Эффективное планирование рабочего времени: задачи, методы

• анализ целей;

• оптимизацию трудовых ресурсов;

• выбор инструментов, технологий и стратегий;

• планирование достижения большой цели;

• определение подзадач, расстановку приоритетов;

• составление списков дел;

• графики реализации планов;

• корректировку управления рабочим временем;

• оценку результатов.

• прогнозируемое достижение поставленных целей,

• повышение производительности труда,

• эффективное распределение времени,

• построение долгосрочной стратегии развития бизнеса,

• повышение стрессоустойчивости руководителя и подчиненных,

• предотвращение выгорания сотрудников,

• рациональное распределение времени.

1. Постановка цели. Необходима для эффективной деятельности. Цели формулируют перед началом работы для снижения временных, финансовых, интеллектуальных затрат компании. Чтобы было понятно, как достичь поставленных целей, прописывают задачи, которые необходимо выполнить.

2. Составление плана трудового дня. Считается основным приемом тайм-менеджмента. Списки дел, диаграммы приоритетов повышают продуктивность работы. При планировании задачи решают поэтапно, снижая потери времени, ресурсов.

3. Планирование на ограниченные промежутки времени: кроме планов на день, составляют на месяц, квартал, год. Задачи фиксируют в электронном или бумажном документе. Выделяют основные действия в работе по проектам. Планы должны быть гибкими. При изменениях стратегии развития предприятия, смене рабочей системы, нестабильности на рынке вносятся поправки в утвержденный документ.

4. Самодисциплина. Развивать это качество полезно. Способность следовать установленным планам позволяет достигать больших целей, системно работать над проектами.

5. Решение важных задач утром. В первой половине дня качество работы у людей выше. Поэтому в начале дня решаются сложные задачи, а затем все остальные. После анализа рабочих задач лишние пункты из расписания убираются.

6. Иерархия задач. Прием предусматривает их ранжирование по степени важности, срочности, затратам времени. Реализацию начинают с важных срочных дел, постепенно переходя к небольшим задачам.

7. Применение декомпозиции. Подразумевает разделение больших целей на этапы, отдельные шаги. Прием позволяет упростить работу над проектами, действовать по плану, снизить влияние на компанию внешних факторов.

8. Отдых. Для стабильной работы необходимо оставлять на него время. Сон, расслабление, переключение между разными видами деятельности позволяют снижать физическую и умственную усталость, регулировать уровень стресса. При планировании отдыха повышается результативность работы.

9. Регулярный пересмотр рабочих задач и поиск новых способов достижения целей.

10. Фиксация результатов. Для повышения эффективности деятельности это важно делать каждый день, неделю, месяц.

• расставлять приоритеты на день;

• определять, какие задачи можно делегировать;

• оптимизировать работу над проектами;

• выбирать лучшие решения;

• распределять нагрузку между сотрудниками;

• планировать оставшееся в расписании свободное время;

• повышать общую продуктивность компании.

• детализированными, реалистичными;

• направленными на достижение результата;

• ограниченными по времени;

• измеримыми;

• системными, структурированными.

• продолжительность периода,

• цель периода,

• объем финансовых и временных ресурсов,

• очередность выполнения задач,

• необходимость подготовительных мероприятий,

• перечень делегируемых сотрудникам задач,

• способы контролировать ход выполнения работы,

• критерии успешного достижения цели.

• Focus To-Do — таймер и таск-менеджер;

• Todoist — планировщик, позволяющий настраивать записи под разные методы планирования;

• Trello — доска для фиксации личных планов и командной работы;

• Notion — база данных для сохранения и систематизации входящих сведений;

• Forest — таймер для смартфона;

• SingularityApp — таск-менеджер для перевода сведений из электронной почты в рабочие задачи.

Чтобы руководитель мог вовремя корректировать деятельность команды, сотрудникам нужно регулярно отчитываться о работе. Значимую роль играют периодичность представления отчетов, их формат и обратная связь от руководителя.

• проанализировать эффективность их деятельности;

• сравнить работу на предприятии и в других организациях;

• внедрить систему тайм-менеджмента в отделах;

• следить за ее применением;

• оценивать, насколько эффективно система позволяет структурировать и оптимизировать рабочее время;

• искать новые приемы тайм-менеджмента, если какие-то не работают или дают низкие результаты.

1. Подготовка с вечера. Рабочие и персональные задачи записываются в конце текущего дня на следующий. Техника позволяет распределить нагрузку, поэтапно достигать целей, реализовывать проекты. План составляют в блокноте или мобильном приложении.

2. Дедлайны. Установление сроков сдачи работы стимулирует сотрудников, помогает преодолевать прокрастинацию, повышает скорость реализации проектов. Дедлайны могут быть внешними, устанавливаемыми руководителем, начальниками отделов, клиентами.

3. Правило трех. Автор метода — К. Бейли. Правило предусматривает ежедневное выполнение трех важных дел. Каждый раз выбирают новые задачи. Техника помогает сконцентрировать внимание на нескольких целях, повысить продуктивность. Метод подходит и для постановки целей на длительные периоды.

4. Способ 10 минут. Когда трудно взяться за непростую задачу, нужно решить выполнять ее только в течение 10 минут, а затем запланировать отдых. Это поможет снизить уровень тревоги, который может возникать из-за ощущения, что задача крайне сложная. За время работы над ней человек обычно приходит к выводу, что задача не такая уж и сложная, и продолжает работу спокойно.

5. Поедание «лягушки». Метод разработан бизнес-тренером Б. Трейси и предусматривает решение сложной задачи утром. В первой половине дня человек не перегружен информацией, имеет больше ресурсов и легче справляется с трудным делом. Когда «лягушка» будет съедена, останутся силы на эффективную работу над остальными пунктами из списка.

6. Автофокус. Метод, разработанный М. Форстером, рекомендован людям, трудящимся без дедлайна. Для автофокусировки выписывают список дел. Затем выбирают одну задачу, которая интуитивно кажется приоритетной, и решают ее. Выполненные пункты из перечня вычеркивают. Незавершенные дела переносят в конец списка.

7. Канбан. Этот метод организации работы позволяет перераспределять нагрузку между сотрудниками и выполнять задачи в срок; оценить нарастающий темп в работе. Перечень дел в виде карточек или стикеров вносят в столбец «Нужно сделать» (названия можно менять на свое усмотрения, сохраняя суть). Доска со столбцами может быть реальной, осязаемой, а может быть представлена в электронном виде.  Когда работа над задачей начинается, карточку с ней перемещают в столбец «В процессе». По завершению она попадает в «Выполнено». Задачи перемещают по одной схеме из первого столбца в соседние и доходят до последнего столбца. Метод позволяет отслеживать прогресс сотрудников, команды, временные затраты.

8. Правило 1–3–5. Метод заключается в выборе дел, которые нужно сделать в течение дня. В их число должны войти одна большая задача, три средние и пять мелких. Соблюдение правила помогает разобрать нерешенные дела, соблюсти сроки проектов.

9. Хронометраж. Методика разработана Г. Архангельским. Предполагает фиксацию продолжительности каждого действия. В таблицу с данными включают на начальном этапе все действия в течение дня. По мере того как формируется привычка отмечать в ней каждое дело и время, затраченное на него, таблицу усложняют. Туда могут добавляться расчеты КПД, столбцы с комментариями, шкалой удовлетворенности процессом или результатом. Метод помогает анализировать, что чаще всего отвлекает от работы, на какие дела уходит неоправданно много времени, какие задачи лучше делегировать.

10. Правило 2 минут. По методике необходимо решать небольшие рабочие задачи сразу, не откладывая. Способ помогает разгрузить график, повысить результативность сотрудников.

11. Матрица Эйзенхауэра. Схема позволяет распределять дела по четырем группам, ориентируясь на их важность и срочность. Метод помогает понять, что лучше перепоручить, что выполнить без промедления, а на какие дела следует заложить время.

12. Getting Things Done. Метод GTD создан бизнес-тренером Д. Алленом. Предполагает фиксацию задач и их сортировку в зависимости от того, выполнимы ли они, сколько времени занимают. По мнению Аллена, лучше фиксировать всю необходимую информацию, не полагаясь на память; хранить записи можно в удобном виде и формате; прежде всего искать решение и намечать необходимые действия, а не думать о проблемах; концентрироваться на одной задаче в конкретный момент времени, борясь с многозадачностью.

1. Неправильная расстановка приоритетов. Производительность компании повышает выполнение важных дел. Дела на перспективу, анализ выполняют после решения срочных вопросов.

2. Чрезмерное внимание к небольшим задачам. Согласно закону Парето, 20% усилий помогают достигать 80% результата при грамотном определении целей.

3. Отсутствует время на отдых. Высокая концентрация дел в течение рабочего дня снижает производительность. Если нет границ между этапами проектов, видами деятельности, у сотрудников и руководителя постепенно снижается концентрация, развивается эмоциональное выгорание.

4. Отсутствие контроля за временем решения задач. Прокрастинация, просмотр писем, длинные телефонные переговоры снижают производительность. Необходимо отслеживать эффективность трудового дня, анализировать результаты, оптимизировать задачи.

5. Постоянная работа в режиме многозадачности. Регулярное выполнение нескольких проектов, совмещение трудовых обязанностей по разным направлениям снижает способность к концентрации внимания. Продуктивность сотрудников падает. Для сложной умственной деятельности необходима поэтапность. Продуктивно работать над задачей в течение одного временного цикла с перерывами.