На закупки у компаний приходится до 90% расходов. Сэкономить можно, передав эти задачи аутсорсерам с высоким уровнем соответствующей экспертизы. О преимуществах и ограничениях аутсорсинга закупок рассказал руководитель сервисного центра «Закупки» компании «Северсталь — Центр Единого Сервиса» Александр Гресько
Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
Александр Гресько больше 12 лет в логистике и
закупках, из них 7 лет в «Северстали». Зоны ответственности:
● решение стратегических задач в области сопровождения закупок «Северстали» и других компаний группы;
● развитие и поддержание экспертизы в области закупок в «Северсталь — ЦЕС»
● руководство направлением «Закупки», развитие и сопровождение сервиса аутсорсинга закупок.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатно
Бурное развитие науки и технологий в последние два десятилетия привело к появлению огромного количества:
сложных процессов,
цифровых продуктов,
высокотехнологичных материалов,
дорогостоящего оборудования,
узкоспециализированных экспертов.
Их наличие в компании напрямую влияет на конкурентоспособность бизнеса, его позиционирование и зачастую способствует формированию УТП.
Как следствие, изменились процессы, связанные со снабжением предприятий. Ценность закупок возросла и вышла на новый уровень. Закупки стали частью бизнес-стратегии и выделились в разветвленную структуру. Возникли и закономерные вопросы, главный из которых — «Как эффективно настраивать работу этой системы в контексте управленческих и методологических задач?».
Отдельной «головной болью» становятся аспекты, связанные с квалификацией сотрудников, ресурсами и соответствующими KPI, поскольку необходимо решать сопутствующие проблемы:
Как организовывать прозрачные процедуры выбора лучших поставщиков?
Как обеспечивать контроль за исполнением контрактов?
Как вести претензионную работу с минимумом затрат?
Как работать с нормативно-справочной информацией (НСИ), не растрачивая на актуализацию десятки человеко-часов ежемесячно?
Как оценивать эффективность закупочного процесса?
Как противодействовать коррупционному поведению участников процессов и предотвращать финансовые риски?
Наличие этих вопросов подтолкнуло компании к разработке специализированных практик, среди которых:
централизация закупок,
категорийное управление затратами,
расчет стоимости полного владения для оценки эффективности функции,
разделение полномочий в принятии решений и ответственности по итогам их принятия.
Российский рынок начал использовать подобные практики только в начале нулевых, а полноценно освоил лишь в последние 5–7 лет. Первопроходцами стали корпоративные общие центры обслуживания (ОЦО) — бизнес-структуры с десятками юридических лиц, тысячами сотрудников, собственными производствами и сложносочиненной логистикой.
Дальнейшая трансформация внутренних решений в продукты для внешнего рынка сформировала актуальный экспертный пул из топ-10 провайдеров. Они предлагают решения как для крупнейших российских компаний, так и для обладателей более скромных бюджетов.
Среди преимуществ таких центров — опыт, идеально выстроенные процессы, сильный консалтинг, высочайший уровень автоматизации и, как следствие, минимальная себестоимость рутинных задач.
Современная концепция выстраивания процесса закупок именно у аутсорсеров определена достаточно четко. Она отвечает на приведенные выше вопросы.
Выглядит концепция так:
Закупщик в учетной системе обрабатывает заявки.
На специализированной электронной площадке проводит закупочные процедуры.
Регистрирует контрагентов в учетной системе.
Заносит в нее договоры.
Формирует заказы поставщикам.
Производит оплаты.
Контролирует исполнение заказов.
Опционально направляет фактуру юристам и контролирует процесс в случае возникновения претензий.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноПолучается, чтобы достичь эталонных показателей в системе организации и ведения закупок, внутренним специалистам нужно полностью включиться в текучку, не создающую стоимости для бизнеса. Об аналитике, прогнозах и участии в реализации бизнес-стратегии речь вообще не идет.
Дополнительная нагрузка на бюджет, ИТ- и HR-функции также будет формироваться. Решение названных задач требует привлечения категорийных менеджеров, высокого уровня автоматизации процессов и обслуживания учетных систем.
При этом затраты на реализацию нужных изменений неоптимальны для компании. Решить все эти вопросы одномоментно и с наименьшей финансовой нагрузкой при участии только внутренних подструктур, ответственных за закупки, практически невозможно. Одним из решений в таком случае может оказаться аутсорсинг.
Он выступает в качестве альтернативы привлечения дорогостоящих консультантов с последующей длительной трансформацией процессов за счет собственных ресурсов.
Более того, обладатели внушительных бюджетов на операционку зачастую предпочитают отдать рутинные бизнес-процессы на аутсорсинг. Это позволяет сконцентрироваться на основной деятельности и стратегии развития.
💼 Пример
Один из наших клиентов — крупная добывающая компания, столкнулся с проблемой,
возникшей из-за того, что УК расположена в Москве, а активы — в различных
удаленных городах и странах. Сотрудники, включая закупщиков, работают вахтой и
буквально забывают о тонкостях процессов в течение межвахтового отдыха.
Передав на реинжиниринг и аутсорсинг весь цикл закупок, компания выиграла
финансово и наладила бесперебойный
процесс.
Из сказанного выше можно сделать логичный вывод о целесообразности передачи закупочной функции на аутсорсинг. Основными преимуществами становятся:
существенная экономия для корпоративного бюджета;
сокращение численности персонала, обслуживающего рутинные операции;
доступ к экспертизе высококлассных специалистов с успешными рыночными кейсами.
Однако такая модель закупок требует соблюдать и ряд условий. Рассмотрим их подробнее.
Подписывая договор с сервисной компанией, нужно четко понимать, как лучше оптимизировать расходы в закупках. Особенно если экономия — определяющий фактор для передачи этой функции на аутсорсинг.
Если партнер обещает экономию от средней цены в тендере или от цены предыдущей закупки, то важно помнить, что такая экономия не всегда будет стабильной.
Например, необходимо закупать металлоемкие товары, когда рынок металла падает. В этом случае разыграть тендер, ориентируясь лишь на цену предыдущей закупки, будет неправильно. Следует ориентироваться на макропоказатели.
То же касается и закупок, при которых стоимость снижается в ущерб качеству или за счет увеличения расходов на обслуживание. Не оценив стоимость полного владения, нельзя делать заключение, что компания реально сэкономила.
Отдельный случай, когда по договору предусмотрена комиссия — процент от экономии после заключения договора с более выгодным поставщиком. Эти закупки по совершенно различным основаниям могут и не состояться. Текущая ситуация с масштабными антироссийскими санкциями показала, как легко и быстро все договоренности могут быть прекращены.
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-канал
Одним из важных преимуществ работы с сервисной компанией будет то, что постоянную часть затрат на персонал можно сделать переменной. Это выгодно в случае присущих бизнесу сезонных пиковых нагрузок в закупках.
Но здесь принципиально важно:
на каких условиях составлен договор с сервисной компанией,
с какой периодичностью партнер готов пересматривать объемы услуг,
каким образом эти услуги будут рассчитываться.
Потенциальная экономия будет зависеть от каждого конкретного случая: иногда выгодна фиксированная цена, иногда — стоимость транзакции. Стоит обратить на это пристальное внимание и провести при участии провайдера тщательный анализ ситуации.
К слову, если сервисная компания готова предложить несколько различных схем ценообразования, это будет ее безусловным преимуществом.
С точки зрения затрат на HR сэкономить получится на найме, адаптации, поддержке и обучении персонала, поскольку все это становится заботой сервисной компании.
🔔 Важно
Преимущества будут оставаться преимуществами, если у провайдера эти процессы
должным образом развиты и поставлены на поток, а также достигнута существенная
экономия без потери качества за счет автоматизации и роботизации процессов.
При заключении договора нужно уточнить:
как осуществляются наем и обучение персонала,
какие требования к компетенциям сотрудников выдвигаются сервисной компанией.
Это важно, поскольку должно быть учтено при формировании SLA (от англ. service level agreement — «соглашение об уровне сервиса») и OLA (от англ. operation level agreement — «соглашение об уровне эксплуатации»).
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanyncxHV2
Подключите зарплатный проект в Сбербанке и пользуйтесь привилегиями для вас и ваших сотрудников
Оставить заявку онлайн
В закупках много различных задач, которые обычно ложатся на плечи одного или нескольких человек. Если разделить их по уровню сложности и требуемым для их выполнения компетенциям, можно сократить количество дорогостоящих внутренних сотрудников, переложив основную рутинную нагрузку на аутсорсера.
В сервисной компании в подавляющем большинстве случаев удается достигнуть значительной экономии на привлечении персонала для реализации тех или иных процессов. Это происходит за счет разделения задач по компетенциям.
Отдельным фактором является локация компании и провайдера. Зачастую аутсорсинг решает задачу перевода бизнес-процессов в регионы с более низкой оплатой труда или с достаточным количеством необходимых специалистов на рынке.
Еще одна важная задача при реализации закупочной функции — работа по преодолению коррупционных и финансовых рисков. И те, и другие эффективно устраняются путем разделения ответственности между участниками цепочек. Эффект усиливается, когда эти участники находятся в различных независимых подразделениях или юрлицах.
Аутсорсинговые компании страхуют связанные с операционной деятельностью риски и готовы финансово отвечать как за свои ошибки, так и за «человеческий фактор».
Время от времени нужно анализировать рынок на предмет новых решений: кто из провайдеров может принести максимум инновационных решений в течение ближайшего года-двух? Именно получение наилучших выгод, как финансовых, так и технологических, является целью бизнеса при передаче части функций на аутсорсинг.
Нужно следить, чтобы провайдер, обеспечивающий закупки, проводил конкурс среди достаточно большого количества поставщиков, и обязательно учитывать OTIF (от англ. On Time in Full — «вовремя и в полном объеме») всех шагов процесса.
Нельзя отказываться от проработки конкурентной среды. Нужно настаивать на своевременном выполнении всех этапов закупок. Сервисные компании имеют возможность привлекать дополнительный ресурс для сглаживания пиков нагрузки.
В договоре обязательно прописать показатели качества SLA и поддерживающие этот показатель OLA. Первые определяют объем услуг, запрашиваемых клиентом у поставщика, и метрики, по которым оцениваются услуги и штрафы в случае невыполнения согласованного уровня обслуживания. Вторые — выступают обязательствами для внутренних клиентов в отношении соблюдения SLA. Иными словами, первые без вторых работать не будут.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноСправедливо отметить, что аутсорсинг закупок целесообразен для любых компаний. Факторами, определяющими бюджет и срок реализации проекта, станут приоритетные задачи, которые необходимо решить:
Провести быстрый апгрейд процессов или сэкономить на этом нем?
Повысить дисциплину закупочного процесса или его прозрачность?
Исключить коррупциогенные факторы или избавиться от непрофильных задач?
Огромное значение будет иметь и ответственный подход к выбору поставщика таких услуг, главными преимуществами которого должны стать наличие собственной экспертизы и успешных кейсов (я бы не очень доверял в таких вопросах «сапожнику без сапог»), возможность гибкого подхода к набору внедряемых сервисов и, соответственно, к ценообразованию. Ну и, конечно, фиксация в договоре гарантий качества и ответственности за результат.
Автор: Александр Гресько
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн