Открыть бизнес
Онлайн-касса: что это, кому нужна, как работает
Статья

Онлайн-касса: что это, кому нужна, как работает

Поделитесь этим материалом с друзьями


Аудиоверсия этой статьи

Неважно, как покупатель или заказчик рассчитывается: наличными, картой, через QR-код или электронный кошелек на сайте продавца — все поступления средств должны проходить через онлайн-кассу. Но есть несколько исключений. В статье подробно разберем все нюансы работы с ККТ и без

Содержание
Что такое онлайн-касса
Зачем нужна онлайн-касса
Как работает онлайн-касса
Какие бывают онлайн-кассы
Как выбрать?
Кто должен использовать онлайн-кассу?
Кто освобождается от онлайн-кассы
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Как пользоваться онлайн-кассой
Штрафы за неприменение ККТ


Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

Что такое онлайн-касса

В отличие от касс старого образца, онлайн-касса не только выдает чеки покупателям и хранит данные о выручке, но и передает их в налоговую через интернет в реальном времени. При стабильном интернет-соединении обмен информацией с ФНС занимает несколько секунд.

В 2023 году, как и в 2022-м, онлайн-касса — единственный разрешенный тип кассовой техники для применения.

Зачем нужна онлайн-касса

С ее помощью продавец:

  • Принимает оплату за товары, услуги.

  • Через личный кабинет отслеживает работу торговых точек своей сети: количество продаж, сумму выручки, средний чек и прочее.

  • Может применять автоматизированную УСН.

  • Освобождается от кассовой отчетности и большинства проверок ККТ — все отчеты формируются автоматически и передаются в ФНС.

  • Регистрирует и снимает с учета кассу онлайн, без поездок в ФНС.

  • Имеет фискальный накопитель с увеличенным сроком службы. Для плательщиков на УСН, ЕСХН, патенте или тех, кто оказывает услуги, без продажи подакцизных товаров, фискальный накопитель можно менять раз в три года.

❗️ Важно
Фискальный накопитель в онлайн-кассе — это блок памяти, который записывает и хранит сведения о выручке. В более ранних моделях касс информация записывалась на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), срок ее службы был 13 месяцев.

С помощью онлайн-кассы покупатель:

  • рассчитывается за свою покупку;

  • получает бумажный или электронный чек;

  • может проверить подлинность чека в приложении или на портале ФНС, после того, как касса отправит сведения о покупке в базу налоговой. 

С помощью онлайн-кассы налоговая:

  • удаленно контролирует деятельность компаний и ИП;

  • рассчитывает налог к уплате для автоматизированной УСН.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

Как работает онлайн-касса

При использовании онлайн-ККТ взаимодействуют четыре участника.

ОФД — оператор фискальных данных получает информацию от кассы, проверяет, обрабатывает и отправляет ее в инспекцию. Кроме взаимодействия с налоговой, ОФД передает электронные чеки покупателям. Выбрать организацию-оператора передачи данных можно только из перечня, утвержденного ФНС.

Работать без ОФД могут только продавцы в местностях, удаленных от интернет-коммуникаций. Каждый регион утверждает список таких населенных пунктов, его можно найти на сайтах местных администраций.

Алгоритм работы онлайн-кассы:

  1. После того как покупатель рассчитался, информация об оплате вноситься в кассу: автоматически при онлайн-покупках, кассиром или курьером.

  2. С помощью фискального накопителя данные заверяются, сохраняются в кассе и направляются в ОФД.

  3. Оператор передает сведения в налоговую. Как только касса получает от него подтверждение, печатает бумажный чек или отправляет его электронный экземпляр покупателю. 

Если с интернетом нет проблем, то обмен данными между продавцом, ОФД, налоговой и покупателем происходят онлайн. При отсутствии сети, фискальный накопитель сохраняет сведения о продажах в автономном режиме до тех пор, пока интернет не восстановится, а затем пересылает их.

Какие бывают онлайн-кассы

В целом все типы онлайн-ККТ можно разделить на три категории.

1. Автономные онлайн-кассы

Кнопочные онлайн-терминалы. Классические онлайн-ККТ с клавиатурой и небольшим дисплеем в одну-две строки, где выводится минимум данных: дата, название операции, сумма чека или другое.

Источник изображения: сайт www.atol.ru

Плюсы:

  • Простой дизайн и сравнительно невысокая цена. В среднем 8–10 тысяч рублей.

  • Из-за небольшого количества функций работает стабильнее и может дольше держать заряд аккумулятора.

Недостатки:

  • В кнопочный терминал нельзя напрямую вшить товаро-учетную систему. То есть, чтобы указать в чеке наименование товара, сначала кассу нужно подключить к компьютеру. Затем через него внести всю номенклатуру и каждому товару присвоить код. Этот код набирается на терминале при продаже, чтобы выбрать товар или услугу.

Если добавляются новые позиции в ассортименте, меняются названия или цены, обновлять каталог придется тоже через компьютер.

  • Не все модели имеют встроенный модуль Wi-Fi и GSM для подключения к интернету и встроенный аккумулятор, поэтому работают только стационарно. 

  • Некоторые кнопочные терминалы не поддерживают обмен данными с ЕГАИС, поэтому не подходят для торговли спиртными напитками.

Кому подходит:

  • курьерским службам доставки еды, продуктов,

  • микро-бизнесу, 

  • такси,

  • некрупным торговым точкам с небольшим ассортиментом и потоком клиентов, 

  • мастерским, например по ремонту обуви, ювелирным, 

  • рыночной торговле.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

Автономные смарт-кассы. Работают на базе смартфона или планшета с сенсорным дисплеем. Через смарт-кассы можно напрямую подключаться к: товароучетным программам, облачным сервисам, приложениями, формировать отчеты, работать в личном кабинете, проводить аналитику по выручке и продажам.

Могут быть стационарные и мобильные. Обычно в мобильных терминалах аккумуляторы рассчитаны на работу до 12–14 часов без подзарядки.

Источник изображения: сайт компании Эвотор (https://evotor.ru/)

Плюсы:

  • Не требуется подключение к компьютеру, можно напрямую через кассу обновлять ассортимент, названия, цены товаров. Новые позиции легко вносить с помощью сканера штрих-кодов. 

  • Работают на операционной системе Android, поэтому касса совместима с большинством программ. Зачастую это позволяет использовать ее, как обычный смартфон или компьютер, например, принимать онлайн-заказы, обмениваться отчетами с сотрудниками, вести бухгалтерский учет и другое.

  • Установленные программы обновляются автоматически.

  • Удобный интуитивный интерфейс для самостоятельной настройки и подключения.

Недостатки:

  • Выше стоимость по сравнению с кнопочными аппаратами, обычно цена от 18 тыс. рублей.

  • Требуют более аккуратной эксплуатации из-за сенсорного дисплея.

Кому подходит — смарт-кассы наиболее универсальные аппараты и подходят практически любому бизнесу:

  • службам доставки, 

  • кафе, 

  • магазинам с небольшим или средним потоком клиентов, 

  • сфере услуг, 

  • пунктам выдачи онлайн-заказов.

2. Фискальный регистратор.

Этот аппарат не работает самостоятельно, потому что в нем установлены только два блока: фискальный накопитель и принтер чеков. Регистратор необходимо подключать к компьютеру или смартфону.

Источник изображения: сайт www.atol.ru

В основном фискальные регистраторы продаются в составе модульных комплектов, куда дополнительно входят: вычислительный блок, кассовая клавиатура, монитор, денежный ящик, сканер штрих-кодов.

Плюсы:

  • Высокая скорость печати чеков.

  • Некоторые модели автоматически отрезают чековую ленту, что сокращает время обслуживания клиента.

Недостатки:

  • Чтобы фискальный регистратор работал, как полноценная онлайн-касса нужен планшет, компьютер или смартфон.

  • Как правило, фискальный регистратор не имеет встроенного аккумулятора и не используется для мобильного бизнеса.

Кому подходит: — крупным торговым сетям с высокой проходимостью, где важна скорость печати чеков:

  • супермаркеты,

  •  точки фаст-фуда, 

  • производственные столовые.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

3. Автоматические кассы

Они используются в интернет-магазинах. Несмотря на то, что все продажи через интернет проводятся на сайте продавца, онлайн-касса не может быть виртуальной, она обязательно должна иметь физический носитель.

Обычно сам кассовый аппарат интернет-магазина находится у сторонней организации-оператора, который предоставляет услуги по хранению кассы, обслуживанию и передаче данных в налоговую. Для автоматических аппаратов не нужен кассир.

Если у компании несколько сайтов, то их можно подключить к одной кассе. Также к ней можно подключить смартфоны курьеров и принимать оплату от клиентов через приложение при доставке.

Схожий принцип работы автоматических онлайн-касс в вендинговых аппаратах.

Как выбрать?

Основные критерии при выборе онлайн кассы:

  1. Специфика торговли. Если касса нужна для курьерской доставки, чтобы покупателя могли рассчитаться при получении, то подойдут небольшие, легкие модели с возможностью работы через wi-fi и встроенным аккумулятором. 
    Для стационарной торговли можно использовать как автономные, так и модульные, с подключением к компьютеру. Здесь большую роль играет покупательский поток, чем он больше, тем выше должна быть скорость печати чеков, чтобы не создавать очередь.

  2. Технические характеристики аппарата. Если есть продажа маркированных товаров, то касса должна иметь встроенный сканер штрих-кодов или возможность его подключения. При продаже алкоголя — возможность подключения к ЕГАИС.

  3. Ассортимент. Если номенклатура товаров большая, то, удобней использовать стационарные аппараты с подключением к компьютеру или смарт-кассы.

  4. Покупка или аренда. Для стартапов, сезонных бизнесов, например: ландшафтный дизайн, летние кафе, прокат велосипедов, самокатов или интернет-магазинов может быть выгоднее оформить аренду.
    При этом продавец пользуется аппаратом временно, но фискальный накопитель остается в его собственности насовсем.

  5. Подключение эквайринга. Чтобы принимать оплату банковскими картами, смартфоном или смарт-часами в онлайн-кассе должен быть встроенный эквайринг. Например, в Сбербанке можно оформить аренду кассы с эквайрингом за ноль рублей на тарифе «Без затрат».

  6. Сервис. Как правило, продавцы касс оказывают услуги по подключению, обслуживанию, технической поддержке, и договор с ОФД. Поэтому заранее нужно выяснить наличие и стоимость этих услуг.

Кто должен использовать онлайн-кассу?

Большинство компании и ИП при продаже товаров или услуг.

Переход на онлайн-кассы был постепенным в три этапа и до июля 2021 года, для некоторых продавцов действовали отсрочки.

В 2023 году таких отсрочек нет. Но есть несколько исключений.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

Кто освобождается от онлайн-кассы

  1. Самозанятые физлица и ИП на НПД формируют чеки в приложении «Мой налог» и отправляют их в электронном или печатном виде заказчику.

  2. Есть разница между труднодоступной местностью и отдаленной от сетей связи. Продавцы из труднодоступных местностей полностью освобождены от применения касс. 
    Компании и ИП из районов отдаленных от связи, обязаны использовать онлайн-кассы в офлайн режиме и выдавать чеки.

  3. Продавцы, указанные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, не обязаны выдавать покупателям документы заменяющие чек: квитанцию, талон, накладную.

  4.  К этой же категории можно отнести продавцов, которые сами не принимают деньги от покупателей, а делают это через агентов: курьерскую службу или Почту России. После получения оплаты агент переводит ее продавцу по безналу.

  5. ИП на ПСН без онлайн-касс обязаны выдавать покупателям документ, заменяющий чек, который содержит реквизиты указанные в п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymhajLc

Подключите торговый эквайринг в Сбере по ставке 0,3% при приёме оплат по биометрии

Подать заявку онлайн

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Часто продавцы ККТ предлагают онлайн-кассу «под ключ»: сам аппарат, цифровую подпись, договор с ОФД и регистрацию. Но можно самостоятельно зарегистрировать кассу удаленно через личный кабинет налогоплательщика или оператора фискальных данных.

Для этого нужна ЭЦП и договор с ОФД.

  1. В личном кабинете на сайте ФНС в разделе ККТ сформировать заявку на регистрацию кассы, заполнить все обязательные поля.

  2. Подписать заявку электронной цифровой подписью и отправить в ФНС. 

  3. Дождаться уведомления с номером регистрации кассы в налоговой. Статус можно отслеживать в личном кабинете. Обычно ответ приходит в течение нескольких часов. 
    ❗️ Внимание
    Если ввести неверные реквизиты, придется покупать новый фискальный накопитель (ФН) и проходить всю процедуру заново.

  4. Активировать фискальный накопитель и привязать к нему регистрационный номер. Для этого нужно сформировать отчет о регистрации на ККТ.

  5. Для завершения регистрации отправить данные из фискального отчета в налоговую через личный кабинет.

  6. После отправки отчета нужно дождаться получения карточки о регистрации ККТ, это может занять до пяти дней. Только после ее получения можно пробивать чеки.

Как пользоваться онлайн-кассой

В начале работы продавец открывает смену на онлайн-кассе. Если предыдущая смена была закрыта, то следующая открывается автоматически, при печати первого чека. Отчет о начале смены отправляется в ФНС.

❗️ Важно
Смена не может длиться более 24 часов. По истечении суток онлайн-касса перестает передавать данные в налоговую. В кассах интернет-магазинов смены закрываются и открываются автоматически.

В каких случаях необходимо сформировать чек

В конце смены кассир формирует отчет о ее закрытии, который автоматически отправляется в налоговую и распечатывает отчет о состоянии счетчиков ККТ.

Если в течение дня отключили электричество или мобильная касса разрядилась, принимать деньги от покупателей нельзя.

Когда возникают проблемы с интернетом и невозможно передать данные в налоговую, касса начинает работать в автономном режиме. После того как связь появится все информация автоматически будет отправлена в ФНС.

Штрафы за неприменение ККТ

До конца 2023 года правительство ввело запрет на плановые проверки касс. Однако внеплановые проверки, в том числе контрольные закупки, могут проводиться независимо от того, осуществляется ли торговля офлайн или через интернет.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант

Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!

Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!

Подписаться на телеграм-канал

Поделиться

Оценить

5 баллов

Комментарии

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы оставлять комментарии