Внедрение информационных технологий: преимущества, этапы, проблемы

О чем речь? Внедрение информационных технологий – настройка электронного документооборота, интеграция CRM и ERP-систем, подключение чат-бота, применение искусственного интеллекта и Big Data.

На что обратить внимание? Информационные технологии внедряют своими силами или с помощью сторонних специалистов. В любом случае в процессе участвуют топ-менеджеры компании: начальник IT-службы, финансовый и маркетинговый директоры.

Суть и преимущества внедрения информационных технологий

Информационные технологии прочно вошли в жизнь современного человека. Основная функция IT-сферы заключается в предоставлении данных, которые обрабатываются, хранятся и передаются с помощью различных устройств и программного обеспечения. Процессы и методы ИТ широко применяются для повышения эффективности деятельности различных секторов экономики: транспорта, финансов, здравоохранения, торговли и др.

Информационные технологии начали использовать в бизнесе еще с девяностых годов. Административный персонал, менеджеры, секретари с энтузиазмом осваивали компьютеры, разбирались в тонкостях продуктов Microsoft Office, Adobe, специализированного ПО. Они активно применяли их для создания новых услуг и продуктов, в аналитике результатов и оптимизации своего труда. В настоящее время клерки уверенно работают в ПК, сложных программах, имеют ПО в виде специализированных приложений, мессенджеров, браузеров, CRM.

Деятельность большинства компаний тесно связана с общением в социальных сетях, сервисах отзывов. Почти у каждого магазина или производства есть аккаунты в ВК и Телеграме. Элементы IT применяются даже в совсем небольших торговых точках, например, прием безналичной оплаты тоже одна из сфер внедрения информационных технологий.

Использование ИТ в крупных компаниях открывает множество возможностей для роста и прогресса. Инвестиции в информационные технологии позволяют бизнесу получать ощутимую отдачу в виде повышения производительности труда, снижения затрат и увеличения прибыли. Внедрение информационных технологий в бизнес имеет ряд преимуществ:

• Оптимизация работы команды. С этим прекрасно справляется система контроля продуктивности каждого члена компании. В нее могут войти КРI (ключевые показатели эффективности), программа учета рабочего времени. При внедрении информационной системы руководители могут рассчитывать на рост результативности, ответственности и активности команды.
• Увеличение продаж. Информационные технологии обеспечивают ускорение процессов в отделах ритейла. Этому способствуют своевременное отправление почтовых рассылок, внедрение системы СRM, совершенствующей работу с клиентами, и IP-телефонии, устраняющей проблему занятой линии. Все эти технологии и другие решения в итоге влияют на совокупность продаж компании и увеличение прибыли.
• Сокращение издержек. Внедрение цифровых технологий существенно снижает затраты, для примера можно назвать облачные серверы, стратегию Mobile First, корпоративные репозитории, готовые решения, BYOD-подход к организации рабочего места.
• Повышение доверия клиентов к фирме и рост повторных продаж. ИТ-инструменты позволяют удерживать контакт с целевой аудиторией, укреплять ее приверженность, вовремя замечать и устранять ошибки в сервисе и продукте. Например, Quiz-маркетинг эффективно работает на выявление потребностей клиентов фирмы.

Виды информационных технологий для бизнеса

ИТ-инфраструктура: облачные хранилища, сервисы и ПО

Современные компании самостоятельно принимают решения о способе хранения данных в зависимости от потребностей и финансовых возможностей. Для этого применяются специальные системные хранилища, cloud-сервисы, внешние диски и комбинации описанных способов. Для малого бизнеса специалисты рекомендуют виртуальные решения.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 20 сентября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 20 сентября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Крупным фирмам лучше выстроить инфраструктуру хранения корпоративной информации, что дает ряд преимуществ:

• Обеспечение надежности накопления данных и их безопасности.
• Соответствие специфики и ресурсам компании.
• Возможность адаптации к требованиям фирмы, разработка индивидуальных решений.

Цифровизация и автоматизация: повышение эффективности бизнес-процессов.

IT берут на себя ряд рутинных процессов и освобождают время специалистов для решения более креативных и сложных задач. Как пример рассмотрим процедуру обработки материалов. Бумажный документооборот, занимающий много времени, до сих пор актуален во многих организациях. Так, приказ нужно составить, распечатать, согласовать, подписать, поставить печать, зарегистрировать. Хождение по кабинетам изматывает, уходит время. Решить проблему может процесс внедрения информационных технологий: снижается участие человека в оформлении документа, исключаются многие ошибки, кратно ускоряются процессы. Шаблоны и электронная подпись позволяют все выполнить быстро и без нервов, простым нажатием кнопки.

Улучшение коммуникации и совместной работы с помощью ИТ

IT повышают эффективность общения с клиентами, контрагентами, между сотрудниками:

• Удобным каналом коммуникации эксперты считают облачные платформы: избавляют от хаоса в бизнес-общении, разрешают обсуждать рабочие моменты, делиться идеями, оценивать труд членов команды.
• Чат-боты используются для контактов с клиентами: можно получить информацию о специальных предложениях, рассылку новостей, быструю техническую поддержку.
• Проведение опросов по электронной почте – возможность использовать коммуникации в качестве средства аналитики для улучшения эффективности бизнес-процессов.

IT помогают обмениваться мгновенными сообщениями, видеозвонками, пользоваться социальными сетями, общаться в командных чатах. Эффективная коммуникация – удобный инструмент обмена информацией, способствует разнообразному и интерактивному общению, что помогает продуктивной работе коллектива.

Инновационные технологии как источник конкурентного преимущества

IT помогают компании опередить конкурентов за счет более эффективного управления командой, распределения ресурсов, сокращения расходов. Использование ИТ-инструментов дает ряд преимуществ перед соперником, не внедрившим инновации.

С помощью нововведений можно:

• Быстро и точно выявлять целевую аудиторию (ЦА) и использовать персонализированные предложения и рекламу для привлечения клиентов конкурирующей компании, используя таргетинг, парсеры и другие эффективные IT-инструменты.
• Автоматизировать определенные маркет-процессы, что помогает предоставить более качественный клиентский сервис.
• Создавать объявления и контент, отвечающий интересам каждого пользователя.
• Улучшать продукт и совершенствовать бизнес-стратегию на основе полученной обратной связи по каналам ИТ-коммуникации.
• Отслеживать и гибко подстраиваться под современные рыночные тенденции и изменения.

При внедрении уникальных ИТ-инструментов компании лидируют в маркетинге, сервисе, совершенствовании технологий, быстрее определяют актуальность предлагаемых услуг и товаров для клиентов, эффективнее их продвигают.

Большие данные и аналитика: принятие обоснованных решений

Информационные технологии, интегрированные в бизнес, дают возможность проводить анализ огромного объема данных и на его основе выстраивать оптимальную стратегию. IT как экспертный инструмент позволяет:

• Собрать и обработать большие объемы информации быстро и качественно.
• Принимать решения на основе изученных актуальных данных.
• Выявлять новые возможности для бизнеса и оптимизировать процессы их использования.
• Прогнозировать развитие дела, нивелируя возможные риски, что важно для сохранения дохода.
• Применять аналитику данных в маркетинге, производстве, энергетике, сфере безопасности, сельском хозяйстве, метеорологии. Эффективность и актуальность этих действий напрямую зависит от современности цифровых инструментов.

Анализ большого массива данных позволяет заглянуть в будущее таких направлений, как транспортная логистика, помогает спрогнозировать климатические изменения и даже предвидеть возникновение эпидемий.

Этапы внедрения информационных технологий

Подготовка

На этом этапе, перед осуществлением задуманной инновации, необходимо четко определить цели внедрения информационных технологий, ответственно выбрать цифровую платформу, наиболее полно соответствующую задачам компании. Обследование бизнес-процессов и аналитика структуры организации дают возможность составить четкие схемы производственных циклов, выявить объем и стоимость проекта. Особое внимание предстоит уделить выбору организации-подрядчика, которая профессионально и четко выполнит все работы и обеспечит техническую поддержку в случае возникновения проблем после запуска.

Требования к информационным продуктам

Электронный товар должен максимально эффективно решать проблемы компании и соответствовать ряду критериев, без которых невозможно достичь устойчивой работы IT-системы. К таким относятся:

• Удобство при регулярном использовании продукта и прозрачный контроль данных.
• Высокий уровень надежности ИТ-модели, исключающий риск сбоя системы. Необходимо наличие обязательного набора функций, поддерживающих ее стабильность при возможных угрозах.
• Обеспечение защиты конфиденциальных данных компании при недозволенном доступе.
• Возможность эффективной интеграции продукта с уже имеющимися в организации системами для бесперебойного обмена информацией и последующей обработки.

Подготовка к внедрению современных информационных технологий

После определения обязательных критериев системы можно приступать к разработке технического задания – важного документа, необходимого для воплощения в жизнь программного продукта. В нем детально описывается планируемая ИТ-система с указанием индивидуальных особенностей товара, а также распределяются обязанности сотрудников на время внедрения и тестирования цифрового решения.

Когда документ составлен и проработан, станут очевидными шаги, которые необходимо предпринять для эффективного начала работы проекта. Эксперты отмечают важность проведения ряда изменений в компании на подготовительном этапе. Потребуется уделить внимание следующим шагам:

• Проведение экспертной оценки и, при необходимости, изменение структуры административного аппарата компании. Важно проанализировать обязанности персонала организации, что поможет выявить и исключить дублирующие должности. Возможно придется принимать решение об оптимизации структуры компании путем объединения отделов, или, напротив, их разделения.
• Модернизация технической базы предприятия, что необходимо при проведении внедрения информационной системы. Если в компании не используются современные высокотехнологичные цифровые продукты и сотрудники не имеют опыта работы с ними, без основательной подготовки они не смогут эффективно применять новые технологии и будут считать их помехой.
• Организовать обучение специалистов, которое поможет им адаптироваться к изменяющимся потребностям компании и получить актуальные знания, способствующие эффективному выполнению задач. Важны на этом этапе поддержка и мотивация работников. Ведь если новые функции не будут освоены, специалисты могут игнорировать новые технологии, и продолжать работать по старинке. Это значительно снижает ожидаемую доходность потраченных финансовых вложений.

Выбор решения

Определиться в пользу какого-либо ИТ-решения непросто. Потребуется помощь профессионалов, имеющих опыт в данной отрасли и разбирающихся в современных цифровых тенденциях. Для выбора информационных технологий экспертами выработан ряд ключевых факторов. Функции выбранного ИТ-продукта должны максимально соответствовать особенностям технологических циклов предприятия, а также иметь возможность интеграции с уже установленными рабочими системами. При этом необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• Технические параметры информационной технологии.
• Стоимость выбранного продукта, включающая кроме цены самой ИТ-системы еще и расходы на установку и техническую поддержку.

• Уровень безопасности и защита от взломов.
• Возможность адаптации технологии, ее доработки в случае изменяющихся задач компании, особенности при обновлении и интеграции с действующими CRM.
• Наличие явных преимуществ, имеющих значение для бизнеса предприятия, перед аналогичными продуктами конкурирующих фирм.

Интеграция

Внедрение информационных технологий в бизнес с малым оборотом предполагает приобретение нескольких компьютеров/ноутбуков, создание единой сети, установку и настройку программного обеспечения, обучение персонала. В крупных компаниях внедрение ИТ проходит масштабнее и предполагает разработку и тестирование ПО в работе по требованиям фирмы, установку подготовленного программного продукта на производственные серверы. Далее специалисты настраивают системы хранения и обмена информацией, резервного копирования и устройства, обеспечивающие эффективное использование нового IT-решения.

Внедрение информационных технологий в организации включает 3 основных этапа:

• Разработка ИТ-системы. Работа над созданием проекта начинается после утверждения технического задания (ТЗ). Она заключается в детальном техническом описании способов достижения указанных в ТЗ требований.
• Внедрение. На этом этапе проводится физическое воплощение ИТ-решения: подключаются и настраиваются программно-аппаратные средства и устройства, проводится тестирование и передача системы в рабочий режим.
• Подготовка документации. Это подробное описание ИТ-инфраструктуры, детальное руководство по использованию системы, учитывающее все нюансы.

Кто внедряет информационные технологии

В организации всегда найдутся энтузиасты, которые стремятся внедрить новое, автоматизировать часть рутинных бизнес-процессов. Начать можно с интеграции информационных технологий в простейшие операционные системы. Чтобы сотрудники могли убедиться в том, что новый цифровой инструмент облегчает работу, нужно дать время на его освоение. Внутренний заказчик, например, коммерческий отдел, заинтересованный в инновациях и готовый к оказанию помощи – залог успеха. Руководитель проекта является связующим звеном между разработчиком, айтишниками и потребителем.

Профессиональные и опытные IT-специалисты, конечно, возьмут на себя часть работы над проектом в плане изучения нового инструмента, внедрения в него актуальных для бизнеса процессов и приведения их в соответствие с требованиями компании.

Ответственный момент: устройства и аппаратура оплачены и доставлены, а кто это смонтирует? Среди сотрудников фирмы могут найтись желающие, которые смело возьмутся за дело, но чаще всего им не удается запустить систему и приходится решать вопрос о привлечении команды-профессионала. Особенно это очевидно при внедрении сложных информационных технологий в крупных компаниях, не имеющих специалистов с соответствующим профильным опытом. Попытки справиться самостоятельно приведут к потере времени, финансов и нервов.

Специалисты считают, что оптимальное решение по внедрению ИТ-продукта – это совместная деятельность собственных сотрудников компании и профессиональной команды. Практика показывает, что такой подход считается наиболее успешным.

Руководству предстоит решить вопрос о расширении IT-отдела уже на первых этапах проекта. Специалисты будут вовлечены в процесс разработки и внедрения системы, вникнут во все тонкости производственных процессов и освоят ИТ-продукт в совершенстве. Это позволит протестировать каждый бизнес-процесс компании и при выявлении недочетов, в кратчайшие сроки исправить их.

В итоге компания-заказчик получает:

• Современную автоматизированную систему управления с корректным воспроизведением бизнес-процессов.
• Новые возможности ИТ-решения для повышения эффективности производственных процедур.
• Проработку выявленных при внедрении проблемных моментов.
• Возможность доводки во время обновления цифрового инструмента.
• Соблюдение сроков исполнения и выделенного на внедрение проекта бюджета.

Состав команды для внедрения информационных технологий

Возложение всех обязанностей, связанных с процессом внедрения информационных технологий, на одного человека может оказаться ошибкой. Участвовать в проекте должны руководители отделов и все топ-менеджеры – это эксперты считают залогом успеха. Цифровая трансформация является зоной ответственности цифрового директора (CDO), ему в помощь организуется рабочий штаб по внедрению ИТ-решения, призванный поддержать преобразования в силу своих полномочий и возможностей.

Читайте также

Чистый денежный поток: понятие, методы расчета, анализ показателя

В эту группу включаются:

• Директор по маркетингу (СМО).

Приступая к работе над новым проектом, важно определить, чем новый инструмент будет полезен потребителям. Директор по маркетингу – тот человек, который прекрасно разбирается в потребностях клиентов, их проблемах, предпочтениях. Он понимает влияние цифровых технологий на успех marketing-действий. Это требует от руководителя маркетингового отдела активного вовлечения в управление процессом цифровой трансформации. Современный marketing постоянно обновляется и адаптируется к новым информтехнологиям. Так, инструменты аналитики последнего поколения помогают выявить тенденции, предсказать спрос, способствуют принятию обоснованных решений и повышают эффективность маркетинговых инициатив.

• Финансовый директор (CFO).

В сферу ответственности этих руководителей входят не только денежные вопросы. Они часто выступают инициаторами инноваций, в том числе связанных с IT-технологиями. Человек, занимающий такую солидную должность, прекрасно осведомлен об эффективности мощных цифровых инструментов, применение которых способствует увеличению доходов компании. Он не препятствует проекту внедрения/обновления ИТ-технологий, приветствует их и, как грамотный профессионал, ответственно просчитает бюджет работ и будет контролировать их исполнение.

• Руководитель ИТ (CIO).

За выбор и внедрение информационной системы ответственность несет IT-директор – профессионал с солидным опытом и глубокими знаниями в области цифровых технологий. Он запускает инновационные ИТ-решения, обеспечивает их безопасность, контролирует и управляет проектами. Руководитель IT умеет легко адаптироваться к меняющимся условиям, принимать стратегические решения, связанные с условиями внедрения информационных технологий. Цифровая трансформация сродни революционным преобразованиям, она перестраивает полностью ритм деятельности компании, и лидер ИТ-команды имеет более масштабные задачи, нежели обслуживание и техническая поддержка информационной системы.

Проблемы при внедрении информационных технологий

На первый взгляд действия по внедрению цифрового продукта просты и прозрачны: удаляем старую информационный систему, подключаем новую. Но не все так просто. Надо учитывать возможные проблемы, они могут вызвать задержку запуска, нарушить работу фирмы.

Среди них:

• Несовместимость новой технологии с используемыми, рабочими, но часто устаревшими системами, что может привести к отсутствию обмена данными. Полная технологическая модернизация – процесс затратный, и специалистам приходится разными способами поддерживать совместимость этих вариантов ПО.
• Необходимость изыскать дополнительный бюджет для внедрения ИТ в связи с появлением в процессе настройки новых, иногда неожиданных задач, связанных с особенностями цифрового продукта. Дополнительные модули, программы, серверы позволяют эффективнее решать вопросы интеграции, но для их покупки нужны средства.
• Потребность нового подхода к кадровой политике компании. Автоматизация бизнес-процессов снижает долю ручного труда, повышает производительность. Анализ персонала определяет нужное число специалистов, их квалификацию, профессиональные навыки, способствующие успешной реализации бизнес-стратегии компании. Это помогает выявить нехватку компетенций, создать программу обучения/переобучения, развития персонала.
• Особое внимание необходимо уделить деятельности IТ-команды. От профессионализма специалистов этого отдела в период цифровой трансформации напрямую зависят технологические процессы, а значит, в их руках успех и стабильность организации. Дополнительное обучение поддерживает интерес и мотивацию к успешному завершению внедрения информационной технологии.

Часто задаваемые вопросы о внедрении информационных технологий

Что мешает процессу внедрения IT в производство?

При обновлении работы стоит учитывать риски внедрения информационных технологий. В первую очередь, это завышенные ожидания. Существует мнение, что новое ИТ-решение сразу же оптимизирует все бизнес-процессы, через неделю будут реальные результаты. Но в практике это не так.

Читайте также

Неценовая конкуренция: суть, виды, стратегии

Поиск эффективной IT-системы, соответствующей требованиям, занимает немало времени. Настройка и внедрение цифрового продукта требует профессионала, который проведет анализ, выявит недочеты, проблемы. Работе с новым ПО персонал нужно научить, разработав программу повышения квалификации. Новая IT-система должна пройти и тестирование, и этап опытной эксплуатации и полностью адаптироваться к специфике компании.

Что необходимо учесть при выборе продукта?

Важно принять решение о расположении серверов. Вариантов два: облачное и собственное. Каждый из них имеет положительные и отрицательные стороны. Решение принимает компания. Можно выстроить и поддерживать свою инфраструктуру или доверить функцию компетентным компаниям – хостингам. Специалисты советуют небольшим фирмам использовать облачную бизнес-аналитику, позволяющую хранить документы в клауд-сторидж. Солидные же крупные компании проявляют осторожность и чаще делают выбор в пользу более надежного варианта – собственной инфраструктуры.

Возможно ли повысить эффективность внедрения информационных технологий?

Повысить эффективность внедрения IT помогает обучение персонала. Основательное, серьезное, с отрывом от производства, в учебных центрах, организованных производителем цифрового продукта, с последующим тестированием. Специалисты помогут сотрудникам компании-заказчика разобраться в особенностях нового IT-решения, получить нужные навыки, справиться со страхами перед необходимостью работы с непривычным продуктом. Такое обучение даст возможность уверенно взаимодействовать с программой, видеть в ней эффективного помощника.

Внедрение информационных технологий – это непростой процесс, требующий профессиональных знаний, финансовых вложений и времени, но позволяющий оптимизировать алгоритмы, сократить затраты, повысить производительность труда и вывести компанию на новый уровень экономического развития.