Электронная подпись (ЭЦП) для ИП: зачем нужна, кто обязан получить и как это сделать

Электронная цифровая подпись нужна предпринимателю, чтобы заверять все виды электронных документов: договоры с контрагентами, акты выполненных работ, налоговую отчетность, заявления в госорганы о регистрации, снятии с учета, внесении изменений в учредительные сведения, регистрации касс и прочее.

Сейчас есть три вида электронных подписей.

Простая электронная подпись — это логин и пароль, которые нужно ввести, чтобы попасть в электронный кабинет или учетную запись, например, при входе на портал Госуслуг или личный кабинет налогоплательщика.

Неквалифицированная подпись. Ее можно сгенерировать самостоятельно с помощью специальных программ шифрования, в том числе бесплатных. Как правило, используется во внутреннем документообороте между сотрудниками. Для заверения отчетности или документов, направляемых в госорганы и банки, такая подпись не подойдет.

Квалифицированная электронная подпись, КЭП, полностью приравнивается к «живой» подписи ИП при электронном документообороте. Этот вид ЭЦП можно использовать для заверения всех видов электронных документов.

С 2022 года получить ЭЦП предприниматель может только напрямую в ФНС либо у одного из доверенных лиц.

Список их может меняться, актуальный перечень размещен на сайте налоговой.

Есть два варианта получения подписи:

ЭЦП для ИП можно оформить в налоговой либо через аккредитованный центр. У такой подписи есть ряд особенностей:

ЭЦП для работников предпринимателя — это электронная подпись физического лица, без привязки к ИП. С ее помощью можно подписывать личные документы, например, по сделкам с недвижимостью, представлять отчетность лично за себя по НДФЛ в налоговую при продаже квартиры и прочее.

Для удостоверения и отправки электронных документов от имени ИП одной подписи физического лица недостаточно, дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), которую ИП должен подписать своей ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП в налоговой или у доверенной организации, ИП необходим USB-токен — это устройство для хранения электронной подписи. Именно на него будет записана ЭЦП. Хотя токен внешне напоминает флэшку, обычный USB-Flash для подписи не подойдет.

В среднем токен стоит 2000 рублей. В Сбербанке его можно приобрести за 1650 рублей.

Кроме того, для работы с ЭЦП понадобится дополнительное программное обеспечение.

Программа проверяет ЭЦП, подтверждает ее подлинность и целостность подписанного документа. ПО может быть:

До 28 октября 2022 года лицензию на КриптоПро можно было получить бесплатно в налоговой, но только для ЭЦП, выпущенных после 14 апреля 2022 года в рамках эксперимента.

В ноябре ФНС объявила о завершении эксперимента. Поэтому, если ИП не успел получить бесплатную версию КриптоПро, то с 29 октября 2022 года необходимо ее купить у доверенного лица ФНС. Так, бессрочная лицензия в Сбербанке стоит 2700 рублей.

Единственное, что сейчас предлагает налоговый сайт, — установка программы КриптоПро через официального разработчика. Однако для бесплатного пользования разработчик предоставляет только демо-версию с ограниченным сроком использования.

Рабочая версия программы с неограниченным сроком будет стоить 2700 рублей на одно рабочее место.

Как правило, у каждого доверенного лица ФНС можно получить комплексную услугу по оформлению ЭЦП с предоставлением токена и необходимого ПО. Чтобы выбрать наиболее удобный и выгодный вариант обслуживания, можно воспользоваться нашим чек-листом.

Разберем подробно, как получить электронную подпись.

Шаг 1. Необходимо подать заявление на выпуск ЭЦП. Его можно отправить в электронном виде через личный кабинет ИП. Заявление формируется автоматически в разделе «Жизненные ситуации».

Также заявление можно подать при личном визите в инспекцию. Бланк заявления опубликован на сайте ФНС.

Шаг 2. Заявление рассматривается в течение 5 рабочих дней. После проверки и подтверждения от ФНС необходимо записаться на прием в инспекцию для получения подписи. Напомним, получить ЭЦП может только сам индивидуальный предприниматель. Представителю ИП по доверенности подпись не выдается.

Для получения ЭЦП предпринимателю необходимо будет предъявить следующие документы:

Также ИП должен предоставить токен, на который будет записан сертификат электронной подписи.

Обычно получение подписи в налоговой занимает не более 10 минут.

В Сбербанке предприниматели могут оформить электронную подпись бесплатно. Кроме того, для клиентов с расчетным счетом действует особый порядок оформления ЭЦП с возможностью получения дополнительных бесплатных услуг и покупки токена за 1 рубль.

Чтобы оформить электронную подпись через Сбербанк, предпринимателю необходимо пройти следующие этапы.

Этап 1. Оставить заявку на сайте СберКорус. В заявке указать имя и контактный телефон. По нему в течение часа перезванивает менеджер для бесплатной консультации по оформлению ЭЦП.

Этап 2. После консультации нужно заполнить онлайн-заявление в сервисе «Документооборот» СберБизнеса, выбрать удобное отделение для получения ЭЦП или оставить заявку на доставку ЭЦП менеджером.

Этап 3. Как и при оформлении подписи через налоговую, предпринимателю необходимо будет лично забрать ее в отмеченном им офисе или у менеджера и предоставить оригиналы документов.

Этап 4. Как правило, оформление ЭЦП через офис Сбербанка занимает не более 30 минут.

После получения электронной подписи необходимо связаться со специалистами техподдержки СберКорус, чтобы установить КриптоПро на свой компьютер и настроить ЭЦП для дальнейшей работы.

Настроить ЭЦП можно самостоятельно по инструкции от СберКорус или рекомендациям ФНС.

Проверить онлайн можно не только подлинность своей ЭЦП, но и подписи контрагента на сайте разработчика программ шифрования КриптоПро.

Для проверки ЭЦП партнера необходимо загрузить электронный документ, заверенный его подписью, в раздел «Проверка подписи».

Для проверки своей ЭЦП в раздел «Проверка сертификата» нужно загрузить файл самой подписи, который хранится на токен-носителе.

Кроме того, проверить подлинность ЭЦП можно с помощью сервиса на портале госуслуг.

В августе 2023 года в соответствии с федеральным законом отсрочка по обязательному использованию электронных доверенностей для сотрудников ИП продлена на год.

До 31 августа 2024 года доверенные лица предпринимателя или руководителя ООО смогут подписывать электронные документы — например, налоговые отчеты, заявления в госорганы, запросы на сверку платежей — электронными подписями сотрудников, выпущенными до 1 сентября 2023 года, без машиночитаемых доверенностей (МЧД).

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры станут выдавать только ЭЦП физлица, электронные подписи сотрудников ими больше выпускаться не будут.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант