Метод GTD: как работает и помогает планировать дела

1. Не держать ничего в голове. На этом принципе базируется вся методология. Любые, даже незначительные дела нужно записывать.

2. Фокусироваться на решении. Иногда процесс не двигается с места, потому что люди видят только трудности вместо того, чтобы искать решения.

3. Делать одну задачу за раз. Не думать о том, что еще предстоит решить.

4. При планировании записывать перечень действий. Если просто набросать то, что нужно сделать, в хаотичном порядке, это не решит проблем. Нужно для каждого дела прописать список конкретных действий, которые способствуют завершению процесса.

Автор системы Дэвид Аллен использует диаграмму рабочего процесса. Ее еще называют деревом принятия решений.

• что за дело,

• к какому результату надо прийти,

• какие действия для этого необходимы,

• какое действие нужно сделать следующим,

• сколько времени займет решение.

1. Делегировать — отыскать того, кто справится лучше. Особенно стоит поступить так, если необязательно выполнять задачу самостоятельно.

2. Отложить — подходит для тех задач, решение которых требуется от конкретного человека. Если нужно время, то можно перенести срок выполнения.

• стоит фиксировать только те действия, которые нужно выполнить к конкретным датам;

• в отдельный список отправляют задачи, которые должен выполнить кто-то из подчиненных;

• еще в список ставят то, на что прямо сейчас нет времени, но к чему непременно надо будет вернуться, когда появится время; о таких делах легко забыть, поэтому необходим список напоминаний.

1. Может быть, когда-нибудь. Это все то, что пока неактуально. Например, пройти курс по бухгалтерии, прочитать книгу по финансам.

2. Документы и информация. Это различные документы, а также справочная информация, заметки, наброски, идеи. Для таких материалов хорошо подходит, например, Evernote, где можно завести одноименную папку.

3. Материалы по проектам. Это графики, диаграммы, планы и все остальное, что нужно, чтобы работать над поставленными задачами.

4. Долгосрочные цели, ценности. Это список, с которым стоит сверяться, когда нужно что-либо планировать.

5. Шаги по каждой задаче. Нужно определить, из каких шагов будет состоять путь к достижению результата по каждому направлению. Здесь речь не о том, чтобы расставить приоритеты, а именно о наборе шагов.

1. Текущие заботы, каждый день. Все, что надо сделать прямо сейчас: позвонить клиенту, связаться с поставщиком.

2. Текущие проекты, каждую неделю. Здесь важно фиксировать те результаты, к которым нужно прийти в ближайшее время. Например, переехать в другой офис.

3. Текущие обязанности по сферам жизни, каждый месяц. Это финансы, быт, здоровье, семья, рабочие обязанности, творчество, развитие. С таким обзором удается по-новому посмотреть на проекты и внести то, что почему-то оказалось упущено на этапе планирования.

4. Цели на год, ближайшие пару лет, каждый квартал. Это все то, чего нужно достичь в разных сферах жизни за этот отрезок времени.

5. Цели на 3–5 лет, каждый год. Здесь собирают то, что влечет за собой глобальные перемены как в бизнесе, так и в жизни в целом.

6. Цели на жизнь, каждый год, раз в несколько лет. Нужно задавать себе вопросы в духе «Для чего я живу?», «Чем моя компания полезна людям?»  и искать ответы на них. Все это позволяет формулировать цели на перспективу и искать способы их достичь.

📌 Совет
Порядок в своей жизни и бизнесе лучше наводить с первых уровней, а именно с текущих заданий, проектов. И уже затем решать более масштабные вопросы.

1. Гибкость. Каждый пользователь сам решает, как именно распределять заметки, при этом любую можно найти легко.

2. Выбор устройства. Подходит и для смартфона, и для компьютера. Вести заметки с Evernote можно на устройствах с любой ОС: Android, iOS, Windows, MacOS, Linux.

3. Приложение не ограничивает контент, который пользователь может найти в интернете и сохранить. Так, можно оставлять в Evernote веб-страницы, картинки, файлы в формате PDF с пометками.

4. Есть версия для браузера. В ней доступны те же функции, что и в приложении.

5. Возможность распознавать текст. Заметки искать можно по отдельным словам на картинках, фотографиях доски, визитных карточках, сканах.

6. Приложение совместимо с другими, тоже привычными предпринимателям и всем, кто работает онлайн: Gmail, Google Drive, Slack, Outlook, MS Teams.

1. Доски. Они позволяют упорядочить все задачи. При беглом взгляде видно все — как запланированное, так и уже сделанное.

2. Колонки. Помогают визуализировать этапы выполнения работы. Можно начать с простых: «Нужно сделать», «В работе», «Готово». А еще доступно настроить рабочий процесс в соответствии с потребностями компании.

3. Карточки. Содержат конкретные задачи и идеи со всей информацией по проектам. Карточки можно перетаскивать между колонками по мере выполнения заданий — и так менять их статус.