Декомпозиция проекта: как и зачем выполняется

О чем речь? Декомпозиция проекта  – разбиение крупных задач на более мелкие. Дробление может быть многократным. Метод используется для упрощения и ускорения процесса разработки.

Как создать? Структурная декомпозиция выполняется поэтапно. Начинают с постановки целей, описывают блоки работ, которые, в свою очередь, разбиваются на задачи. Их распределяют между сотрудниками, составляют бюджет, определяют контрольные точки.

Иерархическая структура работ

Полное название WBS (Work Breakdown Structure) переводится как иерархическая структура работ. Еще одно популярное название — это структурная декомпозиция проекта. За базу данного приема берется один из самых известных подходов к разработке проекта в теории управления – расщепление целого на отдельные элементы. Какую-либо цель разбивают на не слишком большие структурные части. Затем эти самые части делят на задачи, а их, в свою очередь, – на подзадачи. Все эти дисперсные части в общем числе образуют иерархический строй с выделением главных задач.

В рамках данной теории любое задание можно разделить на этапы, одинаково важные для его выполнения, составляющие суть декомпозиции проекта:

• постановка идеи;
• главные задачи;
• промежуточные результаты.

Применяя подходы к декомпозиции проектов, необходимо учитывать, что у данного метода существует ряд правил, которые регулируют разделение основной цели на подзадачи. Таких правил пять:

• При составлении иерархической системы принимаются во внимание только те задачи, которые будут непосредственно влиять на исход работы. Этапы, которые уходят на второй план при исполнении, можно вычеркнуть из схемы.
• Степень влияния различных элементов должна оставаться неизменной. То есть главная задача будет иерархически выше привязанной к ней подзадачи. Элементы проекта не должны повторяться.
• Организационная декомпозиция проекта предполагает, что высшие этапы будут независимы друг от друга и равнозначны по важности. Высшие блоки составляют главные разделы проекта, которые имеют определенную вводную часть и подсчитываемый результат.
• Все этапы проекта разбиваются на части по отдельности. Сначала на основные задачи, потом на простейшие элементы. Результатом должны стать задания, которые в силах выполнить один человек.
• Следует избегать неоднозначных формулировок в планировании. На каждом этапе декомпозиции проекта должны быть указаны сроки исполнения, желаемые итоги и сотрудники, берущие на себя определенный блок.

Декомпозиция целей проекта подходит для того, чтобы четко оценить предстоящий объем работы и все вытекающие. Данный метод позволяет составить представление о том, сколько людей, средств и времени понадобится для закрытия предстоящего проекта.

Преимущества WBS декомпозиции проекта

Иерархическая декомпозиция организационной и производственной структуры проекта имеет ряд неоспоримых плюсов. Во-первых, пластичность методики, подходящей к любой отрасли маркетинга. Возможность работать с любым количеством сотрудников. Прозрачность работы команды для заказчиков, что делает данный метод более востребованным на рынке. И, конечно же, оптимизация разработки плана работ.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 22 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 22 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Структурная декомпозиция целей проекта помогает решить следующие задачи:

• Сформировать понимание, какое количество людей понадобится для выполнения работ.
• Распределить нагрузку равномерно между исполнителями.
• Открыть простор для творчества.
• Выделить ключевые этапы.
• Выделить промежуточные итоги.
• Распределить задачи по приоритетности.
• Рассчитать бюджет и дополнительные затраты.
• Определить главных на каждом ключевом пункте.
• Определить конечные цели.
• Сократить бесполезные пункты.
• Наладить общение среди исполнителей.
• Просчитать риски.
• Провести мозговой штурм для выявления эффективных решений.

Как же использовать метод декомпозиции проекта?

Этапы структурной декомпозиции проекта

Руководитель может сделать все в одиночку либо вместе с сотрудниками. Существует семь элементов декомпозиции проекта, которые необходимо просчитать.

Этап 1: Определение целей.

Данный блок определяет задачи, которые нужно решить, чтобы достичь желаемых итогов проекта. Рекомендуется прописать задачи максимально точно, например: «Придумать наполнение для главной странички сайта фирмы цветов».

Этап 2: Составление основных этапов проекта.

В пример приведем запуск сайта:

• нужно поработать над заполнением;
• провести анализ конкурентов, рынка, компании;
• составить техническое задание;
• разработать интерфейс;
• выбрать стек разработки и написать код;
• выполнить верстку страниц;
• провести тестирование.

Этап 3: Пересчет элементов проекта.

Нужно перечислить этапы из предыдущего пункта. Определить, какой исход необходимо получить на каждом из них.

Этап 4: Распределение задач на подзадачи.

Основные этапы разбиваются на простейшие подзадачи, а также устанавливается срок их решения. При общем пересчете времени можно определить дедлайн всего проекта.

Этап 5: Раздача заданий.

Проводится анализ команды и времени, которое сотрудники могут потратить на решение задач. Распределяются этапы работы между членами команды. В случае опоздания основных исполнителей можно нанять подрядчиков.

Этап 6: Планирование финансов.

Бюджет всей работы рассчитывается с учетом зарплаты исполнителей. Также необходимо рассчитать дополнительные расходы.

Этап 7: Определение ключевых моментов.

Структурная декомпозиция организации проекта позволяет не сосредотачиваться на простейших заданиях. Можно лишь определить ключевые моменты – этапы работы, промежуточные результаты которых необходимо согласовать с заказчиком. Можно использовать уже выделенные ключевые этапы из второго шага.

Инструменты для визуализации структурной декомпозиции проекта

Представление и имаджинирование итога – один из самых важных аспектов модели структурных декомпозиций проекта. Инструменты визуализации необходимы, чтобы зафиксировать итоговые или промежуточные результаты в целях исключения ошибок.

Существует несколько способов изображения итогов, в том числе и бумажные носители, однако более удобным способом считаются четыре следующих способа визуализации:

• Иерархическая таблица.

Таблица со списком заданий. Самый удобный вариант для визуализации линейных проектов. Сначала, в первом столбце, прописываются названия этапов и элементов деконструкции. Во втором столбце время, отведенное на конкретный блок, и т. д.

Оптимальные программы для создания таблиц — Excel или Google Таблицы.

• Древовидная структура.

Эта схема чем-то напоминает ствол перевернутого дерева. На самом верху располагается название проекта. Ветви, исходящие от ствола, – этапы и блоки проекта.

Данная схема декомпозиции работ проекта считается простейшим способом отображения плана. Для нее подходят как бумажные носители и простые карандаши, так и специфические программы вроде Creately, Draw.io, Microsoft Visio, Octopus.do.

• Диаграмма Ганта.

Выглядит как горизонтальная столбчатая диаграмма. Горизонтальная ось обозначает время, а вертикальная – список этапов. Сами блоки представляются в виде столбцов или отрезков. Данный график наглядно демонстрирует, сколько времени уйдет на каждый этап работы.

Для диаграммы Ганта применимы как стандартная Excel, так и специфичные сервисы вроде GanttPro и TeamGantt.

• Диаграмма PERT.

Очень удобный и детализированный инструмент. Она прекрасно отображает время, отведенное на решение каждой задачи, а также их взаимодействие.

Данная схема декомпозиции проектов на подпроекты применима в основном для маленьких проектов, так как сложный и многозадачный проект делает ее сложно читаемой. Составить такую иерархическую схему можно в SmartDraw, Visme, Edraw Max и других сервисах.

Нюансы декомпозиции проекта

Метод декомпозиции работ проекта, несомненно, очень удобный инструмент управленческого менеджмента. Однако существуют некоторые условности, которые нужно учитывать при его использовании.

Не всегда можно точно оценить, насколько подробно нужно детализировать этапы проекта, чтобы работа была выполнена эффективно. Также иногда невозможно просчитать все возникающие неполадки и обстоятельства.

Для руководителя и менеджера проекта важно уметь грамотно деконструировать его этапы и делить одну целую задачу на подзадачи. А также отмечать, в каком темпе выполняют задания его подчиненные и гармонично согласовывать их ритм работы. Обычно данный навык приходит с опытом. Поэтому базовое понимание и умение работать с принципами структурной декомпозиции проекта – это довольно важное и востребованное умение для любого администратора и менеджера проекта.

Цели проекта необходимо формулировать точно и обязательно брать во внимание мнение клиента. Для менеджера также необходимо умение просчитывать итоги и риски. Поэтому главная задача декомпозиции содержания проекта – это установить равновесие между оптимизацией рабочих процессов и результативностью.

Простейшие элементы работы должны выполняться без лишней сложности. Однако они не должны быть и слишком мелкими. Выполнение декомпозиции работ проекта требует постановки точных целей, которые можно отобразить в количественном формате.

Часто задаваемые вопросы о декомпозиции проекта

Какие задачи решает декомпозиция проекта?

Декомпозиция конечного результата проекта применяется для:

• объективной оценки сложности проекта;
• определения дедлайна работы;
• подготовки средств выполнения;
• просчета угроз и нюансов;
• определения степени важности задач;
• диагностики слабых мест.

Когда следует остановить декомпозицию проекта?

Когда для всех сотрудников становится ясен простейший элемент декомпозиции конечного результата проекта, который отдается ему на выполнение. Следует избегать ошибок в постановке задач или неоднозначных формулировок целей, потому что для рядовых исполнителей могут быть непонятны некоторые аспекты плана работы. А это может вылиться в негативные последствия для общего результата.

Как правильно оформить структурную декомпозицию проекта?

Тут нельзя дать однозначно верный ответ. Менеджеры часто опираются на стандарты и правила своей компании.

Читайте также

Руководитель отдела маркетинга: кто это такой и чем занимается

Для формирования декомпозиции конечного результата проекта важно учитывать нюансы выполняемой работы. Каждая работа может быть индивидуальна. Но можно опираться на план из семи этапов, описанный выше.