Кассовая дисциплина — это система правил и норм, регулирующих порядок работы с наличными деньгами для ИП и организаций. Она обеспечивает финансовую прозрачность и соблюдение требований законодательства, а также снижает риск хищений.
Рассмотрим основные аспекты ведения кассовой дисциплины в организации.
Правила приема наличных. Все наличные денежные средства, поступающие в кассу компании, должны быть зафиксированы. Это могут быть платежи от заказчиков, внесение денег для выдачи зарплаты, возврат средств.
Фиксация предполагает:
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Оформление приходного кассового ордера (ПКО) в момент получения денег, что подтверждает прием наличных. Ордер подписывается кассиром и лицом, сдающим деньги.
Выдачу кассового чека или квитанции плательщику для подтверждения факта получения денег.
Правила выдачи наличных денежных средств. Выдача наличных из кассы предприятия требует строгого учета, для чего:
Выдачу средств фиксируют расходным кассовым ордером (РКО), который оформляется в момент выдачи денег; ордер подписывается кассиром и получателем средств. Деньги выдаются на оплату поставщикам и подрядчикам, социальные отчисления, покупку канцтоваров для компании.
Средства выдаются на основании утвержденных документов — заявления на выдачу денег, накладных.
Лимит кассы. Организация должна установить лимит остатка наличных денег в кассе, который не может превышаться. Этот лимит определяется, исходя из потребностей организации, и утверждается руководителем. Превышение лимита допускается только на время, необходимое для сдачи наличных денег в банк.
Сдача наличных средств в банк. Наличные деньги, превышающие установленный лимит, должны быть своевременно сданы в банк. Для этого оформляется кассовая книга и создаются платежные поручения. Деньги сдает уполномоченное лицо, которое получает от банка квитанцию о приеме наличных средств.
Ведение кассовой книги. Кассовая книга — это основной документ учета наличных денежных средств в организации. В ней фиксируются все операции по приему и выдаче наличных средств. Кассовая книга ведется ежедневно. Каждый лист книги должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации.
Проверки кассы. Руководитель организации должен регулярно проводить проверки состояния кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Это помогает выявлять возможные нарушения и предотвращать хищения. Проверка может быть плановой (ежемесячной, квартальной) или внеплановой. Аналогичные проверки проводит ФНС.
Ответственность за нарушения. Нарушение кассовой дисциплины может привести к административной или уголовной ответственности. Организация должна контролировать соблюдение кассовых правил, а виновные лица — нести ответственность за нарушения в виде штрафов, дисциплинарных взысканий и других мер. Оштрафовать может как руководство компании, так и контролирующие органы.
Ведение кассовой дисциплины в компании — важный аспект финансового управления, который требует соблюдения установленных правил и норм и снижает риски, связанные с оборотом наличных денежных средств.
