Какие документы нужны для работы с самозанятыми

Количество самозанятых неизменно растет. По информации ФНС России, в 2022 году плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) стало в 1,7 раза больше, чем в 2021-м. А на платформе поставки данных ФНС можно проследить динамику текущего года: начиная с января в месяц в среднем прибавляется 150–200 тысяч самозанятых.

Перманентный рост числа самозанятых обеспечен в первую очередь удобством этого специального режима налогообложения для физических лиц, работающих «на себя», и для индивидуальных предпринимателей.

Компании становятся все более лояльными к самозанятым и охотнее обращаются к ним, особенно когда временно увеличивается нагрузка на основных специалистов или нужно получить услуги, необходимость в которых возникла разово.

В работе с самозанятыми есть и другие особенности. Расскажем по порядку о том, как нанимать и оформлять плательщиков НПД, что предусмотреть во избежание неприятностей и как наладить с такими работниками электронный документооборот.

Привлекая к сотрудничеству самозанятых, нужно ориентироваться на Федеральный закон № 422-ФЗ от 27.11.2018. Многие моменты разъясняются в информационных письмах, которые ФНС периодически публикует в ответ на самые распространенные обращения.

Основные документы при работе с самозанятыми:

Остановимся подробно на каждом пункте.

Закон № 422-ФЗ не обязует заказчиков заключать письменный договор с исполнителями на НПД. Договоренность может быть и устной, этот вариант вполне допустим при определенных обстоятельствах. Например, работа выполняется немедленно и в присутствии заказчика, деньги исполнитель получает сразу, тут же формирует чек и предоставляет его заказчику.

Этот документ по закону также не является обязательным. В части 4 Письма № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 ФНС поясняет, что акт не считается подтверждением произведенных расходов, но может выступать дополнительным документом для их учета. В акте отражают срок оказания услуги или выполнения этапа, внесение части оплаты или предоплаты.

Получив оплату, самозанятый обязан передать в налоговую сведения о расчетах через приложение «Мой налог», сформировать чек и предоставить его заказчику (часть 1 статьи 14 422-ФЗ).

Таким образом, договор и акт — не обязательные документы, их не используют для подтверждения расходов на оплату оказанных услуг.

Однако оформление договора и акта важно для компании. В договоре прописывают условия, чтобы при возникновении неприятностей было легче разрешить споры, а подписанный самозанятым акт служит подтверждением, что услуги оказаны. Когда это может пригодиться, расскажем позже.

Чтобы построить работу с самозанятыми и оформить все документы правильно, нужно сделать ряд шагов.

Сначала нужно проверить, действительно ли исполнитель состоит в числе плательщиков НПД, одним из двух способов.

Первый — запросить справку о постановке на учет у самозанятого.

Ее он может быстро получить в приложении «Мой налог» и отправить будущему заказчику в любой мессенджер или на электронную почту. В справке указаны дата формирования, данные налогоплательщика и дата регистрации самозанятым.,Прочерк в строке «Дата снятия с учета» свидетельствует об актуальности статуса.

Выглядит справка так:

Второй — проверить статус самостоятельно.

Это можно сделать с помощью сервиса налоговой службы. Понадобится только ИНН исполнителя. На всякий случай нужно сделать скрин результата проверки.

Проверять актуальность статуса следует не только в день заключения договора, но и перед расчетом. Если компания оплатит услуги, а на эту дату исполнитель не будет числиться плательщиком НПД, придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, как по договору ГПД с обычным физлицом.

Первое и самое важное правило — договор с самозанятым должен отличаться от трудового. На сайте ФНС есть полный список признаков подмены трудовых отношений договором с самозанятым. Если они будут фигурировать в договоре с самозанятым, налоговая может переквалифицировать его в трудовой, назначить штраф, а также доначислить НДФЛ и страховые взносы.

В договоре необходимо прописать такие пункты:

1. Исполнитель — самозанятый. Этот пункт может звучать так:

«Исполнитель является самозанятым лицом и в своей деятельности применяет специальный налоговый режим НПД».

2. Исполнитель — подрядчик, оказывающий услугу или выполняющий разовую работу, а не трудовую функцию. Причем за вознаграждение, а не за заработную плату. Следует указать наименование работы или услуги, в каком объеме она должна быть выполнена и в какие сроки.

В договоре это может звучать так:

«Исполнитель обязуется за вознаграждение оказать услугу копирайтера по написанию текста рекламного характера по заданию Заказчика, а Заказчик обязуется принять результат и произвести оплату услуги Исполнителя».

3. Обязанность уведомить заказчика о потере статуса самозанятого. Это нужно для дополнительной подстраховки:

«Исполнитель обязуется в течение 3 дней уведомить Заказчика письменно о снятии с учета в качестве плательщика НПД».

4. Формат исполнения. Нельзя для выполнения работы использовать инструменты заказчика и работать на его территории. Если речь идет об интеллектуальной деятельности, не стоит забывать об авторских правах:

«Исполнитель обязуется написать текст своими силами и средствами и гарантирует наличие у него авторских прав на текст».

5. Срок выполнения. Упоминание о графике работы — один из признаков подмены трудовых отношений. Можно указать только срок выполнения:

«Исполнитель обязуется написать текст в период с 10 по 25 апреля».

Договор обычно заключают на время, достаточное для выполнения работы. Поэтому в пункте о сроке можно указать, что работу необходимо выполнить до даты прекращения действия договора.

6. Подписание акта и его передача. Как сказано выше, акт о выполненной работе или оказанной услуге не является обязательным документом. Однако заказчик может определить для себя подписание акта необходимым условием. Например, акт будет выступать подтверждением факта оказания услуги и получения результата.

И это следует прописать в договоре:

«Факт оказания услуги Исполнителем и передачи готового текста Заказчику посредством электронных средств связи подтверждается подписанием Сторонами Акта сдачи-приемки оказанных услуг».

Также в договоре рекомендуется указать срок подписания акта и формат его представления.

7. Оплата. Нужно указать срок и способ оплаты услуг:

«Заказчик обязуется оплатить Исполнителю услуги в срок не позднее 7 банковских дней с момента подписания Акта сдачи-приемки. Оплата услуг по Договору осуществляется по безналичному расчету путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя».

8. Ответственность сторон — штрафы за срыв сроков, за задержку оплаты, особенности возмещения убытков и другое.

9. Конфиденциальность — если важна. Например, так:

«Условия настоящего договора и технических заданий конфиденциальны и не подлежат разглашению».

После того как заказчик проверит работу и примет результат, он подписывает акт. В акте нужно указать выполненный объем работ или услуг и стоимость. Если были нарушение сроков или факт недостаточно качественного исполнения, это можно также зафиксировать в акте.

Если работа выполнялась поэтапно, то на каждый этап обычно составляют отдельный акт. А при полном исполнении договора подписывают итоговый акт.

Напоминаем, что до оплаты следует проверить актуальность статуса самозанятого. В срок, обозначенный в договоре, после подписания акта нужно рассчитаться с исполнителем указанным способом.

Оплатить работу можно наличными или на банковскую карту, при необходимости запросить у самозанятого счет на оплату: выставление счета в приложении «Мой налог» занимает несколько минут.

После получения оплаты исполнитель фиксирует доход в приложении, формирует чек и передает его заказчику. Этот чек — единственный обязательный документ, подтверждающий возможность включения расходов компании при определении налоговой базы.

Чек выдается:

Устанавливать свой срок представления чека — конкретную дату или по факту подписания акта, до получения денег — в договоре не стоит. В случае судебных разбирательств его признают ничтожным.

Неприятностей, которые могут возникнуть при сотрудничестве с самозанятыми, не так много. И для каждой ситуации есть решение.

Рассмотрим, с чем может столкнуться компания и как ей быть.

Если исполнитель не выдал чек и пропал, заказчик вправе написать обращение в ФНС. Инспекция проведет проверку и поможет решить проблему. Однако ответ будет направлен в течение 30 дней.

К обращению можно приложить переписку с самозанятым, скрины самостоятельной проверки статуса или представленные исполнителем справки — то есть все, что поможет провести проверку быстрее.

Ошибиться можно в названии компании или в сумме. Но исправить легко: ранее сформированный чек просто удаляется в приложении и формируется новый, с верными данными.

Допустим, самозанятому перевели деньги, он выдал чек и через некоторое время удалил его — случайно или с намерением уйти от уплаты налога, — а компания тем временем уже учла расходы.

Если налоговая обнаружит, что такой продажи нет у самозанятого, то компании главное — представить полученный чек. А по факту аннулирования продажи и чека ФНС будет разбираться с самозанятым.

В большинстве случаев такое возможно не при оказании услуг, а при покупке товаров у самозанятого, например, если заказчика не устроило качество. Если компания уже учла расходы при определении налоговой базы, необходимо сделать соответствующие корректировки.

Как только доход переступит порог в 2,4 млн рублей, самозанятым автоматически будет утрачено право применять НПД с даты превышения. На все суммы сверх лимита нужно будет начислять НДФЛ.

Наем самозанятых может показаться сложным процессом. Здесь главное — внимательно изучить особенности такого сотрудничества и учесть все важные моменты. А упростить оформление документов и в целом работу с самозанятыми помогут современные сервисы.

Например, подписывать электронные документы с самозанятыми удобно в сервисе «Подписант». Чтобы с помощью сервиса обменяться договорами и актами и заверить их электронной подписью, понадобится несколько минут. Документы станут юридически значимыми.