Отдел кадров в структуре компании

Зачем нужен? Отдел кадров играет ключевую роль в любой компании, обеспечивая эффективное управление персоналом. Он способствует стабильному развитию фирмы и повышению ее конкурентоспособности на рынке труда.

Что делает? Основные функции отдела кадров заключаются в подборе, адаптации и обучении сотрудников, а также ведении документации и контроле за соблюдением трудового законодательства.

Особенности отдела кадров

В компаниях с малым штатом сотрудников кадровый учет находится под контролем секретаря, бухгалтера или юриста. Они совмещают свою основную работу с обязанностями кадровика. Осведомленные кадровыми тонкостями владельцы бизнеса тоже могут это делать. Законом не запрещено отсутствие в штате специалиста по кадрам.

В большой компании без отдельного сотрудника на данной должности не обойтись. Интересно, что даже при выполнении этих обязанностей одним человеком должен быть официально создан целый отдел. Обычно это подразделение, где есть руководитель и подчиненные.

Работа отдела кадров (кадровой службы, департамента кадров и т. п.) напрямую связана с ведением определенной документации и управлением персоналом компании.

Не существует свода правил, где четко прописаны методы и способы формирования кадровой службы. Все фирмы могут по-разному организовывать работу этого отдела, ориентируясь на потребности и задачи компании. Это же касается и количества нанятых специалистов.

Чаще всего на предприятии, где насчитывается около сотни сотрудников, есть 1–2 кадровых работника. Этого достаточно, чтобы грамотно распределить возложенные на них обязанности. Логично, что руководству в организации из 1000 человек не будет лишним нанять 10 и более кадровиков.

Структура департамента кадров тоже нечетко регламентирована, это остается на усмотрение руководителей компании. Для небольшой фирмы достаточно взять в штат одного начальника кадров и пару специалистов ему в помощники.

В крупных компаниях градация руководства может быть многоступенчатой, к примеру включать в себя начальника отдела, его заместителя или заместителей, а также рядовых сотрудников.

Наиболее распространенные обязанности работников кадрового департамента делятся по:

• Объему работы — когда каждый кадровик является универсалом, а значит, может заниматься и поиском работников, и их обучением, а также помогать им адаптироваться к новым условиям. При этом он способен разобраться в кадровой документации и подменить коллегу на любом этапе его работы.

• Видам деятельности — когда за каждым специалистом закреплена своя часть обязанностей. При таком разделении чаще всего кадровик занимается исключительно бумагами и ведет отчетные документы, на рекрутера возлагаются обязанности по поиску новых работников в компанию, HR-специалист обучает новичков и аттестует их, а кадровый юрист составляет локальные нормативные акты и контролирует судебные споры.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 22 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 22 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Все обязанности и подробности, относящиеся к структуре отдела кадров, должны быть зафиксированы в штатном расписании компании.

Функции отдела кадров

Когда в организацию ищут ответственного специалиста отдела кадров, предполагается, что он в процессе работы займется следующими обязанностями:

• Наем сотрудников. Необходимо выслушать пожелания руководства компании о том, какими хотят видеть новых работников. Затем провести анализ рынка труда, составить вакансию, собрать отклики на нее и пообщаться с теми, кто оставил свои анкеты и выказал заинтересованность в работе.

• Адаптация новичков. Нужно понимать, что вхождение в новый коллектив является стрессовой ситуацией даже для профессионала своего дела. Людям свойственно нервничать из-за боязни не построить дружественных рабочих отношений с коллективом, из-за смены привычного рабочего места и т. д. Кадровик должен не только принять человека на работу, но и провести экскурсию по компании, показать его новое рабочее место, познакомить с коллегами. На протяжении всего испытательного срока HR поддерживает тесный контакт со стажером. Специалист отдела кадров должен всегда быть готовым ответить на вопросы нового коллеги, а также оказать психологическую поддержку.  

• Контроль за корпоративной культурой. Речь идет об отслеживании соблюдения дресс-кода, о разрешении возникающих внутри коллектива конфликтов, об организации корпоративных праздников.


Читайте также
Текучесть кадров: нормы, причины и последствия

• Мотивация работников. Нужно убедиться, что всем в штате комфортно выполнять свои обязанности, их устраивают условия труда, они согласны на некоторые изменения, которые вводятся руководством. Многие проблемы, такие как отсутствие свежей воды в кулерах или невозможность регулировать температуру воздуха в кабинете, могут негативно сказаться на результатах работы сотрудников.

• Оценка эффективности. Кадровики должны отслеживать сильные стороны нанятых работников, поощрять стремления, связанные с карьерным ростом.

• Обучение. HR не занимаются повышением квалификации коллег, но именно они делают выбор, кого стоит отправить на те или иные курсы по переподготовке или на тренинги.

• Кадровый учет. Речь идет об оформлении документации в процессе найма сотрудника, уходе его на больничный или при увольнении.

Задачи отдела кадров

Чаще всего именно кадровый отдел является лицом фирмы, по которому соискатели понимают ее специфику и политику. Важно сделать акцент на том, что из-за некомпетентности кадровика может пострадать HR-бренд организации. И лучшие специалисты могут отказаться от предложения быть зачисленными в штат, даже если им обещают хорошие условия труда и достойную заработную плату. 

Общий список задач современного кадрового отдела выглядит так:

• Формулирование требований к соискателю, написание текста для размещения вакансии, публикация объявления о наборе сотрудников, поддержание связи со службой занятости.

• Изучение откликов, вычитка полученных резюме, создание единой базы лучших кандидатов с учетом положенного резерва, проведение тестовых собеседований, обмен с руководителями компании полученными результатами.

• Разработка адаптационной системы для новичков, отслеживание ее эффективности. Изучение карьерных возможностей сотрудников, создание мотивационных систем.

• Учет работы сотрудников, количества рабочих часов и больничных, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам расчета заработной платы, отпускных.

• Передача данных о сотрудниках в Социальный фонд России (ранее Пенсионный фонд и Фонд социального страхования), в налоговую службу, миграционную службу.

• Контроль документооборота по добровольному медицинскому страхованию и другим социальным бонусам, имеющимся в компании.

• Организация и проведение аттестационных мероприятий работников.

Как работает отдел кадров

Сотрудники отдела кадров должны снабдить компанию лучшими специалистами на каждой из имеющихся должностей. При этом не забывать о ведении документации, о подписании важных бумаг в установленные сроки, о создании комфортных условий труда персоналу (возможности без задержек уходить в отпуск, получать положенные премиальные и зарплату вовремя, обеспечить всем необходимым инструментарием для выполнения работы и т. д.).

Кадровики помогают поддерживать корпоративный дух фирмы, являясь важным связующим звеном между высшим руководством компании и ее рядовыми сотрудниками.

Несколько лет назад к обязанностям работника кадровой службы прибавился еще и пункт, касающийся решения всех вопросов, связанных с частичной мобилизацией. Работники на предприятиях получают повестки из рук сотрудника HR-отдела. От него будет зависеть, раскроют ли персональные данные людей, пригодных к мобилизации.

Рекрутинг

Речь идет о поиске и найме на работу наиболее востребованных кандидатов. Для того чтобы найти профессионала своего дела, нужно изучить саму должность и обязанности, узнать про необходимые навыки для выполнения определенной работы.

Только после глубокого анализа кадровик сможет составить предложение о вакансии и разместить его в интернете. HR-специалист (или замещающие их рекрутеры на аутсорсе) собирает отклики, а потом сопровождает потенциальных сотрудников в процессе найма, принимая непосредственное участие в рассылке резюме и в проведении собеседований.

Наем

Работники отдела кадров занимаются подборкой в штат профессионалов высокого класса. Они ведут разговоры, касающиеся зарплаты, бонусных выплат, льгот и прочего.

Очень важно нанять лучших из лучших, это напрямую касается успешности организации. После найма нельзя оставлять человека без присмотра. Еще на этапе подбора следует провести проверку его личности и компетенций, а после следить за тем, как он оправдывает себя на занимаемой должности.

Кадровики еще и помогают адаптироваться на новом месте, что очень важно для продуктивного вливания наемного работника.

Администрирование

Любой сотрудник вправе рассчитывать на то, что отдел кадров оформит ему грамотное вхождение в рабочий процесс (поможет разобраться в документах о персональных данных, в трудовых договорах, справках из пенсионного фонда и т. д.). Как кадровики сотрудники отдела должны быть посредниками в любых конфликтных ситуациях между членами коллектива, оказывать посильную помощь в решении проблем.

В крупных компаниях нередки споры и непонимания между начальством и подчиненными, работниками разных отделов, между людьми, состоящими в одном отделе. Кадровикам необходимо оставаться беспристрастными в таких моментах, пытаясь найти компромиссное решение, отражающееся положительно не только на сотрудниках, но и на имидже фирмы.

HR-отдел еще должен убедиться, что организация соблюдает все применимые законы, касающиеся найма и трудоустройства.

Компенсации

Именно департамент по кадрам следит, чтобы все положенные компенсации, бонусы были выплачены, а финансовые траты сотрудникам возмещены (некоторые фирмы оплачивают своим работникам курсы, абонементы в фитнес-зал или бассейн). Не говоря уже о том, что надо своевременно выплачивать людям зарплату.

Кадровики должны быть готовы четко и по делу ответить на любой вопрос сотрудника фирмы, связанный с компенсациями, льготами, налоговыми вычетами и т. п.

Здоровье и безопасность

Для службы кадров вопросы здоровья и безопасности сотрудников должны быть первостепенными. В их силах разработать процедуры по охране труда, технике безопасности на предприятии и прочее. Охватить следует все, начиная от того, в чем людям безопаснее находиться на рабочих местах (в какой одежде, обуви, с какими аксессуарами), и заканчивая тем, какие правила безопасности должны быть известны всем в компании.

Обучение и развитие персонала

Необходимо озаботиться тем, чтобы персонал постоянно повышал свою рабочую производительность, развиваясь и обучаясь. Стоит приглашать специалистов высокого уровня извне, чтобы шла передача ценной информации. Надо следить за актуальностью сертификатов и лицензий работников компании.

Читайте также

Отзыв работника из отпуска: основания и документы

Не нужно забывать и о проведении психологических тренингов, приглашении на них хороших специалистов. Так людям будет проще справляться с накопившимся стрессом, держать фокус исключительно на совершенствовании своих рабочих компетенций, умений, знаний. Именно отдел кадров повышает мотивацию сотрудников, когда дело касается продвижения по карьерной лестнице.

Дисциплинарные взыскания и увольнение

Любые нарушения должны быть замечены, этим также занимается кадровый отдел. Они разрабатывают строгую систему правил, нарушения которых грозят сотрудникам устными предупреждениями, испытательным сроком, штрафом и даже увольнением. Каждый проступок необходимо рассматривать индивидуально, избирая заслуженную меру наказания.

Отдел кадров ответственен за управление увольнениями. После применения этой крайней меры HR должны провести выходное собеседование и организовать перевод последней зарплаты работника.

Обязательные документы, которые должны храниться в отделе кадров

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

Еще перед тем, как озаботиться поиском сотрудников, кадровики должны составить и утвердить у начальства штатное расписание. Уже исходя из этой информации, высчитывается достаточное число вакантных мест.

Очень важно, что в процессе сокращения работодатель, ссылаясь на штатное расписание, в силах доказать на судебном процессе невозможность трудоустроить сотрудника и обосновать тем самым законность увольнения. В таких случаях суд всегда требует приложить к прочим документам расписание.

Трудовой договор

Документ в письменной форме, подписанный с двух сторон: нанимателем и работником. В договоре, составленном кадровиками, должна быть зафиксирована информация, касающаяся зарплаты сотрудника, а также перечислены условия труда, установленные по действующим нормативным правовым актам по соглашению между работодателем и работником.

Правила трудового распорядка

Эти правила необходимы для собранной работы на любом предприятии. Информация содержится в локальном нормативном акте компании, где регламентируется информация о порядке по приему сотрудников и увольнению, находится перечень обязанностей, прав, а также ответственность сторон, рабочий режим, время отдыха, меры для поощрения и взыскания сотрудников, прочие вопросы по регулированию трудовых отношений.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Распоряжение — основание для закрепления за человеком своего рабочего места, с нужным ему имуществом для работы, с необходимой документацией, деловой перепиской и т. д. Приказ составляется в связке с трудовым договором.

Трудовые книжки

Документ, где указывается трудовой стаж человека. При найме ему необходимо предоставить книжку в отдел кадров. Это не делается, если место работы является первым или при найме работника по трудовому договору. Нанимателю следует вести учет трудовых книжек всех, кто проработал в компании минимум 5 дней.

Этот важный документ хранится в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому есть только у ответственного работника отдела кадров, указанного в приказе. В настоящее время стали активно распространяться электронные трудовые книжки, вся информация о них заносится на специальный сервер.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

Когда человек проходит через процедуру увольнения, он получает свою трудовую книжку назад, а также ставит свою подпись в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга должна иметь свой серийный номер, быть прошнурованной, иметь печать и подпись.

Договор о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности заключаются со всеми работниками, которые являются совершеннолетними по закону и которым передаются ценные вещи на обработку, хранение, продажу, перевозку.

График отпусков

График должен быть составлен по форме № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. В документе указывается очередность получения сотрудниками времени для оплачиваемого отпуска. График должен быть разработан с полным соблюдением законодательных требований. Если человек работает по совместительству, то для него выделяется отпуск параллельно с отпуском по основной работе.

Положение об оплате труда

Документ, где фиксируются данные об эффективной оплате труда (с учетом специфики рабочего процесса), помогает разумно управлять текущими кадровыми резервами. Именно таким и является это Положение.

Положение о премировании

Премия — сумма денег, которая выплачивается помимо основной зарплаты в качестве поощрения за особые успехи в труде. Условия премирования должны быть зафиксированы и находиться в свободном доступе для штатных сотрудников.

Именно эта информация и содержится в Положении о премировании, а еще указан круг лиц, которые могут получить премию, ее размер (по каждой должности или предельные ее суммы), условия премирования, необходимые для этого показатели и прочее.

Табели учета рабочего времени

В табелях отражается точное время сотрудника компании за месяц при работе с гибким графиком работы. Обычно в документе значится табельный номер каждого человека из штата, его ФИО, данные о рабочем времени за каждое число месяца. Контроль записываемых данных осуществляется табельщиком или лицом, несущим ответственность за табель (его назначает руководитель).

Данный табель помогает вести строгий контроль за кадрами, а также необходим бухгалтерам, начисляющим заработную плату за фактически отработанное время.

Положение о защите персональных данных работников

В документе прописывается информация о задачах и целях предприятия в сфере защиты персональных данных, полностью раскрывается их состав и понятия, прикладывается список структурных подразделений и носители информации, на которых важные данные содержатся в сохранности.

Важно указать и способ, которым собираются персональные данные, а также перечень лиц, имеющих доступ к ним. В Положении четко прописывается, как осуществляется защита предоставленных сотрудниками данных от несанкционированного доступа внутри предприятия и по отношению к представителям других предприятий.

Утверждается Положение о защите персональных данных сотрудника приказом руководителя компании.

Сотрудники отдела кадров

Теперь подробнее о тех, кто состоит практически в любом отделе кадров компании:

• Начальник отдела — человек, наделенный особыми функциями и полномочиями. Они объемнее, чем у рядового сотрудника, но и требования серьезнее. 

• Специалист по кадрам — универсальная должность, которая подразумевает выполнение сразу целого спектра задач. Разумнее нанять нескольких специалистов по кадрам, чтобы каждый отвечал за свой отдел, был наделен разными полномочиями и т. д. Бывает так, что к должности присоединяются дополнения: «старший специалист по кадрам», «младший специалист по кадрам».

• Инспектор по кадрам — работник, который занимается учетом штатных сотрудников и несет ответственность за кадровые процедуры. В его обязанности входит наем людей на работу, составление и корректировка графика отпусков, штатного расписания, приказов, заполнение трудовых книжек.


Читайте также
Контроль работы сотрудников: правила и инструменты

• Рекрутер — человек, непосредственно связанный с составлением вакансий и отбором соискателей. Он должен грамотно отделять важную информацию о кандидате от второстепенной, хорошо разбираться в людях, в их человеческих качествах, а также в рабочих компетенциях. Рекрутер занимается проведением первичных интервью при найме.

• Табельщик — эта должность чаще встречается в масштабных организациях. Этот специалист занимается учетом отработанного времени. В малочисленных фирмах его работа возлагается на универсального специалиста.

Что должны знать сотрудники современного отдела кадров

Для создания современного кадрового отдела придется нанять разных специалистов по кадрам в команду. Один должен отлично разбираться в документообороте, другой — в тонкостях Трудового кодекса, третий — в нюансах грамотного развития персонала и т. д.

Если компания небольшая или есть необходимость только в одном менеджере (в силах которого создать структуру кадрового отдела и следить за его работоспособностью), разумно следовать профессиональному стандарту. К примеру, 1538 — «Консультант в области управления персоналом». Согласно ему специалист по кадрам должен уметь:

• Поддерживать эффективность текущей кадровой системы: работа состоит в проведении диагностики системы управления персоналом и заботе о предотвращении возможных рисков.

• Создавать HR-стратегии, в основе которых были бы бизнес-стратегии компании: работа посвящена разработке стратегий с учетом текущей ситуации на рынке, удовлетворенности и лояльности работников в штате организации. Необходимо еще и придумать грамотные оценочные листы, по которым было бы легко выяснить, насколько действенна выбранная стратегия и есть ли смысл дальше ориентироваться на нее.

• Выстраивать бюджет HR-стратегии: речь идет о проработке как оптимистичной, так и пессимистичной модели бюджетов.

• Разрабатывать модели компетенций: консультанту требуется обладать знаниями, позволяющими ему проводить собеседования на предмет подтверждения или отрицания компетенций соискателя на ту или иную должность в компании. 

• Создавать системы онбординга: специалист должен знать, как максимально бережно познакомить новичка с коллективом, ввести его в рабочий процесс.



• Конструировать программы наставничества: необходимо отслеживать и работать с теми факторами, которые мешают сотруднику адаптироваться в компании, достигать новых карьерных высот. 

• Выстраивать HR-маркетинг: для этого нужно владеть полной информацией о создании бренда, об особенностях работы фирмы. Это понадобится на разных этапах привлечения новичков в штат.

• Держать под управлением эффективность сотрудников: изобретение качественной мотивационной системы (материальной и нематериальной).

• Регулировать цифры зарплаты, ориентируясь на права и обязанности работников: важно обладать такими компетенциями, которые позволили бы вычислить правовые проблемы и успешно с ними разобраться. Важно знать, при каких обстоятельствах сотрудник может обратиться в суд и выиграть иск. Так как пункты закона могут видоизменяться, необходимо актуализировать свои знания по данной теме.

Часто задаваемые вопросы об отделе кадров

В чем основное отличие между отделом персонала и отделом кадров?

Главная разница между отделами в перечне обязанностей. Работники отдела по управлению персоналом большую часть времени посвящают поиску и найму сотрудников в штат фирмы, занимаются их последующей адаптацией, обучают, знакомят с тонкостями работы на новом месте.

Специалисты кадрового отдела следят за документацией, за четким следованием работниками ТК РФ. Нельзя сказать, что люди этих отделов способны полностью заменить друг друга, так как кадровик в силах провести собеседование с соискателем, а вот HR может и не знать, как составляется трудовой договор при приеме на работу.

Какого количества работников достаточно в департаменте кадров компании?

Их точное число не регламентируется законом. Все зависит от объема работы, которая возлагается на кадровиков в конкретной фирме, а также от того, насколько обширный у них штат. Если в него входит более 50 человек, нужно нанять минимум одного опытного специалиста по кадрам, а если количество работников больше 100, то руководителю лучше взять на работу двух-трех таких специалистов.

Какую роль выполняет начальник отдела кадров?

В обязанности начальника кадрового отдела входит работа по укомплектованию штата, контроль за оборотом важных документов и соблюдением всеми на предприятии норм Трудового кодекса.

Хороший начальник должен обеспокоиться разработкой кадровой политики фирмы, оценить необходимость тех или иных должностей, а также убедиться, что их занимают компетентные люди. Ориентир при найме любого человека — цели и задачи компании.

Наличие кадрового департамента не просто придает компании солидности. Эти сотрудники выполняют ряд важнейших функций, с которыми не справились бы другие лица. Они обеспечивают слаженную работу коллектива, подбирают настоящих профессионалов своего дела, следят за обеспечением комфортных условий труда. На их плечи ложится разработка корпоративных стандартов, оформление договоров, создание корпоративной культуры, адаптация новичков и многое другое.