Электронная подпись существенно облегчает жизнь предпринимателям. Важно уметь правильно ей пользоваться, знать, когда ее нужно продлевать, и следить за изменениями в законодательстве. О тонкостях применения электронной подписи в 2025 году рассказала юрист Светлана Петрова
Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
Светлана Петрова — юрист, эксперт по регистрации и ликвидации юридических лиц.
Содержание
Что такое электронная подпись и насколько она
значима
Виды электронной подписи
Для чего нужна электронная подпись
Преимущества использования электронной подписи
Кто может получить электронную подпись
Как получить квалифицированную электронную
подпись впервые
Нужно ли продлевать электронную подпись
ежегодно
Согласно статье 2 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая используется для определения лица, подписывающего электронные документы.
Фактически электронная подпись — цифровая альтернатива традиционной рукописной подписи, используемая для подтверждения подлинности электронного документа или транзакции.
ЭП помогает идентифицировать личность подписанта и гарантирует, что содержимое останется неизменным после подписания.
Значение электронной подписи в наше время переоценить трудно. Благодаря ЭП экономится уйма времени и ресурсов, она легализует цифровые документы.
Электронная подпись в разы упрощает процесс обмена документацией, и это ее неоспоримое преимущество.
Традиционный бумажный документооборот требует значительных временных затрат на печать, отправку и хранение документов. Электронная подпись позволяет мгновенно передавать документы, подписывать их дистанционно и хранить в электронном виде, что заметно ускоряет делопроизводство и делает его эффективнее.
Использование электронной подписи снижает потребность в физической доставке документов, что уменьшает расходы:
на почтовые услуги,
курьерские доставки,
канцелярские товары.
Кроме того, электронный документооборот минимизирует риск потери или повреждения документов, что также экономит время и усилия.
Самое главное — это легализация цифровой документации. Электронная подпись наделяет цифровые документы юридической силой, сопоставимой с силой традиционных бумажных документов, которые подписываются вручную и заверяются печатью. Благодаря этому бизнесу проще вести дела, соблюдать требования законодательства.
Рассмотрим виды электронных подписей.
В качестве примера можно привести обычные пароли и коды подтверждения. Такой электронной подписью можно заверить документ, но она не гарантирует, что данные не изменятся после подписания.
Эта подпись нужна для бытовых операций, таких как оформление заявлений через порталы государственных услуг, авторизация в системах или подтверждение получения письма. Для полноценного ведения бизнеса простая электронная подпись не подойдет.
Она применяется для подтверждения личности и целостности документа. Неквалифицированная подпись часто используется физическими лицами и организациями для взаимодействия с некоторыми государственными структурами или частными компаниями.
Неквалифицированная, или усиленная неквалифицированная электронная подпись базово защищает документы и подтверждает авторство. Однако для большинства юридически значимых действий этот вид подписи недостаточно надежен.
Неквалифицированные электронные подписи, в отличие от простых, требуют строгих процедур аутентификации, но не имеют юридической силы без дополнительного соглашения между сторонами.
Это самый надежный и универсальный вариант электронной подписи, ее юридическая сила равна силе рукописной подписи.
Квалифицированная электронная подпись нужна для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые хотят:
участвовать в электронных торгах;
сдавать отчетность в налоговые органы;
взаимодействовать с государственными системами, например ЕГАИС.
Квалифицированная подпись в полной мере защищает документы благодаря криптографическим методам шифрования и сертификации удостоверяющих центров.
Электронная цифровая подпись остается важным инструментом в различных сферах деятельности. Она привлекательна с точки зрения удобства, безопасности и юридической значимости электронных документов. Рассмотрим направления ее применения в 2025 году.
Портал «Госуслуги» стал основным каналом взаимодействия граждан с государственными органами. С помощью электронной подписи на портале можно в кратчайшие сроки получать различные услуги. Например:
оформить загранпаспорт,
зарегистрировать транспортное средство.
Активная работа идет не только с гражданами, но и с юридическими лицами. С помощью портала «Госуслуги» бизнес может получить разрешительные документы. Например, лицензии:
на ведение фармацевтической деятельности,
от МЧС,
для розничной продажи алкогольной продукции.
С квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью бизнес может заключать контракты и соглашения. Это в разы ускоряет согласование и подписание документов, позволяет сторонам взаимодействовать независимо от их географического расположения.
Обязательное использование квалифицированных электронных подписей действует при взаимодействии предпринимателей с государственными структурами.
Так, в условиях системы государственных закупок участники обязаны использовать электронную подпись для подачи заявок, подписания контрактов и выполнения иных действий. Таким образом, все этапы закупочной процедуры становятся прозрачными.
Электронные подписи используются для сдачи налоговых деклараций и иной финансовой документации в налоговые органы.
УКЭП подтверждает подлинность представленных сведений и защищает налогоплательщиков от несанкционированного доступа к их персональным данным.
Если ранее разрешалось предоставлять ряд отчетов на бумажном носителе, то с каждым годом процесс электронного взаимодействия захватывает все большее число документов.
Например, с 2025 года для некоммерческих организаций были созданы условия для представления отчетности в Министерство юстиции в электронном виде.
Для этого разработали портал для НКО, где с помощью электронной подписи организации размещают информацию. Также через портал представляется отчетность и публикуется действующая редакция устава.
Взаимодействие с налоговыми органами и Министерством юстиции не только сокращает сроки рассмотрения документов в ряде случаев, но и исключает необходимость оплаты государственной пошлины и нотариальных расходов. Например, когда бизнес меняет адрес местонахождения или наименование.
Для патентования изобретений, логотипов, регистрация контрольно-кассовой техники и других юридических процедур нужно получить электронные подписи.
ЭП ускоряет порядок рассмотрения заявок и снижает вероятность ошибок при оформлении электронных документов, исключая при этом личные визиты в уполномоченные государственные структуры.
Приведенные примеры показывают, насколько важно получить квалифицированную подпись в 2025 году. Ее использование помогает повысить эффективность процессов и надежно защитить информацию в работе с дистанционными партнерами.
Рассмотрим преимущества электронной цифровой подписи, которые делают ее незаменимым инструментом в современном информационном пространстве:
Электронные подписи позволяют получить высокий уровень защиты информации благодаря использованию современных криптографических алгоритмов. Эти технологии гарантируют целостность передаваемых данных и предотвращают возможную их подделку или несанкционированные изменения. Таким образом, даже с помощью неквалифицированной подписи можно минимизировать риски, связанные с кибератаками и мошенничеством.
Электронной подписью можно подписывать документы дистанционно. Это особенно актуально в эпоху глобальной цифровизации и роста популярности удаленной работы. Сотрудники компаний, фрилансеры и индивидуальные предприниматели могут продуктивно взаимодействовать друг с другом, находясь в разных городах или странах.
Применение электронной подписи в разы ускоряет деловую активность. Процедуры согласования и подписи документов, которые ранее занимали дни или даже недели, теперь выполняются в считанные минуты.
Электронную подпись можно считать ключевым элементом успешного и эффективного ведения бизнеса.
Квалифицированную электронную подпись в удостоверяющих центрах и в операционных залах налоговых органов региона могут получить:
юридические лица — подпись выдается лицам, действующим без доверенности от имени организации;
индивидуальные предприниматели;
нотариусы;
руководители филиалов или представительств иностранного юридического лица.
В удостоверяющем центре Центрального банка Российской Федерации электронные подписи получают:
кредитные организации;
операторы платежных систем;
некредитные финансовые организации и индивидуальные предприниматели, которые занимаются видами деятельности, перечисленными в части 1 статьи 76.1 федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации».
В удостоверяющем центре Федерального Казначейства электронную подпись получают должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации.
Что касается физических лиц, то за электронной подписью они могут обратиться в удостоверяющий центр или самостоятельно и без оплаты оформить ЭП в приложении «Госключ».
Чтобы оформить квалифицированную электронную подпись, нужно пройти такие шаги:
Шаг 1. Выбрать вариант оформления электронной подписи. Ее можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре или в налоговой инспекции.
Аккредитованный удостоверяющий центр — это организация, имеющая лицензию Федеральной службы безопасности РФ на выдачу сертификатов ключей проверки ЭП.
Удостоверяющие центры проходят строгий контроль и гарантируют высокую степень надежности выдаваемых подписей.
Шаг 2. Подготовить необходимые документы. Для получения квалифицированной подписи потребуется пакет документов, который включает:
паспорт;
ИНН;
СНИЛС;
другие данные, подтверждающие личность физлица или статус юридического лица.
Для оформления электронной подписи в налоговой инспекции дополнительно нужно приобрести носитель для электронной подписи.
Шаг 3. Оплатить услугу. Стоимость оформления электронной подписи зависит от выбранного центра и типа сертификата. Обычно цена начинается от нескольких тысяч рублей.
Оплата за электронную подпись принимается только в удостоверяющем центре. При получении в налоговой инспекции оплата не взимается.
Шаг 4. Получить сертификат ключа проверки. После подачи всех необходимых документов и оплаты услуги нужно получить сертификат электронной подписи.
Оформление электронной подписи в налоговой инспекции занимает не более 15 минут. Для оформления доступна предварительная онлайн-запись в налоговую инспекцию, что значительно упрощает процесс.
Таким образом, чтобы впервые получить электронную подпись, нужно посетить удостоверяющий центр или налоговую инспекцию. По доверенности оформление электронных подписей не производится.
Продлить или повторно получить подпись можно уже дистанционно с помощью того же удостоверяющего центра, лично в налоговой инспекции или в личном кабинете ФНС. Документы и схема та же, что и при оформлении подписи впервые.
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год. По истечении этого периода подпись становится недействительной, и ее нельзя использовать.
Чтобы продолжить пользоваться электронной подписью, нужно:
обратиться в удостоверяющий центр, который выдал предыдущий сертификат;
в налоговую инспекцию;
оформить сертификат через личный кабинет юридического лица или ИП.
Причиной продления или выдачи новой электронной подписи может стать изменение персональных данных владельца или сведений о юридическом лице.
Наиболее значимыми изменениями в организациях является смена руководителя или ликвидация юридического лица.
💼 Пример
Если компания ООО «Омега» меняет юридический адрес в городе Воронеж на адрес в Тольятти или ООО «Арсенал» меняет наименование на ООО «Арсенал МБИ», то им нужно оформлять новую электронную подпись.
Использование ранее выданной электронной подписи даже при условии незавершенного срока становится невозможным.
Технологии постоянно развиваются и модернизируются, меняется законодательная база, поэтому рекомендуем внимательно следить за всеми нововведениями в области электронных подписей. Это особенно важно с учетом, что сертификаты электронных подписей имеют ограниченный срок действия.
Своевременное обновление электронной подписи позволит избежать возможных проблем при взаимодействии с государственными органами, партнерами и клиентами. Лучше планировать этот процесс заранее, чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнеса.
Соблюдение всех требований законодательства — гарантия успешного и эффективного функционирования в современном цифровом мире.
Текст подготовила Евгения Рыжова, копирайтер, предприниматель