Аутсорсинг персонала: правила, законы, ограничения

Что это? Аутсорсинг персонала – это передача части работы сотрудников компании специалистам из сторонних фирм. Не стоит путать этот процесс с фрилансом и аутстаффингом.

Где применяется? Как правило, речь идет о непрофильной активности: бухгалтерском учете, маркетинговом продвижении, системном администрировании, техподдержке и т. д.

Что такое аутсорсинг и аутстаффинг персонала

Еще не так давно термины «аутсорсинг» и «аутстаффинг» были практически равнозначными. Но различия между ними все же имеются.

• Аутсорсинг подразумевает под собой частичную передачу функций компании сотрудникам сторонней фирмы, которые при этом продолжают числиться в штате своей компании и напрямую подчиняются ее руководству.
• В случае аутстаффинга подрядчик передает часть своего персонала в штат компании-заказчика. Сотрудники при этом находятся уже в подчинении нового руководства, но не заключают с ним трудовые договоры.

Разберем оба случая на конкретных примерах.

Итак, имеется небольшая компания, выпускающая косметику под собственным брендом. Перед выпуском различных шампуней, гелей и мыла сотрудники предприятия с нуля разрабатывают уникальные формулы составов, уделяют большое внимание контролю качества, концентрируются на повышении объемов производства. Маркетинг и логистику же руководство делегирует сторонней компании, при этом зачастую даже не зная в лицо конкретных исполнителей. Простыми словами, это аутсорсинг персонала.

Возьмем для примера другую компанию, предоставляющую косметические услуги. Перед Новым годом салон решил устроить распродажу. В такой активный период требуется большое количество сотрудников: консультантов, супервайзеров и менеджеров. Чтобы на время распродажи восполнить недостаток людей, руководство «арендует» персонал у сторонней организации.

Теперь нанятые сотрудники работают на нового работодателя и одновременно связаны трудовыми взаимоотношениями со старым работодателем. Эта схема уже будет называться аутстаффингом. При этом с персоналом заключается соответствующий договор на срок не более, чем на 9 месяцев.

Аутстаффинг чаще выбирается для выполнения разовых проектов и временной работы при нехватке трудовых ресурсов. Если же необходимо выполнять определенные задачи в течение длительного времени, более приоритетным окажется аутсорсинг персонала компании.

Только до 3 мая

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Чек-лист. Как презентовать себя по правилу 4П

Только до 3 мая

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Жесткое законодательное регулирование обеих форм привлечения стороннего персонала началось лишь в 2016 году. Ранее же тот или иной формат свободно выбирался предпринимателями и крупным бизнесом.

Так, 1 января 2016 года в Трудовой кодекс была добавлена глава №53.1, а также соответствующим образом изменены и другие нормативно-правовые акты. В настоящее время компаниям запрещается заключать договоры аутстаффинга. Выведено из обращения понятие «аренда персонала».

Читайте также

Кто такой номинальный директор

Вместо этого законодательство оперирует новым термином «деятельность по предоставлению труда персонала», фактически легализующим аутстаффинг с некоторыми ограничениями. В частности, предоставлять сотрудников «в аренду» теперь могут агентства занятости, обладающие аккредитацией.

Минимальные требования к таким организациям будут следующими:

• наличие уставного капитала от 1 млн рублей;
• отсутствие налоговых задолженностей;
• наличие высшего образования у руководителя и двухлетнего стажа на руководящей должности в отделе кадров, а также отсутствие судимостей.

Также агентство, желающее предоставлять сотрудников по схеме аутстаффинга, не должно работать по упрощенной системе налогообложения. Этот запрет явно прописан Налоговом кодексе. Если организация использует «упрощенку», она обязана заблаговременно перейти на общий режим налогообложения, а затем получить соответствующую аккредитацию.

Помимо аккредитованных агентств занятости, предоставлять «в аренду» труд сотрудников имеют право:

• аффилированные компании;
• акционерные общества;
• юридические лица, являющиеся участниками акционерных соглашений с направляющими сторонами.

В случае с аутсорсингом предоставление персонала организуется заметно проще. В Гражданском кодексе РФ имеется статья 421, где говорится о том, что юридические лица могут свободно закреплять взаимоотношения друг с другом договорами. В частности, компания-заказчик вправе заключить с исполнителем договор возмездного оказания услуг либо договор подряда. При этом в документах недопустимо использовать фразы «аутсорсинг персонала», «аутстаффинг», «предоставление или аренда персонала».

Логично было бы спросить, с чем связаны данные ограничения. Причина заключается, как ни странно, в отмене крепостного права в Российской империи в 1861 году. С тех пор аренда и продажа возможна только в отношении услуг и товаров. Людей «продавать» и «арендовать» законодательно запрещено. Таким образом обеспечивается защита прав и интересов работников.

Плюсы и минусы аутсорсинга персонала

Аутсорсинг по сравнению с традиционным наймом персонала в основном выглядит более привлекательно. При условии грамотного выстраивания этого процесса компании снижают постоянные затраты и решают свои важные кадровые задачи.

Перечислим главные преимущества аутсорсинга персонала:

• Снижается налоговая нагрузка.
• Появляется возможность сотрудничества с профессионалами, не нанимая их в штат на постоянной основе (особенно когда это экономически невыгодно).
• Четко ограничивается область ответственности с предоставлением дополнительных гарантий.
• Оптимизируется рабочее время.
• Более эффективно решаются некоторые организационные моменты.
• 

  Вступай в закрытый клуб и получите доступ к 1000+ идей для развития бизнеса

  Попробовать месяц за 1 рубль

Кроме того, сотрудники, привлеченные на условиях аутсорсинга, в сравнении со штатным персоналом обладают большей мотивацией выполнять свою работу и более хорошо подготовлены.

Однако недостатки в такой организации рабочей деятельности также имеются. Иначе аутсорсинговая схема применялась бы везде без исключения.

Ситуации, когда услуги аутсорсинга персонала становятся невыгодными или неприемлемыми, могут определяться несколькими факторами. Перечислим основные негативные моменты.

• Трудовой кодекс РФ в данном случае не распространяется на привлеченный персонал, а значит, тот не несет ответственности перед заказчиком.
• По тем же причинам на сотрудников существует меньше рычагов воздействия, чем при традиционном найме.
• Персонал не обязан соблюдать установленный внутренний регламент на предприятии, если это явно не указано в договоре.
• Заказчик и подрядчик должны составлять максимально подробный договор, учитывающий все нюансы аутсорсинга.
• Привлеченный аутсорсер, как правило, претендует на более высокую оплату труда, чем штатный сотрудник.
• Могут возникнуть сложности в поиске сотрудников с нужной квалификацией. Особенно это актуально для небольших населенных пунктов.
• Деятельность аутсорсеров, не требующая узкой специализации и особых навыков, не дает весомых преимуществ перед работой постоянного персонала.
• Нет гарантии, что привлеченный специалист согласится на длительное сотрудничество на условиях аутсорсинга. При этом он сравнительно меньше погружается в бизнес-процессы.
• Законодательное регулирование аутсорсинга осуществляется менее глубоко по сравнению с регулированием стандартных трудовых взаимоотношений.
• В случае нарушения регламента организации труда отношения с аутсорсерами приравниваются к трудовым.
• У бухгалтерии и сотрудников отдела кадров возникает больше сложностей при организации аутсорсинговой деятельности.

• Повышается риск утечки конфиденциальных данных и сведений, представляющих коммерческую тайну.
• Увеличивается время выполнения прямых задач, особенно когда услуги предоставляет аутсорсинговое агентство.

Большинство указанных проблем решается при грамотном составлении договора аутсорсинга, учитывающего все детали. Тем не менее, к выбору этой формы организации труда нужно подходить максимально внимательно.

Сферы применения аутсорсинга персонала

Аутсорсинговая схема применяется во многих сферах. При этом решается и немало задач.

Ниже перечислим ситуации, когда выбор в пользу аутсорсинга будет наиболее целесообразен.

• Острая необходимость в замене временно отсутствующих штатных работников

Все компании сталкиваются с уходом своих сотрудников на больничный или в декрет. В данные периоды зачастую требуется их кем-то заменить. Заключение срочного трудового договора с новыми работниками обычно представляет определенную проблему. Не все претенденты согласны качественно выполнять свои обязанности, зная, что скоро придется покинуть компанию. Поэтому руководству имеет смысл воспользоваться услугами аутсорсинга.

• Необходимость в оптимизации процессов, для выполнения которых нужны специалисты определенной квалификации, при этом не требуется постоянное их присутствие на рабочем месте

В такой ситуации аутсорсинг будет оптимальным выбором, так как это позволит покрыть потребность в узких специалистах с минимумом затрат. Причем сотрудники будут присутствовать в штате лишь по мере необходимости. По данной схеме обычно привлекаются сторонние бухгалтеры и специалисты по техническому обслуживанию оборудования.

• Необходимость в профессиональных услугах с повышенной гарантией выполнения

Как правило, привлеченные аутсорсеры обладают более высокой степенью ответственности, нежели штатные работники. Это дает компаниям дополнительную гарантию и безопасность при выполнении поставленных задач.

• Необходимость в сокращении издержек, связанных с трудоустройством

Трудовой договор наделяет как работодателя, так и подчиненного намного большим количеством обязанностей, обусловленных требованиями по уплате налогов и социальных отчислений. Аутсорсинговая схема же заметно снижает налоговую нагрузку.

Читайте также

Стратегия развития предприятия: виды, этапы разработки, оценка

• Необходимость в сокращении действующего штата сотрудников

Гражданский, Трудовой и Налоговый кодексы предъявляют достаточно высокие требования к численности персонала. В случае же аутсорсинга привлеченные работники формально в штат не зачисляются. А значит, на них не распространяются установленные нормативы.

Принято выделять традиционные для аутсорсинга виды деятельности. По указанным ниже направлениям чаще всего привлекаются сторонние специалисты.

• Бухучет

Здесь услугами аутсорсеров пользуются представители как малого, так и крупного бизнеса. Даже при наличии в штате бухгалтеров может понадобиться проверка выполняемой данными сотрудниками работы. Дать объективную оценку бухгалтерской деятельности сможет именно сторонний специалист.

• Аудит

Аудиторская проверка фактически аналогична бухгалтерской, но проводится чаще всего перед визитом налогового инспектора. Привлеченный аудитор выносит по результатам анализа экспертное заключение, выявляет недочеты и дает рекомендации по их устранению.

• Обслуживание баз данных и разработка сайтов

Небольшие компании иногда нуждаются в услугах сторонних администраторов БД и разработчиков сайтов, поскольку не содержат в своем штате указанных специалистов на постоянной основе.

• Маркетинг

Крупные корпорации, как правило, имеют в штате целые отделы маркетологов. Тем не менее, даже такие компании зачастую прибегают к услугам сторонних специалистов, когда необходим свежий и нестандартный взгляд на решаемую задачу.

• Юриспруденция

Здесь основная причина привлечения аутсорсеров заключается в банальной экономии. Услуги высококлассных юристов стоят дорого, но требуются не всегда. Поэтому целесообразнее привлекать специалиста со стороны при необходимости, чем постоянно содержать штатного сотрудника. Потребуется лишь заключение договора с юридической компанией.

• Охранные услуги

Обеспечение безопасности компании требует наличия соответствующего оборудования и привлечения специалистов, обладающих определенными навыками. Однако далеко не всегда разумно выделять для этого целую службу. В большинстве случаев целесообразным решением будет заключение договора с охранным предприятием.

• Обслуживание компании

К обслуживающему персоналу традиционно относят уборщиц, дворников, специалистов по мелкому ремонту техники. Постоянное присутствие этих сотрудников в штате обычно не требуется, поэтому они привлекаются на условиях аутсорсинга.

• Подбор персонала

Руководители компаний все чаще привлекают сторонних HR-специалистов. Во-первых, это дает гарантию объективности и непредвзятости сотрудников в отношении претендентов на должность. Во-вторых, такие специалисты, как правило, хорошо ориентируются в актуальных тенденциях бизнеса, что помогает эффективнее подбирать кадры.

В системе аутсорсинга персонала помимо прочего существует классификация по геополитическим критериям.

• Внутренний аутсорсинг

Заказчик и исполнитель услуг действуют в правовом поле одной страны.

• Международный аутсорсинг

Часть задач, решение которых на необходимом уровне невозможно внутри страны, передается на выполнение иностранным компаниям.

• Офшорный аутсорсинг

В данном случае компания заинтересована в привлечении дешевой промышленной силы. Офшорный аутсорсинг аналогичен международному и может отличаться по функциям и сфере деятельности. Например, за рубежом организуется производство, формируются колл-центры, разрабатывается программное обеспечение и т. д. Наиболее привлекательными в этом плане странами в настоящее время являются Россия, Румыния, Болгария, Египет, Китай, Индия, Бангладеш, Пакистан и Филиппины.

Современный аутсорсинг представляет собой нечто большее, нежели просто кадровый инструмент. Эта система может включать в себя перенос производства, использование технологического оборудования, интеллектуальной собственности и других объектов и субъектов хозяйственной деятельности в другой стране или в другом регионе.

Насколько оправдан аутсорсинг персонала для руководящих должностей

Итак, популярность услуги привлечения сторонних специалистов из года в год растет. Владельцы компаний выбирают прежде всего первоклассных профессионалов, имеющих опыт работы в известных компаниях мирового уровня, прошедших практику за рубежом, обладающих множеством сертификатов и дипломов.

Таким образом поступают даже транснациональные корпорации. В них к работе привлекаются топ-менеджеры, которые никогда не состояли в штате.

С одной стороны, такая практика выглядит весьма разумной, с другой — она чужда для российского менталитета. Дело в том, что среди отечественных руководителей традиционно принято уважать труд лишь тех специалистов, которые успели проработать в штате компании длительное время.

Аутсорсинг в управлении персоналом сопряжен с еще одной проблемой — привлеченному специалисту будет трудно управлять компанией, в специфике которой он досконально не разбирается. Это актуально прежде всего для узкоспециализированных отраслей. Например, деревообрабатывающее производство требует глубоких знаний, специфичных для этой отрасли.

Находясь на грани банкротства, компания заинтересована в привлечении антикризисного управляющего. Однако такой специалист компетентен прежде всего в финансовых вопросах, а не в производственных. В данной ситуации целесообразнее привлечь аутсорсера, который будет выполнять роль советника или бизнес-тренера, нацеленного на помощь в решении приоритетных для компании проблем. Давать этому специалисту полномочия полноценного руководителя все же не рекомендуется.

Но даже сам процесс управления при такой схеме может сопровождаться спорными моментами. Привлеченные внешние управленцы зачастую отказываются выполнять поручения, если со стороны их непосредственного начальства не были даны соответствующие указания. В таких ситуациях заказчик аутсорсинговых услуг вынужден связываться с этим начальством и уже через него давать исполнителю нужные распоряжения.

Обычно эти сложности возникают в молодых компаниях с низким уровнем организации. Решать подобные проблемы следует максимально оперативно, после первого же случая, а по возможности лучше заранее их предотвращать.

Поэтапное внедрение аутсорсинга персонала

Этап 1: Оценка реального состояния компании

Перед началом реализации любого проекта требуется проанализировать текущее состояние предприятия, оценить экономическое обоснование и потенциал от выполнения планируемых операций. За основу должны браться исключительно сухие факты и цифры.

Также нужно выполнить анализ целей компании и конкурирующих организаций, сформировать стратегию развития бизнеса с установкой наиболее приоритетных направлений, выявить слабые места. Далее определяются задачи, пригодные для делегирования аутсорсерам, прогнозируется объем этих работ. Все это поможет объективно оценить состояние бизнеса.

Затем производится расчет стоимости выполнения поставленных задач или реализации бизнес-процессов своими силами. На данном этапе можно подсчитать стоимость аренды офисных и прочих помещений, технологического оборудования и его общие размеры, оплату труда штатных специалистов.

Здесь же создается рабочая группа для сбора необходимых сведений и проведения мозговых штурмов как наиболее эффективного способа принятия решений.

Этап 2: Выбор в пользу кадрового аутсорсинга персонала

Итак, принято решение воспользоваться аутсорсинговыми услугами. Прежде всего необходимо тщательно взвесить плюсы и минусы, оценить риски и предполагаемые возможности после внедрения данной схемы. Нужно подсчитать общие издержки на выполнения работ аутсорсерами и сравнить результаты с расчетом самостоятельного выполнения этих работ. После этого принимается решение о целесообразности аутсорсинга.

На этой же стадии устанавливаются цели и задачи проекта, назначаются ответственные лица, формируется рабочая группа. Сформулированный план работ, передаваемый на аутсорс, необходимо согласовать с топ-менеджером.

Окончательное решение о привлечении аутсорсеров принимает генеральный директор либо собственник компании.

Этап 3: Выбор аутсорсинговой компании

Это очень ответственный этап, ведь в случае ошибочного выбора придется повторно преобразовывать компанию для работы с новым партнером. Данная процедура занимает достаточно много времени.

Чтобы минимизировать риск ошибки в выборе аутсорсинговой компании и исключить возможные негативные факторы, нужно заранее проанализировать рынок аутсорсинга персонала, оценивая присутствующих на этом рынке игроков. В процессе такого анализа будет формироваться список потенциальных партнеров. Далее из них нужно выбрать наиболее подходящего с учетом следующих критериев:

• быстрота реагирования на запросы заказчика в случае необходимости выезда на место или дистанционного консультирования;
• типы дополнительно оплачиваемых услуг, а также услуг, не предоставляемых данным партнером;
• зависимость стоимости услуг от численности персонала аутсорсера;
• форма контроля организацией собственного персонала;
• формат взаимодействия с партнером в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;
• квалификация сотрудников аутсорсинговой компании;
• процедура расторжения договора на предоставление аутсорсинговых услуг;
• организация системы безопасности в компании.

Для удобства выбора сформированный перечень лучше представить в виде таблицы. Далее в нее вносятся указанные критерии по каждому потенциальному партнеру и сравниваются между собой. Подобные таблицы довольно часто облегчают процесс принятия решений в разных деловых ситуациях.

Этап 4: Согласование условий договора с партнером

На данном этапе необходимо обсудить условия сотрудничества с выбранной аутсорсинговой компанией. Прежде всего четко определяются цели и задачи, устанавливаются сроки перехода на аутсорсинг. Важно учесть в договоре каждую деталь и убедиться в том, что будущий партнер ясно представляет себе формат дальнейшей работы.

Именно из-за несовпадений во взглядах заказчика и исполнителя вследствие ошибок в коммуникации чаще всего возникают проблемы при реализации совместных проектов. Ключевую роль во взаимодействии с партнером играет правильно сформулированный запрос.

При этом сам аутсорсер может предложить собственный вариант решения поставленных задач. Озвученные рекомендации стоит хотя бы принять к сведению, поскольку аутсорсинговая компания, скорее всего, обладает успешным опытом реализации подобных проектов.

Рабочая группа, участвующая в разработке договора, обязательно должна включать в себя квалифицированного юриста. При отсутствии данного специалиста в штате стоит проконсультироваться у специалиста со стороны.

Читайте также

Авторитарный стиль управления: когда необходим и как использовать

В договоре необходимо указать основные параметры, составляющие структуру взаимодействия с аутсорсером. Нужно учитывать, что существует как полная, так и частичная передача обязанностей.

Этап 5: Переключение на новый формат работы

Грамотный переход компании на аутсорсинг рабочего персонала и специалистов всегда подразумевает сохранение благоприятного эмоционального климата в коллективе. Поэтому так важна заблаговременная разъяснительная работа с работниками. Руководство должно довести до них всю информацию, касающуюся нового формата деятельности, и ознакомить с соответствующей документацией.

О предстоящем завершении трудовых отношений сообщать сотрудникам нужно максимально деликатно. Если же с привлеченными специалистами планируется дальнейшее сотрудничество, им следует уделить особое внимание.

Перед началом работы в новом формате формируется новое штатное расписание, а также разрабатывается план мероприятий по внедрению проекта. В каждом конкретном случае руководство принимает решение о внесении изменений в действующие должностные инструкции либо о создании регламента с нуля.

Этап 6: Работа на отчетном периоде

Вместо рабочей группы на данном этапе основную роль выполняет отдельный работник. Он передает руководителю отчетную документацию в строго оговоренные сроки.

По завершении отчетного периода производится оценка функционирования внедренной аутсорсинговой модели. Это делается через обратную связь с персоналом. Далее сравниваются фактические показатели аутсорсера с плановыми KPI. Сотрудники, принимающие участие в проекте, также обсуждают между собой промежуточный результат проекта.

Выявленные в процессе анализа слабые места могут быть следствием двух причин: ошибок в планировании и несоблюдения условий договора. Важно выявить конкретную причину и своевременно начать работу по ее устранению.

Производственные задачи, делегированные аутсорсеру, подобно любым другим должны постоянно отслеживаться. В зависимости от важности этих процессов для бизнеса, возникающих при этом рисков, а также компетентности исполнителя определяется и уровень контроля.

Приведенный выше алгоритм перехода на аутсорсинг в целом может применяться в любой отрасли. Специфика конкретной деятельности потребует внесения некоторых корректировок в этот план, но в общем виде он выглядит именно так.

Как правильно оформить договор аутсорсинга персонала

Взаимоотношения на рынке аутсорсинга регулируются составлением специального договора. И хотя в правовом поле такое регулирование до сих пор не закреплено, к оформлению регулирующего документа нужно относиться особенно внимательно.

В договоре на аутсорсинг временного персонала должны быть максимально детально отражены следующие моменты:

• требуемая квалификация привлекаемых сотрудников;
• максимальные сроки предоставления и замены персонала;
• процедуры входа и выхода из проекта, а также требования по исполнению возложенных задач;
• ответственность аутсорсера за качество труда привлеченного персонала;
• описание сведений, представляющих коммерческую тайну, а также правила соблюдения приватности;
• штрафы в случае досрочного расторжения договора и различных нарушений.

По результатам аутсорсинговой деятельности привлеченным сотрудникам выплачиваются вознаграждения. Соответствующие положения в договоре должны основываться на пунктах раздела 5 Налогового кодекса РФ. В частности, указываются расценки всех услуг исполнителя в денежном выражении, а также размер взымаемого НДС. При необходимости повышения или понижения этих расценок, обусловленных изменившимся объемом работ, формируется дополнительное соглашение к договору.

Гражданский кодекс в статьях 779 и 781 обязывает отражать в договорах на аутсорсинг обязанности исполнителя и заказчика соответственно по оказанию услуг заказчику и по оплате этих услуг исполнителю.

Документ также должен быть составлен с использованием терминологии НК и ГК. Желательно при этом опираться на договоры по возмездному оказанию услуг на основе требований, изложенных в статьях 39 и 779 ГК РФ.

Важно! Действующее в РФ законодательство запрещает использовать заемный труд. Вместе с тем в соответствии с Федеральным законом № 116-ФЗ от 05.05.2014 разрешается деятельность по предоставлению персонала. Важно не называть эту услугу арендой, поскольку арендовать можно только имущество. А под формулировкой «предоставление персонала» будет подразумеваться обычная хозяйственная операция.

Итак, договор аутсорсинга на предоставление персонала позволяет заказчику делегировать второстепенные задачи сторонним сотрудникам, а самому в это время сосредоточиться на выполнении более приоритетной работы. В результате грамотной организации аутсорсинговой схемы снижаются издержки и повышается рентабельность бизнеса.

Материал основан на следующих источниках:

• Минёва О. К. Правовые основы аутсорсинга персонала //Гуманитарные исследования. – 2013. – №. 2. – С. 137-139.
• Котляров И. Д. Аутсорсинг персонала и аутстаффинг как инструменты усиления отчуждения труда //Вестник Ивановского государственного университета. Серия: экономика. – 2012. – №. 1. – С. 44-46.
• Захарова Ю. Н., Мызрова К. А., Силантьева Н. Н. К вопросу о понятиях лизинг персонала и аутсорсинг персонала //Фундаментальные исследования. – 2015. – №. 10-3. – С. 581-584.