Открыть бизнес
Управление проектами с помощью корпоративного ПО: методы и инструменты
Статья

Управление проектами с помощью корпоративного ПО: методы и инструменты

Поделитесь этим материалом с друзьями


Аудиоверсия этой статьи

Управление организацией в «ручном режиме» эффективно на старте. При расширении штата методику руководства приходится менять. Автоматизировать часть задач позволяют современные системы управления проектами, или СУП. Что это такое и какие программы лучше использовать, рассказывают эксперты компании AMS Software


Платформа знаний и сервисов для бизнеса

AMS Software — российская IT-компания. На рынке более 20 лет. Разрабатывает фото- и видеоредакторы, офисный софт, программы для дизайна. Продуктами компании пользуются в 84 странах мира.

💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум

Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!

Оформить на 14 дней бесплатно

Что такое система управления проектами

Это программное обеспечение помогает руководить процессами по созданию, развитию, поддержке одного или нескольких продуктов. В некоторых случаях система управления проектом заменяет несколько приложений.

Для чего нужны системы управления проектами

Така программа автоматизирует три основные задачи:

  1. Отслеживание затрат. Если не анализировать прошлые и текущие расходы, не планировать будущие, деятельность организации будет убыточной или наступят другие негативные последствия.

  2. Контроль объема работы — количества и сложности конкретных задач. Лучше постоянно отслеживать, достаточно ли текущей штатной численности, нет ли простоев, насколько эффективно работает компания.

  3. Мониторинг качества. На базовом уровне он заключается в соблюдении принятых стандартов работы. Например, конкретная задача должна последовательно и в строго определенном порядке переходить к специалистам и подразделениям. Также отслеживается количество обращений клиентов в службы поддержки и гарантийные отделы, число возвратов товара, ошибок при выполнении поручений, отправленных на доработку, скорость ответа и другие показатели.

Современные программы для управления проектами обычно содержат следующий функционал:

  1. Менеджер задач (таск-трекер, таск-менеджер). Позволяет описывать поручения в карточках, прикреплять к нему материалы, назначать проверяющего, исполнителя, указывать дедлайн и приоритеты в проекте.

  2. Автоматизированные инструменты аналитики. Они собирают данные по заданным критериям, формируют отчеты в виде таблиц, графиков и диаграмм. Например, можно собрать аналитику по объемам работы, которую выполняет отдел в течение года с разбивкой по месяцам.

  3. Функционал для выстраивания организационной структуры. Благодаря ему задачу нельзя передать подразделению или специалисту без соответствующей компетенции.

  4. База знаний. Это электронная библиотека со списками терминов, инструкциями, статьями, руководствами.

🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды

Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку онлайн

В чем разница между системами управления проектами и задачами

Система управления задачами, или таск-трекер, похожа на ежедневник. Обычно это простые программы для личного пользования и небольших команд. По мере своего развития такие приложения получают дополнительные инструменты. Например, в SingularityApp скоро появится возможность добавлять в проект до 10 участников.

Система управления проектом, прежде всего, разрабатывается для организации бизнеса. Многие из них имеют встроенный таск-трекер, но этим функциональность не ограничивается.

Критерии выбора

Выбирать автоматизированную систему управления проектами можно, опираясь на ряд критериев:

  1. Защита данных. СУП могут работать как онлайн-сервисы. В этом случае информация о проектах хранится на серверах разработчика или заказчика. Задействуются разные протоколы шифрования, применяется двухфакторная аутентификация, проверка личности по биометрическим данным, например, отпечаткам пальцев. Таким образом можно снизить риск утечки данных и пресекать практику использования корпоративных устройств в личных целях.

  2. Стоимость лицензии. У части систем управления проектом есть бесплатные периоды. Такие пробные версии предназначены для небольших команд и предполагают ограниченный функционал. Для снятия лимитов нужно приобрести подписку. Оплата происходит за каждого сотрудника, активировать программу одним ключом на всех ПК нельзя.

  3. Возможность оплаты из России. Иностранные компании, например, Atlassian — разработчик Jira и Trello по большей части перестали обслуживать российских клиентов. Поэтому лучше ориентироваться на отечественный софт.

  4. Поддержка клиентов. Специалисты должны оперативно реагировать на проблемы, с которыми сталкиваются пользователи. Часто для клиентов с более высоким уровнем подписки коммуникация осуществляется через круглосуточный канал связи и персонального менеджера.

  5. Регулярность обновлений. Разработчики добавляют новые функции в программу, устраняют баги и внедряют более надежные алгоритмы безопасности.

  6. Взаимодействие сотрудников внутри компании. СУП нужна для постановки задач специалистам. Дополнительно могут предоставляться встроенный мессенджер, электронная почта, инструменты для редактирования документов.

  7. Личный тайм-менеджмент. В календаре отображаются дедлайны, дата и время предстоящих встреч и других мероприятий. Добавляются инструменты, которые повышают индивидуальную продуктивность, вроде таймера Помодоро.

  8. Контроль и отчетность. В любое время в системе можно сгенерировать отчет по заданным критериям: среднюю и текущую загруженность сотрудников, время на выполнение поручений. Данные отображаются в виде таблиц, списков, диаграмм, графиков и в других формах. Программа уведомляет, когда нарушается дедлайн.

  9. CRM. В некоторых программах встроена система управления взаимоотношениями с клиентами. Она упорядочивает и автоматизирует прием заказов и работу с обращениями, перенаправляет их в соответствующие отделы, отслеживает складские запасы, рассчитывает стоимость реализации товара.

  10. Специфический функционал. Например, автоматизация службы поддержки при помощи чат-бота с ИИ. Некоторые сервисы создаются для работы в определенных сферах, например, для отделов продаж, разработчиков ПО, digital-агентств.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymX7SfJ

Откройте расчётный счёт в Сбере и получите бесплатные сервисы для развития бизнеса

Открыть счет в Сбере

Какие программы для управления проектами выбрать

Рассмотрим подборку популярных систем для различных по масштабу организаций.

Битрикс24

Где найти: www.bitrix24.ru

Для кого подойдет: организациям, преимущественно из сферы продаж, заявлена поддержка штатной численности до 10 000 человек.

Программа включает в себя таск-менеджер, мессенджер, почту, редакторы текстовых документов, таблиц и презентаций, CRM. Дает возможность управлять несколькими бизнес-проектами.

Система позволяет работать из браузера, а также из мобильных и десктопных приложений. Есть бесплатный тариф без ограничения по сроку действия и количеству человек. Стоимость платных лицензий начинается от 2490 рублей при помесячной оплате.

Плюсы:

  • интеграция с WhatsApp, Telegram, ВКонтакте и Viber для общения с клиентами;

  • функционал для телефонии — подключение федерального номера, перенаправление во время вызова и другие;

  • более 1500 дополнительных приложений (плагинов), например, для обработки платежей.

Минусы:

  • потребуется долгое обучение;

  • для учета рабочего времени нужно переходить на тариф «Профессиональный» и переплачивать за опции, которые компании могут не потребоваться;

  • размер облачного диска ограничен 3 ТБ — расширение объема нужно согласовывать индивидуально.

🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды

Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку онлайн

Pyrus

Где найти: pyrus.com

Для кого подойдет: для любых организаций, масштаб не важен.

Это платформа для автоматизации бизнес-процессов. В нее входит таск-менеджер, CRM, модуль электронного документооборота с поддержкой электронных цифровых подписей и функционал для работы с персоналом. Отдельные разделы отведены под базу знаний, электронную библиотеку, доску объявлений и календарь.

Плюсы:

  • можно устанавливать на свои сервера;

  • доступ к API (программным библиотекам) — пригодится для более тонкой настройки и интеграции с собственным ПО;

  • клиентские приложения для iOS и Android.

Минусы:

  • относительно небольшой набор расширений — если нужного плагина не окажется в списке, его придется создавать самостоятельно;

  • за каждые дополнительные 100 Гб в облаке приходится доплачивать 4000 рублей в месяц;

  • в бесплатной версии можно добавлять до 50 шаблонов задач.

PDF Commander

Где найти: pdf-editor.su

Для кого подойдет: для любых компаний, масштаб не важен.

Не во всех системах есть возможность заниматься управлением документооборотом. Поэтому PDF Commander пригодится для этих целей.

В этой программе можно создавать новые и вносить правки в существующие договоры. Кроме редактирования текста, доступна вставка факсимиле и ЭЦП с сертификатом. Софт также подойдет для подготовки учебных пособий с иллюстрациями, схемами и гиперссылками.

Плюсы:

  • поддержка оптического распознавания символов (OCR) позволяет копировать и редактировать оцифрованные тексты;

  • есть встроенный набор штампов — «Копия верна», «Счет оплачен», «Дубликат»;

  • можно добавлять пароли для просмотра и изменения документа;

  • существуют скидки для бизнес-партнеров.

Минусы:

  • работает только на Windows и Linux.

🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды

Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку онлайн

Мегаплан

Где найти: megaplan.ru

Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности до 1 000 человек.

Продвинутая версия Мегаплана содержит CRM, менеджер задач, мессенджер, приложение для видеосвязи. Есть инструменты для управления персоналом. В отдельном разделе содержится список сотрудников. В личных карточках учитываются текущие, завершенные, просроченные проекты и задачи.

Плюсы:

  • есть модули для разных отраслей — производства, продаж, строительства, сферы услуг;

  • можно запускать на сервере организации;

  • версии для Android и iOS.

Минусы:

  • нет бесплатного периода, только ознакомительная версия на 14 дней;

  • объем файлового хранилища ограничен 2 ТБ.

Yandex Tracker

Где найти: yandex.cloud/ru/services/tracker

Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности от 250 человек.

Это компонент облачной экосистемы для бизнеса Yandex Cloud. Трекер позволяет группировать задачи по портфелям, создавать отчеты и выстраивать организационную структуру. При необходимости возможно внедрение дополнительных сервисов, например, облачного хранилища, машинного перевода и озвучки, создания информационных баз.

Плюсы:

  • нет ограничений по объему хранимых данных;

  • можно не переплачивать за ненужные компоненты;

  • доступ к API и системным настройкам.

Минусы:

  • запутанная навигация — компоненты выводятся на отдельных страницах, а не в виде ссылок или кнопок в самом трекере;

  • сложная тарификация — может рассчитываться по количеству обращений к системе, перечисляемому трафику и другим параметрам.

💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум

Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!

Оформить на 14 дней бесплатно

ПланФикс

Где найти: planfix.ru

Для кого подойдет: для любых организаций, заявлена поддержка штатной численности до 5 000 человек.

Система предлагает комплексные решения для типографий, клиник, взаимодействия с удаленными коллегами, отгрузки товаров со склада. Планировщик представляет собой канбан-доску, где задачи выглядят как карточки и распределяются по столбцам. Есть конструктор отчетов, списки сотрудников и контактов.

Плюсы:

  • импорт поручений и контактов из других СУП;

  • интеграция с Telegram и виртуальными АТС;

  • тариф для команд из пяти человек можно протестировать перед покупкой лицензии.

Минусы:

  • небольшой объем облака — до 5 Гб на одного специалиста, расширяется за дополнительную плату;

  • без подписки количество поручений ограничено 500.

Kaiten

Где найти: kaiten.ru

Для кого подойдет: для любых компаний, заявлена поддержка штатной численности от 100 человек.

В основе сервиса — таск-менеджер. Есть встроенные календари, редактор шаблонов карточек (поручений), функционал для учета времени. Исполнитель может запускать таймер, когда приступает к задаче. Данные о затраченном времени автоматически добавляются к отчетам.

В системе предусмотрен продвинутый поиск. Для навигации можно использовать более 25 фильтров, например, исполнитель, тип, дата создания, проект.

Плюсы:

  • импорт данных из других СУП, например, из Asana;

  • 12 шаблонов отчетов — сроки, график скорости команды, распределение карточек;

  • четыре интерфейса — канбан-доска, списки, таблица и таймлайн.

Минусы:

  • без подписки нельзя устанавливать расширения, Free-версия подойдет для тестирования;

  • небольшой выбор модулей.

🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды

Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку онлайн

WEEEK

Где найти: weeek.net

Для кого подойдет: для любых компаний, масштаб не важен.

В систему входят трекер, CRM, инструменты аналитики, управления персоналом и хранения образовательного контента для обучения команды. Можно собирать статистику по сделкам, проектам и выбранным сотрудникам.

Плюсы:

  • автоматическая миграция из Notion;

  • готовые шаблоны интерфейса — для веб-разработки, SMM, копирайтинга и других сфер деятельности;

  • мобильная и онлайн-версия.

Минусы:

  • возможность развертывания на собственных серверах нужно согласовывать с менеджерами;

  • не предусмотрено внедрение другого ПО.

Shtab

Где найти: shtab.app

Для кого подойдет: для организаций, которым нужен строгий учет времени, масштаб не важен.

В зависимости от тарифа Shtab может обеспечивать полный контроль за персоналом в проекте — автоматически делать скриншоты и видеозапись экрана их компьютеров. Также в систему встроены инструменты для учета финансов, например, для фонда оплаты труда, есть конструктор отчетов.

Плюсы:

  • есть простой таск-менеджер;

  • автоматический импорт данных из других систем;

  • возможность установки на серверах заказчика с доплатой за техподдержку.

Минусы:

  • размер хранилища на всю команду — до 200 Гб;

  • работа с финансами доступна только на подписке максимального уровня.

Реклама. Рекламодатель: ПАО Сбербанк. Erid: 2RanymX7SfJ

Откройте расчётный счёт в Сбере и получите бесплатные сервисы для развития бизнеса

Открыть счет в Сбере

Moo.Team

Где найти: moo.team

Для кого подойдет: веб-студиям, IT-компаниям, маркетинговым агентствам, масштаб не важен.

Система предоставляет трекер задач, календарь, каталог карточек клиентов. Раздел для оргструктуры позволяет учитывать фрилансеров в проекте. Умеет формировать отчеты.

Плюсы:

  • рассылка уведомлений через бота в Telegram;

  • интеграция с Яндекс Вебмастером, Яндекс Метрикой, Google Search Console;

  • в бесплатной версии все функции доступны без подписки — подойдет для тестирования.

Минусы:

  • бесплатный тариф только для трех сотрудников,

  • нельзя запускать на своих серверах.

💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум

Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!

Оформить на 14 дней бесплатно

Зачем закупать софт для управления проектами в организации

Система управления проектом — это ПО, которое упорядочивает процессы в организации. Оно помогает формировать проекты и задачи, назначать исполнителей, контролировать сроки и качество результатов.

Софт автоматизирует рутину и предотвращает ошибки. Например, не получится случайно отправить задачу не в то подразделение.

Такие программы могут взаимодействовать с другими приложениями, благодаря чему их удается адаптировать почти под любые проекты и сферы деятельности.

Авторы: эксперты компании AMS Software

🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды

Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку онлайн

Поделиться

Оценить

5 баллов

Комментарии

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы оставлять комментарии