Как предпринимателю считать деньги и не работать в убыток

Обычно единственный вид учета доходов и расходов в небольшом бизнесе — это налоговый учет. Его ведут, чтобы делать отчисления в бюджет и фонды и сдавать отчетность в ФНС.

Однако это не позволяет реально оценить доходность бизнеса. Тем более что предпринимателям, которые работают на УСН «Доходы» и на патенте, вести учет расходов, кроме страховых взносов, необязательно.

Бывает, у предпринимателя немалые обороты по расчетному счету, по декларациям прибыль, налоги платить нужно, а в реальности постоянно приходится выкручиваться и искать деньги на аренду, оплату поставщикам, взносы. То есть бизнес работает, но не развивается и дохода фактически не приносит.

Кроме того, учет доходов и расходов нужен, чтобы:

Изначально нужно понимать, что налоговый учет доходов и расходов будет отличаться от финансового. Это связано с тем, что при исчислении налогов есть утвержденный законодательством список поступлений и затрат, которые можно принять для расчета.

В финансовом учете предприниматель фиксирует всю реальную выручку и расходы, чтобы наиболее объективно рассчитать доходность бизнеса.

Нужно вести учет отдельно по каждому направлению, чтобы определить, что приносит больше прибыли:

Как правило, затраты для учета делятся на постоянные и переменные.

Переменные расходы — это затраты, величина которых напрямую зависит от объемов производства. Например, фирма занимается пошивом и продажей постельного белья. Чем больше комплектов белья надо будет произвести, тем выше окажутся затраты на ткань и швейную фурнитуру.

К переменным расходам также относятся: зарплата рабочих на сделке, расходы на доставку, хранение, упаковку, электроэнергию для производства и прочие.

Постоянные расходы. Их предприниматель несет даже в том случае, если ничего не производит. Например: фиксированная часть страховых взносов за ИП, налог в виде патента, расходы на обслуживание расчетного счета, зарплата бухгалтера.

Обычно состав и размер таких расходов примерно одинаковый каждый месяц.

Чтобы данные не терялись, необходимо записывать их ежедневно, особенно когда оплаты проходят не только через расчетный счет, но и наличными.

Например, предприниматель сам доставляет свою продукцию покупателям, рассчитывается за бензин наличными и нерегулярно отмечает эти затраты в учете.

В итоге чеки теряются, ИП не помнит, сколько денег было потрачено на доставку. Неучтенные расходы занижают фактическую себестоимость продукции, а значит, предприниматель может работать в убыток.

После того как все доходы и расходы записаны, по ним проводится анализ:

Обычно их собирают из выписок по расчетному счету; отчетам онлайн-касс; отчетам сотрудников, которым выдаются деньги; зарплатным ведомостям и прочим внутренним документам.

Точка безубыточности — это показатель нулевой рентабельности, когда вложенные в бизнес деньги вернулись, но прибыли еще нет. В точке безубыточности доходы предпринимателя равны расходам.

Формулы расчета маржинальности

Рассчитывается обычно для одного продукта. Если есть флагманский продукт и несколько сопутствующих, то маржинальность рассчитывается для главного товара, услуги.

При большом ассортименте маржинальность нужно посчитать для среднего чека.

Маржинальность в процентах считается на основании данных о выручке и переменных затратах за месяц.

Если предприниматель продает один вид товара, то ТБ рассчитывается в единицах продукта, так сразу понятно, сколько штук нужно продать, чтобы выйти в ноль.

Пример расчета для ИП, который занимается установкой пластиковых окон:

То есть чтобы в ноль закрыть постоянные и переменные расходы, в месяц нужно установить минимум 20 окон. После этой точки каждая последующая установка будет приносить прибыль.

Когда ассортимент большой, удобнее рассчитывать точку безубыточности в рублях.

Пример расчета для фотостудии:

Найденную сумму нужно будет заработать фотостудии, чтобы выйти в ноль.

Чтобы вычислить точку безубыточности, можно воспользоваться нашим шаблоном.

На основе расчетов ТБ можно проводить финансовый анализ бизнеса.

Если объемы продаж ниже точки безубыточности. Это свидетельствует о том, что предприниматель работает в убыток. Необходимо либо искать дополнительные пункты реализации продукции, либо увеличивать цены на нее.

Чем позже в течение месяца достигается точка безубыточности, тем меньше прибыли получает бизнес. Так, обычно предпринимателю удается добраться до точки безубыточности на 23-е число месяца. Это значит, что 23 дня он работает только на то, чтобы закрыть расходы, и в среднем 7–8 дней, чтобы получить фактический доход.

Чем выше доля переменных затрат в общем объеме издержек, тем устойчивей бизнес. Чтобы повысить запас прочности и избежать убытков, необходимо проанализировать, какие постоянные затраты возможно перевести в переменные.

Например:

Вывод бизнеса из кризиса или его масштабирование. Расчет ТБ и анализ расходов позволит оценить, реально ли увеличить объем продаж, сократить издержки, какие направления и линейки продукции наиболее доходные, а какие приносят убыток.

Расчет минимальной цены и объемов продаж. Некоторые предприниматели снижают цену в надежде поднять продажи, однако не всегда эта цель достижима из-за ограниченного спроса. Расчет точки безубыточности позволяет оценить целесообразность такой стратегии.

Открытие нового бизнеса. Можно заранее рассчитать, сколько необходимо продавать товаров, чтобы не работать в убыток. Далее нужно проанализировать каналы продаж онлайн и офлайн, уровень спроса и предложения конкурентов. Это позволит понять, удастся ли в данных условиях выполнить план продаж.

Разработка франшизы. Чтобы ее продать, необходимо предоставить франчайзи развернутый анализ всех финансовых показателей своей бизнес-модели с расчетами времени окупаемости и точки безубыточности.

Чтобы оперативно получать реальную информацию о состоянии своего бизнеса, учет необходимо вести регулярно и в полном объеме. Не получится держать руку на пульсе, если доходы и расходы будут учитываться от случая к случаю, а некоторые из них и вовсе станут теряться.

Какие инструменты использовать для ведения учета, будет зависеть от масштабов бизнеса.

Таблицы Excel или Google подойдут для предпринимателей с небольшим количеством операций в месяц.

Желательно сохранять данные в облачных хранилищах Яндекс.Диск, Google Диск или других, тогда они будут доступны с любого устройства и не потеряются, если компьютер сломается.

В таблицах удобно прописать формулы, чтобы показатели рассчитывались автоматически, но более глубокий анализ придется делать самостоятельно.

Банковские сервисы, которые привязаны к расчетному счету. Удобно использовать, если нет времени вручную вносить в учетные таблицы все операции по приходу и расходу.

Например, сервис Бизнес-аналитика от Сбербанка автоматически собирает данные о поступлениях и списаниях по расчетному счету, онлайн-кассам, позволяет получить аналитику по периодам, контрагентам, операциям, контролирует выполнение финансового плана и предупреждает о возможном кассовом разрыве.

Бухгалтерские программы вроде «1С» подходят для ведения учета средним и крупным бизнесам. Есть также облачные или онлайн-бухгалтерии, но они в первую очередь служат для подготовки отчетности и ведения налогового учета доходов-расходов, поэтому не всегда поддерживают финансовую аналитику либо не предоставляют ее на эконом-тарифах.

Чтобы вести бизнес не интуитивно, а на основе цифр, необходима актуальная информация о реальном положении дел. На начальном этапе не нужны сложные программы для учета затрат и доходов, можно воспользоваться нашими шаблонами или разработать свои.

Учет доходов и расходов. Необходимо ежедневно записывать приход и расход в таблицы и сравнивать с фактическим движением денег на расчетном счете и в кассе.

Финансовый календарь нужен, чтобы заранее планировать бюджет, избежать кассового разрыва и необоснованных расходов.

В календаре важно отмечать наличие средств на начало месяца, распределять предстоящие платежи и поступления по датам. Так заранее будет понятно, достаточно ли средств, чтобы закрыть все расходы.

Планирование и анализ. На основе расчета точки безубыточности необходимо ежемесячно составлять план продаж и отслеживать его выполнение. Кроме того, регулярно проводить анализ соотношения затрат и прибыли, чтобы выявить, какие вложения приносят больший результат.

Моделировать бизнес-ситуации с точки зрения инвестиций и окупаемости удобно с помощью финмодели. Как это сделать, подробно рассказали в отдельной статье.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант