Статья
Для руководителей
7 июля 2021

KPI сотрудников: что такое и как рассчитать

Существует способ количественной оценки эффективности работы сотрудников: продуктивности их деятельности, успешности. Для этого разработана методика KPI — Key Performance Indicators (ключевые индикаторы эффективности)

Что такое КРI

Система оценки продуктивности сотрудников методом КРI предполагает формирование комплекса данных, которые отражают качество работы каждого отдельно взятого сотрудника, конкретного отдела, а также всей компании. Применение индикаторов помогает руководителю хорошо организовать производственный процесс: проанализировать результаты деятельности сотрудников, выявить слабые стороны, справедливо распределить вознаграждение в зависимости от качества выполненной работы.

Вычисление коэффициента участия по методу Кеу Performance Indicators удобно также для самих работников. Это помогает продемонстрировать собственные достоинства, признать заслуги других, судить о справедливости распределения премий.

Виды КРI

Индикаторы эффективности работы (показатели) для разных отраслей и сфер неодинаковы. Их определяет вид бизнеса, приоритеты руководителя. Но существует ряд характеристик, востребованных во многих отраслях. Для них установлены формулы расчета.

Оценку работы компании помогают выполнить следующие общие параметры:

  1. Производительность. Она измеряется как отношение результата труда к затраченному времени (например, количество заключенных сделок в месяц).
  2. Функциональность.nЭто соответствие выполненных сотрудниками действий установленным правилам и инструкциям (например, сколько мероприятий проведено).
  3. Эффективность. Ее определяет соотношение полученного результата к затраченным средствам (например, объем прибыли по сравнению с количеством вложений в рекламу).

Что можно измерить с помощью КРI

Задачи по управлению бизнесом можно разбить на 4 категории:

  1. Результативные. Это самая многочисленная группа целей. Сотрудникам она демонстрирует количественный итог работы, например число продаж, заключенных договоров.
  2. Характеризующие качество процесса, например выполнение заявок в срок, наличие претензий.
  3. SМАRТ-задачи, т.е. соответствующие одноименной методике. Они имеют цель, возможность, сроки, способы реализации. Примером может служить работа, выполняемая сотрудником, по составлению плана развития бизнеса до 10.06.2021 г.
  4. Описывающие соблюдение регламента работы. Например степень выполнения сотрудником должностной инструкции, правил, требований.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

pdf иконка
Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?
то нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы
pdf иконка
Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах
2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза
pdf иконка
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
pdf иконка
Чек-лист. Как презентовать себя по правилу 4П
42 пункта, которые помогут сформировать правильное представление о бренде
Скачать подборку бесплатно
PDF 2,5 mb
Уже скачали 27173 человек
Введенные КРI должны соответствовать целям компании, как ближайшим, так и долгосрочным. В этом случае показатели помогут нацелить коллектив на повышение эффективности работы, выделить приоритеты, повысить прибыль предприятия.

Индикаторы КРI должны отражать 3 уровня эффективности организации:

  1. Личные данные о продуктивности труда каждого работника.
  2. Сведения о производительности отделов, других подразделений.
  3. Результаты деятельности всей компании, позволяющие выяснить необходимость реструктуризации, изменения планов.

Плюсы и минусы использования КРI в компании

У теории измерения продуктивности много положительных черт:

  1. Четкая, понятная система оценки деятельности компании.
  2. Возможность для руководителя повлиять на результаты: сократить или увеличить персонал, стимулировать служащих, изменить виды продукции или методику работы.
  3. Объективное распределение премии.
  4. Непредвзятое отношение к сотрудникам сообразно их достижениям.
  5. Возможность соотнесения результатов труда каждого работника с деятельностью всей компании.

Недостаток технологии КРI — вынужденные большие расходы ресурсов (времени, капиталовложений) для внедрения системы. Эту методику хорошо применять на крупных предприятиях, где она быстро окупится.

Еще один недостаток теории КРI — расчет сведений по неодинаковым формулам. Из-за этого можно манипулировать результатами. Однако изъян легко исправить: заранее установить методику расчета каждого индикатора, а затем закрепить ее документально.

Применение системы ключевых показателей принесет намного больше выгод, чем неудобств.

Примеры КРI из разных отраслей

Универсальных КРI для всех видов бизнеса не существует. Каждая организация самостоятельно устанавливает индикаторы, соответствующие особенностям бизнеса, а также определяет их выбор.

Существует библиотека стандартных КРТ. Однако каждой компании необходимо определить те ключевые показатели эффективности, которые важны для организации. Советуют выбирать не более 3—5 параметров, максимум 7-9 шт.

Самой первой сферой применения ключевых индикаторов стала торговля. В этой области могут отражать продуктивность работы организации следующие данные:

  1. «Средний чек», т.е. соотношение полученной выручки к числу пробитых чеков. Этот параметр дает представление о покупательской способности живущих в близлежащих районах людей, интересе клиентов к предложенным товарам.
  2. Конверсия, т.е. количество покупателей к общему числу посетителей магазина. Характеризует профессионализм сотрудников, качество рекламы.
  3. Прибыль на каждый квадратный метр площади, или удельный товарооборот. Помогает директору определить целесообразность расширения или уменьшения арендованного помещения.
  4. Прибыль с каждого погонного метра стеллажей, занимаемых данным видом продукции. Позволяет решить, какие из товаров лучше предлагать.
  5. Средняя выручка за одну продажу. Позволяет определить степень усилий персонала.
  6. Количество возвратов. Может характеризовать качество товаров у различных поставщиков, уровень удовлетворенности клиентов.

Данные об эффективности применяют не только в торговле. Технологию КРI можно использовать в любой сфере.

Пример показателей в области кадровой службы:

  • Количество закрытых вакансий.
  • Число сотрудников, повысивших квалификацию.
  • Количество уволившихся.

Для работников склада можно рассчитать следующие сведения:

  • Грузооборот товаров в расчете на одного человека. Рассчитывается как общий объем выполненных заказов, разделенный на количество персонала. Характеризует производительность труда складских работников.
  • Количество операций, выполненных без брака (недостачи, боя, пересортицы, задержек).
  • Качество комплектации, упаковки. Оценивается в баллах как соответствие установленным требованиям.
  • Производительность приемки и отгрузки товаров. Индикаторы рассчитываются путем деления числа всех соответствующих операций на количество дней.
  • Удельные складские расходы. Вычисляют как отношение всех затрат к площади помещения. Показатель характеризует окупаемость склада.

Как составить персональные КРI

Индивидуальные данные о работе каждого члена коллектива должны соответствовать целям компании, стимулировать сотрудников к выполнению общих задач. Поэтому составление личных КРI должно быть увязано с функционированием всей организации.

Алгоритм разработки системы ключевых индикаторов:

  1. Определить глобальные задачи компании. При этом следует учитывать не только главную цель — получение прибыли, а все факторы, влияющие на ее достижение. Это потребности персонала, клиентов, поставщиков. Нужно учесть требования контролирующих органов государства, условия окружения, внешней среды. Необходимо выявить все слабые места компании, которые мешают выполнению основной задачи. Для этого осуществляется тщательный сбор информации.
  2. Исходя из целей организации рассчитать показатели для начальников подразделений.
  3. Руководителям каждой структурной единицы выбрать персональные КРI для каждого работающего исходя из своих показателей.

Формулы и таблицы составления КРI

Рассмотрим простой пример расчета результативных КРI.

Сначала нужно выделить приоритетные направления, присвоить им показатель, отражающий значимость параметра в результате. Например:

  • количество продаж в месяц — вес 0,6;
  • средняя цена 1 продажи — вес 0,3;
  • количество положительных отзывов — вес 0,1.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса
Пакет документов для предпринимателей из закрытого клуба Деловой Среды Сбер

В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли

И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 21.06.24 числа

Скачивайте и используйте уже сегодня:

pdf иконка
Ключевые метрики продаж в малом бизнесе для внедрения KPI для менеджеров
pdf иконка
Как удержать клиента после встречи и дожать сделку
pdf иконка
Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах
Скачать бесплатно
PDF 2,5 mb
Уже скачали 27173 человек
После тщательного анализа сведений нужно составить план по улучшению этих показателей всеми сотрудниками организации. Изучив фактические данные, легко высчитать индикатор по формуле:

КРI = вес * (факт : план)

Сложив коэффициенты по всем показателям, можно рассчитать общий конструктивный итог деятельности:

Показатель Вес План Факт KPI
Количество продаж, шт. 0,6 220 235 0,641
Средняя цена, руб. 0,3 1516 1880 0,372
Число положительных отзывов 0,1 3 8 0,267

Коэффициент продуктивности работы рассчитывается так:

0,641 + 0,372 + 0,267 = 1,28, т.е. на 28% больше запланированной величины.

Этот показатель может использоваться для расчета вознаграждения сотрудников.

Для повышения заинтересованности в успехах труда, кроме постоянной части, работники получают надбавку в соответствии с рассчитанным коэффициентом.

Частые ошибки при составлении КРI

Часто применение индикаторов КРI не приносит ожидаемого результата, поскольку система включает ряд ошибок:

  1. Задачи каждого члена коллектива не связаны с целью компании.
  2. Личностные КРI противоречат целям и задачам организации.
  3. Показатели эффективности труда выбраны неправильно, не помогают улучшить ее качество.
  4. КРI слабо зависят от усилий работающих.
  5. При выборе параметров не учитываются собственные сотрудники, от которых зависит выполнение плана.
  6. Ключевые индикаторы деятельности не пересматриваются, не корректируются, никак не изменяются с течением времени.
  7. При расчете не учитывается качество работы, выполненной сотрудниками.
  8. На показатели премии не влияют общие успехи подразделения, коллектива, всей компании.

Введение ключевых индикаторов легко сделать автоматическим с помощью специальных программ или Ехсеl. Но создание методики требует много времени. Кроме того, нужен грамотный подход. Если KPI составлен, но неправильно, результаты могут быть диаметрально противоположными. Поэтому в больших организациях лучше доверить установление системы КРI специализированным фирмам.

Как правильно оценить выполнение КРI

На каждом уровне для правильной оценки полученных показателей нужно выполнить следующие шаги:

  1. Сравнить запланированные показатели с полученными. Если индикаторы КРI не выполняются, стоит проанализировать причины, т.к. возможны факторы, не зависящие от сотрудника. В таком случае корректируют показатели.
  2. Проанализировать причины как отрицательных, так и положительных отклонений.
  3. По результатам оценки разработать соответствующий план мероприятий по углублению полезного эффекта, возможной коррекции показателей. При этом важен диалог между руководителем и сотрудниками.
  4. Проверить возможные ошибки в расчете КРI для оценки правильности материального стимулирования, скорректировать размер вознаграждения.
  5. Разработать и утвердить порядок, регламентирующий расчет премий сотрудников.

Пример: показатель КРI — стоимость 1 транзакции в апреле 2021 г. Выручку в 180 000 руб. принесли 200 продаж. Величина показателя равна 180 000 : 200 = 900 руб. В мае 2021 г. этот же параметр составил 100 000 : 200 = 500 руб.

Вывод: нужно оценить качество работы продавцов в торговом зале, включив соответствующие личные показатели в перечень КРI, наладить обратную связь с покупателями, оценить изменение видов товара.

Использованные источники

  1. Виниченко М. В. Эффективность, как основа KPI //Материалы Ивановских чтений. – 2015. – №. 5. – С. 209-216.
  2. Вишнякова М. Как внедрить в компании систему KPI //Персональный журнал руководителя. – 2012. – №. 2. – С. 74.
  3. Кузнецов А. Н., Новрузлу Э. А., Старостенко С. В. KPI-анализ как метод антикризисного управления предприятием //Стратегии бизнеса. – 2014. – №. 2 (4). – С. 39-42.
  4. Курылева А. А., Филатова В. В., Плеханов С. В. Внедрение и применение KPI в коммерческих структурах //Цифровая экономика: проблемы и перспективы развития. – 2021. – С. 237-240.

 

man
Егор Соколов
close
Егор Соколов печатает ...
Забрать подарок
100 рабочих бизнес-идей
Скачать бесплатно
Забрать подарок
Открываем доступ в закрытый
клуб предпринимателей
Получить доступ на месяц