НДФЛ для предпринимателя, применяющего основную систему налогообложения, рассчитывается, исходя из доходов ИП. При этом нужно учитывать, что ИП — это физическое лицо и что для него в большинстве случаев не предусмотрено разделение средств на личные и предпринимательские.

Это означает, что в общий расчет НДФЛ включаются как доходы ИП и издержки от бизнеса, так и личные, к примеру от продажи квартиры или машины. Все эти сведения о поступлениях для определения подоходного налога попадают в декларацию по НДФЛ, но в разные разделы.

Если упростить, то общий порядок расчета НДФЛ будет таким.

Вычеты — это затраты ИП, на которые можно уменьшить налог, для них предусмотрены ограничения. То есть нельзя включить в расчет НДФЛ затраты сверх установленных лимитов.

Так, один из основных вычетов для ИП на ОСНО — профессиональный. Это все затраты, которые несет предприниматель, чтобы вести бизнес и получать доходы. Чтобы на эти расходы можно было уменьшить выручку, они должны отвечать следующим требованиям.

Если документов на расходы нет, ИП может принять к вычету 20% от доходов.

💼 Рассмотрим пример. ИП получил выручку 1 542 900 рублей. Документов на издержки нет. Соответственно, НДФЛ для него составит:

(1 542 900 – (1 542 900 – 20%)) х 13% = 160 462 рубля.

В 2024 году ставки налога такие:

С 2025-го ставки меняются:

Доход самого ИП для применения ставок учитывается за вычетом расходов. Если ИП применяет общую систему налогообложения и, допустим, получил выручку за 2024 год 11 567 000 рублей, а его затраты составили 7 213 000 рублей, то доходы ИП для определения размера ставок будут равны 4 354 000 рублей. Значит, вся сумма будет облагаться за 2024-й налогом по ставке 13%.

ИП не ведут бухгалтерский учет, они не заполняют бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, собственном капитале, но для расчета налога предприниматель должен вести налоговый учет финансовых показателей.

Налоговый учет устанавливает правила для признания доходов и издержек. Затраты, которые можно списать, должны содержаться в НК РФ. То же касается доходов. Не все поступления будут признаваться доходом. Например, авансы, залог от покупателя, полученный кредит не относятся к поступлениям, с которых нужно платить НДФЛ.

Чтобы вести налоговый учет поступлений и издержек, предприниматель обязан заполнять специальную Книгу учета доходов и расходов. Ее можно вести в бумажном виде, в специальных электронных сервисах или разработать свою форму, например в Excel. Эту книгу необходимо заверить в ФНС.

Если книга ведется в виде бумажного журнала, то ее необходимо заверить до начала заполнения. Новую книгу нужно начинать и заверять на каждый новый год. Начинать вести можно с даты первой операции по приходу или расходу.

Электронный вариант необходимо распечатать, прошить и также заверить в налоговой, до 30 апреля следующего года, то есть до момента подачи декларации

Кроме того, в соответствии с Порядком, утвержденным Минфином, чтобы затраты можно было списать на расходы бизнеса, они должны быть непосредственно связаны с получением прибыли. То есть нельзя закупить партию товаров, чтобы она просто лежала на складе, а расходы на ее приобретение списать в налоговом учете.

В связи с этим возникает вопрос: «Когда можно издержки отнести на уменьшение налоговой базы по НДФЛ?» Дальше рассмотрим несколько вариантов ответа на него.

По этому вопросу нет однозначной позиции. Некоторые нормы учета трактуются на основании положений НК РФ, однако некоторые разъяснения Минфина и судебная практика не всегда им соответствуют.

Есть три возможных способа учета доходов и расходов.

Кассовый способ. В этом случае доходы ИП отражаются в момент их получения.

К примеру, по договору поставки ИП отгрузил заказчику отделочные материалы 28 декабря 2024-го на сумму 754 800 рублей. В тот же день заказчик перечислил за них оплату, но, поскольку платеж попал на период новогодних каникул, ИП получил деньги на счет только в январе 2025 года. Соответственно, и доходом он признает это поступление уже в 2025-м, хотя фактически договор был закрыт в 2024 году.

Признание расходов зависит от их вида:

Способ начисления. Доходы учитываются в момент реализации, без учета фактической оплаты от заказчиков. Если вернемся к примеру об отгрузке отделочных материалов, то при способе начисления доход в размере 754 800 рублей ИП должен учесть в 2024 году.

Расходы также учитываются в тот момент, когда начислены, то есть затраты на купленный товар для перепродажи учитываются в момент его отгрузки покупателю, а зарплата персоналу — когда начислена, независимо от того, в каком периоде фактически выплачена.

Этот способ, пожалуй, самый рискованный, поэтому нужно быть готовым к возможным налоговым спорам, хотя суды нередко встают в этом вопросе на сторону налогоплательщика.

Способ на основании разъяснений Минфина меньше всего выгоден для общей системы налогообложения, поскольку может привести к значительному кассовому разрыву. Однако у этого способа есть преимущество — он вызывает меньше всего споров с налоговиками.

ИП доходы учитывает при их поступлении, а материальные расходы при получении денег от заказчиков за произведенную или купленную для перепродажи продукцию. Другие расходы: на аренду, зарплату, рекламу — по факту их оплаты.

Отдельно хотим выделить фиксированный страховой платеж ИП за себя, который предприниматель обязан перечислить в составе ЕНП. Этот взнос можно принять в расходы только после оплаты и наступления срока его уплаты.

Однако если этот срок переносится из-за выходных, как, например, в 2024 году с 31 декабря на 9 января 2025-го, то и в расходы этот платеж пойдет в первом квартале 2025-го, даже если был проведен в 2024-м.

Итоговый подоходный налог ИП при применении общей системы перечисляет раз в год. Однако он обязан уплачивать промежуточные авансы. Они рассчитываются нарастающим итогом с начала года.

Формула для расчета такая:

В первом квартале авансов за предыдущие периоды нет, поэтому доходы уменьшаются только на вычеты. Как уже рассказали выше, при расчете налога ИП вправе применять вычеты по бизнесу, а также стандартные, в пределах установленных ограничений. Социальные и имущественные вычеты ИП может получить только при расчете налога по итогам года в соответствии с НК РФ.

💼 Рассмотрим пример. ИП оказывает услуги ландшафтного дизайна. По итогам шести месяцев он имеет следующие показатели выручки и затрат.

1. Сначала определим размер общей суммы вычетов, на которые ИП может уменьшить свои доходы для расчета авансов:

Получается, что предприниматель может уменьшить доходы только на бизнес-издержки.

2. Теперь рассчитаем авансовый платеж за полгода с учетом НДФЛ-аванса за первый квартал. Он составит:

–15 691 рублей = (1 297 300 – 834 900) х 13% – 75 803.

Как видим, аванс получился со знаком минус. Это значит, что ИП не должен уплачивать авансовый НДФЛ за полгода. Такое возможно, поскольку доходы и затраты для расчета учитываются нарастающим итогом. Вернуть переплату по авансам на НДФЛ нельзя, пока не будет рассчитан налог по итогам года.

В итоговом расчете необходимо учесть все виды доходов и вычетов ИП, которые составляют основную базу по НДФЛ. К ней относятся все поступления за исключением тех, которые показали на рисунке.

При определении ставок НДФЛ за год в расчет идут все доходы и соответствующие вычеты. К примеру, если ИП одновременно работает по трудовому договору, ведет собственный бизнес на ОСНО и продал свою квартиру, то ставка налога применяется к общей сумме этих поступлений.

Также нужно учесть, что ИП рассчитывает и уплачивает НДФЛ со всех личных доходов, кроме зарплаты по трудовому договору. Если ИП совмещает бизнес и работу в найме, то подоходный налог с зарплаты за него рассчитывает и перечисляет работодатель как налоговый агент. И он же отчитывается за своего работника.

Если по итогам года выяснится, что совокупный доход по предпринимательской деятельности и за работу в найме превысил лимит по определенной ставке, Налоговая служба сама пересчитает НДФЛ и направит ИП уведомление с указанием суммы налога к доплате.

Что касается вычетов, то один и тот же вычет можно использовать один раз. Например, ИП получал вычет на ребенка в 2024-м по выплатам на основании трудового договора. В этом же году он не вправе учесть тот же вычет в расчете НДФЛ по предпринимательской деятельности на ОСНО.

Представим, что у ИП, применяющего основную систему налогообложения, других доходов, кроме предпринимательских, за год не было. Данные о выручке и издержках для расчета в 2024 году указали в таблице нарастающим итогом.

У ИП есть ребенок. Кроме того, предприниматель в течение года потратил 46 790 рублей на собственное лечение. Напомним, эту сумму можно отнести на вычет только в итоговом расчете налога за год.

Сначала рассчитаем авансы.

За первый квартал:

168 400 х 13% = 21 892 рублей.

За полугодие. Во втором квартале и последующих использовать вычет на ребенка нельзя, поскольку выручка ИП превысила лимит для него. Напомним, что все данные рассчитываются нарастающим итогом, поэтому вычет на ребенка за первый квартал будет учитываться в расчетах до конца года.

1 552 700 х 13% – 21 892 = 179 959 рублей.

За девять месяцев:

3 861 400 х 13% – (21 892 + 179 959) = 300 131 рубль.

Итоговый расчет за год. В него можно включить вычет на лечение ИП. Кроме того, необходимо сравнить налоговую базу с лимитом, чтобы определить, какую ставку использовать.

Доходы ИП за год, как видим из таблицы, превысили 5 млн, поэтому налог будет рассчитываться по двум ставкам.

В пределах лимита 5 000 000 х 13% = 650 000 рублей.

Сверх лимита (6 332 610 – 5 000 000) х 15% = 199 892 рубля.

Итого: 650 000 + 199 892 = 849 892 рубля.

Из итоговой суммы НДФЛ вычитаем авансы:

849 892 – (21 892 + 179 959 + 300 131) = 347 910 рублей — столько ИП необходимо доплатить по итогам 2024 года.

Напомним, что в 2025 году размер ставок уже другой.

Авансы перечисляются тремя платежами в течение года.

Авансы и сам налог необходимо перечислять в составе ЕНП, единого налогового платежа. Сформировать квитанцию на оплату или оплатить онлайн можно в сервисе налоговой через вкладку «Пополнить ЕНС».

При уплате НДФЛ-авансов необходимо представить по ним налоговое уведомление, чтобы ФНС могла распределить уплаченные суммы с единого налогового счета на погашение соответствующих налогов.

Итоговый НДФЛ уплачивается раз в год.

По нему налоговое уведомление подавать не нужно. Вся информация о налоге будет в декларации.

По подоходному налогу за себя ИП представляют декларацию по форме 3-НДФЛ раз в год.

По авансовым платежам отчетность не предусмотрена.

Если ИП применяет общую систему и имеет право на вычеты, то к 3-НДФЛ необходимо приложить подтверждающие документы. Какие именно, рассказали в статье.

Предпринимателям нужно заполнить только те разделы декларации 3-НДФЛ, по которым есть данные. Для ИП, применяющих общую систему налогообложения, в большинстве случаев декларация будет включать титульную часть, разделы 1, 2, приложение 3 и расчет к нему.

С 1 апреля 2024 года сдать декларацию 3-НДФЛ предприниматели могут через свой личный кабинет на сайте Налоговой службы. В этом случае электронную отчетность необходимо заверить ЭЦП.

Если ИП не вел бизнес в течение года или у него не было прибыли, он все равно должен представить в ФНС нулевой отчет.

ИП-работодатель обязан удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ за своих сотрудников. В этом случае ИП выступает посредником между работником и ФНС, то есть является налоговым агентом. Платить налог он должен не из своих денег, а из зарплаты персонала.

Ставки налога такие же, как и для самого ИП на общей системе налогообложения, и зависят от зарплаты сотрудника.

Налог за персонал перечисляется в бюджет два раза в месяц, за исключением декабря. По НДФЛ также предусмотрено представление налогового уведомления. В таблице ниже указали сроки уплаты НДФЛ и сдачи уведомления для работодателей.

По подоходному налогу за сотрудников для ИП также предусмотрена отчетность. Работодатели сдают расчет 6-НДФЛ.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант