Порядок ведения кассовых операций: инструкция, порядок, обеспечение

Когда речь заходит о кассовых операциях и кассовой дисциплине, то важно не путать эти понятия с кассовым аппаратом. Кассовые операции — это совокупность действий организации или ИП при работе с наличными денежными средствами. Контрольно-кассовая техника (ККТ), или кассовый аппарат — это устройство, которое обязаны применять бизнесмены при расчете с населением.

Правила для кассовой дисциплины установлены Указанием Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание). Этот документ регламентирует:

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой сотрудник, которого назначил своим приказом руководитель организации или ИП. Кассир должен быть знаком с порядком ведения кассовых операций, а также со своими обязанностями под подпись (п. 4 Указания).

Если в организации работает несколько кассиров, то на одного из них нужно возложить функции старшего кассира. Если кассира в организации нет, то обязанности по ведению кассовых операций на себя может взять руководитель компании или сам индивидуальный предприниматель. Проще говоря, сотрудник, на кого возложили функции кассира, должен документально оформлять любое движение средств через кассу.

В этом случае кассир действует по порядку . Сначала он должен оформить приходный кассовый ордер, ПКО. При этом сверить наличность поштучным методом или с использованием электронного аппарата для пересчета денег. Если сумма, вносимая лицом, совпадает с суммой, пересчитанной кассиром, последний подписывает приходный кассовой ордер, ставит печать или штамп на квитанции к ПКО и возвращает ее лицу, вносившему деньги. По правилам ведения кассовых операций ПКО должен храниться в организации 5 лет.

При выдаче наличных денег из кассы кассир оформляет расходный кассовый ордер, РКО. Причем лицо, осуществляющее выдачу денежных средств (чаще всего это старший кассир), должно убедиться в заполненности всех атрибутов документа, наличии подписи бухгалтера — или руководителя в случае отсутствия бухгалтера, — наличии у покупателя подтверждающих документов. РКО, как и ПКО, хранится 5 лет.

Согласно порядку ведения операций, все операции по приходу и расходу наличности вносят в кассовую книгу. В конце дня выводится остаток — сальдо. Если в течение дня операции с банкнотами не проводились или осуществлялся только безналичный расчет, данные в книгу не вносятся.

Если в организации несколько кассиров, то старший отвечает за ведение книги учета выданных и принятых денежных средств. В конце смены каждый кассир подводит итог по приходу и расходу наличности на своей кассе, а после, согласно порядку, подает данные старшему кассиру.

Кассир для осуществления деятельности по ведению кассовой документации должен иметь печать или штамп с указанием своей должности, идентификационным номером налогоплательщика и словом «Получено».

Лимит кассы — это максимально допустимая сумма денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Данный лимит каждая организация устанавливает внутренним распоряжением самостоятельно. Порядок расчета лимита кассы установлен в приложении к Указанию.

Суммы сверх лимита нужно сдавать в банк. Исключения составляют дни выплаты заработной платы — в том случае, если она начисляется из кассы по расчетно-платежным ведомостям, — а также в выходные и праздничные дни, если организация в эти дни осуществляла кассовые операции.

Предел расхода наличных денежных средств регулируется Центробанком России и между хозяйствующими субъектами составляет 100 000 рублей. Данное ограничение не действует на физических лиц, не являющимися предпринимателями, в том числе на плательщиков налога на профдоход, или самозанятых.

Согласно порядку кассовых операций, лимит действует на одну сделку в рамках одного договора. Допустимо рассчитываться наличными в пределах 100 000 рублей по нескольким разным договорам. Заключение договоров на одну услугу от одной организации на сумму ниже лимита может быть расценено как нарушение кассовой дисциплины.

Практика показывает, что переводить крупные суммы организациям и ИП удобнее и безопаснее с расчетного счета безналичным способом.

Согласно порядку ведения кассовых операций, наличными деньгами зарплату выдают по рас­чет­но-пла­теж­ным или платежным ве­до­мо­стям. На сумму, выплаченную по факту, оформляют расходный кассовый ордер (РКО).

Важно сформировать РКО не позднее последнего дня выдачи заработной ­пла­ты. Если все сотрудники получили деньги раньше, то и ордер можно подготовить раньше. В РКО на сумму зарплаты не указывают фамилию и имя по­лу­ча­те­ля, а также рек­ви­зи­ты до­ку­мен­та, служащего для удо­сто­ве­рения лич­ности.

За какой период компания будет выдавать наличные сотрудникам в качестве зарплаты, устанавливает руководитель. Этот срок ука­зывают в ве­до­мо­сти. Согласно п. 6.5 Указания, он не может быть больше пяти ра­бо­чих дней. В период входит и день, когда банк выдает деньги.

Если к последнему дню, когда выдается зарплата, ее получили не все сотрудники, кассир должен отразить это в ведомости. Напротив фамилий тех, кто не получил деньги, он ставит отметку «депонировано», а в конце документа проставляет суммы заработной платы, выплаченной и депонированной. Эти суммы фиксирует бухгалтер.

Порядок ведения кассовых операций позволяет выдать зарплату сотруднику, который увольняется с работы, без расчетно-платежной или платежной ведомости. Кассир вправе выдать деньги только по РКО.

Клиенты Сбербанка могут подключить зарплатный проект и переводить деньги сотрудникам на банковские карты в режиме онлайн в удобное для себя время.

Для командировок, приобретения расходных материалов сотруднику, как правило, выдают наличные под отчет. В этом слу­чае кассир должен оформить РКО на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации либо ИП. Данный документ, по порядку ведения кассовых операций, должен содержать: ин­фор­ма­цию о сумме на­лич­ных, срок, на ко­то­рый вы­да­ют­ся день­ги, под­пись ру­ко­во­ди­те­ля или ИП и дату.

В одном до­ку­мен­те могут быть ука­за­ны фамилии, имена и отчества сразу несколь­ких лиц, каж­до­му из ко­то­рых долж­ны быть вы­да­ны опре­де­лен­ные суммы (п. 6.3 Ука­за­ния). За­яв­ле­ние под­от­чет­ни­ка может быть со­став­ле­но схо­жим об­ра­зом — с ука­за­ни­ем суммы и пред­по­ла­га­е­мо­го срока.

Напомним, что ранее сдавать авансовый отчет нужно было в течение трех рабочих дней после ис­те­че­ния срока, на ко­то­рый были вы­да­ны день­ги. Те­перь ру­ко­во­ди­тели компаний и ИП впра­ве сами уста­но­вить срок для сдачи аван­со­во­го от­че­та (п. 6.3 Ука­за­ния).

Ис­клю­че­ние — аван­со­вые от­че­ты по ито­гам ко­ман­ди­ро­вок. Их, как и пре­жде, надо сдавать в те­че­ние трех ра­бо­чих дней после воз­вра­ще­ния сотрудников из ко­ман­дировки. Это следует из п. 26 Положения к постановлению правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Малый бизнес и ИП вправе:

Контроль за правильностью ведения кассовых операций осуществляет ФНС России. Если чиновники выявят нарушения, то компанию или ИП оштрафуют по статье 15.1 КоАП РФ:

Для ИП и малого бизнеса действует послабление. В частности, им могут заменить штраф предупреждением, если: