Организации и ИП обязаны хранить документацию, которая оформляется в процессе их деятельности. Сроки хранения различных документов утверждены законодательством. Рассказываем, какие документы и сколько необходимо хранить, как их утилизировать в конце срока и какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка хранения
Содержание
Почему компании должны
хранить документы
Обязательные документы для
хранения
Сроки хранения документов
Организация хранения
документов
Безопасность и
конфиденциальность
Утилизация и уничтожение
документов
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
У компаний есть ряд веских причин, по которым они обязаны хранить документы. Например:
Для подтверждения доходов, расходов, уплаты налогов в случае налоговой проверки. Если в ходе документарной проверки налогоплательщик не сможет подтвердить свои затраты и основание для получения прибыли, ФНС вправе пересмотреть налогооблагаемую базу и доначислить налоги.
Для проверки трудовой инспекцией. Кадровые документы могут потребоваться не только работникам для расчета и назначения пенсии, пособий и материальной помощи, но и при проверках трудовой инспекцией.
На случай разногласий с контрагентами. Документацию по расчетам с поставщиками и заказчиками необходимо хранить на случай судебных споров по оплате, условиям выполнения контрактов, качеству товаров, работ.
Все эти требования отражены в законодательстве РФ. Основными актами, регулирующими хранение бизнес-документации, являются:
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете».
Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговый кодекс, а именно статья 23 НК.
Закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Кроме того, устав организации или распоряжение ИП также могут устанавливать правила хранения. Бизнесмены вправе самостоятельно утверждать периоды хранения документации, но эти периоды не должны быть меньше установленных законодательством.
❗️ Внимание
Для бумажных и электронных форм
сроки хранения документов одинаковые.
Все виды документов, которые подлежат обязательному хранению, перечислены в перечне Росархива. Выделим основные для организаций и ИП:
Регистрационные документы. Это свидетельства о постановке на налоговый учет, снятии с учета, устав ООО, протокол собрания учредителей, свидетельство о праве собственности на помещение, по которому находится юридический адрес, лицензии, сертификаты, разрешения и другие.
Бухгалтерские и налоговые отчеты. К ним относятся декларации, формы расчетов, книги учета доходов и расходов, выписки и квитанции об уплате налогов и взносов, журналы регистрации счетов-фактур, бухгалтерская отчетность ООО и регистры учета.
Кадровые документы и отчетность в Соцфонд. Речь о трудовых книжках, приказах, трудовых договорах, должностных инструкциях, бланках по учету рабочего времени, графиках отпусков, отчетах по кадровым изменениям в Соцфонд и других.
Кассовые и банковские документы — кассовые книги, приходные, расходные ордера, извещения банков. Помимо документов по кассовым операциям, ИП и компании обязаны хранить фискальные накопители в течение пяти лет.
Документы по внутрихозяйственной деятельности, такие как договоры с поставщиками и заказчиками, допсоглашения, акты выполненных работ, накладные, претензии, протоколы разногласий с контрагентами, акты инвентаризации товаров или материалов, переоценки, ввода в эксплуатацию, ремонту основных средств.
Срок хранения каждого документа зависит от его вида и периода оформления. Для удобства собрали все сроки хранения основной документации, которую компании и ИП применяют в своей деятельности в таблицах ниже.
Сроки, в течение которых необходимо хранить регистрационные документы.
Сроки хранения регистрационных и учредительных документов.
Периоды, в которые компании могут потребоваться бухгалтерские и налоговые документы.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов.
Трудовая инспекция может запросить кадровые документы за длительные периоды.
Сроки хранения кадровых документов и отчетности в Соцфонд.
У страхователя, то есть компании или ИП, и в Соцфонде сроки хранения документов по персонифицированному учету отличаются. В соответствии со статьей 8 закона № 27-ФЗ электронные персонифицированные сведения хранятся в Соцфонде не менее 75 лет, на бумаге — не менее 6.
Сроки, в течение которых должны храниться кассовые и банковские документы.
Сроки хранения кассовых и банковских документов.
Документы, регулирующие хозяйственную деятельность предприятия, тоже имеют сроки хранения.
Сроки хранения документов по внутрихозяйственной деятельности.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 бухгалтерские документы на бумаге должны храниться в подлинниках. При этом нельзя отсканировать документы и хранить их скан-копии вместо бумажных оригиналов без заверения электронной подписью в системе ЭДО. Это обозначено в письме Минфина № 03-03.
В электронном виде документы могут храниться:
на носителях или в локальной базе компании или ИП;
в облаке — на виртуальных дисках либо в базах специальных сервисов;
в хранилище системы оператора ЭДО.
При использовании учетных программ, например «Мой склад» или 1С, электронные документы также можно выгружать в виде архива на компьютер или выносной жесткий диск.
❗️ Внимание
Если электронные документы хранятся в электронном
виде, базы данных должны располагаться на территории РФ.
Для организаций и ИП требования по месту хранения документов отличаются.
Учредительная документация ООО должна находится в центральном офисе, там же, где располагается дирекция. К ним необходимо обеспечить доступ всем учредителям.
Документы, которые могут потребоваться в работе, например договоры с партнерами, акты, накладные, бумаги по сотрудникам, можно хранить на территории филиалов, складах. Главное — обеспечить их сохранность.
Для ИП такой обязанности нет, он может хранить документы дома или в офисе.
Кадровые документы после увольнения сотрудников могут оставаться у работодателя.
После закрытия компании или ИП документация хранится до конца установленных законодательством сроков. Документы по учету персонала необходимо сдавать в госархив в соответствии с законом № 125-ФЗ.
Не все государственные архивы предоставляют услуги по хранению документов ИП. Если местный архив не берет документы, нужно уточнить такую возможность в других отделениях архива.
Большинство документов, которые оформляют компании и ИП, содержат конфиденциальную информацию:
персональные данные работников — они отражаются в договорах, личных делах работников;
коммерческую тайну — описание производственных процессов, технология производства, ноу-хау.
материалы судопроизводства.
Обычно при большом документообороте утверждаются правила работы с документами, где указываются:
место хранения;
сотрудники, ответственные за сохранность; если такие не назначены, ответственность несет директор или ИП;
протоколы по защите электронных баз данных,
требования по работе с электронными документами и прочее.
Бумажные экземпляры учредительных и регистрационных документов обычно хранятся в сейфе, но законодательно это не закреплено.
Ответственность за сохранность персональных данных сотрудников несет работодатель. Если такие сведения хранятся в облачном, бухгалтерском или кадровом сервисе, то за них отвечает как провайдер, так и организация или ИП, где работает персонал.
За нарушение правил хранения предусмотрены штрафы.
Утилизировать документы можно только после завершения срока их хранения.
🔔 Важно
Даже при закрытии компании и ИП документацию необходимо хранить.
Оформление утилизации документов в бумажном и электронном виде одинаково. Для этого необходимо составить акт об уничтожении документов. В один акт можно внести как бумажные, так и электронные документы без ограничения по количеству.
А вот сама процедура утилизации бумаг в конце срока хранения отличается:
Бумажные документы достаточно измельчить через шредер или, если их слишком много, можно воспользоваться услугами сторонних организаций по уничтожению документов.
При утилизации электронных данных с носителей компании и ИП их можно просто удалить и очистить «Корзину». Но для полной утилизации файлов этого недостаточно, нужно отформатировать диск или флешку.
В системе ЭДО или учетной программе документы защищены от случайного удаления. Алгоритм утилизации в этом случае зависит от учетной программы или облачного сервиса. Чтобы уточнить, как удалить документы из электронной базы, можно обратиться в техподдержку оператора электронных данных.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант