С 2024 года введен новый бланк и правила оформления отчета по подоходному налогу и выплатам персоналу. Бланк максимально унифицирован, поэтому правительство решило не менять его на 2025 год в связи с масштабными изменениями по НДФЛ. Как заполнить 6-НДФЛ, когда и кому сдавать при разных формах начислений физлицам, подробно рассказываем в статье с пошаговой инструкцией заполнения всех разделов и образцом отчета
Содержание
Зачем нужна форма 6-НДФЛ, кто ее сдает
Особенности заполнения новой формы 6-НДФЛ для разных категорий
налогоплательщиков
— выплата зарплаты по трудовому договору
— выплата аванса и премии
— выплаты по договору ГПХ
— выплата отпускных
— если выплат не было: нулевой отчет
— если отделений несколько
Когда и как представлять форму 6-НДФЛ
Пример заполнения
— раздел 1
— раздел 2
— титульный лист
— приложение № 1
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
6-НДФЛ — это отчет работодателя по начисленной сотрудникам зарплате и уплаченном подоходном налоге за персонал. Наниматель не перечисляет НДФЛ из своего кармана. Он исполняет обязанности налогового агента, то есть перед выплатой зарплаты компания или ИП должны удержать налог из дохода работника и отправить в бюджет. Эти операции им необходимо отразить в форме 6-НДФЛ.
Кто может быть налоговым агентом:
Отчет сдают все налоговые агенты — организации и ИП, которые выплачивают вознаграждения по трудовым и гражданским договорам, за исключением выплат самозанятым, другим ИП и перечисления дохода за продажу имущества.
💼 Пример
ИП покупает у своего работника автомобиль и перечисляет ему 2 654 000 рублей. В
этом случае предприниматель не становится налоговым агентом и не обязан
подавать 6-НДФЛ именно по этой операции. Но по налогу с зарплаты того же самого
сотрудника предприниматель обязан отчитаться.
Они связаны с нововведениями по срокам уплаты подоходного налога.
Перечислим основные изменения, которые внесли коррективы в форму:
1. К строкам 021, 022, 023 и 024 об исчисленном и удержанном налоге добавили дополнительные строки в связи с новыми сроками уплаты. Напомним, налоговые агенты обязаны уплачивать НДФЛ:
до 5-го числа по выплатам, произведенным с 23-го до последнего числа предыдущего месяца;
до 28-го числа по выплатам с 1-го по 22-е число текущего месяца;
для декабря действует еще один срок — последний рабочий день для уплаты НДФЛ с 23 по 31 декабря.
2. Новая форма предусматривает новые строки для отражения информации по возврату налога.
3. Во втором разделе упраздняется разделение доходов на дивиденды, доходы по трудовым договорам, ГПХ, доходы высококвалифицированных специалистов (ВКС). Теперь доходы нужно разбивать только:
на доходы ВКС — строка 121;
все остальные доходы — строка 120.
4. Вводится новая строка 131 «Налоговая база». В ней указывается обобщенная по всем физлицам налоговая база нарастающим итогом с начала налогового периода (года) отдельно по каждой ставке НДФЛ.
5. Дополнительно указываются суммы удержанного и возвращенного налога не только с начала года, как раньше, но и за последний квартал в строках 161–164 и 191–194.
6. В справке о доходах исключили строку «Сумма налога перечисленная».
Остальные изменения носят технический характер.
Требования по заполнению 6-НДФЛ указаны в Приказе ФНС. Количество обязательных разделов будет зависеть от периода, за который нужно заполнить 6-НДФЛ.
Рассмотрим на примерах, как заполнить 6-НДФЛ в 2025 году в разных ситуациях.
При начислении налога по одной ставке, необходимо заполнить только один Раздел 1.
Напомним ставки налога.
💼 Рассмотрим пример того, как может развиваться ситуация в течение года. С начала 2025-го финансовому директору был начислен доход:
| Месяц | Зарплата (руб.) | Премия (руб.) | Итого с начала года (руб.) |
| Январь | 356 800 | 125 300 | 482 100 |
| Февраль | 378 000 | 136 000 | 996 100 |
| Март | 452 300 | 189 500 | 1 637 900 |
| Апрель | 450 600 | 143 900 | 2 232 400 |
| Май | 527 400 | 159 600 | 2 919 400 |
| Июнь | 549 300 | 146 900 | 3 615 600 |
| Июль | 539 150 | 136 700 | 4 291 450 |
| Август | 527 650 | 153 250 | 4 972 350 |
| Сентябрь | 539 650 | 127 950 | 5 639 950 |
В этом случае работодатель обязан представить в составе формы 6-НДФЛ один Раздел 1 для ставки 13% за первый квартал. Начиная с отчета за полугодие работодатель будет представлять уже два Раздела 1 по ставке 13% и 15%, поскольку доход финансового директора во втором квартале превысит лимит. За девять месяцев предстоит сдать три Раздела 1 по ставкам 13%, 15% и 18%.
Аванс и премия, так же как и зарплата, в 2025 году отражаются в Разделе 2 на дату фактической выплаты.
Представим, как эта ситуация будет развиваться, например, в июне — июле. В эти месяцы наладчику производственного цеха было перечислено:
| Дата | Вид перечисления | Сумма (руб.) | НДФЛ (руб.) |
| 7 июня | зарплата за май | 25 960 | 3375 |
| 21 июня | аванс за май | 31 695 | 4120 |
| 27 июня | премия за первый квартал | 3962 | 515 |
| 7 июля | аванс за июль | 26 870 | 3493 |
По отчету 6-НДФЛ за полугодие в Разделе 1 за будет отражаться НДФЛ, удержанный по 30 июня, то есть 8010 рублей = 3375 + 4120 + 515.
Налог в июле — 3493 рубля — необходимо будет указать уже в отчете за девять месяцев.
В Раздел 2 нужно включить доход работника от 7, 21 и 27 июня. Он составит 61 617 рублей = 25960 + 31695 + 3962.
Аванс за июль 26 870 рублей, выданный 7 июля, будет включен в 6-НДФЛ за девять месяцев.
Действуют особые условия для отражения НДФЛ по выплатам в конце года. Если они осуществлялись с 23 по 31 декабря, то НДФЛ по таким доходам включаются в отчет за год, а не за первый квартал следующего.
Вознаграждения по гражданским договорам отражаются в 6-НДФЛ в том периоде 2025 года, когда выплачивались. Напомним, что не включается в расчет оплата самозанятым и другим ИП, они перечисляют налоги за себя самостоятельно.
💼 Рассмотрим пример. Рекламное агентство в феврале 2025 года заключило договор подряда с web-дизайнером на оптимизацию своего сайта. По договору предусмотрены 3 выплаты:
предоплата до 16 февраля — 11 800 рублей;
частичная оплата работы до 27 марта — 36 890 рублей;
итоговый расчет после приемки работ заказчиком, до 17 апреля — 15 670 рублей.
В итоге первые платежи в сумме 48 690 рублей (11 800 + 36 890) будут отражаться в форме за первый квартал, а последний — 15 670 рублей — пойдет в отчет за полугодие.
Отпускные в отчете 6-НДФЛ отражаются на дату их перечисления, так же как и зарплата. Напомним, что отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска.
Например, начальник кадровой службы в 2025 году пойдет в отпуск 29 сентября. Значит, 26 сентября — крайний срок, когда он должен получить отпускные. Этот доход нужно будет отразить в 6-НДФЛ за девять месяцев 2025 года, а подоходный налог — в отчете за год, поскольку он удержан после 23 сентября.
Если у юрлица или ИП не было никаких выплат сотрудникам с начала года, то нулевой отчет представлять не нужно. В случае, когда выплаты производились хотя бы в одном месяце, то 6-НДФЛ нужно будет сдавать до конца года.
Например, ИП открыл фотосалон в феврале 2025 года. В апреле он нанял администратора и до августа перечислял ему зарплату. С сентября администратор уволился, и до конца года у ИП сотрудников не было. Предприниматель должен сдать начальный отчет по НДФЛ за первое полугодие 2025 года. Далее за девять месяцев и последний за год.
❗️ Внимание
В расчет
6-НДФЛ данные об ИП-работодателе не включаются.
В отличие от персонифицированных сведений, 6-НДФЛ не нужно подавать, когда в компании числится только директор, если доход ему не перечислялся.
Когда работодатель ведет деятельность в нескольких территориальных образованиях, например у ИП открыты патенты в разных регионах или у компании есть подразделения, то 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО независимо от того, в одной или разных инспекциях они обслуживаются.
6-НДФЛ нужно сдавать в стандартные единые сроки, установленные для большинства форм регулярной отчетности. Однако некоторые из них могут быть перенесены из-за выходных.
Помимо общегосударственных праздников, субъекты Федерации могут устанавливать на своей территории дополнительные. Но перенос сроков представления 6-НДФЛ в связи с региональными праздничными датами не предусмотрен. То же касается уплаты НДФЛ.
Способ представления зависит от численности персонала.
Например, в клининговой компании на 31 марта работает 8 человек по трудовому договору. Фирма 18 мая заключила договоры подряда с таргетологом для рекламы своих услуг и бухгалтером на аутсорсе. В июне компания перечислила подрядчикам оплату за выполненную работу. Значит, за первый квартал работодатель может сдать 6-НДФЛ на бумаге, а за полугодие — только электронно.
❗️ Внимание
В 2025 году представителям компаний и ИП можно выпустить только электронную подпись физлица, которую разрешено использовать при наличии машиночитаемой доверенности.
Цифровые подписи руководителя и предпринимателя запрещено передавать третьим лицам, иначе они будут аннулированы, а отчетность, заверенная такими подписями, признана несданной.
С 2022 года ЭЦП руководителя и ИП можно оформить только в ФНС или у ее доверенных лиц при личном присутствии. Список доверенных лиц:
ПАО «Сбербанк»;
АО «Аналитический центр»;
Банк ВТБ (ПАО);
АО «ЕЭТП»;
АО «ТБанк»;
ПАО «ПромСвязьБанк».
Подписи обычного физлица выпускаются, в том числе коммерческими удостоверяющими центрами, такими как Эльба, Сбис, Астрал.
6-НДФЛ представляется в налоговую.
Исключение составляет отчет ИП на патенте с работниками. Если деятельность по ПСН предприниматель ведет не по месту жительства и для этой же деятельности нанимает персонал, то отчитываться должен по месту регистрации в качестве плательщика патента.
💼 Пример
ИП проживает в Краснодаре, а деятельность на ПСН ведет в Кореновске. Поэтому
сдавать 6-НДФЛ за своих сотрудников он должен в ФНС г. Кореновска. При
совмещении УСН и ПСН предпринимателю нужно будет сдать два отчета: один по
месту жительства за работников, занятых в деятельности по УСН, и второй по
месту деятельности на патенте по сотрудникам, занятым на режиме ПСН.
Узнать, какая ФНС обслуживает тот или иной адрес, позволяет онлайн-сервис на сайте налоговой. Электронную версию можно представить через портал налоговой инспекции.
За несдачу отчета предусмотрены следующие размеры штрафов:
Кроме того, инспекция может заблокировать расчетные счета компании и ИП до получения ею декларации 6-НДФЛ.
Правила оформления 6-НДФЛ:
Во всех пустых ячейках необходимо проставить прочерки.
Если отсутствуют суммовые показатели, ставится «0».
Титульный лист необходимо заполнять в последнюю очередь, поскольку в нем нужно указать количество страниц отчета. Количество разделов будет зависеть от КБК НДФЛ и ставок. Об этом подробнее расскажем ниже.
Данные Раздела 1 отражаются нарастающим итогом с детализацией по периодам.
Расчет суммовых показателей Раздела 2 производится нарастающим итогом с начала года. То есть, например, для отчета в октябре сумму доходов нужно указать с 1 января по 30 сентября, а не с 1 июля по 30 сентября.
Приложение к отчету (бывшая форма 2-НДФЛ) оформляется только по итогам года.
Форма 6-НДФЛ заполняется суммарно по всем сотрудникам, Приложение — по каждому работнику отдельно.
💼 Разберем оформление каждого раздела на примере.
В компании по установке пластиковых окон «Каскад» в штате числится 3 сотрудника: замерщик, установщик, директор. Представим, что в 2025 году планируются следующие начисления персоналу:
| Показатель | Сумма (руб.) |
| Выплаты сотрудникам с 1 января по 31 декабря | 2 567 890 |
| За последний квартал | 698 720 |
| С 1 по 31 октября | 200 180 |
| С 1 по 30 ноября | 267 990 |
| С 1 по 31 декабря | 230 550 |
Начисление НДФЛ по срокам последнего квартала:
Строка 010
Указываем КБК, соответствующий удержанному виду НДФЛ. На 2025 год предусмотрены следующие коды.
❗️ Внимание
НДФЛ уплачивается в составе единого налогового платежа. В платежных документах указывается код ЕНП 182 01 06 12 01 01 0000 510. Однако в форме 6-НДФЛ нужно отразить конкретный КБК подоходного налога.
Строка 020
Суммарный налог с начала года в нашем примере — 328 912 рублей. Данные соответствуют строке 160 Раздела 2.
В строках 021–026 нужно указать налог с разбивкой по срокам уплаты.
Остальные строки Раздела 1 заполняются, только если был возврат НДФЛ из бюджета.
Строка 100 — ставка налога.
Строка 105 — КБК соответствующего НДФЛ. Если, например, агент уплачивает за сотрудника налог по ставке 20%, то по строке 100 нужно указать 20, а по строке 105 — КБК конкретного вида налога, а не ЕНП.
По строке 110 следует указать количество работников, которые получали выплаты в 2025 году.
Например, представим ситуацию, которая развивалась в течение года. В кадровом агентстве на конец первого квартала числилось 5 сотрудников. В мае компания наняла еще четырех человек. В сентябре двое уволились. До конца года кадровых изменений в организации больше не было. Значит, в отчете 6-НДФЛ за девять месяцев и за год по строке 110 понадобится указать 9 человек.
В строке 120 отражают сумму выплат с начала года. В нашем случае — 2 567 890 рублей.
По строке 130 6-НДФЛ отражаются вычеты:
В нашем случае замерщик проходил обучение по программе дополнительного профессионального образования для получения новой специальности. На профпереподготовку он потратил 37 800 рублей.
Строка 131 «Налоговая база» — это разница строк 120 и 130 (начисления минус вычеты).
По строке 140 указывается сумма исчисленного налога.
Заполняется стандартно, по аналогии с другими формами.
Код периода указан в Правилах заполнения отчета.
Код налогового органа можно узнать онлайн на портале ФНС.
Код места нахождения нужно взять из Правил заполнения.
В поле «Налоговый агент» юрлица указывают сокращенное название. В нашем случае ООО «Каскад». ИП прописывают ФИО без сокращений.
ОКТМО можно узнать по адресу на сайте ФНС.
Заполнять нужно по каждому сотруднику, даже если кто-то уволился до конца года. Ниже представлен образец заполнения Приложения №1 для одного сотрудника за 2025 год.
Данные для заполнения:
| Показатель | Данные сотрудника |
| ФИО | Николаев Иван Константинович |
| Гражданство | Россия |
| Доходы за год у одного налогового агента с января по сентябрь | 685 780 рублей |
| Вычеты на обучение | 37 800 рублей |
| НДФЛ | 89 151 рубль |
❗️ Внимание
Для
заполнения Приложения к форме 6-НДФЛ необходимы персональные данные сотрудника.
В 2025 году работодатель обязан подать уведомление в Роскомнадзор о том, что он
производит обработку персональных сведений. Уведомление подается разово.
Титульная часть
Данные о доходах и вычетах за 2025 год. В этом разделе коды вычетов указываются в соответствии со справочником.
Приложение
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант