- Суть и принципы тайм-менеджмента в организации
- Преимущества тайм-менеджмента в организации
- Методы корпоративного тайм-менеджмента
- Дополнительные инструменты тайм-менеджмента в организации
- Способы внедрения тайм-менеджмента
- Часто задаваемые вопросы о тайм-менеджменте в организации
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
О чем речь? Тайм-менеджмент в организации полезен рядовым сотрудникам и руководителям. Первые получают возможность эффективно работать и реализовывать свои сильные стороны, вторые – высокое качество работы и прогнозируемый результат.
На что обратить внимание? Нельзя заставлять людей работать без перерывов, так как эффект будет обратный. Поэтому методы управления временем направлены на его эффективное распределение, и отказ от «мусорных» занятий на рабочем месте.
Суть и принципы тайм-менеджмента в организации
Вы можете быть великолепным специалистом в своей области, планировать свою работу до мелочей, владеть отличными навыками самодисциплины и мастерски организовывать свой день. Однако все эти усилия могут оказаться напрасными, если ваши подчинённые не обладают подобной организованностью, предпочитая тратить значительную часть рабочего времени на посторонние дела. Это затрудняет выполнение задач и значительно увеличивает сроки их завершения.
Любая компания имеет свои собственные правила. Взять хотя бы сферу финансового менеджмента, где требуется строгое и неукоснительное соблюдение всех установленных норм каждым сотрудником. Например, после возвращения из командировки необходимо составить авансовый отчёт в определённой форме, общей для всех работников. Этот документ нужно корректно заполнить и сдать в бухгалтерию, чтобы внести ясность по понесённым расходам.
Время – это деньги. Поэтому важно распоряжаться этим ценным ресурсом со всей ответственностью. Для решения этой задачи используется тайм-менеджмент в организации, который сосредоточен на следующих целях:
- точное формулирование задач для сотрудников;
- управление рабочими процессами внутри компании;
- учёт времени, необходимого на выполнение разнообразных заданий.
Внедрение тайм-менеджмента в организации помогает:
- повысить эффективность работы сотрудников компании;
- добиться наилучшего экономического результата при минимальных ресурсах;
- грамотно расставить приоритеты;
- успешно выполнять задачи в установленные временные рамки.
Корпоративная система управления временем основана на следующих принципах:
- Целеустремленность. Задачи должны быть четко сформулированы, понимая цели и конечный результат.
- Планирование. Это ключевой элемент тайм-менеджмента в организации. Правильно оценив приоритеты, сотрудники уделяют меньше внимания второстепенным задачам, сосредотачиваясь на главных и выполняя их быстрее.
- Приоритетность. Устанавливая план, важно выделить первоочередные задачи и расположить их по степени важности. Малозначительные задачи должны быть в конце списка.
- Самодисциплина. Важнейшее качество ответственного сотрудника. Каждый член команды должен концентрироваться на своих задачах, не отвлекаясь.
- Качественный отдых. Для поддержания эффективности необходимо время для отдыха, чтобы избежать перегрузок. Важно разграничивать рабочее и свободное время.
- Документирование целей. Запись целей позволяет сделать их более реальными и достижимыми.
- Этапное выполнение задач. Крупные проекты разбиваются на этапы, выполняемые последовательно.
- Иерархическое планирование. Планирование осуществляется с учетом временных рамок: день, неделя, месяц, год и так далее.
Преимущества тайм-менеджмента в организации
Основные выгоды тайм-менеджмента в организации для руководителей:
- Выполнение задач вовремя. Одной из ключевых составляющих эффективного управления является установка четких временных границ для различных задач. Понимание важности соблюдения сроков побуждает сотрудников к более продуктивной и качественной работе. В этом помогают инструменты управления временем.
- Повышение качества работы. Руководители должны содействовать и помогать своим подчиненным в организации рабочих процессов и расстановке приоритетов. Когда задачи выделены, сотрудники могут сосредоточиться на наиболее значимых аспектах, что неизменно ведет к улучшению качества работы.
- Эффективная работа без задержек и стресса. Иногда все мы склонны откладывать дела на потом. Однако, освоив навыки тайм-менеджмента, сотрудники смогут справляться с рабочей нагрузкой и быстро приступать к решению задач. Это поможет избежать прокрастинации.
- Управление временем способствует равномерному распределению рабочих обязанностей в течение дня, помогая команде избежать накопления незавершённых задач и предотвращая усталость.
- Умение оптимизировать рабочий процесс и концентрироваться на приоритетах позволяет руководителям глубже анализировать ситуацию, разрабатывать стратегические планы на будущее и успешно их реализовывать. Это создает прочную основу для развития и успеха компании.
Овладение знаниями об управлении временем в организации требуется не только для пользы самой структуры, но и ради интересов её сотрудников.
Преимущества тайм-менеджмента для работников включают следующие аспекты:
- Увеличение продуктивности. Имея чёткое понимание приоритетов, сотрудники сосредоточиваются на выполнении ключевых задач, не тратя время на менее значимые дела. Это не только развивает их профессиональные навыки, но и существенно повышает общую эффективность.
- Карьерное развитие. Своевременно и качественно выполненные задания увеличивают доверие к сотруднику. Со временем он заслуживает репутацию надёжного профессионала, что положительно влияет на его карьерные перспективы и уровень зарплаты.
- Гармония между профессиональной деятельностью и личными интересами. Вообразите радость, когда после завершения работы у вас остаётся время для себя и своих увлечений. Эффективное управление временем позволяет достичь равновесия между карьерной и личной жизнью, что ведёт к улучшению общего состояния.
Читайте также
Тайм-менеджмент в организации— это неоценимый инструмент, который приносит пользу всем, начиная от руководителей и заканчивая каждым членом команды. Овладение этим умением позволяет значительно повысить эффективность работы, улучшить организацию рабочих процессов и добиться гармонии между профессиональной деятельностью и личной жизнью.
Сотрудникам это предоставляет прекрасную возможность не только успешно справляться с рутинными задачами, но и строить карьеру, совершенствоваться и достигать своих личных и профессиональных целей. В результате, применение методов тайм-менеджмента в организации становится ключевым элементом успеха как для отдельных работников, так и для всей организации в целом.
Методы корпоративного тайм-менеджмента
Система «Getting Things Done» (GTD)
Основой этого метода является книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». В ней автор делится советами о том, как достигать максимальной продуктивности, избегая при этом стресса и перенапряжения. Ключевая идея заключается в том, что человеку не нужно держать все задачи в голове – их можно записывать в блокнот или в приложение на телефоне. После того как мозг освобождается от необходимости запоминать множество дел, он может сосредоточиться на поиске их решений. Аллен рекомендует регулярно оценивать текущее состояние дел со стороны, чтобы лучше понимать ситуацию. В целом, GTD особенно полезна для людей, которые ежедневно решают множество задач, и может служить эффективной системой управления временем для работников.
Система управления временем по методике Франклина
Опираясь на идеи Бенджамина Франклина, Стивен Кови предлагает сначала определять общие цели, а затем делить их на небольшие задачи. Следование этому методу тайм-менеджмента позволяет эффективно управлять своим временем и каждый день делать шаги к достижению амбициозных планов. Этот подход для тех, кто уже имеет высокий уровень дисциплины и мотивации для постоянной работы над своими целями.
Делать сейчас!
Эта техника описана в книге Нейла Фьоре под названием «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Система включает несколько методов, чтобы справиться с прокрастинацией.
Например:
Развитие здорового самовосприятия устраняет боязнь ошибок.
- Трансформация негативных убеждений в положительные высвобождает внутреннюю энергию, которую можно использовать для достижения целей.
- Объемное мышление и календарь с обратным отсчетом помогают организовать задачи и своевременно их выполнить.
- Антирасписание позволяет планировать и работу, и отдых. Уделите время просмотру любимого сериала или занятиям живописью. Включите в график свои увлечения, и прокрастинация уйдёт в прошлое.
Постановка реальных целей помогает перейти от концептуальных мечтаний к решению текущих задач.
Методика Pomodoro
Техника «Помодоро» была разработана в конце ХХ века и за долгие годы подтвердила свою действенность многократно. Основной принцип этого метода тайм-менеджмента заключается в чередовании временных отрезков работы и отдыха. Период интенсивной работы длится 25 минут, после чего следует 5-минутный перерыв. Таким образом, каждый цикл составляет полчаса.
Прежде чем начать, рекомендуется рассортировать все задачи по степени их важности, а затем приступать к выполнению первой из них. После 25 минут работы делается пятиминутная пауза, после чего процесс повторяется. Каждый завершенный «помидор» помечайте галочками. По завершении четырех циклов сделайте более длительный перерыв в 15-30 минут. Завершив одну задачу, переходите к следующей.
Этот метод способствует концентрации на важных делах, исключая соблазны отвлечься. Записывая весь процесс, вы сможете точно измерять время, затраченное на каждую задачу.
Матрица Эйзенхауэра
Разработанная Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром матрица помогает распределить задачи по уровням важности и срочности, выявив главные приоритеты. Данный метод эффективен как для краткосрочного, так и для среднесрочного планирования. Согласно этой системе, все задачи разделяются на четыре категории:
- A – важные и срочные;
- B – важные, но не срочные;
- C – не важные, но срочные;
- D – не важные и не срочные.
Главными являются задачи из первой и второй групп. К категории «C» можно переходить только после выполнения всех «A» и «B». Несрочные и неважные задачи можно делегировать подчиненным или выполнить позже.
В современном мире применение методов тайм-менеджмента в организации стало не просто полезным инструментом, а настоящей необходимостью. Тайм-менеджмент позволяет эффективно управлять множеством дел, избегая эмоционального и физического опустошения.
Дополнительные инструменты тайм-менеджмента в организации
Методы тайм-менеджмента в организации значительно упрощают организацию рабочего времени. Благодаря ним управление задачами становится более удобным и результативным, ведь запомнить все нереально. Давайте рассмотрим их подробнее:
- Традиционный ежедневник или планер. Запись важных дел в блокнот – это полезная привычка и настоятельная рекомендация для руководителей. На сегодняшний день существует множество различных видов органайзеров, позволяющих выбрать оптимальный вариант для любых задач.
- Записи в бумажных блокнотах надежнее хранятся по сравнению с электронными версиями на компьютерах, которые часто исчезают из-за ошибок в нажатии клавиш. Поэтому планеры рекомендуются всем руководителям, предпочитающим традиционный подход к управлению.
- Электронные устройства для хранения данных (ежедневники, таск-менеджеры и планировщики задач) включают приложения, которые помогают оптимизировать тайм-менеджмент в компании, автоматически распределяя задачи по приоритетам и целям. Этот метод значительно упрощает тайм-менеджмент в организации и сильно помогает тем, кто использует новейшие технологии в профессиональной деятельности.
Читайте также
- Таймер, встроенный в обычный смартфон, может отсчитывать установленное время, что помогает более рационально организовать рабочий день, разделяя его на выполнение нескольких задач и внимательно распределяя ресурсы между трудовой деятельностью и отдыхом.
- Чек-лист. Поэтапный перечень задач оказывается весьма полезным для самоконтроля как в личной жизни, так и на работе. Такие списки упрощают оценку продуктивности собственной работы и работы подчиненных.
- Ментальная карта — инструмент для управления делами, бизнес-процессами или мыслями. Такие карты можно делать как в бумажном, так и в цифровом формате. Вся структура выстраивается вокруг основной цели, от которой отходят ветви, описывающие презентацию идеи, детализацию проекта и пути его реализации.
- Канбан-доска. Это визуальный инструмент, позволяющий отслеживать прогресс проекта, текущие задачи и обязанности участников. Подобные средства облегчают управление бизнесом и способствуют наглядности, обычно оформляются с использованием стикеров, маркеров и подобных элементов.
Способы внедрения тайм-менеджмента
Есть три способа внедрения техник тайм-менеджмента в организации на корпоративном уровне: начиная с руководства, с сотрудников или при помощи привлеченного эксперта.
- Классический подход: внедрение сверху.
Руководитель изучает основы управления временем через книги, интернет-ресурсы или специализированные тренинги. Получив знания и убедившись в их эффективности на практике, он передает их сотрудникам компании. В зависимости от масштабов организации обучение производится поэтапно: сначала обучение проходит высшее руководство, затем менеджеры среднего звена, и в завершение — непосредственные исполнители.
- Альтернативный подход: постепенное внедрение снизу вверх.
Квалифицированные работники постоянно испытывают дефицит времени и создают свои решения для борьбы с этим, обучаясь на курсах или находя информацию в интернете. Индивидуальные достижения каждого сотрудника складываются в общую продуктивность компании.
- Современный подход: привлечении специалистов со стороны.
Речь идет о приглашении квалифицированных внешних экспертов, специализирующихся на тайм-менеджменте в организации.
Такие профессионалы окажут помощь в оптимизации временных затрат сотрудников, учитывая как нужды коллектива, так и индивидуальные особенности персонала. Они проводят мастер-классы, создают схемы временных затрат, а также предоставляют методические рекомендации.
Часто задаваемые вопросы о тайм-менеджменте в организации
Правда ли, что тайм-менеджмент в организации вводится для увеличения объёма и скорости работы сотрудников?
Это неверное предположение. На самом деле, стремление заставить людей работать больше и быстрее зачастую приводит к противоположным результатам. Такой подход может вызвать переутомление, апатию и даже депрессию.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 25.10.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
В итоге достижение поставленных задач становится сложным, а повышение эффективности труда сотрудников маловероятным. Лучше не ставить акцент на непрерывной работе и отсутствии выходных.
Каким образом можно совершенствовать умения тайм-менеджмента в организации?
Вот несколько путей:
- Давать работникам шансы для самостоятельного освоения и использования техник управления временем.
- Организовывать обучающие тренинги и семинары, посвященные тайм-менеджменту.
- Внедрять программы наставничества или кураторства.
Действительно ли, что творческим личностям не нужно планировать время?
Если творчество для вас лишь хобби в свободное от работы время, и вы не стремитесь расти в этом направлении, то временное планирование действительно может оказаться излишним. Однако, если ваша цель — зарабатывать на своем творчестве или развивать свои навыки, без планирования времени не обойтись.
Читайте также
Как руководитель, вы наверняка задумываетесь о повышении своей эффективности? Ваше желание увеличить продуктивность является признаком сильного лидерства и стремления к достижению наилучших результатов. Применение предложенных выше методов тайм-менеджмента в вашей профессиональной деятельности может стать ключом к личному успеху и процветанию вашего бизнеса.
