Система бюджетирования: функции, принципы, этапы разработки

Зачем нужна? Система бюджетирования позволяет руководству компании использовать имеющиеся в наличии ресурсы с максимальной отдачей. Благодаря этому уменьшаются риски финансовых вложений, растет прибыль, появляется возможность завоевывать новые рынки.

На что обратить внимание? Внедрение системы бюджетирования на предприятии может сопровождаться определенными трудностями. Если руководитель копании не уверен в своих силах, то для решения вопроса лучше пригласить специалиста со стороны.

Суть системы бюджетирования

Прежде всего, необходимо дать определение бюджета. Это все расходы и доходы организации в совокупности. Успешность предприятия и эффективность его деятельности часто находятся в прямой зависимости от размеров его бюджета.

Бюджетированием называется деятельность, направленная на учёт финансов организации и их распределение по направлениям работы. То есть под ним следует понимать процесс управления денежными ресурсами компании, чтобы с их помощью достичь всех намеченных целей.

Существуют два компонента, из которых складывается система бюджетирования: планы различной протяжённости и денежные средства, как имеющиеся в компании, так и заёмные. Предприниматель должен знать, какие финансы имеются в его распоряжении, сколько может появиться в ближайшие и более отдалённые промежутки времени, и какие задачи нужно решить с их помощью. Тогда он сможет правильно распределить траты.

Разница между бюджетированием и финансовым планированием

Бюджетирование находится в прочной связи с финансовым планированием предприятия. Но имеются важные отличия между этими двумя понятиями.

Более общим является определение финансового планирования. Оно подразумевает стратегию предприятия в том, куда направить денежные средства, чтобы закрыть все свои потребности. Целью финансового планирования является такой план расходов, который позволит компании выполнять все принятые обязательства, обеспечит развитие и стабильное получение прибыли.

Бюджетирование в системе планирования является одним из инструментов. Это механизм управления финансами, включающими доходы и расходы, рассчитанная на небольшой отрезок времени (обычно до года). Отличием от финансового планирования становится возможность координировать действия в связи с реальными экономическими условиями, положением и результатами функционирования компании, сравнением реальных показателей с проектными.

Можно сказать, что финансовое планирование ставит цели, а бюджетирование обеспечивает практические способы их достижения.

Функции системы бюджетирования

С помощью бюджетирования цели бизнеса и его ресурсы приводятся в равновесие, определяются возможные внеплановые расходы. Также выбираются показатели, на которые будет опираться оценка результатов. То есть мы можем выделить три основные цели системы бюджетирования. Первая – составить план расходов и доходов, вторая – распределение средств, третья – оценка работы организации.

Какие задачи выполняет бюджетирование:

1. Собирает базу данных для дальнейшего анализа. При составлении бюджета формируется отчётность по необходимым расходам. Таким образом накапливаются сведения за каждый период. С их помощью можно дать оценку эффективности компании и с учётом ошибок формировать дальнейшую деятельность.
2. Планирует работу организации с точки зрения оптимального применения имеющихся средств в текущей рыночной ситуации. При этом учитываются возможные риски и способы их преодоления.
3. Контролирует и оценивает результаты работы компании. В итоге можно обнаружить уязвимые места, выяснить, какие причины снижают эффективность деятельности предприятия, а также исправить положение дел и разработать новую стратегию.
4. Анализирует действия менеджеров. Эффективность работы сотрудников, правильность их решений оценивается путём анализа показателей выполнения бюджета. Результат может повлиять на материальное вознаграждение работников.
5. Улучшает взаимодействие сотрудников. Чтобы планирование воплощалось в реальность, руководитель должен сообщать подчинённым свои намерения и делиться необходимыми для этого сведениями. Только общаясь между собой, сотрудники могут выполнять действия для достижения общей цели.
6. Мотивирует коллектив. Когда сотрудники знают цели и задачи, к которым нужно двигаться, понимают сроки и осознают, что за достигнутый результат будут вознаграждены, продуктивность их работы возрастает.
7. Улучшает согласованность труда всех подразделений организации. Когда все отделы функционируют взаимосвязано, повышается производительность, уменьшаются затраты и создаются условия для развития новых направлений.
8. Выявление и сведение к минимуму возможных рисков. Система бюджетирования на предприятии позволяет отслеживать промежуточные результаты бизнес-процессов. Если прибыль отсутствует или меньше, чем запланированная, проект можно вовремя свернуть или заморозить.
9. Повышает результаты компании. Профессиональное ведение бюджетирования приводит к более высокой производительности предприятия. Средства вкладываются в проекты, приносящие максимальную прибыль, при этом уменьшаются вложения в наименее окупаемые процессы.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 6 декабря

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 6 декабря

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Важно грамотно выстроить процесс управления бюджетом компании. Это приносит ощутимые результаты: рациональное использование ресурсов, реализация планов по экономии и увеличению средств, новые возможности развития бизнеса.

Виды бюджетирования на предприятии

В компаниях используется финансовое, операционное и инвестиционное бюджетирование. Выясним, в чём особенности каждого вида:

• Финансовое бюджетирование. Это вариант, когда средства распределяются внутри компании. Необходим сбор информации о предполагаемой прибыли и предстоящих расходах, включая траты на развитие бизнеса, о том, каким образом перемещаются денежные средства. Основываясь на понимании того, как движутся финансовые потоки, специалисты своевременно корректируют их в случае необходимости, чтобы предотвратить дефицит.
• Операционное бюджетирование. В этом случае учитываются все направления работы компании. Основой бюджетирования становится ведение и анализ различной документации, включающей реестр ликвидного имущества, амортизационные расходы, коммунальные траты и многое другое.
• Инвестиционное бюджетирование. Этот вид занимается разработкой и выпуском новых товаров, расширение возможностей на рынке, приобретением, введением в эксплуатацию техники, новыми объектами, расширением предприятия, открытием филиалов.

Объединив возможности всех видов, можно повысить эффективность системы бюджетирования и максимально точно оценить продуктивность работы фирмы с учётом ее специфики.

Принципы системы бюджетирования

Бюджет компании, независимо от его размеров, строится по определённым принципам. Их соблюдение делает бюджетирование эффективным, а работу сотрудников – продуктивной.

Читайте также

Kanban: зачем нужен и как использовать в бизнесе

Основные принципы этого процесса:

• Система должна быть единой. Это касается формы бюджета, классификации и кодировки расходов и доходов, подхода к его формированию – они должны быть одними для всех подразделений.
• Информация сохраняется в полном объёме. Необходимо внесение данных о каждом изменении в бюджете. Важно, чтобы доходы и расходы были детализированы, что помогает контролировать движение финансовых потоков и все затраты компании.
• Доходы предприятия и его расходы должны быть сбалансированы друг с другом. При планировании нельзя допускать дефицита бюджета. Запланированные затраты не могут превышать по объёму доходы вместе с дополнительным финансированием, которое предполагается для того, чтобы покрыть недостаток средств.
• Расходы должны носить целевой характер. Все средства тратятся только по запланированным статьям.
• При включении в бюджет тех или иных данных необходимо убедиться в их надёжности и достоверности. Тогда показатели не будут заметно расходиться с фактическими.

Подходы к организации системы бюджетирования

Бюджетный процесс на предприятии может быть организован двумя способами. Здесь основные системы бюджетирования различаются по тому, откуда начинается подготовка плановых данных:

• Сверху вниз.

Этот способ бюджетирования, при котором работа начинается с руководства компании. Вышестоящие начальники занимаются разработкой укрупнённых финансовых планов, которые передают в подразделения. Далее менеджеры выполняют детализацию с целью создания операционных бюджетов. При этом в самом начале учитываются стратегические цели предприятия. Данный подход обычно используют крупные организации.

• Снизу вверх.

В этом варианте бюджетирование начинается с руководителей подразделений. На местах разрабатываются детальные операционные бюджеты, после они направляются вышестоящим органам. После того, как они утверждены, что может потребовать несколько итераций, на их основе создаётся сводный стратегический финансовый план. Когда компания практикует подход «снизу вверх», нижестоящие руководители оказываются сильнее вовлечены в планирование бюджетов и их исполнение.

Этапы разработки системы бюджетирования

Бюджет формируется по особым правилам. Это алгоритм, и следующий шаг можно сделать лишь после предыдущего. Особо важна очерёдность действий в больших фирмах с разными бизнес-направлениями и активным движением финансов. Приведём порядок действий при разработке:

1. На первом этапе необходимо сформулировать стратегические цели предприятия и создать долгосрочный план. Это задача руководства. Также нужно определить, кто будет заниматься контролем отдельных направлений доходов и расходов, формированием операционных бюджетов и их исполнением (назначить финансовые центры). Обычно за это отвечают подразделения организации.
2. Далее идёт разработка системы бюджетов. Для каждого из них нужно определить показатели. За операционные бюджеты назначают ответственными соответствующие финансовые центры. Чтобы все они пользовались единым подходом при формировании этой системы, должны быть выработаны общие для всех инструкции и правила.
3. Составление проектов бюджетов финансовыми центрами. При этом можно использовать различные сценарии для каждого плана: кроме базового предусмотреть оптимистичный сценарий, а также предусмотреть вариант для неудачного развития событий.
4. Встреча бюджетного комитета. Составленные проекты обсуждаются, и финансовые центры обосновывают запланированные доходы и расходы. По итогам бюджет может быть отправлен на усовершенствование или утверждён.
5. Направление утверждённых финансовых планов в ответственные подразделения, которые должны их исполнять. Обязательно нужно контролировать исполнение. Для оценки системы бюджетирования важно отслеживать, анализировать отклонения фактических данных от планов.
6. Подведение итогов по окончанию отведённого на исполнение бюджета времени. Если за отчётный период выявлены отклонения, нужно узнать их причины и предусмотреть, как избежать этого во время разработки финансового плана на следующий период.

Возможные трудности при внедрении системы бюджетирования

Когда в компании вводится система бюджетирования, часто возникают различные проблемы и затруднения. Если руководитель не имеет опыта по ее внедрению, вряд ли ему удастся самостоятельно это сделать. В таком случае лучшим решением будет привлечение специалиста со стороны.

Могут встретиться следующие сложности и слабые места в системе бюджетирования:

• Первой ошибкой может стать неправильный подсчёт доходов. У предпринимателей не всегда получается правильно спрогнозировать, какую прибыль получат, и они для страховки занижают доходы. Кажется, что таким образом фирмы страхуют себя от дефицита бюджета, но это приводит к расхождению между запланированными показателями прибыли и реальными суммами. При планировании расходов эти излишки не принимали в расчёт, и их просто держат на счету. Тогда прибыль не работает на развитие бизнеса. Если же вложить данные деньги в дополнительные проекты, то отсутствие анализа перед инвестицией повышает возможность убытков.
• Вторая ошибка имеет противоположную природу. Часть предпринимателей составляют план, ориентируясь на завышенную сумму будущих доходов. В итоге доход от реализации товаров или услуг, оказывается недостаточным, чтобы покрыть все запланированные расходы. Компания вынуждена либо урезать их, либо использовать дополнительные инвестиции.
• Третья по счёту оплошность – когда в систему бюджетирования вовлекаются два и более смежных подразделения компании, но между ними не выстроен чёткий обмен информацией. В результате утрачивается часть данных из отчётов. Сотрудники организации вынуждены перепроверять все данные и заниматься перерасчётом, выполняя дополнительную работу, которая требует оплаты. Кроме лишних расходов, возникают расхождения в учёте средств.

Методы повышения эффективности системы бюджетирования

Привлечение специалиста для разработки бюджета компании и для его внедрения поможет повысить эффективность. Но и действия сотрудников организации тоже влияют на работу системы бюджетирования, её продуктивность.

Вот какие действия можно для этого предпринять:

1. Внедрение автоматизированных систем. Управление бюджетом можно осуществлять и без использования программного обеспечения, но тогда оно будет требовать больших временных и трудовых затрат. Автоматизация системы бюджетирования экономит ресурсы и уменьшает число ошибок. Какая система ПО подойдёт конкретному предприятию, зависит от его специфики. Так, у малого бизнеса объём информации, требующей обработки, будет меньше, чем у крупного, значит им нужно разное программное обеспечение.
2. Консультации со специалистами. Они помогут в поиске ошибок бюджетирования, смогут определить, из-за чего снижается эффективность. Это особенно важно для небольших компаний: у них обычно нет отдела, который занимается бюджетированием, и помощь специалиста кстати.
3. Повышение мотивации сотрудников. Верно составленная смета – только часть пути к успеху компании. Необходимо, чтобы работники понимали, насколько важно выполнять задачи и получать нужный результат.

Часто задаваемые вопросы о системе бюджетирования

Какова главная цель бюджетирования?

Система вводится с основной целью – повышение эффективности деятельности организации. Для этого необходимо правильно управлять финансами.

Что входит в основу системы бюджетирования?

Бюджет любой компании составляют поступающие средства и затраты. В основу управления системой входят прогнозирование прибыли, контроль движения финансов, бухгалтерский баланс. Главная задача – обеспечение платёжеспособности организации, а достигается её выполнение с помощью грамотного планирования.

Составная часть бюджетирования – операционный финансовый план. Он учитывает доходы и расходы только в одной сфере деятельности. Необходим учёт расходов на косвенные налоги, и в зависимости от специфики фирмы считаются общехозяйственные или амортизационные затраты.

Какие существуют классификации систем бюджетирования?

Они проводится по различным критериям. В зависимости от уровня детализации планирование может быть стратегическим, тактическим и оперативным. По отчётному периоду – годовым, квартальным, месячным и т. д. В зависимости от сферы применения – финансовым, производственным, инвестиционным и т. д. По способу формирования – централизованным и нет, когда каждое подразделение составляет свой бюджет. В зависимости от применения систем автоматизации – ручное и автоматическое (с использованием ПО).

Каковы плюсы формирования системы?

Система бюджетирования имеет следующие преимущества: повышение мотивации сотрудников, помощь в согласовании труда отделов, возможность анализа текущего состояния дел и своевременного исправления ситуации, использование опыта для коррекции дальнейшей работы, рациональное распределение средств.

Имеются ли у системы бюджетирования недостатки?

У любого явления кроме плюсов существуют и минусы. Можно выделить ряд недостатков. Система бюджетирования имеет большую стоимость, её трудно использовать, необходима финансовая дисциплина на предприятии. Нужно понимать, что невозможно стимулировать людей двигаться к цели, если достичь её слишком сложно. Это может снизить продуктивность работы сотрудников.

Читайте также

Эффективная презентация: этапы, приемы и секреты создания

Любая компания, даже если она маленькая, должна планировать свои финансы. Но чтобы это повысило эффективность работы, нужно верно подойти к внедрению системы бюджетирования. Лучше всего, когда учётом финансовой деятельности занимается отдельное подразделение фирмы. Если это невозможно, это могут возложить на специалиста со специальным ПО.