Онлайн-касса: что это, кому нужна, как работает

• Принимает оплату за товары, услуги.

• Через личный кабинет отслеживает работу торговых точек своей сети: количество продаж, сумму выручки, средний чек и прочее.

• Может применять автоматизированную УСН.

• Освобождается от кассовой отчетности и большинства проверок ККТ — все отчеты формируются автоматически и передаются в ФНС.

• Регистрирует и снимает с учета кассу онлайн, без поездок в ФНС.

• Имеет фискальный накопитель с увеличенным сроком службы. Для плательщиков на УСН, ЕСХН, патенте или тех, кто оказывает услуги, без продажи подакцизных товаров, фискальный накопитель можно менять раз в три года.

❗️ Важно
Фискальный накопитель в онлайн-кассе — это блок памяти, который записывает и хранит сведения о выручке. В более ранних моделях касс информация записывалась на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), срок ее службы был 13 месяцев.

• рассчитывается за свою покупку;

• получает бумажный или электронный чек;

• может проверить подлинность чека в приложении или на портале ФНС, после того, как касса отправит сведения о покупке в базу налоговой. 

• удаленно контролирует деятельность компаний и ИП;

• рассчитывает налог к уплате для автоматизированной УСН.

1. После того как покупатель рассчитался, информация об оплате вноситься в кассу: автоматически при онлайн-покупках, кассиром или курьером.

2. С помощью фискального накопителя данные заверяются, сохраняются в кассе и направляются в ОФД.

3. Оператор передает сведения в налоговую. Как только касса получает от него подтверждение, печатает бумажный чек или отправляет его электронный экземпляр покупателю. 

• Простой дизайн и сравнительно невысокая цена. В среднем 8–10 тысяч рублей.

• Из-за небольшого количества функций работает стабильнее и может дольше держать заряд аккумулятора.

• В кнопочный терминал нельзя напрямую вшить товаро-учетную систему. То есть, чтобы указать в чеке наименование товара, сначала кассу нужно подключить к компьютеру. Затем через него внести всю номенклатуру и каждому товару присвоить код. Этот код набирается на терминале при продаже, чтобы выбрать товар или услугу.

• Не все модели имеют встроенный модуль Wi-Fi и GSM для подключения к интернету и встроенный аккумулятор, поэтому работают только стационарно. 

• Некоторые кнопочные терминалы не поддерживают обмен данными с ЕГАИС, поэтому не подходят для торговли спиртными напитками.

• курьерским службам доставки еды, продуктов,

• микро-бизнесу, 

• такси,

• некрупным торговым точкам с небольшим ассортиментом и потоком клиентов, 

• мастерским, например по ремонту обуви, ювелирным, 

• рыночной торговле.

• Не требуется подключение к компьютеру, можно напрямую через кассу обновлять ассортимент, названия, цены товаров. Новые позиции легко вносить с помощью сканера штрих-кодов. 

• Работают на операционной системе Android, поэтому касса совместима с большинством программ. Зачастую это позволяет использовать ее, как обычный смартфон или компьютер, например, принимать онлайн-заказы, обмениваться отчетами с сотрудниками, вести бухгалтерский учет и другое.

• Установленные программы обновляются автоматически.

• Удобный интуитивный интерфейс для самостоятельной настройки и подключения.

• Выше стоимость по сравнению с кнопочными аппаратами, обычно цена от 18 тыс. рублей.

• Требуют более аккуратной эксплуатации из-за сенсорного дисплея.

• службам доставки, 

• кафе, 

• магазинам с небольшим или средним потоком клиентов, 

• сфере услуг, 

• пунктам выдачи онлайн-заказов.

• Высокая скорость печати чеков.

• Некоторые модели автоматически отрезают чековую ленту, что сокращает время обслуживания клиента.

• Чтобы фискальный регистратор работал, как полноценная онлайн-касса нужен планшет, компьютер или смартфон.

• Как правило, фискальный регистратор не имеет встроенного аккумулятора и не используется для мобильного бизнеса.

• супермаркеты,

•  точки фаст-фуда, 

• производственные столовые.

1. Специфика торговли. Если касса нужна для курьерской доставки, чтобы покупателя могли рассчитаться при получении, то подойдут небольшие, легкие модели с возможностью работы через wi-fi и встроенным аккумулятором. 
   Для стационарной торговли можно использовать как автономные, так и модульные, с подключением к компьютеру. Здесь большую роль играет покупательский поток, чем он больше, тем выше должна быть скорость печати чеков, чтобы не создавать очередь.
   

2. Технические характеристики аппарата. Если есть продажа маркированных товаров, то касса должна иметь встроенный сканер штрих-кодов или возможность его подключения. При продаже алкоголя — возможность подключения к ЕГАИС.
   

3. Ассортимент. Если номенклатура товаров большая, то, удобней использовать стационарные аппараты с подключением к компьютеру или смарт-кассы.
   

4. Покупка или аренда. Для стартапов, сезонных бизнесов, например: ландшафтный дизайн, летние кафе, прокат велосипедов, самокатов или интернет-магазинов может быть выгоднее оформить аренду.
   При этом продавец пользуется аппаратом временно, но фискальный накопитель остается в его собственности насовсем.
   

5. Подключение эквайринга. Чтобы принимать оплату банковскими картами, смартфоном или смарт-часами в онлайн-кассе должен быть встроенный эквайринг. Например, в Сбербанке можно оформить аренду кассы с эквайрингом за ноль рублей на тарифе «Без затрат».

6. Сервис. Как правило, продавцы касс оказывают услуги по подключению, обслуживанию, технической поддержке, и договор с ОФД. Поэтому заранее нужно выяснить наличие и стоимость этих услуг.
   
   

1. Самозанятые физлица и ИП на НПД формируют чеки в приложении «Мой налог» и отправляют их в электронном или печатном виде заказчику.

2. Есть разница между труднодоступной местностью и отдаленной от сетей связи. Продавцы из труднодоступных местностей полностью освобождены от применения касс. 
   Компании и ИП из районов отдаленных от связи, обязаны использовать онлайн-кассы в офлайн режиме и выдавать чеки.
   

3. Продавцы, указанные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, не обязаны выдавать покупателям документы заменяющие чек: квитанцию, талон, накладную.

4.  К этой же категории можно отнести продавцов, которые сами не принимают деньги от покупателей, а делают это через агентов: курьерскую службу или Почту России. После получения оплаты агент переводит ее продавцу по безналу.
   

5. ИП на ПСН без онлайн-касс обязаны выдавать покупателям документ, заменяющий чек, который содержит реквизиты указанные в п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.
   

1. В личном кабинете на сайте ФНС в разделе ККТ сформировать заявку на регистрацию кассы, заполнить все обязательные поля.

2. Подписать заявку электронной цифровой подписью и отправить в ФНС. 

3. Дождаться уведомления с номером регистрации кассы в налоговой. Статус можно отслеживать в личном кабинете. Обычно ответ приходит в течение нескольких часов. 
   ❗️ Внимание
   Если ввести неверные реквизиты, придется покупать новый фискальный накопитель (ФН) и проходить всю процедуру заново.
   

4. Активировать фискальный накопитель и привязать к нему регистрационный номер. Для этого нужно сформировать отчет о регистрации на ККТ.
   

5. Для завершения регистрации отправить данные из фискального отчета в налоговую через личный кабинет.
   

6. После отправки отчета нужно дождаться получения карточки о регистрации ККТ, это может занять до пяти дней. Только после ее получения можно пробивать чеки.
   

❗️ Важно
Смена не может длиться более 24 часов. По истечении суток онлайн-касса перестает передавать данные в налоговую. В кассах интернет-магазинов смены закрываются и открываются автоматически.