Когда онлайн-касса куплена и продажи идут, предприниматели попадают в новые непонятные ситуации. Из этого урока вы узнаете о том, как оформить возврат товара, принимать банковские карты, избежать штрафов — и что делать, если отключился интернет или сломалась касса.
Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО
Как начать и закончить смену
Когда кассир отбивает первый товар, касса уведомляет ОФД об открытии смены. Смена длится до 24 часов. Если прошло больше времени, она закроется автоматически. Это прервет продажу, но не приведет к штрафу. Обычно кассир закрывает смену, когда уходит домой.
Когда смену закрывают, касса снова отправляет отчет в ОФД. Запишите сумму выручки из него в книгу учета доходов, если вы на УСН или патенте. Предпринимателям на ЕНВД повезло, они не ведут учет платежей.
В личном кабинете ОФД можно посмотреть, сколько платежей принял кассир за смену, и заглянуть в каждый чек.
Как принимать безналичные платежи
Заключите договор с банком. Он будет принимать платежи банковскими картами и переводить вам на счет. Комиссия за каждый платеж составит от 2% до 3%.
Подключите к кассе POS-терминал. В него покупатели вставляют карту и вводят пин-код.
Выдавайте покупателям вместе с чеком «слип». Чек подтверждает оплату, а слип — безналичный перевод. Обычно его печатает сам терминал, но бывает что и касса. Один экземпляр слипа оставьте себе.
Правильно учитывайте платежи в бухгалтерии. Налог платят с суммы до вычета комиссии. Поэтому прибавьте ее к платежу на счете и запишите результат в книгу учета доходов.
В большинстве касс можно принять смешанную оплату: часть суммы наличными, а часть — безналом.
Как оформлять возвраты
Когда покупатель возвращает товар, ему выдают чек возврата. Для этого на любой кассе можно нажать кнопку «Возврат» и выбрать товары. Какая сумма в чеке, такую и возвращают покупателю. Забирать старый и выдавать новый чек не нужно.
На старых кассах чек возврата выдавали только, если покупатель купил и вернул товар в один день. Правило больше не действует: выдавайте чек, даже если прошло больше времени.
Возьмите у покупателя заявление: запишите названия товаров, ФИО, паспортные данные и номер телефона. Бланк можно разработать самостоятельно или взять старую форму КМ-3. Новой обязательной формы пока что нет.
Заявление на возврат по форме КМ-3
Возможна ситуация, когда вы взяли слишком большой аванс. Он оказался больше, чем стоимость товаров или услуг. В этом случае вместе с оставшимися деньгами тоже выдайте чек возврата.
Если покупатель заменяет товар на другой, выдайте два чека — на возврат старого товара и покупку нового.
Сроки возврата и замены товара определяет Закон о правах потребителей. В договоре их можно только увеличить, а уменьшить нельзя. Обычно срок возврата 14 дней, а замены товара, который оказался некачественным или сломался — 2 года.
Что, если покупатель платит заранее
При любом платеже покупатель получает документ, который подтверждает сделку. Оплата заранее — не исключение. Здесь возможны две ситуации.
Предоплата: клиент знает, за что платит.
Аванс: результат не известен заранее.
Кассовая программа должна отличать аванс от предоплаты. В обоих случаях печатают чек: при предоплате указывают названия товаров или услуг, а при авансе пишут только его сумму. Между чеками есть еще одно отличие, которое видит только налоговая — признак способа расчета. Поэтому важно не заменять один вид чека другим. Вопросы налоговой возможны, но пока мы не слышали о штрафах за это нарушение. Когда покупатель получает товар или услугу, ему выдают еще один чек — обычный. В нем указывают, сколько клиент заплатил заранее и сейчас.
Пример. ООО «Починено» ремонтирует квартиру Александра. Работа будет длиться больше двух месяцев и, чтобы не остаться без денег, компания берет предоплату 40%. Александр получает чек на предоплату за «заливку пола, монтаж гипсокартона и поклейку обоев». Через два месяца он принимает работу, платит оставшуюся сумму и получает еще один чек. В нем под каждым видом работы две суммы — предоплата 40% и итоговые 60%.
Как выдавать чеки при совмещении систем налогообложения
В одном чеке нельзя совмещать платежи по разным системам налогообложения. Потому выдавайте два разных чека.
Когда регистрируете кассу, не забудьте указать, платежи по каким системам налогообложения она будет принимать.
Нужно ли вести журнал кассира-операциониста, оформлять ПКО и РКО
Журнал кассира-операциониста вести необязательно. Раньше он был нужен, чтобы отражать, сколько каждый кассир получил денег от покупателей, а сейчас касса автоматически отправляет эти данные в ОФД.
ООО на каждую сумму из отчета о закрытии смены оформляют ПКО, на каждый расход наличными — РКО и ведут кассовую книгу. ИП освобождены от кассовой дисциплины, им это делать необязательно.
С кассовой дисциплиной связана тема лимита наличных. Для малого бизнеса ограничений нет: вы можете хранить в кассе миллионы. Если боитесь держать наличность в магазине, установите свой лимит, после которого сдаете деньги в банк, и заключите с ним договор на инкассацию.
Что делать, если пропал интернет
Вас не оштрафуют и работа не остановится. Продолжайте выдавать клиентам бумажные чеки, а фискальный накопитель сохранит информацию о них. Когда интернет вернется, онлайн-касса передаст данные в ОФД.
Законодательство дает 30 дней, чтобы исправить технические проблемы, например, починить кассу или переждать сбои ОФД. Затем фискальный накопитель заблокируется, поэтому касса перестанет печатать чеки.
Этот срок не означает, что можно подключать кассу к интернету раз в месяц. Если нет технических проблем, передавайте данные о продажах сразу, чтобы не выглядеть подозрительно для налоговой.
Если вы, наоборот, переживаете, что вас заблокируют за отсутствие продаж в течение 30 дней — это не так. Главное, передать все чеки с фискального накопителя до того, как отключите кассу на долгое время.
Как разблокировать фискальный накопитель
Просто устраните причину, из-за которой касса перестала передавать данные в ОФД. Фискальный накопитель включится сам, покупать новый не придется.
Что делать с неучтенной выручкой
Бывает, что после закрытия смены выручка больше, чем в отчете. Например, кассир получил больше денег, чем указал в чеке, выдал меньше сдачу, отбил неправильный товар или ввел неверную сумму на терминале.
Если вы положите выручку в карман, налоговая может узнать об этом из жалобы покупателя. Чтобы подстраховаться и сделать все по закону, напечатайте чек коррекции и сообщите о нарушении в налоговую. Штрафа за это не будет.
Напишите служебную записку с датой, временем и причиной ошибки. Упомяните, что сформировали чек коррекции и присвойте записке номер.
Напечатайте чек коррекции с неучтенной суммой. Писать конкретные товары не нужно. Сошлитесь на служебную записку и укажите ее номер.
Отправьте служебную записку в налоговую через сайт nalog.ru и приложите копию чека. Это самый удобный способ. Если вы не зарегистрированы на сайте, выберите, ехать ли вам в налоговую или отправить по почте ценное письмо с описью вложения.
Если заметили ошибку при покупателе, чек коррекции оформлять не нужно — просто сделайте возврат и выдайте новый чек.
Бывает, что после закрытия смены вы обнаруживаете недоимку. Когда ошибка уменьшает выручку, оформлять чек коррекции не нужно. Касса уже передала суммы продаж в налоговую и уменьшить их нельзя, поэтому придется заплатить налог с суммы «на бумаге».
Что делать, если касса не работает
Покупатель приходит с товаром на кассу, а у вас выключилось электричество, обновляется кассовая программа или что-то сломалось в кассе. Законодательство запрещает продавать товары без чеков, и эта ситуация — не исключение.
Чтобы избежать проблем с кассой, налоговая предлагает купить запасную. Для небольшого бизнеса это слишком накладно, поэтому предприниматели обычно не оформляют платеж или отбивают чек позже. Как и в прошлом случае, можно оформить чеки коррекции, в этот раз, на каждый платеж, объяснить ситуацию в служебной записке и избежать штрафа.
За что могут оштрафовать
Принимали платежи «мимо кассы» или вообще работали без нее:
Для предпринимателей, директоров и кассиров — 25−50% от суммы, минимум 10 000 рублей.
Для ООО — от 75−100% от суммы, минимум 30 000 рублей.
Работали с онлайн-кассой, которая неправильно настроена или зарегистрирована:
Для предпринимателей, директоров и кассиров — от 1 500 до 3 000 рублей.
Для ООО — от 5 000 до 10 000 рублей.
Покупатель в торговой точке попросил электронный чек, а вы не выдали:
Для предпринимателей, директоров и кассиров — 2 000 рублей.
Для ООО — 10 000 рублей.
За кассовые нарушения налоговая присылает предупреждение вместо штрафа, если это в первый раз.
Если вы заодно недоплатили налог — это еще и налоговое нарушение. Последствия для ИП и ООО одинаковые, налоговая попросит:
Доплатить налог.
Заплатить штраф 20−40% от недоплаченного налога.
И пени за каждый день просрочки в размере 1/300 от ставки ЦБ. Сейчас это 7,25% годовых.
Срок давности для кассовых нарушений — 1 год. Поэтому налоговая, которая узнала о нарушениях через год, не имеет права оштрафовать. Для налоговых нарушений срок больше: 3 года с начала следующего налогового периода. Для УСН — со следующего года, для ЕНВД — со следующего квартала, для патента — со следующего дня после его окончания.
Пример. ООО «Тишь да гладь» работает на УСН 6%. Налоговая обнаружила, что компания получила 100 000 рублей «мимо кассы» 2 года назад. За неприменение кассы оштрафовать нельзя, потому что прошло больше года. Инспектор попросил заплатить 6 000 рублей налога и 436 рублей пеней, а штраф не выписал, потому что добрый. Расставаться с деньгами всегда тяжело, но директор компании утешил себя тем, что год назад мог заплатить больше 100 000 рублей.