Хотя бы раз каждый предприниматель оказывался в ситуации, когда касса никак не сходится. Разбираемся, как правильно отслеживать денежные потоки, чтобы избежать кассовых разрывов.
Содержание
Причины кассового разрыва
Что делать, если вы попали в кассовый разрыв
Как предупредить кассовый разрыв
Как следить за движением денег
Как рассчитывают кассовые разрывы
Что делать, если разрыв уже случился
Чего не нужно делать при кассовых разрывах
Кассовый разрыв — ситуация, в которую попадает прибыльная компания. По бухгалтерским документам деньги есть, а фактически они не поступили на счета. Компания не может расплатиться с персоналом или контрагентами.
Бухгалтер с финансовой ответственностью
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-канал
Причины кассового разрыва
Проблема «потерянных» денег — в учете. Чтобы точно отслеживать движение денежных средств в реальном времени, бухгалтерского учета недостаточно. Можно купить оборудование в мае, а заказ и документы получить в июне. В бухгалтерском учете это будет расход июня. А по факту деньги компания заплатила контрагенту в мае.
Потому что бухгалтерский учет представляет предприятие как целое и отражает то, что уже произошло. Отчетность нужно сдавать раз в квартал, а понимать финансовое положение — каждый месяц. В этом помогает управленческий учет.
Управленческий учет дает четкий ответ на вопрос: «Где деньги?» в каждый момент времени и позволяет:
видеть историю расходов по статьям и понимать, сколько потратили на рекламу, топливо, аренду;
планировать доходы и траты, чтобы избежать кассового разрыва — ситуации, когда нужно платить поставщику, а денег нет;
понимать, какие направления бизнеса и товары приносят прибыль, а какие — убытки.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн
Что делать, если вы попали в кассовый разрыв
История 1. Степан занимается оптовыми продажами запчастей. Покупатели были довольны, компания росла как на дрожжах. Открыл филиалы в трех городах. У Степана была хорошая репутация: он вовремя возвращал долги и выплачивал зарплату. Но чем больше становилось его дело, тем труднее было держать все в уме.
Потом у Степана упали продажи: на его территории появился крупный конкурент. Доходов Степана хватило на оплату обязательств и расчет с командой. Сам Степан не заработал ничего. Хорошо, не ушел в минусовой баланс.
Однажды во входящих появилось напоминание от лизинговой компании. Нужно было оплатить годовой страховой взнос. Срок оплаты: одна неделя. О ноу, денег нет. Похоже, это и есть кассовый разрыв, о котором Степан до этого знал только в теории.
История 2. Иван занимается производством спецодежды. Пришел большой заказ на изготовление спецовок, при этом клиент попросил отсрочку платежа на 30 дней — с даты, когда заказ будет отгружен. У Ивана было достаточно ткани для пошива спецодежды, также было 300 000 рублей на счетах, поэтому заказ пустили в работу.
Два дня спустя главбух сообщила, что нужно заплатить 200 000 рублей за новое оборудование, которое вот-вот поставят. Иван заплатил, на счетах осталось 100 000 рублей. Иван выполнил заказ, отправил клиенту. Начался отсчет 30 дней, однако 10 дней спустя надо было выдать зарплату сотрудникам в размере 200 000 рублей. В итоге — кассовый разрыв 100 000 рублей, который Иван покрыл за счет кредита.
У кассового разрыва много лиц. Путь, по которому к дефициту средств пришли наши герои, не единственный. Вот самые популярные причины кассового разрыва.
Отсутствие платежного календаря. Распространенное явление в предпринимательской среде — откладывать платежи на «потом, когда ситуация будет получше». Но «потом» приходит напоминание о срочной оплате: страховки, налога, долга, а денег в кассе нет. Причины могут быть разные: от оттока части клиентов к конкуренту, как в случае Степана, до ряда оплат, связанных с премиями, выплатами поставщикам, годовыми отчетами.
Просрочена оплата поставщику. Если нет оплаты, поставщик перестает отгружать товар. Предприниматель начинает терять продажи, так как не может реализовывать заказы клиентов. Прибыль сокращается. Денег не хватает, чтобы покрывать текущие расходы.
Наступает непредвиденная ситуация: сломался автомобиль доставки. Нужен дорогостоящий ремонт. Денег в кассе и на счетах нет. Резерва тоже нет. Привет, кассовый разрыв.
Денег в обороте не хватает, чтобы платить по счетам. Предприниматель вводит заемный капитал. Компания поглощает его быстро и незаметно. Ситуация не меняется, денег также не хватает. Только теперь к обязательствам добавился долг и проценты по кредиту.
Молодая компания не вызывает доверия у поставщиков. Они не готовы давать товар в рассрочку «неокрепшей пташке». Товар приходится покупать по предоплате. Рынок устроен так, что конкуренты продают с отсрочкой платежа. Чтобы выжить, компания N делает тоже самое. Оставаться на плаву можно, если постоянно вводить деньги в оборот. Или наступит кассовый разрыв.
Сезонность бизнеса — еще один всадник кассового разрыва. У дистрибьютера рыбы и морепродуктов высокий сезон с сентября по апрель. С мая по август продажи сокращаются наполовину. Но остаются постоянные расходы и обязательства. Если не предусмотреть это и не подготовиться, наступит кассовый разрыв.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнКак предупредить кассовый разрыв
Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.
Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.
Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.
Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.
Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.
Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.
Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.
❗️ Внимание
Зачастую кассовый разрыв возникает, когда собственник относится к деньгам на счетах бизнеса, как к собственным. Как только поступает выручка, он начинает покупать новый телефон, машину и пр.
Нужно четко разделять деньги бизнеса и личные финансы, а также грамотно вынимать деньги из бизнеса. Поможет в этом статья «Как вытаскивать деньги из бизнеса, чтобы не остаться без штанов».
Как следить за движением денег
Понимать финансовую ситуацию собственнику помогают три базовых отчета:
ОДДС — отчет о движении денежных средств
Отчет о прибылях и убытках
Баланс
Все предприниматели ведут отчет о прибылях и убытках, но если вести только его, можно попасть в финансовый капкан. Рассмотрим, для чего нужен ОДДС и как его составлять.
Цель бизнеса — прибыль. Но здесь и сейчас для компании ликвидность важнее, чем прибыльность. Компания ликвидна, когда может покрывать все текущие обязательства.
ОДДС показывает:
с какой суммой на счету начинаем месяц;
сколько получили и потратили в течение месяца;
сколько осталось в конце; остаток — это переходящее сальдо.
Вести учет можно в Excel. Важно, чтобы в нем отражались все счета: расчетные счета в банке, электронные кошельки, наличная касса, сейф.
Расходы фиксируются по трем направлениям:
Операционная деятельность: покупка и продажа товаров, оплата труда, аренда офиса, лизинг авто.
Инвестиционная: покупка и продажа оборудования или автомобилей доставки, разработка интернет-магазина.
Финансовая: кредиты и выплата дивидендов.
Дополнительно можно разбить каждое направление на статьи расходов. Это позволит более детально отслеживать, куда компания тратит деньги. Не обязательно дробить слишком подробно, можно объединить по категориям. Например, канцелярия, вода, чай и кофе в офис могут быть списаны «на нужды офиса», а топливо, техобслуживание автомобилей и мелкий ремонт — на «транспорт».
Частоту, с которой необходимо сверять отчет и реальное положение дел, каждый предприниматель определяет для себя сам. Можно делать это в конце каждого рабочего дня, можно один раз в неделю или месяц.
Заведите платежный календарь. ОДДС помогает понять, откуда и сколько приходит денег, куда и сколько уходит, но подсказать, что завтра наступает срок оплаты поставщику он не поможет. Поможет платежный календарь.
В него вносят сумму оплаты и срок. Так видно, сколько денег понадобится в ближайшие несколько недель, чтоб закрыть текущие обязательства. Заранее ясно, если есть дефицит. Компания получает запас времени, когда может сгенерировать недостающую сумму.
Как рассчитывают кассовые разрывы
На способ расчет могут влиять масштаб и специфика предприятия. Чаще применяют следующую формулу:
Понять, что кассовый разрыв возникнет, можно по результатам подсчетов, когда полученное значение ОДС меньше нуля. Это значит, что расходов за выбранный период будет или уже оказалось больше, чем поступлений за этот же период и остатков средств на момент, когда он начался.
Чтобы предотвратить такое развитие событий или как минимум узнать о нем вовремя, следует каждый день фиксировать, сколько осталось денежных средств. Для этого удобно вести платежный календарь в виде Excel- или Google-таблицы. Нередко подобная функция есть в программах и приложениях, автоматизирующих торговлю.
Предпринимателям важно планировать временные кассовые разрывы. Особенно тщательно следить за тем, как и куда тратятся деньги, необходимо, когда есть риск снижения доходов или роста расходов: падает спрос, открывается очередная точка продаж, запускается новый проект.
Обязательно иметь план на случай нехватки средств: знать, как минимизировать последствия такой ситуации, если ее нельзя избежать, и понимать, каким образом исполнить обязательства.
📌 Совет
Подобный план лучше подготовить даже тем предприятиям, где кассовые разрывы раньше не случались. Они могут возникать в результате непредвиденных обстоятельств, поэтому компании обычно просчитывают риски, в том числе финансовые.
Что делать, если разрыв уже случился
Попробовать выбраться из финансовой ямы без займа. Договориться с поставщиками, сотрудниками, заплатить налоги частями. Сделать все, чтобы ликвидировать разрыв и не брать в долг у банка.
Если таким образом не получилось, можно воспользоваться овердрафтом, кредитом, инвестициями или выручить компанию личным капиталом.
Ну и самая ужасная идея, которая может прийти вам в голову, — задержать зарплату. Мы не рекомендуем так делать ни как бухгалтеры, ни как предприниматели. Ведь таким образом вы уроните боевой дух сотрудников и будет еще сложнее выбраться из разрыва.
Перестать копать финансовую яму и начать считать. Теперь к расходам, которые компания несет каждый месяц, добавились долговые обязательства.
Чтобы ситуация от ввода денег не усугубилась, нужно понимать, где находится отметка «ноль». Сколько товара нужно продать, чтобы выручка покрыла обязательства, а прибыль — расходы. Эта отметка «ноль» и будет точкой безубыточности (ТБУ).
Она может быть выражена сразу в нескольких показателях: в деньгах (выручке), количестве продуктов или услуг, которые нужно продать, или количестве клиентов, которых нужно обслужить.
Как рассчитать точку безубыточности (ТБУ)
Вернемся к Степану. У него торговый бизнес. Он продает автозапчасти. Степан попал в кассовый разрыв и занял у банка 1 млн рублей. Степану нужно рассчитать точку безубыточности, чтобы понять, как вернуть долг и выйти из кризиса.
Рассчитываем маржинальность. В среднем компания Степана продает каждый месяц на 5 млн. руб. Из них 3,5 млн. — это себестоимость деталей. Сначала рассчитываем валовую прибыль (ВП).
где X — выручка, Y — себестоимость, Z — валовая прибыль
Вычисляем маржинальность:
где X — валовая прибыль, Y — выручка, Z — маржинальность
Выручка в точке безубыточности. Постоянные расходы компании с учетом ежемесячных выплат по кредиту — 900 тыс. руб. в месяц. Чтобы «выйти в ноль», валовая прибыль должна равняться сумме постоянных расходов. Степан, зная маржинальность, может рассчитать выручку в точке безубыточности.
где X — постоянные расходы, Y — маржинальность, Z — выручка в точке безубыточности
Такую выручку и не меньше должна получить компания, чтобы оставаться на плаву.
Как посчитать объем продаж в точке безубыточности. Теперь Степан может посчитать, сколько единиц продукции нужно продавать, чтобы получать ежемесячно 3 млн рублей выручки. Если средняя цены единицы товара 5 000 рублей, получается:
где X — выручка в ТБУ, Y — средняя стоимость товара, Z — количество единиц товара
В итоге Степан понимает: чтобы не нести убытки, рассчитываясь с долговыми обязательствами, нужно ежемесячно продавать 600 единиц товара с маржинальностью 30%, что даст 3 млн рублей выручки и 900 тысяч рублей валовой прибыли. Этот необходимый минимум — точка безубыточности. Все, что будет выше, — чистая прибыль Степана.
Контроль выполнения плана. Когда известно, на какую сумму нужно продать, сколько штук и с какой маржой, можно поставить план торговым представителям. Когда наступит конец месяца, что-то менять будет поздно.
Потому можно разбить план на недельные шаги и контролировать основные показатели. В конце каждой недели будет видно, насколько в верном направлении двигаются Степан и компания.
Чтобы видеть полную картину, нужно учитывать не только денежные потоки, но и товары. Читайте статью о том, как вести складской учет.
Чего не нужно делать при кассовых разрывах
Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.
Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:
Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.
Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.
Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.
Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.
Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.
Среди «рабочих» способов закрыть кассовый разрыв — кредиты и рассрочки платежей. Если получается договориться, то лучше использовать второй. Предприниматели, компенсирующие нехватку средств за счет кредитов, нередко совершают еще одну ошибку: забывают включить регулярные выплаты процентов в постоянные расходы и учесть их при планировании бюджета компании.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн