В 2025 году продолжает действовать запрет на проведение плановых и внеплановых проверок бизнеса, но в некоторых случаях ФНС вправе контролировать применение ККТ. Разбираем, как проходят проверки кассовой техники в 2025 году, какие штрафы предусмотрены в случае нарушений и как подготовиться к визиту инспекторов
Содержание
Как налоговая выбирает компании и ИП для
проверки ККТ
Когда проводятся проверки
Что проверяют инспекторы ФНС
Порядок проведения проверок ККТ
Какие штрафы предусмотрены
Как подготовиться к проверке ККТ
Как избежать налоговых проблем
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Как налоговая выбирает компании и ИП для проверки ККТ
По онлайн-кассам плановые проверки не проводятся. Контроль за правильностью применения кассовой техники по закону ведется только в рамках внеплановых проверок.
Порядок и особенности проведения внеплановых проверок ККТ в 2025 году определяются такими нормативно-правовыми актами:
Проверка кассы проводится налоговыми органами по месту нахождения владельца ККТ, месту установки кассы или удаленно на основании данных, которые ФНС получает онлайн от кассового аппарата.
В 2025 году внеплановые проверки могут проводиться только по решению руководителя ФНС или его замов. Если контроль применения ККТ проводится на территории налогоплательщика с выездом инспекторов, то такая проверка должна быть согласована с местной прокуратурой.
Проверки онлайн-касс не проводятся в отношении мобилизованных ИП или единственных учредителей компаний. Освобождение действует до 28-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения с военной службы.
Поскольку в 2025 году компании и ИП обязаны применять только онлайн-ККТ, налоговая получает все сведения об операциях по кассе в реальном времени.
При выборе налогоплательщика для проведения проверки ФНС использует риск-ориентированный подход. Чем выше риск, что компания или ИП нарушает закон, тем вероятнее назначение проверки.
Критерии риск-ориентированного выбора налогоплательщика при проверках ККТ, включенной в реестр ФНС, следующие:
нет кассовых чеков в течение двух календарных месяцев;
более 30% чеков коррекции за месяц;
более 30% чеков с признаком расчета «Возврат прихода» за месяц, за исключением ломбардов;
выручка на 30% ниже, чем у налогоплательщиков по региону в той же отрасли;
продавец ранее привлекался к ответственности за нарушения при применении ККТ;
жалобы покупателей, что им не выдали чек;
в чеке указана не та сумма.
❗ Внимание
Любой покупатель может проверить полученный чек, а также заводской номер кассового аппарата в сервисе на сайте ФНС.
Проверки ККТ могут проводиться в любое время в часы работы налогоплательщика. При этом нет никаких ограничений по количеству проверок. Инспекторы вправе проверять ККТ хоть каждый день. Нет запрета и на проверки только что зарегистрированных компаний и ИП.
При контроле правильности оформления и выдачи кассовых чеков инспекторы, как правило, проверяют действия кассира и корректность заполнения чека на текущий момент, но могут запросить сведения и за более ранние периоды.
❗ Внимание
Срок хранения кассовых документов и кассовой книги
составляет 5 лет.
При кассовых проверках инспекторы контролируют:
применяет ли продавец кассу установленного образца и модели при расчетах за товары, услуги;
включена ли ККТ в реестр ФНС;
отправляются ли фискальные данные в полном объеме в инспекцию;
выдает ли кассир бумажные чеки или они направляются покупателю в электронном виде;
правильно и полностью ли отражены реквизиты в кассовых чеках, сумма, наименование товара;
заключен ли договор с оператором фискальных данных на передачу сведений об операциях по кассе в ФНС.
❗ Внимание
В 2025 году продавец может не выдавать бумажную версию чека, если покупатель сам от нее отказался и готов получить чек в электронном виде. При этом покупатель должен сообщить адрес своей электронной почты или номер телефона, на который нужно отправить чек.
Также с 1 марта 2025 года продавец может отправлять чеки покупателю в специальном сервисе «Мои чеки онлайн». В этом случае дублировать чек в бумажном виде и отправлять чек на электронную почту или по СМС не нужно.
В отличие от плановых проверок ФНС, о которых можно узнать на сайте налоговой или Генпрокуратуры заранее, о проверках ККТ налоговая инспекция предупреждать не обязана.
В 2025 году возможны следующие виды проверок:
❗ Внимание
В рамках выездной налоговой проверки, когда сверяется правильность начисления, учета налогов, взносов, оформления первичной документации, деклараций, одновременно провести проверку контрольно-кассовой техники инспекторы не имеют права.
Если инспектор обнаружит ошибки в ходе проверки, оформляются следующие документы:
Во всех документах владелец кассы должен расписаться, указать Ф. И. О. и дату. При несогласии с результатами контрольных мероприятий на каждом полученном документе необходимо указать «не согласен».
При этом нужно составить возражение, где описать:
ход проверки,
причины несогласия,
приложить копии подтверждающих документов.
Возражение затем следует направить в ФНС.
В 2025 году действует обязательное досудебное обжалование решений и результатов проверки ККТ. Это значит, что подать возражение сразу в суд, как это было до 2023-го, не получится.
Возражение подается через портал Госуслуг. Для этого потребуется электронная подпись. Обращение должно быть рассмотрено в течение 20 рабочих дней без участия заявителя.
Все санкции от ФНС при нарушениях собрали в таблице:
❗ Внимание
При назначении штрафов не имеет значения, является ли
продавец владельцем кассового аппарата или взял его в аренду.
Срок давности за нарушения, связанные с применением ККТ, — один год с даты нарушения. Если срок не истек, а нарушение совершено снова, то отсчет начинается заново.
Напомним, что заранее узнать о предстоящей проверке не получится. Поэтому необходимо, чтобы требования по применению ККТ выполнялись постоянно. А именно:
ККТ правильно настроена;
ККТ внесена в реестр ФНС;
корректно передаются данные в налоговую;
отражается вся необходимая информация на чеке — реквизиты продавца, наименование, количество товара, сумма покупки;
чеки выдаются покупателям или направляются им электронно;
вовремя открывают и закрывают кассовые смены;
обеспечена сохранность кассовых документов в течение всего срока их хранения, в том числе при снятии кассы с учета.
Если онлайн-касса сломалась, необходимо приостановить прием денег от покупателей. Продолжать работу без ККТ или при неисправной кассе нельзя.
Когда поломка существенная, быстро починить не удастся и нет возможности взять другой аппарат в аренду на подмену, необходимо через личный кабинет налогоплательщика направить в ФНС информационное письмо в произвольной форме и сообщить о поломке кассы.
Предприниматель может взять на заметку следующие рекомендации по работе с ККТ:
После установки ККТ необходимо проверить, включена ли касса и фискальный накопитель в реестр ФНС. Это можно сделать онлайн в сервисе налоговой по заводскому номеру кассы.
Составить правила по работе с кассовым аппаратом для кассира и ознакомить его под подпись, провести обучение. Большинство компаний по продаже и установке кассовых аппаратов проводят инструктаж для сотрудников на месте установки кассы. Также можно получить консультацию у специалиста технической поддержки фирмы, которая обслуживает кассовый аппарат.
Регулярно самостоятельно проверять работу кассиров.
Паспорт ККТ, инструкцию по работе с кассой, контакты технической службы поддержки необходимо хранить рядом с кассовым аппаратом.
При самостоятельном обнаружении нарушений необходимо направить в ФНС информационное письмо, к которому приложить объяснительную от кассира. Если нужно, то провести чек коррекции.
В случае проверки ФНС и выявления нарушений убедиться, что сотрудник налоговой не допустил ошибку. В случае несогласия направить возражение в вышестоящую инспекцию через Госуслуги.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант
