Процессы управления проектами, модели и инструменты

О чем речь? Процессы управления проектами направлены на создание продукта или оказание уникальной услуги. А чтобы команда прошла этот путь и выдала ожидаемый результат, все процессы управления людьми делят на определенные группы.

Что учесть? В ходе работы процессы могут пересекаться друг с другом, накладываться один на другой, повторяться, и это нормально. Чтобы облегчить труд людей, дополнительно внедряют специальные инструменты управления проектами или действуют согласно определенной модели.   

Особенности управления проектами

Под процессом понимают определенную последовательность действий, которые преследуют достижение конкретной цели. Результат таких операций может быть положительным и отрицательным.

Фирмы, специализирующиеся на разработках, при запуске процессов управления проектами решают разные задачи: поиск инвесторов и партнеров по бизнесу, снижение расходов и увеличение прибыли, завоевание новых рынков и пр.

Чтобы все поставленные цели были достигнуты, необходимо организовать эффективную систему контроля за процессами управления проектами.

Проект — это спланированный замысел, который после ряда действий воплощается в реальность. В бизнесе чаще всего под этим термином понимают создание товаров или услуг для удовлетворения потребностей клиентов. Этот комплекс мероприятий всегда является временным, то есть он имеет окончание — достижение заявленной цели или осознание невозможности ее закрытия. Таким образом, существуют два результата внедрения проекта: успешный и отрицательный.

Процессы управления проектами применяются в различных видах бизнеса: возведение сооружений и инженерных коммуникаций, приготовление блюд в ресторанах, разработка приложений для мобильных устройств, автоматизация производства и пр. Ежедневные задачи, которые решает компания не являются проектом. Например, налаженное производство партии товара, обслуживание гостей в зале ресторана, организация рассылки с целью информирования покупателей.

Управление проектами — это функциональный процесс достижения цели посредством приложения определенных усилий, знаний и технологий. Результат будет успешным, если все запланированные мероприятия выполнены в срок, и при этом не допущены лишние расходы.

Для реализации проекта необходимо наличие инструментов. Эти рычаги влияния могут быть основными: комплекс технологий; ресурсы фирмы; сырье, энергия. А также вспомогательными. Их задача дополнять главные. Например, заключение договоров на поставку новых станков, аутсорсинг и пр.

Контроль за протеканием процессов управления проектами осуществляется на всех этапах — от планирования до финальной стадии. Этот период также называют жизненным циклом.

Выполнение процессов управления проектами носит интегрированный характер. Иными словами, каждое действие оказывает влияние на другие операции. Такая тесная взаимосвязь позволяет поддерживать баланс при решении нескольких комплексных задач одновременно.

В российском менеджменте термин «процесс» имеет несколько отличающуюся от вышеизложенной трактовку. Далее будем рассматривать это понятие как совокупность действий, доминирующей функцией которых является управленческая.

Для достижения заявленной цели нужно выполнить процессы, относящиеся к двум основным группам:

• управления проектами ― действия, касающиеся организации и описания работ, связанных с реализацией задачи;

• ориентированная на продукт ― действия, которые касаются специфики и производства продукта.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 22 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 22 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

В реальных условиях эти категории часто не имеют четкого разделения. Происходит частичное смешивание и тесное взаимодействие. Такая организация процессов управления проектами, обеспечивающая эффективное решение задач, наиболее рациональна и выгодна.

Группы процессов управления проектами

Совокупность принципов, методик и моделей проектного менеджмента позволяет разделить набор процессов управления проектами компании, которые улучшают координацию действий между специалистами, занятыми реализацией, и другими участниками, также находящимися в постоянной коммуникации.

Процессы, входящие в проект, подразделяются на категории: управление, в том числе и организационные мероприятия с подробным описанием последовательности операций; производство товара или услуги (зависят от сферы сбыта).

Эти группы процессов протекают интегрированно. Какие-то из действий выполняются параллельно, другие реализуются последовательно. Если нет понимания, как создается продукт, то и о корректности заявленной цели не может идти и речи.

Главные признаки:

• Уникальность. Проект реализуется в данный момент времени и не повторяется.

• Стремление к достижению цели.

• Оригинальность произведенного продукта.

• «Тройственная ограниченность», обеспеченная материальными ресурсами, содержанием и временным фактором.

Читайте также

Дорожная карта проекта: виды, этапы разработки, сервисы

Отдельные категории процессов управления проектом составляют его жизненный цикл. Перечислим:

• Инициация. На этой стадии формулируются задумки, разрабатываются методы воплощения идеи, принимаются организационные решения. Также формируется команда исполнителей и создается необходимая документация.

• Планирование. Происходит конкретизация цели и задач, которые нужно решить для ее достижения. Если процесс сложный, то он разбивается на несколько этапов. Анализируется влияние внешних и внутренних факторов на ход работы. На этой стадии приветствуется проведение брейнсторминга.

• Исполнение. Этап, на котором осуществляются все необходимые для достижения цели действия. Весь объем работы распределяется между исполнителями (или их группами).

• Анализ. Важная основная стадия протекания процесса управления проектами, в ходе которой происходит сравнение полученных результатов с запланированными. При сильных отклонениях вносятся коррективы.

• Контроль. Проектирование и ввод в эксплуатацию системы учета. Экономический расчет эффективности при помощи объективных показателей. Постоянный мониторинг KPI.

• Завершение. Готовый продукт поступает заказчику или продается покупателю. На этом этапе формируется окончательный пакет сопроводительных документов. Вскрываются и устраняются недочеты. Производится завершающий расчет за реализацию проекта.



• Гарантия. Исполнитель обязуется в рамках договорных отношений определенное время безвозмездно обслуживать продукт и устранять выявленные недостатки, если есть доказательства их появления по вине подрядчика.

Каскадная модель процессов управления проектом

Различные типы работ, проведение которых определяют методы реализации, входят в состав процессов управления проектами. Универсальных алгоритмов действия не существует. В каждом конкретном случае всегда учитывается специфика деятельности компании. Тем не менее можно выделить классическую модель, которая достаточно часто используется на практике. Такая методика называется каскадной.

Ее смысл состоит в последовательном выполнении действий. Причем каждый из шагов должен быть завершен. Игнорирование даже второстепенных деталей не допускается.

Основные этапы:

• обсуждение и детализация проекта;

• анализ требований. Постановка задач и распределение функций между членами команды;

• планирование;

• реализация;

• тестовый запуск, внесение корректив, устранение недочетов;

• внедрение продукта, включая послепродажное обслуживание (в соответствии с контрактами).

Каскадная модель процессов управления проектами отличается внятным набором процедур и понятной логикой. Любой из этапов тщательно расписан в деталях, все действия скрупулезно документируются. Поэтому риск получения ошибок сведен к минимуму. Еще на стадии проектирования определяются сроки выполнения и составляется подробная смета затрат. Каждый шаг тщательно описывается и фиксируется в актах, что снижает вероятность ошибок.

Тем не менее у такого метода есть один серьезный недостаток. Модель слишком иерархична, и ее элементы достаточно жестко связаны друг с другом. Внесение корректив в такую систему затруднено.

Например, возникли непредвиденные расходы, а проект еще далек от завершения. Имеющегося финансирования хватает на проведение работ без пробного запуска. Это в финале может привести к возникновению ошибок.

Модель управления процессами Agile

Этот алгоритм отличается гибкостью, поэтому пользуется заслуженной популярностью, особенно у инженеров-системщиков и программистов.

Спецификой модели является цикличная реализация проекта, которая состоит из отдельных периодов:

• детализация;

• разработка сценария;

• создание опытного образца;

• анализ и проверка работоспособности;

• обратная связь (feedback);

• внедрение.

Процессы, служащие для управления отдельными проектами, протекают в рамках тонко настраиваемой системы. Поэтому внесение корректив и исправление ошибок возможны без нарушения сроков и перерасхода бюджета. Как правило, по завершении удается достигать высоких результатов и получать на выходе качественный продукт.

При этом очень важна постоянная и интенсивная коммуникация с заказчиком. В идеале каждый цикл завершается только после одобрения клиента.

Модель Agile предполагает постоянную проверку работоспособности продукта, поэтому риск возникновения недочетов сведен к минимуму.

Инструменты для управления процессами проекта

Процессы управления проектами требуют организации и упорядочивания действий. Для этого применяются различные инструменты, при помощи которых гораздо эффективнее решать задачи, связанные с планированием, контролем, анализом и пр. Приведем общепринятую классификацию:

Аналитические 

Предназначены для сравнения набора объективных показателей с нормативными. Оценке могут подвергаться самые разные объекты: цели, задачи, угрозы и т. п. К этой категории относят SWOT-анализ (выявление факторов внешней и внутренней среды и оценка их влияния); PEST-анализ (определение политических, экономических, социальных и технологических аспектов внешней среды); SMART-критерии (методика формулирования цели и постановки цели) и т. п.

Планировочные

Помогают разбить единый процесс на ряд отдельных этапов с определением набора необходимых действий и системой управления и контроля. Примеры: структурная декомпозиция проекта (WBS), метод критического пути в сетевом графике (CPM) и пр.

Исполнительные 

При помощи инструментов данной категории можно запустить необходимые процессы в соответствии с разработанной программой. Наиболее часто употребляются системы проектного управления (Project Management Systems), являющиеся по сути специализированным ПО для учета и мониторинга всех деталей проекта.

Популярные решения: Microsoft Project, Jira, Trello, Asana, Лидертаск и т. д. В качестве исполнительного инструментария применяются также чек-листы (перечень действия для детальной проверки качества выполненных работ); дашборды (информационные панели для отображения данных в удобном для восприятия виде) и пр.

Читайте также

Обязанности руководителя проекта и особенности профессии

Процессы управления проектами (в том числе инвестиционными) удобнее контролировать посредством вышеописанных инструментов. Тем не менее не стоит преувеличивать значение этих методик. Они не является самоцелью, а носят всего лишь вспомогательный характер. Подбирать инструментарий следует, исходя из ситуации и под каждый конкретный проект.

Часто задаваемые вопросы о процессах управления проектами

Кто отвечает за управление процессами?

Проектирование является классическим видом сложной комплексной задачи, для решения которой необходимо совершать скоординированные действия. Общее руководство осуществляет проектный менеджер. Рядовые исполнители отвечают за свой участок. Чтобы все работы были завершены в срок и не было перерасхода бюджета, необходимо организовать эффективную систему коммуникации и контроля. Лидер должен демонстрировать высокий профессионализм. Только в этом случае результат будет полностью отвечать пожеланиям клиента.

Каков принцип взаимосвязей отдельных процессов в проекте? 

Процессы управления проектами отличаются содержанием и приоритетом выполнения. В каждой из вышеописанных групп они связаны друг с другом входом и выходом. Основная терминология:

• Входы — это документы, в которых содержится алгоритм выполнения.

• Выходы — акты, фиксирующие результаты действия.

• Методы и средства — комплекс механизмов, при помощи которых происходит трансформация входа в выход.

Еще одним связующим звеном являются результаты. Часто завершение одного процесса служит для инициации другого.

С чем можно перепутать управление процессами проекта?

Термин «управление» часто отождествляют с деятельностью. Между этими понятиями существует принципиальная разница. Деятельность является набором определенных операций, при реализации которых получается конечный результат. А управление — это целенаправленное движение в соответствии с заданной программой для достижения запланированной цели.

Приведем простой пример. Допустим, вы на автомобиле двигаетесь из пункта А, чтобы достичь результата — оказаться в точке Б. Это называется деятельностью. Объезд препятствий, заправка топливом – это уже управление процессом, потому что в непредвиденных ситуациях необходимо искать и принимать единственное решение.

Если представить проект в виде перечня задач, то управление включает в себя функции планирования, контроля и учета выполнения работ для достижения основной цели. При проектировании и управлении процессами важно помнить, что все элементы связаны между собой множеством зависимостей. Изменение в какой-либо сфере повлечет за собой трансформацию в другой. Поэтому нужно стремиться сохранять баланс между главными задачами, так как очень часто оптимизация одного направления достигается за счет ухудшения позиций в другом.