Матрица RACI как популярный инструмент управления проектами

Содержание

Что такое RACI
Зачем нужна матрица RACI
Плюсы и минусы матрицы RACI
Как создается матрица RACI
Как применять матрицу RACI в бизнесе
Типичные ошибки при построении матрицы ответственности RACI
Часто задаваемые вопросыо матрице RACI
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%

Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»

Что это? Матрица RACI — это инструмент, необходимый для разграничения ролей и обязанностей между участниками в проекте. По сути, это таблица, она способствует точному делению обязанностей между членами команды, обеспечивая надлежащее выполнение задач.

Какие преимущества? Матрица позволяет избежать путаницы в обязанностях и ответственности. Определение консультантов и информируемых помогает наладить эффективное взаимодействие внутри команды. Ясное распределение задач способствует более продуктивной работе.

Что такое RACI

Матрица RACI — это таблица, в вертикальной части которой перечисляются задачи проекта, а в горизонтальной — исполнители.

В точках, где задачи и исполнители пересекаются, ставятся буквы, обозначающие роль каждого сотрудника в проекте и степень его ответственности. Матрица распределения ответственности RACI содержит следующие компоненты:

R (Responsible) — непосредственный исполнитель задачи, тот, кто выполняет все необходимые действия. Для крупных задач может быть несколько исполнителей, но обычно лучше разбить задачу на подзадачи и назначить отдельных исполнителей для каждой из них.
A (Accountable) — подотчетный или ответственный за выполнение задачи в целом. Этот участник отвечает за исполнение задачи в срок и может не заниматься ее решением непосредственно, однако должен контролировать процесс. Важно, чтобы у каждой задачи был только один ответственный. Иногда этот человек может быть одновременно и исполнителем.
C (Consulted) — специалист, эксперт, консультирующий команду. Это люди или группы, которые дают советы и участвуют в процессе принятия решений, но не выполняют задачу. Они лишь дают рекомендации и советы для повышения эффективности выполнения задачи по вопросам, относящимся к их компетенции.
I (Informed) — участник проекта, деятельность которого связана с задачей. Если результат выполнения задачи каким-то образом может повлиять на его работу, сотрудник должен иметь доступ к информации о реализации задачи.

Иногда для проектов требуется больше ролей, чем стандартные RACI, тогда используются расширенные версии матрицы:

RACI-VS: включает дополнительные роли V (Verifier) и S (Signatory), которые проверяют и согласовывают результат. Это может быть как один человек, так и два разных сотрудника.
RACIQ: добавлена роль Q (Quality), специалиста по контролю качества, который проверяет результат на соответствие поставленным перед исполнителем целям.
RASCI: включает роль S (Support), то есть помощника, сотрудника, который помогает основному исполнителю.

Чтобы подобрать нужный вид матрицы RACI, нужно учесть несколько ключевых аспектов:

Масштаб и сложность проекта. Для небольших и простых вполне хватает классической матрицы RACI. В более сложных и крупных проектах, которые включают множество этапов и большее количество задач, может потребоваться расширенная версия матрицы.
Количество вовлеченных в проект участников. Если в него включено большое количество людей, особенно если они распределены географически или по отделам, может возникнуть необходимость в более детализированной матрице.
Специфика проекта. В некоторых случаях может потребоваться добавление дополнительных ролей, таких как специалист по контролю качества (Q) или подписывающий (S).

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Независимо от выбранного вида матрицы RACI важно убедиться, что все участники проекта четко понимают свои роли и обязанности.

Матрица RACI используется для того, чтобы упростить взаимодействие между членами команды и улучшить организацию работ по проекту. Дополнительные роли следует вводить только тогда, когда это действительно необходимо, чтобы не усложнять управление проектом.

Зачем нужна матрица RACI

Матрица RACI, которую часто называют матрица ролей и ответственности, представляет собой важный организационный инструмент. Он помогает эффективно распределять обязанности среди сотрудников компании.

Рассмотрим основные преимущества использования матрицы RACI.

Определение ролей. Позволяет четко распределить роли и полномочия всех вовлеченных в проект, устраняя «размытие ответственности». Это гарантирует, что каждый участник понимает свои задачи, а также кто отвечает за контроль и оценку результатов.
Улучшение коммуникации. Способствует качественному взаимодействию между подразделениями, четко определяет, кто, кому и какую информацию должен предоставлять.
Предотвращение проблем и рисков. Помогает избежать недопонимания и конфликтов, минимизируя неясности в процессе выполнения задач.

Стратегическое планирование: цели и методы

Плюсы и минусы матрицы RACI

Преимущества матрицы RACI в большинстве случаев перевешивают недостатки, особенно если проект требует четкой координации и распределения обязанностей. Однако важно подходить к внедрению матрицы осознанно, учитывать возможные трудности и адаптировать систему под конкретные потребности проекта.

Плюсы:

Роли в команде и ответственность каждого точно определена.
Снижается вероятность конфликтов в команде. Все знают, кто отвечает за ту или иную задачу.
Оптимизация процессов и улучшение координации действий повышают общую производительность команды.
Ответственный подход к выполнению задач способствует более тщательной проверке и контролю на всех этапах работы и повышает качество конечного продукта или услуги.

Недостатки:

Внедрение и поддержание может быть сложным процессом, особенно на крупных и многоуровневых проектах.
Разработка и внедрение требует дополнительных ресурсов, включая время и усилия участников проекта.
Если роли и ответственности не определены достаточно четко, матрица может привести к путанице.
В некоторых случаях участники команды могут слишком сильно привязаться к своим ролям в матрице, что может привести к отказу от ответственности за решения или ошибки, не предусмотренные их ролью. Это может ограничить гибкость команды и снизить общую ответственность.

Как создается матрица RACI

Матрица RACI представляет собой таблицу, для составления которой необходимо выполнить несколько важных шагов.

Определите и составьте список всех конкретных задач, которые необходимо выполнить в рамках проекта. Например, это могут быть такие задачи, как анализ целевой аудитории, сравнение цен конкурентов или проведение продуктового исследования.
Выпишите по вертикали таблицы имена и должности всех участников проекта.
Определите наиболее подходящую модель матрицы, основываясь на требованиях проекта. Если для выполнения задачи одного сотрудника недостаточно, рассмотрите возможность использования расширенной модели, например RASCI (с добавлением роли помощника).

В каждой ячейке таблицы присвойте соответствующие роли (R, A, C, I) для каждого участника в отношении каждой задачи.
Согласуйте распределение ролей с руководителем проекта. На этом этапе важно получить утверждение от начальства, чтобы избежать возможных перестановок задач и дополнительных затрат времени в будущем.
После окончательного согласования отправьте готовую таблицу всем участникам проекта. Это можно сделать через рабочую электронную почту или корпоративный чат, чтобы все сотрудники были в курсе своих обязанностей и могли своевременно приступать к выполнению задач.

Как применять матрицу RACI в бизнесе

Давайте рассмотрим пример создания матрицы RACI.

Шаг 1. Главная цель проекта. Например, запуск рекламной кампании для нового продукта.

Шаг 2. Исполнители: руководитель проекта, маркетолог, копирайтер, дизайнер, специалист по рекламе в интернете.

Декомпозиция проекта: как и зачем выполняется

Типичные ошибки при построении матрицы ответственности RACI

Чтобы матрица RACI в управлении проектами была действительно эффективной, важно не только правильно ее создать, но и избегать распространенных ошибок, которые могут снизить эффективность. Далее приведены типичные проблемы, которые могут возникнуть при построении матрицы RACI, и рекомендации по их предотвращению.

Один и тот же человек является R-исполнителем сразу в нескольких больших задачах. Это может привести к риску перегрузки и снижению качества выполнения. Чтобы этого избежать, разбейте задачи на подзадачи или распределите между участниками.
Некоторые участники могут остаться без R- или A-роли. Отсутствие ясной роли может указывать на то, что данный сотрудник не значим для проекта. Пересмотрите роли и убедитесь, что все вовлеченные имеют четкие обязанности.
Много А-ответственных на одну задачу. Это может вызвать путаницу и затруднения при согласовании результата, поскольку у каждого ответственного может быть свое мнение. Назначайте только одного ответственного на каждую задачу.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Пакет документов для предпринимателей из закрытого клуба Деловой Среды Сбер

В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли

И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 22.11.24 числа

Скачивайте и используйте уже сегодня:

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Одна ячейка содержит несколько ролей. Это может привести к путанице в распределении обязанностей и ответственности. Убедитесь, что каждая ячейка содержит только одну роль, или рассмотрите возможность назначения дополнительных участников.
Частое использование двойных букв. Если в матрице часто встречаются двойные буквы, это может указывать на неправильное распределение задач или перегрузку некоторых участников. Убедитесь, что роли распределены равномерно и каждый участник имеет управляемое количество задач.
Слишком большое количество консультантов (C) или информируемых (I). Это может привести к избыточной коммуникации и отвлечению от основной работы. Назначайте консультантов и информируемых только в случае крайней необходимости. Убедитесь, что каждый участник проекта получает только ту информацию, которая действительно важна для выполнения его задач.

Часто задаваемые вопросы о матрице RACI

Когда необходимо пользоваться матрицей RACI?

Эта методика особенно полезна для сложных и долгосрочных проектов с множеством задач и заинтересованных сторон. Для небольших проектов, где все и так понимают свои роли, матрица RACI может быть не столь актуальной.

Насколько обязательно использовать матрицу?

Это необязательно. Если команда работает эффективно, все знают свои роли, сферу ответственности и задачи, матрица RACI только усложнит процесс и нарушит уже рабочую экосистему.

Есть ли другие способы распределения задач?

Альтернативой RACI может быть метод AAI (Accountable, Approver, Informed). Этот метод подходит для крупных команд и помогает упорядочить бизнес-процессы всех уровней, сохраняя при этом простоту и эффективность управления проектом.

Матрица RACI помогает четко определить роли и ясно обозначить, кто несет ответственность за выполнение задач, принимает окончательные решения, контролирует результаты и должен быть информирован о процессах.

Эффективное использование RACI может значительно повысить продуктивность и успешность проекта, однако важно учитывать целесообразность применения в зависимости от специфики и масштаба конкретного проекта.