Отчет ЕФС-1: как заполнять и когда сдавать в 2025 году

ЕФС-1 объединил несколько форм, которые работодатели сдавали в Пенсионный и Социальный фонды в 2022 году.

Порядок заполнения новой формы установлен СФР в 2023 году.

ЕФС-1 в 2025 году сдают все юридические лица, даже в том случае, если фактически они не ведут деятельность и там числится единственный учредитель, он же директор, без зарплаты. Таким компаниям необходимо представить нулевой отчет.

Что касается ИП, то они сдают форму, только когда нанимают работников, в том числе по договорам ГПХ.

Например, 15 марта 2025 года ИП открыл пекарню и нанял кондитера и кассира. С 27 июня предприниматель уволил персонал и начал работать один. Значит, последний отчет ЕФС-1 он должен будет сдать по итогам 2025 года.

Способ представления ЕФС-1 зависит от численности сотрудников.

Для отправки ЕФС-1 через интернет его необходимо подписать ЭЦП. Чтобы доверенные лица компаний и ИП могли заверять электронные документы, с 1 сентября 2023 года им нужно выпустить электронную подпись физлица с машиночитаемой доверенностью. Сформировать доверенность позволяет онлайн-сервис ФНС.

Отчет необходимо сдавать в территориальное отделение СФР. Узнать адрес нужного клиентского отделения можно на портале Социального фонда, в разделе своего региона.

Для подготовки ЕФС-1 разрешается использовать бесплатные программы Соцфонда. Сдать электронную версию доступно через кабинет страхователя. Для этого на сайте СФР необходимо перейти в раздел «Электронные сервисы», загрузить отчеты через личный кабинет страхователя и подписать их с помощью ЭЦП.

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов.

Первый раздел содержит следующую информацию:

Во втором разделе необходимо отразить такие сведения:

Сроков сдачи предусмотрено несколько. Отправлять форму ЕФС-1 полностью каждый раз не нужно.

Раздел 1 сдается по подразделам, если у работодателя есть соответствующие события.

Раздел 2 — аналог формы 4-ФСС — необходимо представлять ежеквартально всем работодателям.

Например, в торговой компании на 31 марта 2025 года числится девять сотрудников. Затем 19 апреля ООО принимает на работу экспедитора, а 26 мая заключает договор подряда с дизайнером для оформления рекламных материалов.

Таким образом, компания обязана направить в Соцфонд подразделы ЕФС-1 в следующие сроки.

Начиная с мая торговая компания получила право сдавать ЕФС-1 только в электронном виде из-за численности штата. До этого срока она должна была отправлять форму на бумаге.

В таблице указано, какой раздел ЕФС-1 заменяет ту или иную форму.

Что изменилось, рассмотрим подробнее.

1. Нет сведений об отчетном периоде. Если раздел представляется по итогам периода, а не в зависимости от кадрового события, то эти данные заполняются отдельно в соответствующем разделе. Например, в титульной части раздела 2.

2. В поле «Регистрационный номер страхователя» необходимо указать номер, присвоенный СФР.

Ранее в разъяснениях фонда говорилось, что указывать необходимо номер страхователя в ПФР.

3. Реквизиты ОКФС, ОКОГУ и ОКПО заполняются бюджетными учреждениями.

Заполняется отдельно в отношении каждого физлица, по которому есть соответствующие сведения.

Напомним, если данных для подразделов нет, то раздел 1 не представляется.

Титульная часть дополнена двумя новыми кодами:

1. «Статус ЗЛ», определяется в соответствии с кодами.

2. «Гражданство», определяется по справочнику.

Подраздел 1.1

1. Необходимо представлять на сотрудников, в том числе по гражданским договорам, которые заключены или прекращают свое действие после 2022 года.

💼 Пример. Полиграфическая компания наняла по договору подряда вахтера. Контракт действует с 1 марта по 27 июня 2025 года. Значит, в 2025-м необходимо представить подраздел 1.1 два раза: не позднее 3 марта и 30 июня (сроки сдачи переносятся из-за выходных).

2. При увольнении необходимо отразить код причины в соответствии с Приказом СФР о порядке заполнения ЕФС-1. Код причины — это номер пункта, части и статьи из ТК РФ. Пример: п3ч1с77ТК — договор расторгнут по инициативе работника.

Подраздел 1.2

Нужно заполнить, если в течение года у сотрудника были следующие периоды:

Подраздел 1.3

Представляют только госучреждения, осуществляющие деятельность из перечня Минтруда.

1. Среднесписочную численность нужно рассчитывать с начала года. До 1 февраля 2025 года расчет среднесписочной численности производится по правилам из Приказа Росстата от 22.12.2023 года. С 1 февраля 2025-го — в соответствии с указаниями, утвержденными Приказом Росстата от 31.07.2024 года.

2. В поле «Численность работающих застрахованных лиц» нужно указывать количество работников с начала года до конца отчетного периода.

💼 Рассмотрим на примере. ИП оказывает услуги ландшафтного дизайна. На 1 января в штате предпринимателя — три сотрудника: дизайнер, менеджер по продажам и инженер-проектировщик.

С начала 2023 года ИП заключил трудовые договоры:

В отчет ЕФС-1 за полугодие по строке «Численность застрахованных» предприниматель должен включить 5 человек, несмотря на то что договор со вторым дизайнером истек в первом квартале. Если предприниматель наймет еще сотрудников во втором полугодии 2025 года, то они будут включены в численность застрахованных лиц в отчетах за 9 месяцев работы и за год.

Подраздел 2.1

В расчетной таблице появилась графа «Сумма на начало отчетного периода». Она будет равна показателям соответствующих строк на конец предыдущего периода.

Например, юридическая компания начислила своим работникам зарплату:

В форме ЕФС-1 юридическая фирма должна указать в строке 1 расчетной таблицы подраздела 2.1:

💼 Разберем образец заполнения раздела 2 на примере. ИП ведет деятельность по пошиву домашнего текстиля. С начала года в его штате числятся три сотрудника: закройщик и две швеи. С 1 марта предприниматель заключил два трудовых договора с менеджером по продажам и водителем-экспедитором.

Размер оплаты труда за первый квартал составил:

Страховой тариф для ИП составляет 0,2%.

Заполним титульную часть Раздела 2

Заполним подраздел 2.1

Остальные подразделы отчета ЕФС-1 должны представлять следующие категории плательщиков:

В зависимости от размера штата форму ЕФС-1 может заполнять только бухгалтер или несколько сотрудников, например бухгалтер и кадровик. Поскольку сдавать отчет в полном объеме каждый раз необязательно, в последнем случае бухгалтер заполняет подразделы, в которых содержится информация о начисленной зарплате, страховых взносах, а кадровый работник — о ситуациях, связанных с изменениями в штатной структуре, например об увольнении сотрудника, прекращении действия договора ГПХ и прочее.

Чтобы не было путаницы с заполнением ЕФС-1, можно прописать конкретные обязанности в локальных внутренних нормативных актах, Скажем, закрепить обязанности в должностной инструкции или издать приказ о назначении ответственных лиц, кто будет заполнять и подавать отдельные подразделы или весь отчет в целом.

Когда в компании есть единая база по сотрудникам и начислению зарплаты, например 1С, можно дать разные уровни доступа к изменению и отправке по установленным срокам сдачи подразделов ЕФС-1.

Если в компании или у ИП налоговый и кадровый учет ведет сотрудник на аутсорсе, то заполнение всей формы лежит на нем, а ответственность за своевременное представление сведений по кадровым изменениям, о зарплате сотрудников — на работодателе.

Размер штрафов зависит от того, какой раздел ЕФС-1 не представил работодатель в Соцфонд РФ.

При выявлении ошибок в ЕФС-1 Соцфонд направляет об этом уведомление.

Штрафы не начисляются в следующих случаях:

Если уплатить штраф в течение десяти календарных дней с момента получения требования Соцфонда, то размер штрафа автоматически можно уменьшить на 50% в соответствии с законом.

Например, если ИП получит требование 17 января на сумму 3500 рублей, то до 27 января он может заплатить только 1750 рублей.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант