- Что такое бриф и кому он нужен
- Чем бриф отличается от ТЗ
- Каким должен быть хороший бриф
- 10 составляющих типичного брифа
- Оптимальные форматы брифа
- 4 грубых ошибки при создании брифа
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
Что это? Бриф – это документ, который помогает заказчику и исполнителю найти точки соприкосновения, понять цели друг друга, придерживаться определенных моментов в ТЗ. Бриф не стоит путать с техническим заданием: первый документ – обзор компании, целей заказчика, второй – конкретные указания для исполнителя.
Как подготовить? Чтобы составить хороший бриф, нужно, в первую очередь понимать, какой тип заказчиков будет заполнять этот документ. Универсальной формулы не бывает, однако есть общий пункты, которые подойдут для любой ситуации.
Что такое бриф и кому он нужен
Бриф — это перечень вопросов, помогающих разработчику обеспечить взаимопонимание с клиентом и подготовиться к разработке ТЗ. Чаще всего в брифе описывают специфику продукта, дают характеристику ЦА компании, контрольные сроки, планируемые финансовые затраты. Бриф проекта используется дизайнерами, специалистами по интернет-маркетингу, корректорами, редакторами, авторами статей, специалистами по рекламе и продажам, художниками.
Специалисты по маркетингу разделяют множество брифов на виды, указанные ниже:
- Медиабриф — применяют при организации рекламной кампании.
- Творческий бриф — создают на этапе разработки макета (проекта) конечного изделия и презентации в нескольких форматах (текстовом, звуковом, визуальном).
- Экспертный бриф — используют при создании новых брендов, содержит результаты изучения рынка.
- Бриф для дизайнера — применяется при разработке дизайна.
- Коммуникационный бриф— используют для описания ожиданий от общения с клиентом, изучившим рекламные материалы по проекту.
Бриф требуется заказчику и исполнителю.
Заказчику
Бриф следует заполнять для понимания исполнителем требований заказчика и целей проекта. Для минимизации замечаний заказчик должен сообщить характеристики и специфические качества продукта, при необходимости приложить изображения и другие графические материалы. Исполнитель всегда заинтересован в качественном заполнении брифа. Заказчик часто не желает заполнять бриф или делает это поверхностно, формально. Исполнителю требуется качественный и полный бриф.
Исполнителю
Обсуждение вопросов создания проекта по электронной почте не является оптимальным, так как возникает задержка по времени при поиске ответа в потоке сообщений, писем. Кроме того, бриф проекта позволяет минимизировать вероятность возникновения конфликтных ситуаций и вопросов по проекту, заранее не оговорённых сторонами. Таким образом, создается подстраховка для исполнителя, у него появляется возможность сослаться на бриф при возникновении спорных ситуаций.
Бриф позволяет сэкономить время и получить спецификации в компактном виде.
Брифы применяют во многих сферах деятельности. В маркетинге бриф обеспечит понимание места компании на рынке, определит ЦА клиента. В строительстве бриф требуется при планировании закупок техники, материалов, оборудования, при подборе персонала.
Чем бриф отличается от ТЗ
Основные отличия брифа от ТЗ заключаются в следующем:
- По целям. Бриф содержит пожелания заказчика. Техническое задание входит в состав документации по проекту. В техническом задании определяются цели и задачи проекта.
- По времени составления. Бриф и техническое задание разрабатываются на разных этапах подготовки проекта. Бриф предназначен для знакомства исполнителя с заказчиком и заполняется после обращения заказчика к исполнителю. ТЗ готовится перед началом работ после изложения заказчиком своего видения проекта.
Читайте также
XYZ-анализ для оптимизации товарного ассортимента - Техническое задание рекомендуется оформлять как приложение к договору о выполнении работ. В случае невыполнения технического задания заказчик имеет юридические основания для обращения в судебные инстанции для защиты своих прав. Бриф не имеет юридической силы и не даёт оснований для защиты интересов заказчика в суде.
- Бриф и ТЗ имеют, как правило, разный объем. Бриф пишется на 2-3 страницах. Техническое задание – это объемный документ с большим количеством листов текста, схем, графиков, таблиц.
Каким должен быть хороший бриф
В брифе описывается текущее и желаемое состояния клиента. Для написания содержательного брифа необходимо четкое представление о сфере деятельности заказчика.
Основные характеристики хорошего брифа:
- Написан грамотно, понятно, кратко.
- Определяет для исполнителя важнейшие характеристики проекта.
- Способствует достижению положительного результата проекта.
- Исключает конфликтные ситуации и минимизирует количество дополнительных вопросов.
- Позволяет правильно рассчитать затраты на проект.
Хороший бриф обеспечит достижение целей проекта и выполнение пожеланий заказчика.
Включение в бриф ненужной исполнителю информации даёт отрицательный результат. Для поста, который можно прочитать за несколько минут, предоставление брифа объёмом в десятки и сотни страниц бессмысленно.
Исполнитель потратит на ознакомление с брифом дополнительное время и будет выполнять проект в цейтноте.
10 составляющих типичного брифа
Универсального алгоритма создания брифа не существует. Брифы, например для digital-проектов, состоят из следующих разделов.
Сведения о заказчике
Данный раздел содержит обобщенные сведения: период работы заказчика на рынке, особенности производимой и продаваемой продукции, услуг. Указанная информация формирует у исполнителя понимание бизнеса заказчика и его пожеланий.
Описание продукта и его УТП
Исполнителю требуется максимальный объем сведений о продукции, производимой клиентом. Подготовленный копирайтер опишет достоинства сервиса заказчика, на которые заказчик не обращал внимание, и обозначит важные детали, которые заказчик считал несущественными.
Информация о бренде
В этот раздел включается информация о брендбуке, гайдлайне, фирменном стиле клиента, слоганах. Возможна постановка вопросов о социальных, эстетических ценностях бренда. Исполнитель обязан понять цели рекламных мероприятий заказчика. Полезна информация о позиционировании компании перед клиентом.
Цели и задачи
Исполнителю следует однозначно понять, каким должен быть результат проекта с точки зрения заказчика. Например, для увеличения выручки в требуемом объеме в течение месяца исполнителю необходимо найти на 30 % больше потенциальных клиентов.
Практически в брифе предполагается достижение идеальных результатов по выполнению задач и достижению целей. При этом исполнитель не может гарантировать достижение поставленных целей.
Нехватка финансовых ресурсов
Иногда заказчик располагает более мощными ресурсами, чем требуется для проекта. При недостаточности ресурсов для достижения заданных ключевых показателей эффективности планирование проекта следует проводить с учетом итогов брифинга.
Детальная характеристика целевой аудитории
В данный раздел включается информация о специфике спроса, об эстетических и интеллектуальных характеристиках аудитории, об обобщенных возрастных данных. При наличии у клиента детальной характеристики целевой аудитории он может представить ее по запросу исполнителя. При отсутствии у клиента детальной характеристики целевой аудитории следует получить требуемую информацию у его работников.
Обратная связь с клиентами
Замечания клиентов особенно важны при выполнении проектов в рекламе, маркетинге, продажах. Речь идет о причинах отказа клиента от покупки продукта по причинам отсутствия гарантийных обязательств, завышенной цены, отсутствия полной информации о поставщике или наличия альтернативных поставщиков, сложной схемы доставки.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 22.11.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Сведения о конкурентной среде
В бриф включают сведения о конкурентах, об отличии товаров конкурентов от товаров, предлагаемых клиентом. Возможно использование инсайдерской информации, а также информации о конкурентах, полученной нестандартными способами. Необходимо проработать планируемые коммуникации, чтобы подчеркнуть уникальность предлагаемых товаров и услуг и исключить возможность сравнения с конкурентами.
Меры по обеспечению успешной сдачи проекта
Оценка работы по визуальным результатам чаще всего не является объективной. Поэтому необходимо получить во время брифинга референсы от работника клиента, мнение которого при приеме результатов работы является определяющим.
Организационные моменты
Следует определить порядок взаимодействия заказчика и исполнителя. Необходимо согласовать сроки направления предложения, сроки завершения и сдачи проекта. Должно быть чёткое понимание, какие программные средства должны использоваться при разработке проекта и при сдаче результатов работы. Очень важно знать порядок сдачи проекта и персоналии, которые будут принимать результат.
Формализованных алгоритмов разработки брифа нет. Единственным требованием к задаваемым вопросам является их логичная последовательность. Для разработки брифа разрешается использование любых программных средств.
Оптимальные форматы брифа
Организации, внедряющие брифы при разработке проектов, должны разработать приемлемый для себя формат брифа. Бриф является краткой характеристикой компании как клиента. Он должен быть удобным для исполнителя и для заказчика. Практика показала, что электронный формат является оптимальным для брифа.
Общие моменты по созданию брифа и его заполнению:
- наиболее практична разработка брифа в виде файла в Excel или Word и направление его в адрес заказчика;
- допускается размещение брифа на сайте для заполнения его клиентом;
- возможно размещение брифа для заполнения на любом электронном ресурсе, к которому обеспечен доступ;
- не запрещается заполнение брифа на бумаге с последующим обменом документами на бумажном носителе.
Читайте также
Бриф, оформленный исполнителем в виде приложения к основному письму, означает доброжелательное отношение к заказчику и стремление создать комфортные условия для сотрудничества.
4 грубых ошибки при создании брифа
Неопытные разработчики брифов допускают ошибки, которые не позволяют достичь цели планируемой работы.
Отсутствие логической последовательности в формулировании вопросов брифа
Брифу необходима определенность и логика в формулировании вопросов, чтобы клиент последовательно отвечал на заданные вопросы. Дополнительные вопросы, не имеющие принципиального значения, в бриф не вносятся.
Бриф содержит неполную информацию
Возможна ситуация, когда исполнитель не сможет получить в полном объеме требуемую для работы информацию. К примеру, не определены периоды выполнения некоторых этапов проекта или окончательно не утвержден порядок и размеры финансирования проекта. Бриф должен содержать полную информацию.
В бриф включены сложные вопросы
Вопросы анкеты следует формулировать просто и кратко. Не нужно предоставлять образцы возможных ответов на все вопросы. Заказчик должен ответить на вопросы самостоятельно, ответы необходимо проанализировать.
Отсутствие обратной связи между исполнителем и заказчиком
Получив бриф, исполнитель на основе анализа собственной работы формулирует задачи письменно, разрабатывает план мероприятий по их выполнению. При возникновении вопросов следует обсудить их с заказчиком. Также необходимо установить жёсткие сроки, порядок проведения оценки, продолжительность контрольных мероприятий. Перечисленные моменты необходимо согласовать через обратную связь.
Практически написать бриф легко. Он является основой для совместной работы и дает более четкое представление планируемых результатов проекта и способов достижения результатов. В случае отказа заказчика от создания брифа исполнитель самостоятельно заполняет анкету. Важно понимать, что конечные показатели проекта могут значительно отличаться от ожидаемых показателей.
