Бизнес-конференции: как выбрать и провести

О чем речь? Бизнес-конференции необходимы для получения новых знаний, заведения полезных знакомств, решения маркетинговых задач и организации нетворкинга. Первым лицам бизнеса важно как посещать такие мероприятия, так и организовывать их самостоятельно.

На что обратить внимание? Для выбора бизнес-конференции необходимо оценить состав участников, стоимость, наличие конкурентов. При организации ивента важно продумать его план, подобрать спикеров, найти площадь и оборудование, запустить продвижение собрания.

Понятие и виды бизнес-конференций

Мероприятия такого формата помогают решить целый ряд бизнес-вопросов. Они способствуют установлению деловых контактов и открывают новые возможности для развития компании. На бизнес-конференциях обсуждаются актуальные проблемы отрасли. Участники таких деловых мероприятий делятся на группы:

• Тренеры или спикеры.

• Слушатели или обучающиеся.

Сейчас деловые конференции пользуются большой популярностью и проводятся регулярно. Расскажем, с какой целью посещают такие мероприятия спикеры и слушатели.

Бизнес-спикеры — это лица, которые делятся ценной информацией на мероприятии. Они преследуют следующие цели:

• Поделиться важной и актуальной информацией.

• Привлечь новых лояльных клиентов.

• Рекламировать продукцию и бренд.

• Расширить деловые контакты и познакомиться с конкурентами.

• Развить ораторские навыки.

Слушатели преследуют следующие цели:

• Узнать новую актуальную бизнес-информацию и свежие идеи.

• Расширить профессиональные компетенции.

• Завести деловые связи и полезные знакомства.

• Встретиться с конкурентами.

• Получить заряд мотивации на успех.

Помимо новых знаний, обмена опытом и расширения деловых связей, тренеры на таких мероприятиях заряжают слушателей на изменения. Например, Digital Marketing Conference ― прекрасный пример международной бизнес-конференции с насыщенной программой, посвященной продвижению. На этом масштабном событии обмениваются опытом самые креативные представители отрасли.

Организаторы деловых конференций преследуют следующие цели:

• Формирование положительного образа компании и повышение ее престижа.

• Профессиональный рост специалистов фирмы.

• Расширение клиентской базы и привлечение партнеров.

Бизнес-конференции в России можно распределить на несколько категорий.

По задачам:

• Мероприятия-презентации.

• Конференции по маркетингу и рекламе.

• Отраслевые собрания.

• Дилерские мероприятия.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 22 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 22 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

По месту проведения:

• Международные.

• Смешанные (отечественные и интернациональные).

• Всероссийские.

• Межрегиональные.

• Локальные (в рамках офиса).

По типу организации:

• Одна локация.

• Несколько мест.

• Аудиомероприятия.

• Видеомероприятия.

Сегодня востребованы две последних формы. Популярен формат бизнес-конференций онлайн. Помимо удобства, это еще и существенная экономия на организации.

По стоимости участия:

• Есть вступительный билет.

• Бесплатное участие.

Зачем нужны бизнес-конференции

Изучение трендов в отрасли

Участники бизнес-конференций нацелены на обучение новому, получение актуальных аналитических сведений и систематизацию знаний. Многие тренеры рассказывают об успешных кейсах и делятся проверенными лайфхаками.

Общение с коллегами

Бизнес-мероприятия позволяют поддерживать деловые контакты со специалистами из других компаний. Помимо обучения новому, конференции способствуют эффективной коммуникации с коллегами и обмену опытом.

Читайте также

Коллаборация: суть, виды, выбор партнеров

Встреча с нужными людьми

На бизнес-конференциях часто подбирают специалистов на вакантные места в компании, расширяют клиентскую базу, находят новых партнеров и подрядчиков. На масштабные мероприятия всегда приглашаются профессионалы, крупные бизнесмены и инвесторы.

Большинство компаний размещают публикации о том, что примут участие в деловых конференциях, и отмечают посты хэштегом. Так можно найти нужных людей и договориться о деловой встрече в рамках бизнес-конференции.

Поиск передовых решений

Зачастую бизнесмены не успевают отслеживать передовые технологии и тенденции рынка. Допустим, у компании есть запрос на новую CRM-систему и трудности с выбором оптимального решения. Сотрудники ее могут посетить специализированное мероприятие, посвященное CRM. Высока вероятность, что именно на бизнес-конференции будет подобран подходящий вариант. От специалиста компании требуется изучить представленный ассортимент и проконсультироваться с профессионалами. Участники таких мероприятий получают скидки, демодоступ и прочие бонусы.

Поиск интересных идей для развития бизнеса

Выставочные стенды всегда оформлены в духе современных трендов, имеют сувенирную продукцию и промоматериалы. Изучив залы делового мероприятия, можно вдохновиться и вернуться к работе с большим числом свежих идей.

Продвижение бренда и продукции

Большинство компаний продвигают товары на бизнес-конференциях благодаря возможности привлечения новых клиентов. Участники мероприятий приезжают с промоматериалами и сувенирной продукцией, презентуют их в деловых коммуникациях. Рекомендуется оставлять информацию об участии в деловом собрании в соцсетях. Клиенты компании и бизнес-партнеры видят, что бренд нацелен на развитие и следит за передовыми ультрасовременными технологиями. Особенно это прослеживается при участии в научных бизнес-конференциях.

Критерии выбора бизнес-конференции

Если первые лица компании приняли решение о необходимости посещения различных деловых мероприятий, то важно выбирать те, которые принесут максимум пользы. Самый простой способ ― анализ того, какие бизнес-конференции посещают конкуренты, выбор подходящих по теме.

На этапе планирования участия в различных мероприятиях лучше отдать предпочтение тем, которые наиболее соответствуют целям и задачам бизнеса. Ознакомьтесь со списком бизнес-тренеров, почитайте отзывы и посмотрите презентацию к конференции. Необходимо внести статью расходов на участие в конференции в бюджет компании (в том числе на жилье, транспорт).

Учитывайте, что бизнес-конференции сильно отличаются от выставок. На них компания демонстрирует свои товары, а во время бизнес-конференции ее представитель выступает с докладом на широкую аудиторию. На выставке не все посетители могут дойти до вашего стенда.

Если стоимость участия в деловой конференции не укладывается в бюджет компании, то лучше принять участие в качестве гостя. Так представитель компании может проанализировать, насколько эффективна будет активность в подобных мероприятиях. Если затраты оправданы, то есть смысл запланировать участие в бизнес-конференции в следующем году.

Правила организации бизнес-конференции

Основные этапы организации делового собрания:

• Определение концепции мероприятия. Ставится цель и ключевые задачи. Выбирается формат бизнес-конференции и число приглашенных. Утверждаются даты мероприятия.

• Определение бюджета. Составляется детальная смета мероприятия, учитывающая все расходы. Важно брать в расчет форс-мажор и непредвиденные траты.

• Составление плана бизнес-конференции. В сценарий проведения мероприятия, помимо выступления спикеров, включаются варианты досуга для посетителей и ответственные лица (модераторы). Прописываются основные задачи. Составляется график подготовки к мероприятию.

• Продвижение бизнес-конференции и PR-кампании. Используются различные каналы (средства массовой информации, реклама у блогеров и наружная, социальные сети, сайт компании, рассылка пригласительных). Маркетологи делают акцент в продвижении на наиболее интересные моменты предстоящего делового мероприятия.


Вступай в закрытый клуб и получите доступ к 1000+ идей для развития бизнеса
Попробовать бесплатно

• Аренда площадки. Ответственное лицо должно посетить локацию. Если мероприятие планируется на базе площадки самой компании, то важно своевременно начать подготовку: оформление, брендирование, техническое оснащение, тематическое наполнение, меблировка и т. д. Для бизнес-конференции потребуются специальное оборудование (микрофоны, проекторы, плазменные панели, ноутбуки и т. д.). Продумайте площадку так, чтобы посетителям было максимально комфортно. Для этого необходимо оборудовать стойки регистрации, лаунж-зоны и т. д.

• Приглашение тренеров, ведущих мероприятия, переводчиков и других участников. Важно ознакомить их с планом бизнес-конференции и провести репетицию.

• Печать сувенирной продукции, полиграфических и презентационных материалов. Они нужны для того, чтобы сориентировать гостей в зонах площадки, а также для погружения в тематику мероприятия. Кроме того, это презенты на память. Ни одна бизнес-конференция не обходится без буклетов, бейджиков, сувениров.

• Решение организационных вопросов: питание, обеспечение безопасности, логистики. Организаторы заказывают услуги кейтеринга, трансфера, охраны. Участникам из другого города потребуется размещение в гостинице.

После подготовки и репетиции наступает этап встречи и размещения посетителей. На бизнес-конференциях ведется фото- и видеосъемка. Организатор контролирует ход мероприятия. После его завершения анализируется эффективность, составляется отчетность и пресс-релизы.

Знаковые бизнес-конференции 2024 в России

Baltic Digital Days

Стоимость участия: от 25 000 ₽.

Даты: 9—10 августа.

Место проведения: Калининград.

Бизнес-конференция в 2024 году по онлайн-продвижению. Гости из разных деловых сегментов делятся опытом в контент-маркетинге, привлечении клиентов, продажах посредством соцсетей.

InterCHARM

Стоимость участия: пока данных нет.

Даты: 9—12 октября.

Место проведения: Москва.

Бизнес-конференция для собственников бьюти-салонов, производств и косметических магазинов. На мероприятии в Москве обсуждают основные тенденции в сфере, предпочтения покупателей, эффективные каналы продвижения, упаковочные материалы и ингредиенты для продукции. На таких конференциях можно протестировать товары и установить деловые контакты с поставщиками в бьюти-индустрии.

Читайте также

Как научиться продавать: техники и этапы сделки

ПИР Экспо

Стоимость участия: от 500 ₽.

Даты: 21—24 октября.

Место проведения: Москва.

Это крупнейшая выставка в сфере гостеприимства. В ней принимают участие управляющие гостиниц, отелей, ресторанов и эксперты индустрии. На повестке дня вопросы управления персоналом, новинки и основные тренды. На выставке представлены стенды поставщиков оборудования, товаров, IT-решений, мебели и т. д.

Buybrand

Стоимость участия: от 1500 ₽.

Даты: 29—31 октября.

Место проведения: Москва.

Это крупная выставка продавцов франшиз и поставщиков. На мероприятии разбираются типичные кейсы, основные трудности, даются юридические рекомендации и т. п.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-конференциях

Какие мероприятия необходимо провести накануне?

Не забудьте обзвонить участников и напомнить им о мероприятии и месте его проведения. Так составляется список подтвержденных гостей. Если много отказов, то можно сделать скидку и реализовать оставшиеся билеты. Например, направить предложение участникам приобрести второй входной со скидкой. Как правило, для масштабных бизнес-конференций привлекаются сторонние кол-центры для обзвона гостей. Необходимо созвониться с бизнес-спикерами и обсудить детали презентации. Если были внесены правки, то нужно обновить ее. Лучше всего дублировать презентацию не только на флешке, но и в облачном хранилище данных.

Каким образом подводятся итоги мероприятия?

Обязательно разрабатывается анкета обратной связи для гостей бизнес-конференции, что дает возможность оценить собрание глазами его участников.

Проводится подсчет выручки и понесенных расходов (плановых и внеплановых). Рассчитывается маржа. Кроме того, определяется индекс NPS (лояльность клиентов). Шкала оценки:

• NPS > 90 % — отличный результат, мероприятие успешное;

• NPS < 90 % — есть замечания от участников, их нужно учесть в будущих конференциях;

• NPS < 50 % — требуется ребрендинг мероприятия.

Кукую формулу использовать для разработки материалов конференции?

Считается, что оптимальная формула контента: 25–50–25, где 25 % ― это новые сведения, 25 % – ответная реакция, 50 % ― случаи из практики. В основном бизнес-конференции проходят в течение нескольких дней и, помимо информационной и презентационной части, включают развлекательную программу для участников.

Итак, бизнес-конференции — это деловые мероприятия различной направленности, которые полезны для всех участников. Здесь можно научиться новому, обменяться опытом, найти новых клиентов, партнеров и сотрудников. Такие мероприятия дают толчок развитию профессиональных компетенций представителей компании и помогают бизнесу двигаться вперед.