Сотрудничество с самозанятым — это отличная возможность для компании делегировать задачи без найма новых людей в штат. Но в оформлении отношений с самозанятыми есть нюансы. Подробнее о том, какие документы помогут избежать сложностей, рассказывают эксперты компании СберКорус
Содержание
Документы для работы с самозанятыми
Пошаговая инструкция по найму самозанятых
и их оформлению на работу
— Шаг 1. Проверка статуса
— Шаг 2. заключение договора
— Шаг 3. Приемка работы, подписание акта
— Шаг 4. Оплата и получение чека
Возможные сложности с документами при работе с
самозанятыми
— оплату произвели, а чек не получили
— в чеке допущена ошибка
— чек аннулирован
— оплата возвращена, чек аннулирован
— лимит дохода превышен, статус самозанятого утерян
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanykbqGDn
Станьте самозанятым через Сбербанк Онлайн и получите полезные сервисы за 0 рублей
Стать самозанятымКоличество самозанятых неизменно растет. По информации ФНС России, в 2022 году плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) стало в 1,7 раза больше, чем в 2021-м. А на платформе поставки данных ФНС можно проследить динамику текущего года: начиная с января в месяц в среднем прибавляется 150–200 тысяч самозанятых.
Перманентный рост числа самозанятых обеспечен в первую очередь удобством этого специального режима налогообложения для физических лиц, работающих «на себя», и для индивидуальных предпринимателей.
Компании становятся все более лояльными к самозанятым и охотнее обращаются к ним, особенно когда временно увеличивается нагрузка на основных специалистов или нужно получить услуги, необходимость в которых возникла разово.
Первое, что следует помнить компании, — нельзя нанимать самозанятого, который раньше был ее сотрудником и уволился менее 2 лет назад (пункт 8 статьи 6 422-ФЗ).
В работе с самозанятыми есть и другие особенности. Расскажем по порядку о том, как нанимать и оформлять плательщиков НПД, что предусмотреть во избежание неприятностей и как наладить с такими работниками электронный документооборот.
💎 Закрытый клуб — Деловая среда Премиум
17 сентября – конференция «Взлетная полоса: как предпринимателю выйти на новый уровень жизни и дохода». Подарок за регистрацию — чек-лист «Колесо баланса»
Участвовать бесплатноПривлекая к сотрудничеству самозанятых, нужно ориентироваться на Федеральный закон № 422-ФЗ от 27.11.2018. Многие моменты разъясняются в информационных письмах, которые ФНС периодически публикует в ответ на самые распространенные обращения.
Основные документы при работе с самозанятыми:
договор на оказание услуг или выполнение работ;
акт об оказании услуг или о выполнении работ;
чек, формируемый самозанятым по факту оплаты.
Остановимся подробно на каждом пункте.
Закон № 422-ФЗ не обязует заказчиков заключать письменный договор с исполнителями на НПД. Договоренность может быть и устной, этот вариант вполне допустим при определенных обстоятельствах. Например, работа выполняется немедленно и в присутствии заказчика, деньги исполнитель получает сразу, тут же формирует чек и предоставляет его заказчику.
Другое дело, если услугу оказывают в какой-то период времени или поэтапно. Тогда лучше подстраховаться и оформить договор, в котором прописать срок, этапы выполнения и другие важные условия.
Этот документ по закону также не является обязательным. В части 4 Письма № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 ФНС поясняет, что акт не считается подтверждением произведенных расходов, но может выступать дополнительным документом для их учета. В акте отражают срок оказания услуги или выполнения этапа, внесение части оплаты или предоплаты.
Получив оплату, самозанятый обязан передать в налоговую сведения о расчетах через приложение «Мой налог», сформировать чек и предоставить его заказчику (часть 1 статьи 14 422-ФЗ).
❗️ Внимание
Именно чек является обязательным документом. Только он считается подтверждением
расходов компании на оплату товаров или услуг, учет которых допустим при
определении налоговой базы.
Таким образом, договор и акт — не обязательные документы, их не используют для подтверждения расходов на оплату оказанных услуг.
Однако оформление договора и акта важно для компании. В договоре прописывают условия, чтобы при возникновении неприятностей было легче разрешить споры, а подписанный самозанятым акт служит подтверждением, что услуги оказаны. Когда это может пригодиться, расскажем позже.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanykbqGDn
Станьте самозанятым через Сбербанк Онлайн и получите полезные сервисы за 0 рублей
Стать самозанятымЧтобы построить работу с самозанятыми и оформить все документы правильно, нужно сделать ряд шагов.
Сначала нужно проверить, действительно ли исполнитель состоит в числе плательщиков НПД, одним из двух способов.
Первый — запросить справку о постановке на учет у самозанятого.
Ее он может быстро получить в приложении «Мой налог» и отправить будущему заказчику в любой мессенджер или на электронную почту. В справке указаны дата формирования, данные налогоплательщика и дата регистрации самозанятым.,Прочерк в строке «Дата снятия с учета» свидетельствует об актуальности статуса.
Выглядит
справка так:
Второй — проверить статус самостоятельно.
Это можно сделать с помощью сервиса налоговой службы. Понадобится только ИНН исполнителя. На всякий случай нужно сделать скрин результата проверки.
Проверять актуальность статуса следует не только в день заключения договора, но и перед расчетом. Если компания оплатит услуги, а на эту дату исполнитель не будет числиться плательщиком НПД, придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, как по договору ГПД с обычным физлицом.
Первое и самое важное правило — договор с самозанятым должен отличаться от трудового. На сайте ФНС есть полный список признаков подмены трудовых отношений договором с самозанятым. Если они будут фигурировать в договоре с самозанятым, налоговая может переквалифицировать его в трудовой, назначить штраф, а также доначислить НДФЛ и страховые взносы.
В договоре необходимо прописать такие пункты:
1. Исполнитель — самозанятый. Этот пункт может звучать так:
«Исполнитель является самозанятым лицом и в своей деятельности применяет специальный налоговый режим НПД».
2. Исполнитель — подрядчик, оказывающий услугу или выполняющий разовую работу, а не трудовую функцию. Причем за вознаграждение, а не за заработную плату. Следует указать наименование работы или услуги, в каком объеме она должна быть выполнена и в какие сроки.
В договоре это может звучать так:
«Исполнитель обязуется за вознаграждение оказать услугу копирайтера по написанию текста рекламного характера по заданию Заказчика, а Заказчик обязуется принять результат и произвести оплату услуги Исполнителя».
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться3. Обязанность уведомить заказчика о потере статуса самозанятого. Это нужно для дополнительной подстраховки:
«Исполнитель обязуется в течение 3 дней уведомить Заказчика письменно о снятии с учета в качестве плательщика НПД».
4. Формат исполнения. Нельзя для выполнения работы использовать инструменты заказчика и работать на его территории. Если речь идет об интеллектуальной деятельности, не стоит забывать об авторских правах:
«Исполнитель обязуется написать текст своими силами и средствами и гарантирует наличие у него авторских прав на текст».
5. Срок выполнения. Упоминание о графике работы — один из признаков подмены трудовых отношений. Можно указать только срок выполнения:
«Исполнитель обязуется написать текст в период с 10 по 25 апреля».
Договор обычно заключают на время, достаточное для выполнения работы. Поэтому в пункте о сроке можно указать, что работу необходимо выполнить до даты прекращения действия договора.
6. Подписание акта и его передача. Как сказано выше, акт о выполненной работе или оказанной услуге не является обязательным документом. Однако заказчик может определить для себя подписание акта необходимым условием. Например, акт будет выступать подтверждением факта оказания услуги и получения результата.
И это следует прописать в договоре:
«Факт оказания услуги Исполнителем и передачи готового текста Заказчику посредством электронных средств связи подтверждается подписанием Сторонами Акта сдачи-приемки оказанных услуг».
Также в договоре рекомендуется указать срок подписания акта и формат его представления.
7. Оплата. Нужно указать срок и способ оплаты услуг:
«Заказчик обязуется оплатить Исполнителю услуги в срок не позднее 7 банковских дней с момента подписания Акта сдачи-приемки. Оплата услуг по Договору осуществляется по безналичному расчету путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя».
8. Ответственность сторон — штрафы за срыв сроков, за задержку оплаты, особенности возмещения убытков и другое.
📌 Совет
Можно включить дополнительный пункт об ответственности за неуведомление
заказчика о потере статуса самозанятого.
9. Конфиденциальность — если важна. Например, так:
«Условия настоящего договора и технических заданий конфиденциальны и не подлежат разглашению».
После того как заказчик проверит работу и примет результат, он подписывает акт. В акте нужно указать выполненный объем работ или услуг и стоимость. Если были нарушение сроков или факт недостаточно качественного исполнения, это можно также зафиксировать в акте.
Если работа выполнялась поэтапно, то на каждый этап обычно составляют отдельный акт. А при полном исполнении договора подписывают итоговый акт.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanykbqGDn
Станьте самозанятым через Сбербанк Онлайн и получите полезные сервисы за 0 рублей
Стать самозанятымНапоминаем, что до оплаты следует проверить актуальность статуса самозанятого. В срок, обозначенный в договоре, после подписания акта нужно рассчитаться с исполнителем указанным способом.
Оплатить работу можно наличными или на банковскую карту, при необходимости запросить у самозанятого счет на оплату: выставление счета в приложении «Мой налог» занимает несколько минут.
После получения оплаты исполнитель фиксирует доход в приложении, формирует чек и передает его заказчику. Этот чек — единственный обязательный документ, подтверждающий возможность включения расходов компании при определении налоговой базы.
Чек выдается:
непосредственно при расчете, если исполнитель получает наличные деньги или перевод на банковскую карту;
до 9-го числа следующего месяца, если применялись иные безналичные формы расчетов (например, оплатили 25 мая — у исполнителя есть время до 9 июня, чтобы передать заказчику чек).
Устанавливать свой срок представления чека — конкретную дату или по факту подписания акта, до получения денег — в договоре не стоит. В случае судебных разбирательств его признают ничтожным.
💎 Закрытый клуб — Деловая среда Премиум
17 сентября – конференция «Взлетная полоса: как предпринимателю выйти на новый уровень жизни и дохода». Подарок за регистрацию — чек-лист «Колесо баланса»
Участвовать бесплатноНеприятностей, которые могут возникнуть при сотрудничестве с самозанятыми, не так много. И для каждой ситуации есть решение.
Рассмотрим, с чем может столкнуться компания и как ей быть.
Если исполнитель не выдал чек и пропал, заказчик вправе написать обращение в ФНС. Инспекция проведет проверку и поможет решить проблему. Однако ответ будет направлен в течение 30 дней.
📌 Совет
В такой ситуации как раз пригодятся подписанные договор и акт: они станут
доказательствами, что компания сотрудничала именно с самозанятым, работа была
выполнена и оплачена.
К обращению можно приложить переписку с самозанятым, скрины самостоятельной проверки статуса или представленные исполнителем справки — то есть все, что поможет провести проверку быстрее.
Ошибиться можно в названии компании или в сумме. Но исправить легко: ранее сформированный чек просто удаляется в приложении и формируется новый, с верными данными.
Допустим, самозанятому перевели деньги, он выдал чек и через некоторое время удалил его — случайно или с намерением уйти от уплаты налога, — а компания тем временем уже учла расходы.
Если налоговая обнаружит, что такой продажи нет у самозанятого, то компании главное — представить полученный чек. А по факту аннулирования продажи и чека ФНС будет разбираться с самозанятым.
В большинстве случаев такое возможно не при оказании услуг, а при покупке товаров у самозанятого, например, если заказчика не устроило качество. Если компания уже учла расходы при определении налоговой базы, необходимо сделать соответствующие корректировки.
Как только доход переступит порог в 2,4 млн рублей, самозанятым автоматически будет утрачено право применять НПД с даты превышения. На все суммы сверх лимита нужно будет начислять НДФЛ.
📌 Совет
Если потеря статуса плательщика НПД произойдет еще до оплаты, то можно либо
расторгнуть договор, либо переквалифицировать его в договор с обычным
физическим лицом.
Наем самозанятых может показаться сложным процессом. Здесь главное — внимательно изучить особенности такого сотрудничества и учесть все важные моменты. А упростить оформление документов и в целом работу с самозанятыми помогут современные сервисы.
Например, подписывать электронные документы с самозанятыми удобно в сервисе «Подписант». Чтобы с помощью сервиса обменяться договорами и актами и заверить их электронной подписью, понадобится несколько минут. Документы станут юридически значимыми.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanykbqGDn