Инвентаризация помогает точнее учитывать материальные ценности и снижать риски потери продукции и финансов. Вот основные шаги, которые помогут организовать и провести инвентаризацию:
1. Спланировать инвентаризацию. Определить цели инвентаризации:
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
проверка точности учета,
поиск излишков или недостач,
оценка состояния товаров.
Установить даты и частоту проведения инвентаризации: ежегодная, ежеквартальная или постоянная. Если склад небольшой, инвентаризация может проводиться раз в квартал. Для крупного склада обычно требуется более частая проверка.
2. Создать
команду и назначить ответственных. Назначить команду из сотрудников разных отделов. Это поможет
избежать предвзятости. Назначить руководителя инвентаризации, который будет
координировать процесс. Менеджер по складу может быть ответственным за
проведение инвентаризации, а бухгалтер — за проверку данных.
3. Разработать и утвердить инструкции. Создать подробные инструкции для проведения инвентаризации. Они включают порядок ее проведения, методы подсчета товаров, использование сканеров штрих-кодов, оформление документации и порядок разрешения расхождений. Все сотрудники должны знать эти инструкции и обучены им следовать. В таких документах можно объяснить, как использовать сканер штрих-кодов для учета товаров и куда вносить данные.
4. Подготовиться к процессу инвентаризации. Для этого выполнить следующие шаги:
уведомить все заинтересованные стороны о предстоящей инвентаризации;
обеспечить наличие необходимого оборудования: сканеров штрих-кодов, весов, бланков;
обеспечить доступность складских помещений и учетных записей;
провести предварительную проверку и обновление данных учета.
5. Провести инвентаризацию. В этот день надо действовать по разработанным инструкциям. Склад разделить на зоны, за каждую из которых будет отвечать назначенный сотрудник. Инвентаризацию проводят в определенном порядке, чтобы избежать пропуска товаров и дублирования учета. Использование сканеров штрих-кодов и мобильных приложений помогает ускорить процесс и повысить точность.
6. Обработать результаты и разрешить расхождения. После инвентаризации важно оценить полученные результаты. Если выявились расхождения между фактическими данными и учетными записями, нужно проанализировать причины и принять меры для их устранения: пересчитать товары, проверить документы, провести расследование ситуации и скорректировать учетные данные. Если недостача подтвердится, понадобится проверить последние поступления и отгрузки товаров.
7. Задокументировать результаты. Составить отчет с данными о фактическом состоянии запасов, выявленных расхождениях, принятых мерах и рекомендациях по улучшению. Отчет должен утвердить руководитель компании, этот документ пригодится для последующего анализа и планирования.
8. Принять меры. На основе результатов инвентаризации разработать и внедрить меры по улучшению управления запасами:
пересмотреть учетные процедуры,
улучшить системы контроля,
внедрить автоматизированные системы учета и регулярные обучения для сотрудников.
9. Вести постоянный мониторинг запасов. Инвентаризация должна быть регулярным процессом. Постоянный контроль запасов помогает поддерживать точность учета. Регулярные проверки, анализ данных и своевременное реагирование на проблемы минимизируют риски, а ежемесячные выборочные проверки позволяют выявить проблемы, пока они не повлекли серьезные последствия.
Эти шаги помогут вести учет материальным ценностям, сократить потери и улучшить управление ресурсами компании.
