Специальная оценка условий труда – зачем нужна и как ее провести

Каждый работодатель обязан пройти специальную оценку условий труда (СОУТ), чтобы определить вредные и опасные производственные факторы и установить класс условий труда для каждого рабочего места Спецоценка нужна, даже если рабочее место находится не в собственном, а в арендованном офисе (согласно Федеральному закону от 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Исключение составляют:

Выбрать аккредитованную компанию. Найдите организацию, которая имеет право проводить спецоценку (в дальнейшем — спецоценщик) и заключите с ней договор. Проверить аккредитацию можно на сайте Минтруда. Уточните сроки проведения работ — они нужны для составления приказов о спецоценке.

Сформировать внутреннюю комиссию. В нее должны войти ваши сотрудники в составе не менее трех человек, число членов комиссии должно быть нечетным. Состав и порядок деятельности комиссии закрепите в приказе о проведении спецоценки, проинформируйте сотрудников о графике работ. Если у компании несколько крупных подразделений, можно создать комиссию в каждом из них.

Определить перечень рабочих мест. Его должна утвердить внутренняя комиссия. Особым образом (буквой «А») в списке отмечаются аналогичные рабочие места, которые:

Какие рабочие места отнести к аналогичным, решает эксперт организации, которая проводит оценку. На аналогичные рабочие места заполняется одна карта спецоценки (часть отчета о спецоценке), а результаты применяются ко всей группе.

Можно оценивать только 20% аналогичных рабочих мест, но не менее двух единиц. Например, если в компании работают пять юристов, которые сидят в одном кабинете, пользуются одинаковым оборудованием одного года выпуска и имеют одинаковый функционал, то их рабочие места можно считать аналогичными и вместо пяти оценивать два. А если в кабинете сидят юрист, бухгалтер и программист, то их рабочие места не будут аналогичными, поскольку у сотрудников разные должности.

Дальнейшую работу проводит спецоценщик. Если в ходе проверки не будут выявлены вредные и опасные факторы, дополнительные исследования не нужны.

Утвердить отчет. По итогам работы спецоценщик составит и передаст вам отчет. Члены внутренней комиссии должны его подписать, а председатель — утвердить.

Связаться со спецоценщиком. В течение трех рабочих дней нужно сообщить спецоценщику, что отчет утвержден, и направить ему копию документа. Выслать отчет можно заказным письмом с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа с квалифицированной электронной подписью.

Ознакомить работников с результатами спецоценки. Не нужно предоставлять сотрудникам полный отчет о спецоценке. Достаточно ознакомить их с картой спецоценки конкретного рабочего места. На ознакомление дается 30 календарных дней со дня утверждения отчета. Периоды нетрудоспособности, отпуска, командировки, межвахтового отдыха в этот срок не включаются.

Установить гарантии и компенсации работникам. Если условия труда признали вредными или опасными, работнику нужно предоставить гарантии и компенсации: повышенную оплату, допотпуск, сокращенное рабочее время. Если по результатам спецоценки условия труда изменились, не забудьте прописать эту информацию в трудовом договоре.

Разместить сведения о спецоценке на сайте. Если у вашей организации есть свой сайт, на нем нужно разместить сводные данные о результатах оценки:

Срок размещения — 30 календарных дней со дня утверждения отчета.

Обратиться в трудовую инспекцию. Если рабочие места признаны оптимальными (класс 1) или допустимыми (класс 2), в трудовую инспекцию нужно подать декларацию соответствия условий труда нормативам. Срок — 30 рабочих дней со дня утверждения отчета. В декларацию нельзя включать рабочие места с потенциально вредными производственными факторами.

Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда является бессрочной в случае сохранения условий труда на соответствующем рабочем месте.

Спецоценку рабочих мест, которые включены в декларацию, повторять не нужно до тех пор, пока не произойдет несчастный случай на производстве, не выявится профзаболевание или трудовая инспекция не найдет нарушения охраны труда.

Налог на прибыль. Расходы на спецоценку можно учесть в составе прочих расходов на дату составления акта приемки или иных первичных учетных документов, подтверждающих оказание услуг.

УСН. При УСН затраты на спецоценку учесть нельзя (согласно Письму ФНС России от 30.07.2014 N ГД-4-3/14877 и Письму Минфина России от 30.06.2014 N 03-11-09/31528).

Взносы на травматизм. Результаты спецоценки пригодятся при расчете скидки к тарифу по взносам на страхование от несчастных случаев на следующий год. Заявление на скидку нужно подать до 1 ноября текущего года.

Взносы на пенсионное страхование. Спецоценка может повлиять на взносы только в том случае, если профессия работника дает право на досрочную пенсию. Дополнительный тариф применяется, если установлены вредные или опасные условия труда.

Штраф за непроведение спецоценки согласно ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ составит:

Вместо штрафа могут вынести предупреждение.