Kanban: зачем нужен и как использовать в бизнесе

Что это такое? Kanban – это подход к организации процессов в компании, который нашел широкое применение в IT-сфере, но может использоваться и в других видах деятельности. Данный метод был разработан в компании Toyota и изначально применялся при производстве автомобилей.

На что обратить внимание? Kanban позволяет улучшить процессы, внеся в них наглядность, распределение ответственности и четкие сроки. Однако для эффективности необходимо придерживаться определенных правил.

Понятие Kanban

Грамотная постановка задач и своевременное их выполнение – залог успеха во многих сферах жизни современного человека. Без эффективной организации процессов не обойтись ни в офисе, ни на производстве, ни в быту. Чтобы систематизировать задачи, многие из нас составляют список дел в ежедневнике или же пользуются стикерами для заметок. Эти методы планирования относятся к системе Kanban.

Kanban – это эффективный способ управления проектами, который построен на принципе разделения общего объема работ на конкретные задачи. Этот метод помогает оптимизировать деятельность каждого сотрудника и, соответственно, коллектива в целом. Особенность данного подхода в том, что все стадии проекта должны быть визуализированы, а задачи – разделены по срокам и приоритетам.

Это позволяет членам команды наглядно видеть последовательность выполнения работ. Поэтому все задачи исполняются точно в срок, а вероятность возникновения накладок в рабочих процессах минимизируется. Также данный метод позволяет контролировать степень загруженности команды – так называемый WIP-лимит, который дает возможность адекватно определить объем работ для каждого сотрудника (чтобы избежать простоев или, напротив, чрезмерной загрузки). Помимо этого, существует backlog – план работ, в котором указан приоритет каждой задачи. В случае необходимости его можно корректировать.

Метод Kanban, благодаря своей эффективности, завоевал популярность среди крупнейших российских и зарубежных компаний. Этот подход активно используется в Microsoft, Siemens, HeadHunter, Clever, Додо Пицца, Альфа-банк, Почта-Банк и др. Канбан привлекает своей философией, которая построена на таких ценностях как: прозрачность, сотрудничество, лидерство, клиентоориентированность, уважение, согласие, баланс, поток.

Родина этого подхода к организации бизнес-процессов – Япония. В середине XX века жители Страны восходящего солнца, несмотря на стремительный скачок в развитии науки и техники, столкнулись дефицитом природных ресурсов и материалов. Руководители предприятий старались максимально оптимизировать производство, чтобы экономно использовать резервы. Тайити Оно, инженер из компании «Toyota», предложил идею, которая позволяла, опираясь на концепцию бережливого производства, ускорить процесс изготовления автомобилей.

Он выступил с предложением использовать внутри компании особую систему карточек, каждая из которых содержала информацию о том, какие запчасти и в каком количестве необходимы на каждом конкретном этапе производства. Планирование с помощью Kanban позволило настроить бизнес-процессы таким образом, чтобы склады не были переполнены комплектующими, а производственный конвейер не испытывал дефицита в деталях.

В дальнейшем идею Kanban взяли на вооружение и другие компании (в том числе, несвязанные с производством). Например, в начале 2000-х годов Дэвид Андерсон, консультант корпорации Microsoft, адаптировал эту модель для более эффективной разработки программного обеспечения. Вместо перечня запчастей на карточках были указаны текущие и будущие задачи. Это, в свою очередь, позволило визуализировать невидимый и неосязаемые процесс создания софта. Внедрение системы Kanban помогло каждому члену команды выполнять свои задачи в строгой последовательности, обращая внимание на их приоритет. Благодаря этому появилась возможность в первую очередь уделять внимание наиболее важным задачам, а также контролировать процесс их выполнения в режиме реального времени.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

то нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Чек-лист. Как презентовать себя по правилу 4П

42 пункта, которые помогут сформировать правильное представление о бренде

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 3 мая

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Чек-лист. Как презентовать себя по правилу 4П

Только до 3 мая

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Отличие Kanban от Scrum

Эти два способа управления проектами кое в чем похожи, поскольку и Kanban и Scrum относятся к так называемым «гибким» технологиям. Оба этих подхода подразумевают встречи как неотъемлемый элемент управления командой и рабочим процессом. Кроме того, обе методологии построены на визуализации задач (специальные доски с карточками). Кроме того, члены команды берут на себя ответственность: в Scrum в виде запланированного спринта, в Kanban – класса обслуживания.

Отличия Scrum от Kanban собраны в таблице.

Несмотря на принципиальные отличия, эти подходы можно эффективно совмещать – они отлично дополняют друг друга. Например, для управления проектами использовать Scrum, а работу с ошибками в программном коде построить на основе методологии Kanban.

Сферы применения Kanban

Работая над системой Канбан, Тайити Оно основывался на принципе функционирования супермаркетов, где каждый покупатель самостоятельно выбирает товары, которые ему необходимы. Он предложил сотрудникам «Toyota» обмениваться специальными карточками с подробным описанием задачи – необходимо было указать номер и количество деталей, кто отправляет или производит и кто получает.

Когда планирование, основанное на Kanban, доказало свою эффективность, инновационный опыт «Toyota» начали активно перенимать другие компании. Этот подход позволил оптимизировать рабочие процессы по принципу конвейера: каждый последующий цех устанавливал производственный план предыдущему. В результате удалось избавиться от перепроизводства и освободить склады от излишков.

Спустя некоторое время идеи Kanban легли в основу принципов управления проектами. А затем, как уже упоминалось выше, эта методология пришла в IT-сферу. Это случилось в 2007 году, когда Дэвид Андерсон, консультант корпорации Microsoft, провел презентацию системы Kanban, адаптированной для разработки программных продуктов. До этого в течение двух лет он работал над внедрением Kanban в сферу информационных технологий.

В наши дни с помощью Kanban задачи решаются и в других областях. Выделяются три направления – производственное, софтверное и персональное.

Доски Kanban активно используются для управления личными задачами. Например, часто этот метод применяют фрилансеры, для которых крайне важно контролировать объем задач и выполнять их точно в срок.

Принципы Kanban подходят для любого проекта, в том числе не имеющего отношения к производству или разработке софта. Каждый проект можно разделить на задачи, для которых определить приоритетность и этапы, а затем постепенно выполнять их и визуализировать результат. Например, маркетологи зачастую используют систему Kanban в процессе подготовки рекламных кампаний.

Чтобы успешно реализовать небольшой проект, его сначала необходимо разбить на задачи. А затем разместить карточки с задачами на специальной доске таким образом, чтобы иметь возможность перемещать их после изменения статуса. Благодаря Kanban-доске команда наглядно видит объем работы. Важно назначить сотрудника, который отвечает за выполнение той или иной задачи, а также наладить коммуникацию между членами команды и обозначить актуальный апдейт. Это необходимо для того, чтобы без задержек решать рабочие вопросы и согласовывать изменения. Кроме того, в случае, если какой-то бизнес-процесс застопорился, можно оперативно перераспределить ресурсы внутри команды. Применение методологии Kanban позволяет в режиме реального времени отслеживать процесс выполнения каждой задачи, их статус и актуальное состояние.

Не менее эффективен данный подход к управлению проектами и для крупных (длительных) событий, требующих тщательной подготовки. К примеру, запуск курса. Заранее необходимо подготовить лендинги, напечатать полиграфию, выбрать площадку, просчитать затраты на логистику и т.д. Планирование с помощью Kanban помогает прописать и распределить все задачи, начиная с того момента, когда возникла идея, до запуска и продвижения.

Виды Kanban

У этого метода существуют две разновидности:

• тарный;
• карточный.

Тарный Kanban применяется в производственных цехах и на складах. Все комплектующие распределяются по специальным контейнерам в зависимости от того, на каком этапе они понадобятся. Каждая емкость подписывается: название деталей, их количество и идентификационный номер. После этого сотрудники приступают к работе с контейнерами. В частности, алгоритм заказа товаров или материалов для нужд производства выглядит следующим образом.

1. В первом контейнере постепенно уменьшается количество деталей.
2. Когда тара опустеет, сотрудник убирает ее. И начинает работать с другой аналогичной емкостью.
3. В отдельный короб складываются детали для новых заказов.
4. Сотрудник, занимающийся транспортировкой, забирает пустую емкость (на бирке имеется название отдела, откуда ее забрали).
5. Заказанные товары или материалы отправляются в следующий цех.

Каждая емкость проходит путь из одного отдела в другой и вновь возвращается обратно.

Карточный Kanban, как следует из названия, подразумевает использование разноцветных карточек с различными надписями. На бирке указывается отправитель, название детали, идентификационный номер, количество и получатель, к которому в конечном итоге должен быть доставлен контейнер с деталями. Чтобы облегчить задачу, обычно каждому отделу присваивается свой цвет – это позволяет отследить путь детали. Например, если синие бирки закреплены за производственным отделом, это значит, что посылку либо отправили оттуда, либо она должна быть туда доставлена.

Принципы Kanban

Управление проектами на основе Kanban основано на нескольких принципах.

Визуализировать рабочий процесс

Как уже упоминалось выше, огромное преимущество данного подхода состоит в наглядности. Важно уделить внимание оформлению доски – ее нужно разделить на группы (колонки), которые показывают этап работы, а также подготовить карточки с задачами (рабочие элементы). В зависимости от особенностей проекта можно использовать стандартную схему доски или же разработать свою собственную. Обычно доску делят на три колонки:

• задачи, которые необходимо выполнить;
• задания в работе;
• выполненные задачи.

Каждая задача, по мере выполнения, переходит из первой колонки в третью. Меняя местами карточки, менеджер (тимлид) имеет возможность определить, какие задачи и на каком именно этапе «проседают» (например, срываются сроки, ухудшается качество работы и т.д.). Это, в свою очередь, позволяет своевременно принять меры и выровнять ситуацию.

Ограничить количество WIP-задач

WIP (Work In Progress) – это те задачи, над которыми сотрудники работают в данный момент. Применение системы Kanban подразумевает, что необходимо строго лимитировать количество задач, которые можно выполнять параллельно. Это упрощает решение организационных вопросов, позволяет ставить адекватные сроки, а также повышает шансы на успешную реализацию проекта с учетом первоначальных планов.

Каждый член команды должен знать простую аксиому: не бери в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и точно в срок.

Читайте также

Бизнес-планирование: функции, стандарты, этапы

Контролировать смену приоритетов задач

Kanban нельзя рассматривать как метод микроконтроля сотрудников. Этот подход необходим для того, чтобы контролировать непосредственно процесс перехода задач из одной категории в другую. Нельзя перегружать работников, вынуждая их работать в режиме нон-стоп. Злоупотребляя делегированием, менеджеры (тимлиды) сами того не замечая, создают серьезные проблемы:

• превышают нагрузку на каждого члена команды;
• делают упор не на выполнении задачи, а на постоянной занятости сотрудника.

В итоге команда работает на износ, а результат от этого практически нулевой. Важно помнить о том, что только переход задач из одной колонки в другую позволяет судить о реальном прогрессе.

Четко формулировать задачи и цели

Как уже упоминалось выше, благодаря Kanban все процессы становятся максимально прозрачными: поставленные цели очевидны не только для менеджеров, но и для других членов команды, которые занимаются их выполнением.

Для постановки задач эффективна инкрементальная система. Задача разбивается на мелкие подзадачи, а каждый шаг указывается на отдельной карточке. Это позволяет сотрудникам быстрее ориентироваться, качественнее выполнять свои функциональные обязанности и отслеживать прогресс.

Наладить коммуникацию в команде

Крайне важно своевременно вносить изменения на доску. Для этого необходимо регулярно обсуждать с участниками проекта структуру досок, правила создания карточек и их содержание, а также другие важные нюансы.

«Коллективный разум» помогает адаптировать доску под особенности проекта, требования менеджеров и т.д. В результате получается эффективный инструмент, позволяющий контролировать выполнение задач и отслеживать прогресс.

Плюсы и минусы Kanban

Система Kanban обладает целым рядом преимуществ.

• Наглядность. Не только тимлид, но и все члены команды видят процесс выполнения задач. Это, в свою очередь, помогает своевременно внести коррективы.
• Четкое распределение обязанностей. Важно, чтобы задачи были сформулированы максимально точно, а за каждое задание должен отвечать конкретный сотрудник.
• Оперативное обнаружение проблем. Доска позволяет отследить, на каком из этапов возникла заминка и кто из членов команды не справляется со своими задачами. Менеджер может назначить «подкрепление» или повысить приоритет задания.
• Контроль сроков. Установленные дедлайны помогают спрогнозировать даты завершения проекта.
• Вовлеченность сотрудников. Философия Kanban построена на постоянном взаимодействии между членами команды и обсуждении задач. Если сотрудники пока не готовы к переменам, новый подход к управлению проектами следует внедрять постепенно.
• Создание здоровой конкуренции. Поскольку доска показывает прогресс каждого сотрудника, все будут стремиться к тому, чтобы не оказаться «слабым звеном».

Есть у данного метода и некоторые недостатки.

• Сложность внедрения в большую команду. В случае, если над проектом одновременно работают много специалистов, новшество может ввести участников в заблуждение.
• Неэффективность при управлении долгосрочными проектами. Как уже упоминалось выше, Kanban используется для задач, актуальных в конкретный промежуток времени. Тем не менее, длительный проект можно разбить на итерации и использовать методологию Kanban для каждой из них по отдельности.
• Трудности, связанные с нарушением сроков. Если кто-то из сотрудников не закроет свои задачи к дедлайну, работа всей команды будет парализована. Чтобы система не давала сбоев, важно наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками.

Читайте также

13 способов планировать день

Этапы внедрения Kanban

Главный принцип системы Kanban: начинай с того, что делаешь прямо сейчас. Поэтому внедрить этот подход можно с любого рабочего процесса. Для визуализации задач можно использовать лекционную доску и стикеры, создать электронную таблицу с необходимым функционалом или использовать специальные сервисы.

Чтобы Kanban -доска помогала эффективно управлять рабочими задачами, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Начать с «чистого листа»

Внедрение Kanban – отличная возможность приступить к работе с пустой доски. И пусть впоследствии она заполнится выполненными и «подвисшими» задачами. Если ранее использовался другой метод управления проектами, важно переключить внимание на доску.

Создать колонки для отслеживания прогресса

Как известно, столбцы на Kanban -доске символизируют этапы выполнения рабочих задач. Структура доски зависит от особенностей проекта и пожеланий членов команды. Чаще всего используются следующие колонки.

• «Входящие»/»Новые», «Недоработки». В этом столбце находятся свежие задачи (до того момента, пока они не будут закреплены за определенными сотрудниками).
• «Подготовлено»/»В приоритете». В этот столбец перемещаются задачи, к выполнению которых уже можно приступить.
• «Выполняется». В данной колонке собраны задачи, с которыми члены команды работают в настоящий момент. В случае необходимости, этот столбец можно разделить на несколько разделов. Например, отдел создания контента может использовать категории «Черновики», «Проверка» и «Редактирование». А кодеры – «Разработка», «Тестирование» и «Внедрение».
• «Приостановлено». Если в процессе выполнения задачи возникла накладка, карточка перемещается в этот столбец.
• «Выполнено»/»Готово». Как только задача выполнена, она перемещается в данную колонку.

Правильно сформулировать задачи

Каждой задаче на Kanban-доске соответствует своя карточка. Как показывает практика, заголовки карточек должны призывать сотрудников к действию. Чтобы каждый член команды понимал, с чем ему предстоит работать, формулировка задачи должна начинаться с глагола.

Если для управления проектами с помощью Kanban используются специальные программные продукты, в карточки можно добавлять дополнительную информацию, облегчающую процесс работы над задачей. Например, контекст, файлы и т.д. Для отслеживания метаданных (сколько времени займет выполнение задачи, ее приоритет и т.д.) удобно пользоваться тегами.

По мере выполнения перемещать карточку с задачей

Перемещение карточек из одной колонки в другую (слева на право) – основополагающий принцип управления рабочими процессами в философии Kanban. Если речь идет о доске со стикерами, задачи переносятся вручную. А в случае, если используется специальный сервис, задачи перемещаются по столбцам автоматически (например, как только задача будет закреплена за сотрудником, она перейдет в раздел «Выполняется»).

Создать новые Kanban -доски, если это необходимо

Срок использования виртуальной доски не ограничен. Прогресс отслеживается непрерывно, поэтому не стоит каждый раз заводить новую доску. Если необходимо актуализировать информацию, можно создать еще одну виртуальную доску или стереть данные с простой доски и перенести невыполненные задачи. А после этого продолжить работу над проектом. Тем не менее, в некоторых сервисах (в частности, Scrum) Kanban-доску приходится заводить для каждого нового спринта.

Читайте также

Обобщаем полученную информацию и формулируем миссию организации

Инструменты для Kanban

Как уже упоминалось выше, использовать подход Kanban для управления проектами можно посредством лекционных досок или же специальных программных продуктов, которые позволяют систематизировать бизнес-процессы и автоматизировать выполнение задач. Самые известные сервисы перечислены ниже.

Trello

Удобный инструмент, который позволяет одновременно вести несколько досок, добавляя карточки с задачами. В карточке можно указать срок исполнения, а также добавить дополнительную информацию (файлы, комментарии и метки). Огромное преимущество программы в том, что одновременный доступ к одному проекту имеют неограниченное число пользователей. К тому же, основным функционалом сервиса можно пользоваться в бесплатной версии.

LeanKit Kanban

Данный софт позволяет автоматизировать процесс составления отчетов, а также предоставляет неограниченный доступ для работы над проектом. К тому же, можно пользоваться готовыми шаблонами и встроенной аналитикой. Сервис позволяет отслеживать, в какое время были внесены изменения в карточку, прикреплять файлы, создавать диаграммы и схемы. В целом, он существенно облегчает процесс постановки и распределения задач. В течение 30 дней можно пользоваться бесплатной демоверсией, а потом придется оформить подписку. Стоимость зависит от выбранного тарифа.

Kanbanize

Это приложение позволяет управлять проектом, опираясь на принципы тайм-менеджмента, а также создавать диаграммы и графики с аналитикой. Есть возможность пользоваться функцией автозаполнения и резервного копирования данных. Также можно проследить связь между задачами, а также контролировать текущие статусы задач и роли пользователей. Чтобы оценить преимущества сервиса, подходит бесплатная пробная версия. Потом придется оформить подписку, минимальная стоимость – 149 $ в месяц.

Читайте также

KPI сотрудников: что такое и как рассчитать

Worksection

Сервис оптимален для управления бизнес-проектами в небольших компаниях. Позволяет систематизировать цели и разбить их на несколько задач. Кроме того, есть возможность планировать работу, просчитывать сроки выполнения задач, а также формировать отчеты о результатах. В бесплатной версии (тариф Free) функционал ограничен. Подписка на тариф Premium за 199 $ в месяц открывает доступ к максимальному набору функций. Над проектом одновременно смогут работать до 50 сотрудников. К тому же можно будет хранить файлы общим объемом до 500 Гб и быстро искать необходимые данные.

Jira Software

Удобная платформа для ведения проектов, которая сочетает преимущества Scrum и Kanban. Для рутинных задач можно использовать Scrum-доски, а для эффективного выполнения работы в кратчайшие сроки – Kanban. Этот сервис одинаково удобен как для маленьких, так и для больших команд. Количество сотрудников, которые одновременно могут работать над проектом, не ограничено. Если в команде до 10 человек, можно пользоваться бесплатной версией. Если же нужно масштабировать совместную работу и контролировать прогресс, придется подключить тариф Premium (14,5 $ в месяц за каждого пользователя).

Ошибки в использовании Kanban

Позаимствовать у кого-то готовую модель Канбан не получится. Можно только взять на вооружение успешные решения и последовательно реализовывать их в собственной компании.

Как правило, руководители компаний, решившие внедрить методологию Kanban, совершают похожие ошибки.

1. Не доносят до членов команды принципы и преимущества этого подхода. В результате сотрудникам сложно перестроиться, эффективность работы снижается. Перед тем, как перейти на Kanban, необходимо обучить коллектив.
2. Пренебрегают ограничениями, выставляя на доску чрезмерное количество задач. В итоге сотрудники вынуждены перерабатывать и постепенно теряют мотивацию.
3. Не отражают на доске срочные задачи, что стопорит рабочий процесс.
4. Не берут во внимание WIP-лимиты (незавершенные задачи). Из-за этого члены команды не могут погрузиться в текущую работу и, соответственно, не получается отслеживать «узкие места» рабочего процесса.
5. Не используют все возможности Kanban. Как показывает практика, на первых порах не отслеживаются метрики (в частности, кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и т.д.). Как только коллектив адаптируется к новшеству, крайне важно анализировать эти данные.
6. Не актуализируют статус задачи. Речь о том, что задача уже давно выполнена, а на доске она до сих пор находится в колонке «В работе». Из-за этого формируется ошибочное представление о степени загруженности команды и прогрессе.
7. Предоставляют доступ к Kanban-доске не всем сотрудникам, которые участвуют в принятии решений и планировании загрузки отделов и цехов. Если другие члены команды не видят актуальный «расклад» на доске, они могут поставить под сомнение решения менеджера, который отвечает за ведение доски.
8. Перегружают команды. Обычно если в одной из колонок скопилось более 15 карточек, начинаются накладки. Полезный совет: лучше добавлять на доску крупные задачи, а внутри делить их на подзадачи (для этих целей можно использовать чек-листы).
9. Не уделяют внимание обратной связи. Невозможно усовершенствовать что-то, если своевременно не анализировать текущее состояние.
10. Не работают над вовлеченностью сотрудников. Управление проектами с помощью Kanban не только позволяет визуализировать бизнес-процессы и задачи, но и объединяет коллектив. Только с помощью мозгового штурма можно найти возможности для оптимизации. Если члены команды не понимают, для чего внедряется этот подход, не стоит рассчитывать на повышение эффективности в работе.
11. Забывают выставлять приоритеты и назначать ответственных за выполнение каждой задачи.

Подводя итог, стоит отметить, что Kanban – удобный инструмент, который позволяет организовать процесс выполнения личных и профессиональных задач. Доска помогает доводить проекты до финала точно в срок, а также отслеживать прогресс. Кроме того, она дает возможность вносить корректировки, привлекать дополнительные ресурсы и устранять накладки.