- Суть и задачи брифинга
- Виды брифинга
- Необходимые элементы брифинга
- Частозадаваемые вопросы о брифинге
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
О чем речь? Брифинг – общение заказчика и исполнителя с целью определения сроков, типа работ. Необходим для формирования общего видения проекта и исключения недопонимания.
На что обратить внимание? Структура брифа (документа, составленного после брифинга), зависит от поставленных задач, но в нем обязательно должны быть озвучены ключевые этапы проекта.
Суть и задачи брифинга
Бриф – формальный документ с перечнем вопросов агентства и ответов клиента, сухо излагающий поставленную задачу и предполагаемый итог партнерства.
Брифинг же — это живой инструмент, процесс общения, первая точка взаимодействия команды клиента и агентства, где происходит гармонизация всех участвующих сторон.
В современных условиях брифинги в виде заполненного документа потеряли свою актуальность и не могут в полной мере удовлетворить потребности. Через заполненную анкету невозможно прочувствовать клиента и понять его истинные намерения.
То, как агентство проводит брифинг, является его визитной карточкой. Брифинг позволяет лучше понять заказчика и глубже погрузиться в процесс решения поставленной задачи. Он дает возможность докопаться до сути проблемы и выявить скрытые аспекты.
Какую пользу клиенту приносит брифинг?
-
Возможность взглянуть со стороны. Зачастую клиент, погруженный в свою сферу, не может отстраниться и оценить ситуацию объективно. Это психологически трудно, но брифинг значительно упрощает эту задачу. Агентство содействует клиенту в преодолении привычных шаблонов мышления и раскрывает свежую перспективу его дела.
-
Сплочение коллектива, синхронизация и возможность раскрыть истинные взгляды сотрудников на проблему. В процессе брифинга клиента участники могут делиться мыслями, озвучивать свои точки зрения и достигать консенсуса с коллегами для формирования согласованной стратегии.
-
Выявление подлинных намерений и структурирование идей. Специалисты содействуют заказчику в осмыслении необходимости трансформаций и их значимости. Зачастую оказывается, что первоначальная проблема, озвученная клиентом, в ходе брифинга разворачивается в более комплексный и многогранный вызов.
-
Креативность. Брифинг — это не просто рутинный опрос о фирме, с помощью него активизируются скрытые возможности участников через креативные и интерактивные упражнения.
-
Обучение и рост. В процесс брифинга активно вовлечены обе стороны: и эксперты, и представители заказчика. Агентство проникает в сферу клиента, а клиент знакомится с предлагаемым подходом, что позволяет в дальнейшем достичь полного взаимопонимания.
-
Трансформация. Неслучайно акцент идет на «трансформации», ведь по завершении брифинга формируется свежий взгляд, обогащается представление о собственном бизнесе. Сотрудники, погруженные в повседневную работу, часто не замечают ключевых нюансов, но внешняя оценка позволяет расширить горизонты восприятия проблем и путей их разрешения. Это облегчает адаптацию к предстоящим переменам.
Какую пользу из брифинга извлекает агентство?
-
Это шанс для заказчика познакомиться с командой, оценить подход к работе агентства.
-
Брифинг сокращает дистанцию между командой клиента и агентством, укрепляет доверие.
-
Это демонстрация профессионализма агентства.
-
Это предвосхищение будущих и существующих возражений.
-
Синхронизация видения команды заказчика, фиксация общих представлений всех участников процесса.
-
Настройка на энергетическом уровне.
-
Брифинг клиента — это процесс выявления истины, фиксация скрытых ожиданий и опасений каждого участника процесса.
Каждый причастный к проекту имеет собственные побуждения. Эти стимулы не всегда артикулируются, особенно когда речь идет о формальном письменном брифе. Следовательно, критически важно выяснить у всех вовлеченных лиц их персональные цели и желаемые результаты. Такой подход позволяет гармонизировать разнообразные чаяния заказчика и разработать стратегию не только для их воплощения, но и для превышения изначальных ожиданий.
Виды брифинга
Брифинги классифицируют по способу взаимодействия:
-
Персональная встреча офлайн.
В ней участвуют представители обеих сторон. Состав зависит от специфики задания. К примеру, для проекта по графическому дизайну приглашают менеджеров, арт-директоров, дизайнеров, маркетологов, порой руководителей отделов и владельцев бизнеса.
На встрече участники знакомятся, формулируют задачу, задают дополнительные вопросы, утверждают проект. Для продуктивного и ясного диалога каждая сторона заранее распределяет роли в своей команде: кто что спрашивает, кто отвечает, кто записывает информацию, кто принимает окончательное решение о дальнейшем партнерстве.
-
Удаленное общение.
Включает видеоконференции, телефонные звонки, переписку в мессенджерах или по e-mail, анкетирование.
Анкетирование — наиболее удобный и распространенный вариант дистанционного брифинга. Проще единожды согласовать все детали в общем документе (например, в Google Docs), чем постоянно переписываться или созваниваться для уточнений. Звонки отнимают много времени, а в истории чатов сложно найти нужную информацию.
Читайте также
Опыт показывает, что брифинг сайта в форме анкеты не всегда эффективен — нередко клиенты предоставляют минимум сведений при письменных ответах, пропускают вопросы или отвечают обтекаемо, например, «у нас все стандартно».
Необходимые элементы брифинга
Цели и задачи
Корень всего, фундамент фундаментов, как бы тривиально это ни казалось. Но уже на этом этапе скрывается множество подводных камней. Поэтому необходимо обсудить с заказчиком его желания, определить ключевые цели проекта и под них сформулировать список задач для реализации. Будете ли вы формулировать цели по SMART, SMARTER или, например, методу GROW, не столь важно. Главное, чтобы и клиент, и вы воспринимали их одинаково, без недопонимания. Удостоверьтесь, что все участники брифинга осознают эти цели и задачи.
Контекст
Брифинг, как сбор анамнеза у врача, необходим для четкого понимания ситуации. Помимо целей и задач, определяющих направление, специалисты должны полностью погрузиться в контекст. Каков продукт или услуга, что они представляют собой сейчас? Кто целевая аудитория? Какие у нее инсайты? Как сформирована клиентская база? Когда ее в последний раз анализировали? И другие вопросы рассматриваются максимально детально. Должно быть ясное понимание всего контекста.
Сроки и бюджет
Избегаем ситуаций вроде: «А нужно было еще вчера», «Хотим быстро, эффективно, но за копейки». Поэтому обсудите конкретные дедлайны, желательно для каждой цели, и доступный бюджет. Убедитесь, что все стороны брифинга четко осознают ограничения и возможности в рамках этих параметров.
Роли и ответственность
Каждый проект требует уникальных специалистов. Формирование команды идет исходя из специфики и нужд проекта. В ходе брифинга уточните состав команды.
Также важно распределить обязанности как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Кто будет курировать или утверждать задачи? Какие задачи непременно нуждаются в согласовании? Желательно определить ответственных за различные аспекты проекта, чтобы предотвратить неразбериху и разногласия.
Измерение успеха
Критически важный аспект. Успех весьма субъективен, а даже неудовлетворительный результат — это тоже итог. Поэтому обсудите критерии оценки успешности проекта. Установите показатели и параметры для оценки выполнения задач и достижения целей. Если не удается решить это за одну встречу, организуйте дополнительную. Но обязательно нужно достичь согласия или хотя бы убедиться, что вы и клиент мыслите в одном ключе по данному вопросу.
Коммуникация и контакты
Удостоверьтесь, что все участники брифинга осведомлены о способах поддержания связи и общения в ходе проекта. Обговорите предпочтительные каналы коммуникации и установите регулярные сроки обратной связи. Это поможет избежать ситуаций, когда пятница становится самым продуктивным днем, а к понедельнику все должно быть завершено.
Вопросы и уточнения
Предоставьте всем участникам шанс задать вопросы и прояснить нюансы проекта. Удостоверьтесь, что все сомнения и неясности разрешены до старта работы. Согласуйте количество правок и вариантов доработок. Чтобы к завершению проекта не возникла всем знакомая ситуация: «В целом неплохо, но нужно переделать».
Это лишь некоторые аспекты, на которых нужно акцентировать внимание. В итоге содержание брифинга клиента будет определяться спецификой проекта или задачи и может включать дополнительные ключевые моменты, которые необходимо обсудить с участниками.
Что еще можно учесть во время брифинга, рассмотрим подробнее:
Бренд и стиль
Если проект связан с созданием материалов или продуктов в рамках существующего бренда, обсудите ключевые элементы бренда, такие как логотип, палитра, шрифты и стилистика. Убедитесь, что все участники понимают и могут придерживаться этих элементов, чтобы обеспечить целостность и концептуальность.
Риски и ограничения
Обсудите возможные риски и ограничения проекта. Выясните, какие факторы могут повлиять на его реализацию и какие меры можно предпринять для управления рисками. И лучше такие моменты также зафиксировать в договоре. За совет не стоит благодарить.
Конкуренция и рынок
Как правило, при разработке стратегии проводится анализ конкурентов. Обсудите с заказчиком конкурентную среду и актуальные тренды рынка, связанные с проектом. Рассмотрите, какие особенности соперников следует учесть и как проект может быть адаптирован к требованиям рынка.
Дополнительные ресурсы и поддержка
Если для успешной реализации проекта нужны дополнительные ресурсы или поддержка, обговорите это во время брифинга. Выясните, какие резервы и содействие могут быть предоставлены, и убедитесь, что они будут доступны в нужный момент.
Читайте также
Эти дополнительные аспекты зависят от специфики проекта и его контекста. Задача состоит в том, чтобы предвидеть все релевантные факторы, способные повлиять на проект, и обеспечить четкое понимание и согласованность между всеми участниками брифинга.
Часто задаваемые вопросы о брифинге
Что делать после брифинга?
Постбрифинговый этап не менее значим, чем все предыдущие. Встречу необходимо тщательно зафиксировать, чтобы ни один ее аспект не ускользнул. Для этого сразу после общения с клиентом создается meeting-report – резюме проведенной беседы в Google Docs. Его следует дополнить существенными нюансами, которые должны быть известны остальным участникам. Здесь указывается дата брифинга, число участников с их функциями и позициями (персональные данные), проблематика, принесенная заказчиком для решения. В meeting-report вносится ключевая информация о бизнесе клиента, компании, проекте и договоренностях, достигнутых в ходе встречи.
Что учесть перед брифингом?
Стратегически важно быть в курсе трендов отрасли клиента и основных игроков этой ниши. Возможно, в сфере клиента существуют специфические термины: «лукбук», «обременение», «пациенты» и т. д. Таким образом заказчик поймет, что вы свой человек, изучивший отрасль и подготовившийся к партнерству. А значит, вам можно доверять и раскрывать больше деталей о компании, целях и задачах.
Какую ошибку допускают чаще всего?
Одна из ключевых ошибок – проведение брифинга сайта без надлежащей подготовки. Заказчик должен скрупулезно продумывать и формулировать задачу, четко определять проблемы и желаемый результат. Исполнителю необходимо заблаговременно собирать сведения о клиенте: посещать сайт и соцсети компании, изучать отзывы в Интернете и наводить справки о репутации.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 06.12.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Брифинг клиента – неотъемлемая и критически важная часть переговоров. Малейшие неточности и промахи в процессе могут привести к отсутствию взаимопонимания с заказчиком, стать причиной неверно выбранной стратегии действий. Если вы сомневаетесь в своей способности справиться с такой серьезной задачей, как проведение первой встречи с клиентом, обратитесь в профильное агентство. Оно предоставит вам экспертов в необходимой сфере бизнеса, которые безупречно и эффективно проведут брифинг.
