Организационная структура компании: как выбрать оптимальную

О чем речь? Организационная структура компании — модель взаимодействия сотрудников и отделов между собой. Она отображает иерархию, определяет функции и задачи руководителей и линейного персонала.

На что обратить внимание? Существует пять типов оргструктуры: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная и матричная. Критериями выбора подходящей выступают масштаб бизнеса и сфера его деятельности.

Понятие организационной структуры компании

Модель, следуя которой происходит взаимодействие между штатными сотрудниками из одного или разных отделов, называется организационной структурой компании. Эта схема позволяет понять, кому какие роли отводятся: руководители, подчиненные, координаторы, исполнители и т. д.

Организационная структура должна быть выстроена максимально понятно. Каждый человек на фирме должен четко осознавать, кто руководит процессом, кто выполняет указания, кто контролирует процесс исполнения и т. п. Подробная схема дает возможность:

• Разграничивать зоны ответственности. Каждая штатная единица знает круг своих обязанностей и ответственна за это. При грамотном выполнении задачи можно ждать похвалы, а при допущении ошибок — выговор и последующую работу над изменениями.
• Распределять обязанности. Если оргструктура продумана, то каждый сотрудник выполняет работу по своему уровню и функционалу: финансовому директору не придется заниматься наймом новичков, а инженеру — следить за документооборотом. У каждого исполнителя есть свои задания, так что дублирование и перегрузка/недогрузка исключаются.
• Контролировать штатное наполнение. По организационной структуре стразу видно, достаточно ли специалистов определенного рода или им нужны еще помощники. Это позволяет разобраться и в компетентности нынешних работников, убедиться в их профессионализме. Таким образом можно отлично оптимизировать штат.
• Упорядочить коммуникацию. Структура указывает на порядок подчиненности в компании. Это упрощает взаимодействие между отделами и их руководителями.
• Очерчивать перспективы карьерного роста. Каждый работник сразу поймет, как ему развиваться, чтобы достичь новой ступени продуктивности.

У каждой компании может быть своя организационная структура. Внебюджетным организациям ее допустимо формировать по своему усмотрению, а некоторые бюджетные организации и государственные предприятия обязаны придерживаться той оргструктуры, что требует российское законодательство.

Примерами подобной организационной структуры компании являются прокуратура, пожарная охрана и т. п.

Виды организационных структур компании

Во всем мире существует шесть видов организационных структур предприятий: линейная (или пирамидальная), функциональная, линейно-функциональная (или линейно-штабная), дивизиональная, матричная, комбинированная.

Последняя сочетает в себе черты всех предыдущих, а у остальных есть строгий регламент, а значит, и свои положительные и отрицательные стороны.

Линейная

Считается самой простой и примитивной, поскольку все распоряжения передаются по воображаемой лестнице от верха к низу.

Под контролем управленческий функционал держит непосредственный руководитель. Он присутствует на всех заседаниях, даже когда вышестоящие руководители распределяют по исполнителям первостепенные задачи. Без него подобные вопросы не решаются.

В данном случае на руководителя отделения возлагается слишком обширный круг обязанностей, ему предстоит перерабатывать огромный массив информации и не просто участвовать, а еще и принимать массу важнейших решений. Чем больше в подчинении исполнителей с неоднородными функциями, тем сложнее ими управлять.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 6 декабря

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 6 декабря

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Именно поэтому линейный вид разумно внедрить лишь в малочисленную компанию.

Функциональная

Смысл ее в том, чтобы организация была поделена на разные подразделения со своим функционалом.

Очень редко, когда данный вид оргструктуры используется индивидуально. Обычно его успешно совмещают с линейной структурой.

Линейно-функциональная

Правильный симбиоз линейной и функциональной схем. Некоторая часть прав и обязанностей в подобной структуре распределяется линейно, но на отдельных уровнях работают функциональные службы. Их задачей является подготовка тех данных, которые помогут линейным управляющим принять важнейшие решения.

Можно точно сказать о негибкости таких схем, невозможности подстроить их под какие-то быстрые изменения, а потому годятся они только для фирм, где руководство выполняет однообразные задачи.

Дивизиональная

В данном случае организационная структура делится на несколько частей. Основой для группирования департаментов могут считаться продукты, рыночные сегменты, географическое положение и прочее.

К примеру, продуктовая модель основана на выделении групп сотрудников вокруг различных продуктов или услуг. Количество подразделений напрямую зависит от их расширения.

Матричная

Наиболее сложный вид, который складывается из положительных сторон функциональной и дивизиональной схем. Матричный активно внедряется в крупных компаниях, где практикуются собственные исследования и разработки.

В этом случае бывает и такое, что к управлению компанией привлекаются кураторы отдельных проектов (даже не состоящие в штате). Так что особенностью можно назвать наличие у работников не одного, а сразу нескольких руководителей одного звена. К примеру, может быть начальник отдела и руководитель проекта.

Элементы организационной структуры компании

Элементы, что входят в организационную структуру компании, очень важны для развития предприятия. Среди основных выделяются:

• • Управление. Каждая похожая система держится на соблюдении иерархической лестницы и на процессах грамотного делегирования обязанностей. Это вертикаль управления, ведущая от начальства к подчиненным. Каждый в организации должен понимать, под чьим руководством он находится и на чьи установки ему следует ориентироваться.
  • Централизация. Речь о том, кто принимает важнейшие решения в той или иной ситуации. Если система централизована, то за подобные выводы ответственен один, а если децентрализована, то таких людей несколько.
  • Область контроля. По-другому — объем ответственности. Так фиксируется максимальное количество трудовых единиц, которыми может управлять менеджер, не снижая уровень продуктивности. Важно учитывать, что чем выше подчиненные находятся по иерархической лестнице к руководителю, тем серьезнее нагрузка в этом плане для них подразумевается и тем шире у них зона ответственности.
  • Специализация. Знакомое всем разделение труда. У фирм, в которых отлично развита специализация, есть возможность предоставить сотрудникам шанс на то, чтобы те смогли занять важные профильные позиции и проявили себя в своем деле, не рассеивая внимание. Так главы компаний сохраняют эффективность производительности на высочайшем уровне.

Читайте также

Управление по целям: что это и как применить в работе

• Департаментализация. В этом случае все ресурсы, резервы и цели по всевозможным департаментам распределяет исключительно руководитель. Работая, филиалы и отделы не контактируют между собой совсем (в строгом варианте) или минимально помогают (в свободном варианте). Группировка штатных единиц происходит обычно по сферам деятельности, допустим по сбыту или маркетингу.
• Формализация. Все задачи работника контролируются не человеком, а ранее установленными механизмами и нормами предприятия. Тут совсем не играет роли, кто стоит во главе.

Принципы организационной структуры компании

Совершенствование организационной структуры компании просто необходимо. Выбранная модель должна наращивать потенциал организации, но это невозможно без четкой оргструктуры, даже с отличными работниками в штате.

Бизнес-коуч Джилл Коркиндэйл говорил: «Нечеткая, бедная организационная структура ведет к возникновению массы противоречий. Сотрудники путают свои обязанности и роли, управленческие решения принимаются медленно, и все это создает контекст, в котором достижение результатов осложняется никому не нужным стрессом и конфликтами».

Для того чтобы свести все вышеизложенное к минимуму, нужно следовать принципам построения.

• Гибкость. Структура должна пересматриваться не менее раза в год на уместность и эффективность. Желательно, чтобы ее можно было быстро перестроить под изменения, неизбежно происходящие с рабочим коллективом или с самой фирмой.
• Нормоуправляемость. Всегда надо соблюдать адекватное количество подчиненных. К примеру, у высшего звена их должно быть примерно 4–8 человек, у среднего (функциональные руководители) — 8–20 человек, а у нижнего (ведущие специалисты, руководители групп) примерно по 20–40 человек.
• Единство прав и ответственности. Все люди в коллективе должны быть наделены разумными правами и обязанностями.
• Разграничение полномочий. Лучше сделать так, чтобы линейное руководство отвечало за выпуск продукции, а функциональное — за подготовку и исполнение.
• Экономичность. Стремление к оправданному снижению финансовых потерь на построение и содержание административного аппарата.

Владельцу и высшему менеджменту стоит убедиться в жизнеспособности избранной оргструктуры.

Этапы выбора и построения организационной структуры компании

Выбирая один из видов организационной структуры компании, надо ориентироваться и на ее положительные/отрицательные стороны, и на особенности самой организации.

Среди важных факторов:

• масштаб бизнеса;
• сфера деятельности;
• общая стратегия.

Пусть организационная структура будет и многопрофильной, но при этом максимально простой для того, чтобы внедрить ее. Пример: для маникюрного салона будет уместен линейный вид оргструктуры, так как работников не очень много, задачи предельно понятны и разграничены между персоналом, в рабочем штате 2–3 управленческих уровня. Если через некоторое время бизнес станет сетью маникюрных салонов, то вид лучше изменить на дивизиональный.

Многое зависит и от сферы бизнеса. Так, маркетинговые агентства и строительные компании активно внедряют у себя матричную структуру, так как она больше других подходит для реализации индивидуальных проектов.

На организационную структуру оказывают влияние вектор развития, долгосрочные цели, миссия и т. д.

Если выбор на типе структуры сделан, то самое время приступать к ее внедрению.

Этапы разработки организационных структур делятся на:

• • Структурирование бизнес-процессов. Происходит изучение главных бизнес-процессов для понимания, какая на фирме сейчас форма управления и насколько эффективно она действует. Вычленяются ее минусы и плюсы.
  • Опрос сотрудников. Узнают, чем заняты специалисты, каков их функционал и фронт работы, кому они подчиняются. В это время выясняется несоответствие компетенций и обязанностей персонала.
  • Составление новой схемы взаимодействия. Специалистов перераспределяют согласно их функциям и уровню подчинения в иерархии фирмы. Возможен переброс персонала в другой отдел для повышения эффективности, а может, дело дойдет и до расформирования отделов из-за отсутствия продуктивности.

• Установление полномочий руководителей. До управленцев всех уровней доносят, что ряд решений они могут принять сами, но некоторые обязаны быть разъяснены руководителю. Другие работники тоже должны быть уведомлены о том, на каком уровне принимаются различные решения.
• Построение связей между структурными подразделениями. Фиксируется, как контактируют отделы в процессе выполнения рабочих задач. Тут же создается наиболее разумная схема оборота документации.
• Закрепление оргструктуры. Финальный этап, в процессе которого составляется документ с подробным описанием новой системы менеджмента и утверждаются должностные инструкции работников предприятия.

Отличия в выборе оргструктуры для малого бизнеса и крупных компаний

В процессе создания организационной структуры небольшой компании надо постараться установить минимальное количество уровней управления и короткую цепочку команд.

Оргструктура для малого бизнеса выделяется тем, что:

• Нет четкого разделения труда. Многие работники выполняют то, что не обязаны по должности. Например, сотрудник салона красоты может выполнять работу уборщицы в конце смены.
• Руководитель сам участвует в производстве. Каждый подчиненный может к нему обратиться лично для решения проблемы.
• Нет деления на отделы (или оно минимальное). К примеру, в магазине главенствует директор, а его подчиненными являются работники бухгалтерии и отдела продаж.
• Коллеги контактируют между собой напрямую. Это касается и сотрудников полярно разных отделов. Речь может идти еще и о преобладании неформальных взаимоотношений, которые нечасто встретишь в больших компаниях.
• За процессом работы следят сами сотрудники. Если возникла проблема, то ее стараются решить самостоятельно, не обращаясь к непосредственному руководителю.

Читайте также

Корпоративное управление: суть, цели, задачи, принципы, модели

Такие небольшие фирмы имеют высокую организационную гибкость, а все из-за вышеперечисленного.

Анализ организационной структуры компании

При анализе оргструктуры появляется возможность оценить ее эффективность и рациональность, что очень важно. Это позволяет найти проблемные места и принять активные меры по оптимизации бизнес-процессов.

Задачи анализа:

• Пересмотр суммы финансовых вложений, определение их разумности и возможности уменьшения.
• Оценка рентабельности управленческой деятельности и бизнес-процессов.

В процессе анализа можно понять, в какой области максимальные денежные потери. Это позволит придумать схему по оптимизации.

Анализ и выводы по нему дают возможность пересмотреть целесообразность выполнения разных задач, оценить соблюдение обязанностей сотрудниками, пересмотреть распределение ответственности.

Чтобы сравнить качественные и количественные показатели бизнес-процессов, надо проанализировать их. В этом помогут все имеющиеся данные по работе предприятия.

Аналитическая схема организационной структуры компании следующая:

• Согласование цели, задач и границ исследования. Составляется план, обсуждаемый с аналитиками, а затем начинается сбор данных (документов, отчетов, инструкций и т. д.).
• Оценка нынешнего положения дел. Фокусировка на текущем виде организационной структуры для разбора ее элементов, чтобы потом было проще вычислить сильные и слабые стороны.
• Исследование действующих бизнес-процессов. Это делается путем сравнения количественных показателей: коэффициентов централизованности подразделений, централизации работ, соблюдения норм управления, бюджета на управление компанией. Все показатели должны быть свежими, зафиксированными в текущем моменте.
• Подведение итогов исследования. Специалисты приходят к выводам о том, насколько рентабельна работа организации. Полученные показатели сравниваются с желаемыми и эталонными. После чего делаются выводы, оформленные в качестве рекомендаций по улучшению и оптимизации работы.

После проведения аналитических мероприятий должно быть понятно, что поможет улучшить текущее состояние дел в компании. Это возможно только в том случае, если данные аналитики будут переданы руководству в понятном, структурированном виде, а в качестве наглядных дополнений будут присутствовать таблицы, графики и схемы.

Ошибки в создании организационной структуры компании

Вот список из десяти наиболее популярных ошибок, допускаемых в процессе формирования оргструктуры на предприятии.

• Фирма растет, а вид организационной структуры не меняется

Нужно подвергать усовершенствованию оргструктуру, если она устарела. Она должна полностью соответствовать тем количественным и качественным изменениям, что происходят в организации.

• Фокусировка не на обязанностях, а на штатных единицах

Когда в коллектив приходит новичок, следует ему поручить работу давно служащих на фирме людей. А последних возвести в ранг руководителей отделов, чтобы они несли ответственность за выполнение работы на определенном участке.

• Границы между участками работ слишком размыты

У каждого человека в компании должно быть четкое представление о том, за что он отвечает и что от него требует руководство.

• Полномочия персонала не эквивалентны функционалу

Полномочия человека должны быть адекватны его обязанностям. В некоторых случаях потребуется дополнительное обучение для расширения компетенций.

• Нет возможности собирать и обмениваться данными особой важности, например анализом эффективности

В компании обязательно нужно создать систему отслеживания и отчетности, KPI, чтобы наглядно было видно, кто и какой вклад вносит в успешную работу фирмы.

• Нет согласованности между структурой и стратегией организации

Для того чтобы этого избежать, надо внедрить самое современное программное обеспечение. Оно поможет согласовать оргструктуру и стратегию. Например, Битрикс24. С ним можно создать максимально доступные инструкции и внедрить инициативы.

• Игнорирование перемен на рынке

Работа компании должна строиться вокруг рынка, а также адекватно и своевременно реагировать на любые изменения. Только так можно удерживать лидирующую позицию среди конкурентов.

• Конфликтные ситуации между работниками на почве обязанностей

Следует настоять на выполнении полярно разных и взаимоисключающих задач конкретным людям.

• Монополия владельца на структурирование компании

Для грамотного структурирования следует разрабатывать соответствующую стратегию совместно с группой ответственных и квалифицированных лиц.

• Неправильная иерархия сотрудников и отсутствие субординации

Разумно выстроить отношения в компании так, чтобы каждый сотрудник понимал, кто над ним главенствует. Только так отношения в коллективе будут здоровыми.

Часто задаваемые вопросы об организационной структуре компании

Нужно ли специально подбирать оргструктуру, или она сама сложится?

Организационная структура компании — это то, что способно сложиться и самостоятельно, главное вовремя трансформировать это в правильном виде, если того потребует рыночная ситуация. Конечно, гораздо проще и разумнее держать под контролем этот процесс. Так коммуникация с коллегами и подчиненными будет здоровой с самого начала.

Должна ли текущая оргструктура быть официально задокументирована? Требуется ли это на законодательном уровне?

В муниципальных и государственных организациях следует оформить официально, в других случаях — нет. Создать такой документ полезно всем, ведь это отличный шанс на начальном этапе прописать полномочия каждого работника, чтобы позже к этому не возвращаться.

Чему должна соответствовать организационная структура?

В первую очередь это соответствие должно прослеживаться с ценностями организации и управленческим стилем. Не нужно и спорить с тем, что в компании с демократичным стилем руководства строгая иерархическая оргструктура будет неуместной, возможно, принятой коллективом негативно.

Нет такой организационной структуры, которую можно было бы выбрать в качестве идеальной и универсальной, поскольку каждый бизнес по-своему уникальный. Выбранный руководством вид структуры отражает специфику предприятия.

При этом не надо бояться изменений, если того требует ситуация. Если понадобится комбинировать различные элементы для создания оптимальной оргструктуры, то стоит смело шагать в этом направлении.