Управление организацией в «ручном режиме» эффективно на старте. При расширении штата методику руководства приходится менять. Автоматизировать часть задач позволяют современные системы управления проектами, или СУП. Что это такое и какие программы лучше использовать, рассказывают эксперты компании AMS Software
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
AMS Software — российская IT-компания. На рынке более 20 лет. Разрабатывает фото- и видеоредакторы, офисный софт, программы для дизайна. Продуктами компании пользуются в 84 странах мира.
Содержание
Что такое система управления проектами
— для чего нужны системы управления проектами
— в чем разница между системами управления проектами и задачами
— критерии выбора
Какие программы для управления проектами выбрать
— Битрикс24
— Pyrus
— PDF Commander
— Мегаплан
— Yandex Tracker
— ПланФикс
— Kaiten
— WEEEK
— Shtab
— Moo.Team
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноЭто программное обеспечение помогает руководить процессами по созданию, развитию, поддержке одного или нескольких продуктов. В некоторых случаях система управления проектом заменяет несколько приложений.
Така программа автоматизирует три основные задачи:
Отслеживание затрат. Если не анализировать прошлые и текущие расходы, не планировать будущие, деятельность организации будет убыточной или наступят другие негативные последствия.
Контроль объема работы — количества и сложности конкретных задач. Лучше постоянно отслеживать, достаточно ли текущей штатной численности, нет ли простоев, насколько эффективно работает компания.
Мониторинг качества. На базовом уровне он заключается в соблюдении принятых стандартов работы. Например, конкретная задача должна последовательно и в строго определенном порядке переходить к специалистам и подразделениям. Также отслеживается количество обращений клиентов в службы поддержки и гарантийные отделы, число возвратов товара, ошибок при выполнении поручений, отправленных на доработку, скорость ответа и другие показатели.
Современные программы для управления проектами обычно содержат следующий функционал:
Менеджер задач (таск-трекер, таск-менеджер). Позволяет описывать поручения в карточках, прикреплять к нему материалы, назначать проверяющего, исполнителя, указывать дедлайн и приоритеты в проекте.
Автоматизированные инструменты аналитики. Они собирают данные по заданным критериям, формируют отчеты в виде таблиц, графиков и диаграмм. Например, можно собрать аналитику по объемам работы, которую выполняет отдел в течение года с разбивкой по месяцам.
Функционал для выстраивания организационной структуры. Благодаря ему задачу нельзя передать подразделению или специалисту без соответствующей компетенции.
База знаний. Это электронная библиотека со списками терминов, инструкциями, статьями, руководствами.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнСистема управления задачами, или таск-трекер, похожа на ежедневник. Обычно это простые программы для личного пользования и небольших команд. По мере своего развития такие приложения получают дополнительные инструменты. Например, в SingularityApp скоро появится возможность добавлять в проект до 10 участников.
Система управления проектом, прежде всего, разрабатывается для организации бизнеса. Многие из них имеют встроенный таск-трекер, но этим функциональность не ограничивается.
Выбирать автоматизированную систему управления проектами можно, опираясь на ряд критериев:
Защита данных. СУП могут работать как онлайн-сервисы. В этом случае информация о проектах хранится на серверах разработчика или заказчика. Задействуются разные протоколы шифрования, применяется двухфакторная аутентификация, проверка личности по биометрическим данным, например, отпечаткам пальцев. Таким образом можно снизить риск утечки данных и пресекать практику использования корпоративных устройств в личных целях.
Стоимость лицензии. У части систем управления проектом есть бесплатные периоды. Такие пробные версии предназначены для небольших команд и предполагают ограниченный функционал. Для снятия лимитов нужно приобрести подписку. Оплата происходит за каждого сотрудника, активировать программу одним ключом на всех ПК нельзя.
Возможность оплаты из России. Иностранные компании, например, Atlassian — разработчик Jira и Trello по большей части перестали обслуживать российских клиентов. Поэтому лучше ориентироваться на отечественный софт.
Поддержка клиентов. Специалисты должны оперативно реагировать на проблемы, с которыми сталкиваются пользователи. Часто для клиентов с более высоким уровнем подписки коммуникация осуществляется через круглосуточный канал связи и персонального менеджера.
Регулярность обновлений. Разработчики добавляют новые функции в программу, устраняют баги и внедряют более надежные алгоритмы безопасности.
Взаимодействие сотрудников внутри компании. СУП нужна для постановки задач специалистам. Дополнительно могут предоставляться встроенный мессенджер, электронная почта, инструменты для редактирования документов.
Личный тайм-менеджмент. В календаре отображаются дедлайны, дата и время предстоящих встреч и других мероприятий. Добавляются инструменты, которые повышают индивидуальную продуктивность, вроде таймера Помодоро.
Контроль и отчетность. В любое время в системе можно сгенерировать отчет по заданным критериям: среднюю и текущую загруженность сотрудников, время на выполнение поручений. Данные отображаются в виде таблиц, списков, диаграмм, графиков и в других формах. Программа уведомляет, когда нарушается дедлайн.
CRM. В некоторых программах встроена система управления взаимоотношениями с клиентами. Она упорядочивает и автоматизирует прием заказов и работу с обращениями, перенаправляет их в соответствующие отделы, отслеживает складские запасы, рассчитывает стоимость реализации товара.
Специфический функционал. Например, автоматизация службы поддержки при помощи чат-бота с ИИ. Некоторые сервисы создаются для работы в определенных сферах, например, для отделов продаж, разработчиков ПО, digital-агентств.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymX7SfJ
Откройте расчётный счёт в Сбере и получите бесплатные сервисы для развития бизнеса
Открыть счет в СбереРассмотрим подборку популярных систем для различных по масштабу организаций.
Где найти: www.bitrix24.ru
Для кого подойдет: организациям, преимущественно из сферы продаж, заявлена поддержка штатной численности до 10 000 человек.
Программа включает в себя таск-менеджер, мессенджер, почту, редакторы текстовых документов, таблиц и презентаций, CRM. Дает возможность управлять несколькими бизнес-проектами.
Система позволяет работать из браузера, а также из мобильных и десктопных приложений. Есть бесплатный тариф без ограничения по сроку действия и количеству человек. Стоимость платных лицензий начинается от 2490 рублей при помесячной оплате.
Плюсы:
интеграция с WhatsApp, Telegram, ВКонтакте и Viber для общения с клиентами;
функционал для телефонии — подключение федерального номера, перенаправление во время вызова и другие;
более 1500 дополнительных приложений (плагинов), например, для обработки платежей.
Минусы:
потребуется долгое обучение;
для учета рабочего времени нужно переходить на тариф «Профессиональный» и переплачивать за опции, которые компании могут не потребоваться;
размер облачного диска ограничен 3 ТБ — расширение объема нужно согласовывать индивидуально.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнГде найти: pyrus.com
Для кого подойдет: для любых организаций, масштаб не важен.
Это платформа для автоматизации бизнес-процессов. В нее входит таск-менеджер, CRM, модуль электронного документооборота с поддержкой электронных цифровых подписей и функционал для работы с персоналом. Отдельные разделы отведены под базу знаний, электронную библиотеку, доску объявлений и календарь.
Плюсы:
можно устанавливать на свои сервера;
доступ к API (программным библиотекам) — пригодится для более тонкой настройки и интеграции с собственным ПО;
клиентские приложения для iOS и Android.
Минусы:
относительно небольшой набор расширений — если нужного плагина не окажется в списке, его придется создавать самостоятельно;
за каждые дополнительные 100 Гб в облаке приходится доплачивать 4000 рублей в месяц;
в бесплатной версии можно добавлять до 50 шаблонов задач.
Где найти: pdf-editor.su
Для кого подойдет: для любых компаний, масштаб не важен.
Не во всех системах есть возможность заниматься управлением документооборотом. Поэтому PDF Commander пригодится для этих целей.
В этой программе можно создавать новые и вносить правки в существующие договоры. Кроме редактирования текста, доступна вставка факсимиле и ЭЦП с сертификатом. Софт также подойдет для подготовки учебных пособий с иллюстрациями, схемами и гиперссылками.
Плюсы:
поддержка оптического распознавания символов (OCR) позволяет копировать и редактировать оцифрованные тексты;
есть встроенный набор штампов — «Копия верна», «Счет оплачен», «Дубликат»;
можно добавлять пароли для просмотра и изменения документа;
существуют скидки для бизнес-партнеров.
Минусы:
работает только на Windows и Linux.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнГде найти: megaplan.ru
Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности до 1 000 человек.
Продвинутая версия Мегаплана содержит CRM, менеджер задач, мессенджер, приложение для видеосвязи. Есть инструменты для управления персоналом. В отдельном разделе содержится список сотрудников. В личных карточках учитываются текущие, завершенные, просроченные проекты и задачи.
Плюсы:
есть модули для разных отраслей — производства, продаж, строительства, сферы услуг;
можно запускать на сервере организации;
версии для Android и iOS.
Минусы:
нет бесплатного периода, только ознакомительная версия на 14 дней;
объем файлового хранилища ограничен 2 ТБ.
Где найти: yandex.cloud/ru/services/tracker
Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности от 250 человек.
Это компонент облачной экосистемы для бизнеса Yandex Cloud. Трекер позволяет группировать задачи по портфелям, создавать отчеты и выстраивать организационную структуру. При необходимости возможно внедрение дополнительных сервисов, например, облачного хранилища, машинного перевода и озвучки, создания информационных баз.
Плюсы:
нет ограничений по объему хранимых данных;
можно не переплачивать за ненужные компоненты;
доступ к API и системным настройкам.
Минусы:
запутанная навигация — компоненты выводятся на отдельных страницах, а не в виде ссылок или кнопок в самом трекере;
сложная тарификация — может рассчитываться по количеству обращений к системе, перечисляемому трафику и другим параметрам.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноГде найти: planfix.ru
Для кого подойдет: для любых организаций, заявлена поддержка штатной численности до 5 000 человек.
Система предлагает комплексные решения для типографий, клиник, взаимодействия с удаленными коллегами, отгрузки товаров со склада. Планировщик представляет собой канбан-доску, где задачи выглядят как карточки и распределяются по столбцам. Есть конструктор отчетов, списки сотрудников и контактов.
Плюсы:
импорт поручений и контактов из других СУП;
интеграция с Telegram и виртуальными АТС;
тариф для команд из пяти человек можно протестировать перед покупкой лицензии.
Минусы:
небольшой объем облака — до 5 Гб на одного специалиста, расширяется за дополнительную плату;
без подписки количество поручений ограничено 500.
Где найти: kaiten.ru
Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности от 100 человек.
В основе сервиса — таск-менеджер. Есть встроенные календари, редактор шаблонов карточек (поручений), функционал для учета времени. Исполнитель может запускать таймер, когда приступает к задаче. Данные о затраченном времени автоматически добавляются к отчетам.
В системе предусмотрен продвинутый поиск. Для навигации можно использовать более 25 фильтров, например, исполнитель, тип, дата создания, проект.
Плюсы:
импорт данных из других СУП, например, из Asana;
12 шаблонов отчетов — сроки, график скорости команды, распределение карточек;
четыре интерфейса — канбан-доска, списки, таблица и таймлайн.
Минусы:
без подписки нельзя устанавливать расширения, Free-версия подойдет для тестирования;
небольшой выбор модулей.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайнГде найти: weeek.net
Для кого подойдет: для любых компаний, масштаб не важен.
В систему входят трекер, CRM, инструменты аналитики, управления персоналом и хранения образовательного контента для обучения команды. Можно собирать статистику по сделкам, проектам и выбранным сотрудникам.
Плюсы:
автоматическая миграция из Notion;
готовые шаблоны интерфейса — для веб-разработки, SMM, копирайтинга и других сфер деятельности;
мобильная и онлайн-версия.
Минусы:
возможность развертывания на собственных серверах нужно согласовывать с менеджерами;
не предусмотрено внедрение другого ПО.
Где найти: shtab.app
Для кого подойдет: для организаций, которым нужен строгий учет времени, масштаб не важен.
В зависимости от тарифа Shtab может обеспечивать полный контроль за персоналом в проекте — автоматически делать скриншоты и видеозапись экрана их компьютеров. Также в систему встроены инструменты для учета финансов, например, для фонда оплаты труда, есть конструктор отчетов.
Плюсы:
есть простой таск-менеджер;
автоматический импорт данных из других систем;
возможность установки на серверах заказчика с доплатой за техподдержку.
Минусы:
размер хранилища на всю команду — до 200 Гб;
работа с финансами доступна только на подписке максимального уровня.
Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymX7SfJ
Откройте расчётный счёт в Сбере и получите бесплатные сервисы для развития бизнеса
Открыть счет в СбереГде найти: moo.team
Для кого подойдет: веб-студиям, IT-компаниям, маркетинговым агентствам, масштаб не важен.
Система предоставляет трекер задач, календарь, каталог карточек клиентов. Раздел для оргструктуры позволяет учитывать фрилансеров в проекте. Умеет формировать отчеты.
Плюсы:
рассылка уведомлений через бота в Telegram;
интеграция с Яндекс Вебмастером, Яндекс Метрикой, Google Search Console;
в бесплатной версии все функции доступны без подписки — подойдет для тестирования.
Минусы:
бесплатный тариф только для трех сотрудников,
нельзя запускать на своих серверах.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноСистема управления проектом — это ПО, которое упорядочивает процессы в организации. Оно помогает формировать проекты и задачи, назначать исполнителей, контролировать сроки и качество результатов.
Софт автоматизирует рутину и предотвращает ошибки. Например, не получится случайно отправить задачу не в то подразделение.
Такие программы могут взаимодействовать с другими приложениями, благодаря чему их удается адаптировать почти под любые проекты и сферы деятельности.
Авторы: эксперты компании AMS Software
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды