Риски работы с самозанятыми для компаний: новые условия назначения проверок

Компании и ИП могут привлекать самозанятых в качестве подрядчиков для выполнения работ. За них не нужно отчислять в бюджет подоходный налог и страховые взносы, в отличие от работников по договорам ГПХ. Это экономит бизнесу деньги.

При работе с самозанятыми есть вероятность административных и налоговых рисков, если трудовая инспекция переквалифицирует договор в трудовой. Это значит, что юридическое лицо или ИП-работодатель обязан обеспечить работнику все гарантии, предусмотренные ТК РФ:

Ниже расскажем, по каким признакам договор подряда может быть признан трудовым.

💼 Рассмотрим на примерах.

✅ Первый. Менеджер отдела продаж работает по трудовому договору в организации, которая шьет детскую одежду. Параллельно менеджер закончил курсы веб-дизайна. Он может законно остаться на своей должности в отделе продаж и одновременно оказывать услуги по оформлению сайта другой фирме как самозанятый.

❌ Второй. Бухгалтер строительной организации уволилась и через четыре месяца заключила договор с этой же компанией на бухгалтерское сопровождение в качестве самозанятой на аутсорсе. Это уже считается нарушением.

При неправильной организации работы с самозанятыми — физическими лицами компания может получить штрафы по следующим основаниям:

Нужно учитывать, что в случае признания договора трудовым работник автоматически получает все гарантии по ТК РФ «задним числом», соответственно, может требовать от работодателя компенсации и доплаты за неиспользованный отпуск, работу самозанятого в выходные и сверхурочные за все время действия контракта.

Проверка работодателей не назначается вслепую. Для мониторинга трудовая инспекция и ФНС используют риск-ориентированный подход. Это значит, что в первую очередь проверяются юридические лица и ИП, в работе которых есть признаки нарушений трудового и налогового законодательства. Чем больше таких признаков в деятельности организации, тем выше вероятность проверок.

Основные признаки подмены трудовых отношений:

С марта 2024 года Минтруд ввел дополнительные критерии для оценки рисков нарушения правил работы с самозанятыми:

Ведомства получают информацию из таких источников:

Эти данные поступают в единую аналитическую систему, которая автоматически выявляет признаки нарушений.

Как правило, при выявлении признаков незаконной работы с самозанятыми перед назначением проверки ФНС и трудовая инспекция вызывают работодателя для дачи пояснений.

Кроме самой пояснительной записки, необходимо представить для рассмотрения:

Полный список документов, которые требуются для предварительной проверки, инспектор обычно указывает в уведомлении о вызове для дачи пояснений.

По итогам предварительного мониторинга может быть назначена документарная проверка. В этом случае инспекторы проведут экспертизу всей рабочей документации:

Если будет выявлено, что, например, самозанятый исполнитель обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка, а заказчик ведет учет времени его работы, это будет одним из оснований признать отношения трудовыми.

Проверке подлежит и переписка по электронной почте или в мессенджерах между заказчиком и исполнителями.

Если будет доказаны нарушения правил работы с самозанятыми, организациям и должностным лицам могут грозить сразу несколько штрафов.

Штрафы за нарушение трудового законодательства в соответствии с Административным кодексом.

За первое нарушение:

За повторное нарушение:

Также для должностного лица предусмотрена дисквалификация на срок от года до трех лет.

Штраф за неуплату НДФЛ.

Штраф за умышленную неуплату взносов в налоговую.

Размер штрафа за умышленную неуплату взносов на травматизм в Соцфонд будет тот же — 40% от недоимки.

Кроме того, придется заплатить пени за все просрочки по расчетам с бюджетом. Чтобы рассчитать сумму пени, можно воспользоваться онлайн-калькулятором.

Также напомним, что работодателю придется выплатить все компенсации работнику.

Контролировать работу с самозанятыми необходимо на каждом этапе сотрудничества. Ниже перечислили шаги, которые позволят минимизировать риски в работе с подрядчиками — плательщиками НПД и начисление штрафов.

Шаг 1. Перед заключением договора с самозанятым нужно убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован в ФНС как плательщик налога на профдоход. Проверить статус самозанятого можно в онлайн-сервисе ФНС по ИНН физлица.

Шаг 2. Грамотно составить договор. В контракте следует избегать условий, подразумевающих трудовые отношения. Признаки, по которым договор подряда может быть переквалифицирован в трудовой, указали в таблице ниже.

В качестве примера договора ГПХ с самозанятым можно воспользоваться нашим образцом.

Шаг 3. В процессе работы необходимо следить, чтобы самозанятые не фигурировали во внутренних документах организаций, которые обычно оформляются для штатных сотрудников.

К такой документации можно отнести:

Шаг 4. При перечислении вознаграждения в назначении платежа платежного поручения следует указывать конкретный результат работы, а не период. К примеру, приведем два варианта формулировок:

1. Корректная — «Оплата по договору №145/017 от 16 апреля 2024 года за разработку контент-стратегии на май 2024 года».

2. Может привлечь внимание инспекции — «Оплата контент-маркетологу по договору с 1 по 31 мая 2024 года».

Шаг 5. Нужно отслеживать правильность и полноту оформления всех закрывающих документов (актов выполненных работ, чеков):

Когда в компании значительный поток задач и работать приходится одновременно с большим числом исполнителей, можно воспользоваться специальными облачными сервисами, чтобы снизить риски в работе с самозанятыми.

Исполнители, зарегистрированные на подобных порталах, предварительно проходят проверку на оформление самозанятости. Также сервисы выполняют следующие функции:

В среднем тариф для использования таких сервисов для заказчика составляет 5% от стоимости оплаченных работ. Для исполнителей, как правило, услуги платформ бесплатные.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант