Коммерческая тайна для малого бизнеса: что это и какие сведения помогает защитить

💼 Пример
Конкурент лучшего в городе итальянского ресторана узнал рецепты шеф-повара и стал предлагать те же блюда по более выгодным ценам. В итоге ресторан потерял клиентов.

💼 Пример
У банка коммерческая тайна — данные о том, по каким алгоритмам и какими способами они проверяют заемщиков. Если бы эти сведения не были тайной, банку приходилось бы тратить время и деньги на то, чтобы их постоянно менять, и бороться с мошенничеством.

1. Принадлежать только той организации, которая устанавливает режим коммерческой тайны.

2. Быть связанными с деятельностью бизнеса и получением прибыли. Пример: уникальные технологии изготовления, научные разработки.

3. Представлять интерес и прямую выгоду для третьих лиц, которые этой информацией не владеют. Скрывать сведения конфиденциального характера от третьих лиц должно быть выгодно организации.

4. Иметь ограниченный доступ и защиту от утечек.

5. Не содержать данных, которые являются государственной тайной. Гостайну определяет, регулирует и защищает государство, а не компания.

1. Данные о численности сотрудников. Такую информацию работодатель обязан предоставлять госорганам, Росстату.

2. Данные о зарплате работника. Если работник просит выдать справку о зарплате для получения ипотеки, работодатель не имеет права ему отказать, так как не может запретить работнику взять кредит.

3. Данные о реквизитах, Уставе, юридическом адресе. Эти сведения должны быть опубликованы в открытых официальных источниках и базах данных. К ним обращаются потенциальные клиенты, инвесторы, партнеры, контрагенты, когда хотят удостовериться в благонадежности компании.

4. Данные об участии компании в судах, сведения о задолженностях. Такая информация должна быть открытой; если о ней узнают другие люди, это не будет являться их прямой выгодой.

❗️ Внимание
Согласно законодательству, на любых бумажных документах или электронных носителях, где содержатся такие конфиденциальные сведения, обязательно должен быть гриф «Коммерческая тайна».

1. Определить, что за данные будут являться коммерческой тайной. Список сведений необходимо сделать максимально подробным и точным. Важно не включать расплывчатых формулировок, например «все технологии — коммерческая тайна компании». В случае судебного разбирательства будет сложно доказать, что конкретно было нарушено или разглашено.

2. Разработать процедуру, по которой определенные лица будут получать доступ к секретным материалам. Необходимо создать и утвердить внутренние документы — регламенты, приказы, положения. В них зафиксировать информацию о действующем на предприятии режиме коммерческой тайны. В документах указать, кто из сотрудников имеет доступ, где хранятся носители секретных материалов, кому, с какой целью и на каких условиях эта информация будет предоставляться.

3. Вести учет сотрудников и представителей сторонних организаций, которые получают доступ. Например, требовать расписываться в журнале о получении на руки и возвращении документов с тайной, предоставлять учетные записи и пароли под роспись. Допустимо установить видеонаблюдение в помещении, где находятся документы или компьютер с секретными материалами. Об этом следует в обязательном порядке предупредить сотрудников.

4. Включить формулировки о действующем режиме в договоры со штатными работниками или внештатными исполнителями, должностные инструкции. Каждый должен ознакомиться и расписаться во всех документах, где содержится информация о введенном режиме.

5. Поставить гриф «Коммерческая тайна» в виде печати, наклейки или надписи на материалы с засекреченной информацией. Важно указать, кто владелец: имя и адрес юрлица либо ФИО и адрес индивидуального предпринимателя.

• цель внедрения режима;

• кратко — нормы статей ГК РФ и ФЗ «О коммерческой тайне», основные выжимки из этих законов в качестве ссылок на правовое регулирование;

• подробно — конкретные формулировки сведений, которые составляют коммерческую тайну;

• данные о владельцах секретной информации и о тех, кто определяет, что сведения являются коммерческой тайной;

• порядок работы с коммерческой тайной;

• санкции за нарушение;

• порядок взыскания убытков; важно помнить, что убытки и факт нарушения нужно доказывать в суде.

1. На уровне управления командой. Если люди не мотивированы, не лояльны по причине низких зарплат, неблагоприятной атмосферы, их увольнение сопрягается с большими рисками. Особенно если уходят IT-специалисты, технологи, менеджеры по продажам и другие ключевые сотрудники, имеющие доступ к сведениям, влияющим на прибыль компании. Важно укреплять внутренний HR-бренд, предпринимать меры по повышению мотивации, вовлеченности команды, следить за рынком труда и зарплат.

2. На уровне процессов. Важно организовать хранение конфиденциальной информации в специально отведенном месте и контроль доступа под роспись. В должностных инструкциях должно быть прописано, где хранятся документы, какие виды санкций полагаются за нарушение, например за незакрытый сейф.

3. На уровне техники. Необходимо предусмотреть защиту компьютеров от утечки данных: заклеить или заблокировать USB-порты, установить софт для безопасности, регулярно обновлять антивирусное программное обеспечение, предупреждать хакерские атаки. Для защиты от утечек данных по клиентам, контроля доступа сотрудников к клиентской базе желательно установить надежную CRM-систему.

• его подпись стоит под перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, и в документе, описывающем санкции за разглашение;

• были предоставлены условия, чтобы работник мог соблюдать режим работы с конфиденциальной информацией.

1. Сотрудник присылал на email самому себе конфиденциальную информацию для исполнения должностных обязанностей. Так как почта, на которую он пересылал секретные материалы, принадлежит, скажем, компании Mail.ru, это приравнивается к тому, что Mail.ru получила доступ к конфиденциальной информации.

2. Работник вынес документы из офиса, чтобы поработать с ними дома. Об их содержании узнал родственник работника, который дружит с сотрудником конкурирующей организации.

3. Бухгалтер консалтинговой компании оставил на столе документы с данными о зарплатах клиентов, которых он обслуживал. Этот документ прочитала уборщица, которая стала распространять информацию о том, кто сколько зарабатывает в других фирмах.

4. Сотрудник встретился в кафе или маршрутном такси с другом и рассказал о технологии производства. Эту информацию услышало много посторонних людей, сидящих по соседству.

5. Сотрудник фотографировал экран защищенного компьютера и продавал фотографии конкурентам. От такого риска защищает установка видеокамер. Работников нужно обязательно предупредить о видеонаблюдении.

• издать приказ о проведении проверки;

• назначить ответственного за эту проверку;

• потребовать нарушителя написать объяснительную записку в течение двух рабочих дней;

• составить акт в случае отказа;

• привлечь свидетелей и потребовать их написать объяснения;

• оценить объяснения;

• издать приказ о дисциплинарном взыскании.

Если возникла ситуация, когда в основе разглашения коммерческой тайны лежит уголовное преступление, например хищение важных документов, нужно написать заявление в полицию.

• обстоятельства происшествия — место, дату, приблизительное время;

• перечень возможных причастных лиц;

• данные нарушителя, если это известно.