Новая форма 6-НДФЛ: как заполнять

6-НДФЛ — это отчет работодателя по начисленной сотрудникам зарплате и уплаченном подоходном налоге за персонал. Наниматель не перечисляет НДФЛ из своего кармана. Он исполняет обязанности налогового агента, то есть перед выплатой зарплаты компания или ИП должны удержать налог из дохода работника и отправить в бюджет. Эти операции им необходимо отразить в форме 6-НДФЛ.

Кто может быть налоговым агентом:

Отчет сдают все налоговые агенты — организации и ИП, которые выплачивают вознаграждения по трудовым и гражданским договорам, за исключением выплат самозанятым, другим ИП и перечисления дохода за продажу имущества.

Они связаны с нововведениями по расчету подоходного налога. Перечислим основные изменения, которые внесли коррективы в форму:

1. Дата получения дохода. Теперь она одинакова для большинства перечислений. Неважно, выплачивается ли зарплата за отработанный месяц или аванс, НДФЛ нужно удержать со всех выплат, не дожидаясь конца месяца.

Например, руководитель отдела продаж ежемесячно получает:

Значит, работодатель обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет с доходов руководителя отдела три раза в месяц.

2. Расчетный период.

3. Единые сроки уплаты.

Что изменилось в форме по сравнению с предыдущим вариантом.

Остальные разделы не поменялись.

Требования по заполнению 6-НДФЛ указаны в Приказе ФНС. Количество обязательных разделов будет зависеть от периода, за который нужно заполнить 6-НДФЛ.

Рассмотрим на примерах, как заполнить 6-НДФЛ в 2023 году в разных ситуациях.

При начислении налога по одной ставке, необходимо заполнить только один Раздел 1.

Напомним ставки налога.

Например, с начала года финансовому директору был начислен доход:

В этом случае работодатель обязан представить в составе формы 6-НДФЛ один Раздел 1 для ставки 13% за первый квартал и полугодие. Начиная с отчета за девять месяцев работодатель будет представлять уже два Раздела 1 по ставке 13% и 15%, поскольку доход финансового директора в третьем квартале превысил лимит.

Аванс и премия, так же как и зарплата, отражаются в Разделе 2 с 2023 года на дату фактической выплаты.

Например, наладчику производственного цеха в июне — июле было перечислено:

По отчету 6-НДФЛ за полугодие в Разделе 1 за будет отражаться НДФЛ, удержанный по 22 июня, то есть 7475 рублей = 3375 + 4120.

Налог с 23 по 31 июня и в июле — 4008 рублей = 515 + 3493 — необходимо будет указать уже в отчете за девять месяцев.

В Раздел 2 нужно включить доход работника от 7, 21 и 27 июня. Он составит 61 617 рублей = 25960 + 31695 + 3962.

Аванс за июль 26 870 рублей, выданный 7 июля, будет включен в 6-НДФЛ за девять месяцев.

Вознаграждения по гражданским договорам отражаются в 6-НДФЛ в том периоде 2023 года, когда выплачивались. Напомним, что не включается в расчет оплата самозанятым и другим ИП, они перечисляют налоги за себя самостоятельно.

💼 Рассмотрим пример. Рекламное агентство в феврале 2023 года заключило договор подряда с web-дизайнером на оптимизацию своего сайта. По договору предусмотрены 3 выплаты:

В итоге первые платежи в сумме 48 690 рублей (11 800 + 36 890) будут отражаться в форме за первый квартал, а последний — 15 670 рублей — пойдет в отчет за полугодие.

Отпускные в отчете 6-НДФЛ отражаются на дату их перечисления, так же как и зарплата. Напомним, что отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска.

Например, начальник кадровой службы в 2023 году идет в отпуск 29 сентября. Значит, 26 сентября — крайний срок, когда он должен получить отпускные. Этот доход нужно будет отразить в 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года, а подоходный налог — в отчете за год, поскольку он удержан после 23 сентября.

Если у юрлица или ИП не было никаких выплат сотрудникам с начала года, то нулевой отчет представлять не нужно. В случае, когда выплаты производились хотя бы в одном месяце, то 6-НДФЛ нужно будет сдавать до конца года.

Например, ИП открыл фотосалон в феврале 2023 года. В апреле он нанял администратора и до августа перечислял ему зарплату. С сентября администратор уволился, и до конца года у ИП сотрудников не было. Предприниматель должен сдать начальный отчет по НДФЛ за первое полугодие 2023 года. Далее за девять месяцев и последний за год.

В отличие от персонифицированных сведений, 6-НДФЛ не нужно подавать, когда в компании числится только директор, если доход ему не перечислялся.

Когда работодатель ведет деятельность в нескольких территориальных образованиях, например у ИП открыты патенты в разных регионах или у компании есть подразделения, то 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО независимо от того, в одной или разных инспекциях они обслуживаются.

6-НДФЛ нужно сдавать в стандартные единые сроки, установленные для большинства форм регулярной отчетности. Однако некоторые из них могут быть перенесены из-за выходных.

Помимо общегосударственных праздников, субъекты Федерации могут устанавливать на своей территории дополнительные. Но перенос сроков представления 6-НДФЛ в связи с региональными праздничными датами не предусмотрен. То же касается уплаты НДФЛ.

Способ представления зависит от численности персонала.

Например, в клининговой компании на 31 марта работает 8 человек по трудовому договору. Фирма 18 мая заключила договоры подряда с таргетологом для рекламы своих услуг и бухгалтером на аутсорсе. В июне компания перечислила подрядчикам оплату за выполненную работу. Значит, за первый квартал работодатель может сдать 6-НДФЛ на бумаге, а за полугодие — только электронно.

Цифровые подписи руководителя и предпринимателя запрещено передавать третьим лицам, иначе они будут аннулированы, а отчетность, заверенная такими подписями, признана несданной.

С 2022 года ЭЦП руководителя и ИП можно оформить только в ФНС или у ее доверенных лиц при личном присутствии. Список доверенных лиц:

Подписи обычного физлица выпускаются, в том числе коммерческими удостоверяющими центрами, такими как Эльба, Сбис, Астрал.

6-НДФЛ представляется в налоговую.

Исключение составляет отчет ИП на патенте с работниками. Если деятельность по ПСН предприниматель ведет не по месту жительства и для этой же деятельности нанимает персонал, то отчитываться должен по месту регистрации в качестве плательщика патента.

Узнать, какая ФНС обслуживает тот или иной адрес, позволяет онлайн-сервис на сайте налоговой. Электронную версию можно представить через портал налоговой инспекции.

За несдачу отчета предусмотрены следующие размеры штрафов:

Кроме того, инспекция может заблокировать расчетные счета компании и ИП до получения ею декларации 6-НДФЛ.

Правила оформления 6-НДФЛ:

💼 Разберем оформление каждого раздела на примере.

В компании по установке пластиковых окон «Каскад» в штате числится 3 сотрудника: замерщик, установщик, директор. За 2023 год были следующие начисления персоналу:

Начисление НДФЛ по срокам последнего квартала:

Строка 010

Указываем КБК, соответствующий удержанному виду НДФЛ. На 2023 год предусмотрены следующие коды.

Строка 020

Суммарный налог по итогам последнего квартала. В нашем примере это 115 946 рублей.

В строках 021–023 нужно указать налог с разбивкой по срокам уплаты в остальные периоды.

Строка 100 — ставка налога.

Строка 105 — КБК соответствующего НДФЛ. Если, например, агент уплачивает за сотрудника налог по ставке 30% как за нерезидента, то по строке 100 нужно указать 30, а по строке 105 — КБК конкретного вида налога, а не ЕНП.

По строке 110 следует указать сумму выплат с начала года. В нашем случае это 2 567 890 рублей.

В строках 111–114 надо разбить общую сумму начислений по разным видам:

По строке 120 необходимо указать количество работников, которые получали выплаты в 2023 году.

Например, в кадровом агентстве на конец первого квартала числится 5 сотрудников. В мае компания наняла еще четырех человек. В сентябре двое уволились. До конца года кадровых изменений в организации больше не было. Значит, в отчете 6-НДФЛ за девять месяцев и за год по строке 120 нужно указать 9 человек.

По строке 130 6-НДФЛ отражаются вычеты:

В нашем случае замерщик проходил обучение по программе дополнительного профессионального образования для получения новой специальности. На профпереподготовку он потратил 37 800 рублей.

Заполняется стандартно, по аналогии с другими формами.

Код периода указан в Правилах заполнения отчета.

Код налогового органа можно узнать онлайн на портале ФНС.

Код места нахождения нужно взять из Правил заполнения.

В поле «Налоговый агент» юрлица указывают сокращенное название. В нашем случае ООО «Каскад». ИП прописывают ФИО без сокращений.

ОКТМО можно узнать по адресу на сайте ФНС.

Заполнять нужно по каждому сотруднику, даже если кто-то уволился до конца года. Ниже представлен образец заполнения Приложения №1 для одного сотрудника за 2023 год.

Данные для заполнения:

Титульная часть

Данные о доходах и вычетах за 2023 год. В этом разделе коды вычетов указываются в соответствии со справочником.

Приложение

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант