Управление проектами с помощью корпоративного ПО: методы и инструменты

AMS Software — российская IT-компания. На рынке более 20 лет. Разрабатывает фото- и видеоредакторы, офисный софт, программы для дизайна. Продуктами компании пользуются в 84 странах мира.

1. Отслеживание затрат. Если не анализировать прошлые и текущие расходы, не планировать будущие, деятельность организации будет убыточной или наступят другие негативные последствия.

2. Контроль объема работы — количества и сложности конкретных задач. Лучше постоянно отслеживать, достаточно ли текущей штатной численности, нет ли простоев, насколько эффективно работает компания.

3. Мониторинг качества. На базовом уровне он заключается в соблюдении принятых стандартов работы. Например, конкретная задача должна последовательно и в строго определенном порядке переходить к специалистам и подразделениям. Также отслеживается количество обращений клиентов в службы поддержки и гарантийные отделы, число возвратов товара, ошибок при выполнении поручений, отправленных на доработку, скорость ответа и другие показатели.

1. Менеджер задач (таск-трекер, таск-менеджер). Позволяет описывать поручения в карточках, прикреплять к нему материалы, назначать проверяющего, исполнителя, указывать дедлайн и приоритеты в проекте.

2. Автоматизированные инструменты аналитики. Они собирают данные по заданным критериям, формируют отчеты в виде таблиц, графиков и диаграмм. Например, можно собрать аналитику по объемам работы, которую выполняет отдел в течение года с разбивкой по месяцам.

3. Функционал для выстраивания организационной структуры. Благодаря ему задачу нельзя передать подразделению или специалисту без соответствующей компетенции.

4. База знаний. Это электронная библиотека со списками терминов, инструкциями, статьями, руководствами.

1. Защита данных. СУП могут работать как онлайн-сервисы. В этом случае информация о проектах хранится на серверах разработчика или заказчика. Задействуются разные протоколы шифрования, применяется двухфакторная аутентификация, проверка личности по биометрическим данным, например, отпечаткам пальцев. Таким образом можно снизить риск утечки данных и пресекать практику использования корпоративных устройств в личных целях.

2. Стоимость лицензии. У части систем управления проектом есть бесплатные периоды. Такие пробные версии предназначены для небольших команд и предполагают ограниченный функционал. Для снятия лимитов нужно приобрести подписку. Оплата происходит за каждого сотрудника, активировать программу одним ключом на всех ПК нельзя.

3. Возможность оплаты из России. Иностранные компании, например, Atlassian — разработчик Jira и Trello по большей части перестали обслуживать российских клиентов. Поэтому лучше ориентироваться на отечественный софт.

4. Поддержка клиентов. Специалисты должны оперативно реагировать на проблемы, с которыми сталкиваются пользователи. Часто для клиентов с более высоким уровнем подписки коммуникация осуществляется через круглосуточный канал связи и персонального менеджера.

5. Регулярность обновлений. Разработчики добавляют новые функции в программу, устраняют баги и внедряют более надежные алгоритмы безопасности.

6. Взаимодействие сотрудников внутри компании. СУП нужна для постановки задач специалистам. Дополнительно могут предоставляться встроенный мессенджер, электронная почта, инструменты для редактирования документов.

7. Личный тайм-менеджмент. В календаре отображаются дедлайны, дата и время предстоящих встреч и других мероприятий. Добавляются инструменты, которые повышают индивидуальную продуктивность, вроде таймера Помодоро.

8. Контроль и отчетность. В любое время в системе можно сгенерировать отчет по заданным критериям: среднюю и текущую загруженность сотрудников, время на выполнение поручений. Данные отображаются в виде таблиц, списков, диаграмм, графиков и в других формах. Программа уведомляет, когда нарушается дедлайн.

9. CRM. В некоторых программах встроена система управления взаимоотношениями с клиентами. Она упорядочивает и автоматизирует прием заказов и работу с обращениями, перенаправляет их в соответствующие отделы, отслеживает складские запасы, рассчитывает стоимость реализации товара.

10. Специфический функционал. Например, автоматизация службы поддержки при помощи чат-бота с ИИ. Некоторые сервисы создаются для работы в определенных сферах, например, для отделов продаж, разработчиков ПО, digital-агентств.

• интеграция с WhatsApp, Telegram, ВКонтакте и Viber для общения с клиентами;

• функционал для телефонии — подключение федерального номера, перенаправление во время вызова и другие;

• более 1500 дополнительных приложений (плагинов), например, для обработки платежей.

• потребуется долгое обучение;

• для учета рабочего времени нужно переходить на тариф «Профессиональный» и переплачивать за опции, которые компании могут не потребоваться;

• размер облачного диска ограничен 3 ТБ — расширение объема нужно согласовывать индивидуально.

• можно устанавливать на свои сервера;

• доступ к API (программным библиотекам) — пригодится для более тонкой настройки и интеграции с собственным ПО;

• клиентские приложения для iOS и Android.

• относительно небольшой набор расширений — если нужного плагина не окажется в списке, его придется создавать самостоятельно;

• за каждые дополнительные 100 Гб в облаке приходится доплачивать 4000 рублей в месяц;

• в бесплатной версии можно добавлять до 50 шаблонов задач.

• поддержка оптического распознавания символов (OCR) позволяет копировать и редактировать оцифрованные тексты;

• есть встроенный набор штампов — «Копия верна», «Счет оплачен», «Дубликат»;

• можно добавлять пароли для просмотра и изменения документа;

• существуют скидки для бизнес-партнеров.

• работает только на Windows и Linux.

• есть модули для разных отраслей — производства, продаж, строительства, сферы услуг;

• можно запускать на сервере организации;

• версии для Android и iOS.

• нет бесплатного периода, только ознакомительная версия на 14 дней;

• объем файлового хранилища ограничен 2 ТБ.

• нет ограничений по объему хранимых данных;

• можно не переплачивать за ненужные компоненты;

• доступ к API и системным настройкам.

• запутанная навигация — компоненты выводятся на отдельных страницах, а не в виде ссылок или кнопок в самом трекере;

• сложная тарификация — может рассчитываться по количеству обращений к системе, перечисляемому трафику и другим параметрам.

• импорт поручений и контактов из других СУП;

• интеграция с Telegram и виртуальными АТС;

• тариф для команд из пяти человек можно протестировать перед покупкой лицензии.

• небольшой объем облака — до 5 Гб на одного специалиста, расширяется за дополнительную плату;

• без подписки количество поручений ограничено 500.

• импорт данных из других СУП, например, из Asana;

• 12 шаблонов отчетов — сроки, график скорости команды, распределение карточек;

• четыре интерфейса — канбан-доска, списки, таблица и таймлайн.

• без подписки нельзя устанавливать расширения, Free-версия подойдет для тестирования;

• небольшой выбор модулей.

• автоматическая миграция из Notion;

• готовые шаблоны интерфейса — для веб-разработки, SMM, копирайтинга и других сфер деятельности;

• мобильная и онлайн-версия.

• возможность развертывания на собственных серверах нужно согласовывать с менеджерами;

• не предусмотрено внедрение другого ПО.

• есть простой таск-менеджер;

• автоматический импорт данных из других систем;

• возможность установки на серверах заказчика с доплатой за техподдержку.

• размер хранилища на всю команду — до 200 Гб;

• работа с финансами доступна только на подписке максимального уровня.

• рассылка уведомлений через бота в Telegram;

• интеграция с Яндекс Вебмастером, Яндекс Метрикой, Google Search Console;

• в бесплатной версии все функции доступны без подписки — подойдет для тестирования.

• бесплатный тариф только для трех сотрудников,

• нельзя запускать на своих серверах.