Кассовая дисциплина для ИП: правила и порядок ведения

Порядок ведения кассовых операций в упрощенном порядке утвержден Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Он распространяется на всех ИП независимо от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН, ПСН).

В 2021 году в законодательные акты, регулирующие порядок ведения кассовых операций, были внесены значительные поправки, которые отменили ряд отсрочек и поблажек при работе с онлайн-кассами.

Кассовый аппарат (ККТ) — это устройство, необходимое для расчетов с клиентами. Сегодня практически все ИП, которые принимают оплату от клиентов, обязаны иметь кассовый аппарат (онлайн-кассу).

Нет исключений и для предпринимателей, которые реализуют товары онлайн через свой сайт, социальные сети, на маркетплейсах. Они также должны вести расчеты с покупателями с применением кассовой техники.

В этом случае ИП может установить виртуальную онлайн-кассу, однако для нее будут действовать все те же требования.

Касса (операционная касса) — это совокупность всех операций с наличностью предпринимателя (прием, хранение, выдача). Например, в кассу поступает выручка от продаж, которая в том числе может быть получена и через ККТ. Из кассы выдают деньги под отчет. Кассой может быть сейф или даже отдельное помещение.

Касса индивидуального предпринимателя представляет собой все наличные средства, которые имеются в определенное время в бизнесе. При этом конкретное место хранения таких средств не имеет значения, будь то специально оборудованный сейф или хранилище, ящик стола индивидуального предпринимателя или главного бухгалтера, любой другой удобный для бизнесмена вариант.

Законодательными нормами и правилами ведения финансовых, бухгалтерских операций предусматриваются следующие пункты, относящиеся к кассовой дисциплине:

Лимит кассы — это максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Все деньги сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение — дни выплаты зарплаты, нерабочие и праздничные дни, если в это время проводились кассовые операции.

Если не установить лимит кассы, то это будет означать, что он равен нулю. Все деньги в кассе в этом случае окажутся сверхлимитными, и за их хранение могут оштрафовать. Но ИП это не грозит. Почему, рассказали ниже.

Индивидуальные предприниматели не обязаны:

Если ИП решит все же оформлять кассовые операции документами, то при выдаче наличных денег из кассы нужно оформлять расходный кассовый ордер (РКО), а при приеме денег в кассу — приходный кассовый ордер (ПКО). Кроме того, надо вести кассовую книгу.

Как правило, сейчас кассовая книга ведется в электронном виде автоматически, на основании данных об открытии, закрытии смены и операций по онлайн-кассе в течение дня.

Инспекторы ФНС могут запросить кассовую книгу на бумаге. В таком случае предприниматели должны ее распечатать и заверить.

Подробнее об этом мы писали в статье «Кассовая дисциплина для ООО». Порядок оформления приходно-расходных документов для юрлиц и предпринимателей идентичен.

При ведении кассовых операций и работе с наличными ИП должны:

Если предприниматель решит разбить сумму договора, которая превышает лимит, на несколько отдельных контрактов, при проверке это могут расценить как нарушение кассовой дисциплины и назначить штрафы.

Предельных сумм для расчетов наличными между физлицами без статуса ИП, включая самозанятых, нет.

Кроме лимита наличных расчетов, кассовой дисциплиной установлены ограничения по операциям с использованием наличной выручки. То есть ИП может тратить деньги из кассы, полученные от покупателей и заказчиков, только на определенные цели.

Среди них:

Нельзя рассчитываться полученными от покупателей наличными:

Для расходов на эти цели предприниматели должны снимать деньги со своего расчетного счета.

Кроме того, согласно правилам наличных расчетов, утвержденным Указанием Центрального Банка РФ от 09.12.2019 № 5348-У, нельзя возвращать покупателям средства за товары и услуги наличными, если они платили картой.

Если предприниматель все-таки решит утвердить лимит остатка наличных денег в кассе, то его необходимо рассчитать его в соответствии с Приложению №2 к Указаниям ЦБ РФ №3210-У.

Формула для расчета лимита будет следующей:

Расчетный период может быть от 1 до 92 дней, а промежуток между сдачей наличности в банк — не больше семи дней.

В 2022 году прекратили действовать большинство отсрочек и послаблений при расчетах через кассу. Изменения в основном коснулись продавцов маркируемых товаров и тех предпринимателей, которые регистрируют или снимают с учета кассовые аппараты.

С 1 февраля 2022 года прекратили действовать исключения по кассовой дисциплине при реализации маркированных товаров. Теперь, согласно новым правилам, ИП, торгующие маркированной продукцией, должны вести расчеты с применением только той кассовой техники, которая поддерживает обмен фискальными данными с системой «Честный знак».

Для этого предпринимателям необходимо обновить действующую модель кассового аппарата или приобрести новую.

В приложении к письму ФНС от 09.07.2021 № АБ-4-20/9702@ содержатся списки моделей кассовых аппаратов, которые могут поддерживать работу с системой «Честный знак».

В связи с тем, что оборот и реализация маркированной продукции контролируются национальной системой цифровой маркировки, в кассовом чеке появился новый обязательный реквизит — специальный код маркировки, по которому покупатель сможет через онлайн-сервис «Честный знак» отследить подлинность товара.

С 1 марта 2022 года ИП должны представлять в налоговую документы при регистрации, перерегистрации, снятии с учета ККТ только в электронном виде, через кабинет кассовой техники, с применением электронной цифровой подписи.

Кроме того, обновились сами формы регистрационных документов. Актуальные бланки доступны в кабинете кассовой техники предпринимателя.

С 1 марта 2022 года, в соответствии с новыми правилами доступа к кассовой информации, операторы фискальных данных в течение суток обязаны предоставить любые сведения о расчетах через онлайн-кассу ИП при проверке соответствия их кассовой дисциплине по требованию ФНС.

На основании этих данных налоговые инспекторы могут проводить камеральные проверки, сверять сведения по обороту через кассу и в налоговых декларациях.

В случае серьезных расхождений предпринимателю может быть выставлено предостережение. В течение 20 рабочих дней ИП должен подать возражение на предостережение либо пояснение через электронный кабинет кассовой техники.

С 11 мая 2022 года прекратил действовать временный запрет на штрафы за невыдачу бумажного чека из-за дефицита кассовой ленты.

Согласно разъяснениям ФНС от 25.07.22 года № АБ-4-20/9533@, ИП может не выдавать бумажный кассовый чек покупателю, если тот согласен получить чек в электронном виде и сам отказался от бумажного экземпляра. Это не будет нарушением правил кассовой дисциплины и основанием для штрафа.

В этом случае продавец отправляет покупателю цифровой чек на электронную почту, в мессенджер или в виде СМС. Если электронный документ не будет выслан покупателю, размер штрафа для ИП может составить 2000 рублей, как и за невыдачу бумажного чека.

Согласно поправкам к федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, с 1 марта 2022 года плановые проверки кассовых операций проводится не будут.

Это не значит, что контроль со стороны налоговиков полностью прекратится. Нарушение кассовой дисциплины могут выявить в ходе внеплановых проверок, их не отменяли.

Внеплановая проверка может быть назначена в следующих случаях:

При наличии торговой точки или офиса проверка часто осуществляется в виде контрольной закупки.

Кроме того, нарушение кассовой дисциплины может быть выявлено в ходе онлайн-покупки через сайт продавца или маркетплейсы. Ограничений по количеству внеплановых контрольных закупок в течение года не предусмотрено.

Помимо контрольных закупок, инспекторы могут осуществлять профилактические визиты не чаще одного раза в три года. Как правило, они проводятся сразу после регистрации самого ИП или онлайн-кассы.

Вместо выездного визита инспектор может назначить встречу дистанционно по видеосвязи.

Функция проверки соблюдения кассовой дисциплины возложена на сотрудников ФНС. В ходе выездной проверки они вправе проконтролировать: как ведется учет наличных, как оформляются ПКО и РКО, выдаются ли кассовые чеки клиентам, ведется ли кассовая книга.

За нарушение ИП могут оштрафовать как должностное лицо на сумму от 4000 до 5000 рублей по статье 15.1 КоАП РФ.

Если ИП не применяет кассовый аппарат, то штрафы будут в размере от 25 до 50 % суммы, полученной без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей.

Для ИП действует льгота: налоговики могут заменить штраф предупреждением. Однако такое возможно только при выполнении следующих условий:

1. Нарушение было совершено впервые, то есть ранее предпринимателя не привлекали к ответственности за подобные ошибки.

2. Нарушение не причинило никому материального или морального вреда.

3. Последствия нарушения не привлеки к возникновению негативных техногенных или природных ситуаций.

4. Из-за нарушения не возникло угрозы жизни, здоровью населения, которое проживает в определенном регионе.

Текст обновлен 24 октября 2022 года.