подразделов ЕФС-1.
Если в компании или у ИП налоговый и кадровый учет ведет сотрудник на аутсорсе, то заполнение всей формы лежит на нем, а ответственность за своевременное представление сведений по кадровым изменениям, о зарплате сотрудников — на работодателе.
❗ Внимание
При несвоевременной сдаче ЕФС-1 штраф уплачивает директор, а не главный бухгалтер или другие сотрудники, согласно постановлению Верховного суда от 23.04.2024 года.
Размер штрафов зависит от того, какой раздел ЕФС-1 не представил работодатель в Соцфонд РФ.
При выявлении ошибок в ЕФС-1 Соцфонд направляет об этом уведомление.
Штрафы не начисляются в следующих случаях:
Если уплатить штраф в течение десяти календарных дней с момента получения требования Соцфонда, то размер штрафа автоматически можно уменьшить на 50% в соответствии с законом.
Например, если ИП получит требование 17 января на сумму 3500 рублей, то до 27 января он может заплатить только 1750 рублей.
🔔 Важно
В расчет берутся календарные дни, поэтому, если последний день уплаты выпадает на выходной, крайняя дата не переносится.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум