- Правила планирования дня
- 3 авторских метода планирования дня
- 10 простых и эффективных способов планировать день
- Важность инструментов для планирования дня
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
О чем речь? Планирование дня поможет не только в работе, но и в целом в жизни, внесет упорядоченность и даст возможность развиваться и достигать поставленных целей. При этом не нужно думать, что для этого необходимы какие-то сложные подходы – методов достаточно для людей с любым характером.
На что обратить внимание? Однако все-таки необходимо, во-первых, хотеть организоваться и, во-вторых, регулярно прикладывать усилия в этом направлении. Мы же расскажем о самых эффективных способах планирования.
Правила планирования дня
Мифы о планировании приводят к тому, что люди совершают ошибки, ничего не успевают, расстраиваются и совсем перестают пользоваться какими-либо техниками. Мы хотим рассказать вам, как выбрать свою и не разочароваться.
Итак, что важно знать?
- Сложные техники далеко не всегда эффективные. Есть иллюзия, что сложное обязательно сработает и сделает день продуктивным. Однако часто простые методы более понятные и полезные. А иногда лучшая тактика – вовсе не писать никаких списков, а выбрать всего одну приоритетную задачу.
- Любая техника усваивается не сразу. Чтобы привыкнуть к абсолютно новому подходу, надо дать себе время на привыкание. Кардинально изменить своё мышление – это задача, которая не может быть решена молниеносно.
- Не выбирайте методы, которые вызывают у вас отторжение. То, что подошло кому-то из ваших знакомых, может оказаться чуждым вашему характеру.
- Техники можно и нужно адаптировать под свою жизнь. Известные методы (например, «1-3-5») можно превратить в «1-2-3», если вам это подходит больше. Мы описываем техники, чтобы вам было легче организовать свою жизнь, а не подогнать её под какой-то единственно правильный стандарт.
- Важно помнить про свои личные цели. План на день пусть на шажок, но должен приближать вас к ним. Если этот принцип не учитывается, вы можете очень «эффективно» топтаться на месте, какими бы прекрасными ни были техники.
- За один день просто невозможно сделать всё и сразу. Не пытайтесь это осуществить: дела будут прибывать и прибывать, и это нормально. Старайтесь выделять наиболее актуальные и важные для вас именно сейчас.
- Важно планировать отдых. Если в вашем плане на день нет перерывов и времени на досуг, вы просто не сможете сохранить работоспособность и здоровье. Как бы эффективно вы ни планировали день, без отдыха работа не получится качественной.
3 авторских метода планирования дня
Как правильно планировать свой день? Рассмотрим системные исторические подходы к решению этого вопроса.
Метод Бенджамина Франклина
Система, разработанная Франклином в его двадцать лет, помогала ему на протяжении всей жизни. Название этой системы – «пирамида Франклина». Иногда её называют «пирамидой продуктивности». В её основу положены жизненные ценности, которые являются моральными ориентирами каждого человека. Для самого Франклина это были «добродетели».
У него было 13 добродетелей, которые он выбрал для себя. Для него было важно жить жизнь воздержанным, молчаливым, решительным, бережливым, трудолюбивым, искренним, справедливым, умеренным, чистоплотным, спокойным, целомудренным, кротким и с любовью к порядку.
У Франклина была специальная записная книжка для работы над собой. Каждая страница отражала по одному жизненному принципу. На странице было по семь столбцов (на все дни недели). Горизонтальных линий было 13 – как и добродетелей.
То есть он выбирал фокусировку на одной добродетели. Каждый день Франклин рассматривал как путь к моральному совершенству, и вечером в квадратиках выделял промахи, которые он допустил.
На следующей ступени своей пирамиды Франклин выделил глобальную цель. Тут важно определить свои жизненные принципы и ответить на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?». Ответ у каждого будет свой. Например, врач может определить свою глобальную цель так: «Я хочу до 35 лет стать заведующим отделением». Менеджер может стремиться запустить свой стартап, а педагог – открыть школу.
Бенджамина Франклина называют праотцом to-do-планирования. Для него было важно придерживаться распорядка и расписывать подробно каждый следующий шаг. Его пирамида также содержит следующие планы:
- генеральный — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
- долгосрочный — с целями на 3-5 лет;
- краткосрочный — с задачами на год и на месяц;
- на неделю;
- на день.
Читайте также
В пирамиде ступени располагаются последовательно. Каждая базируется на предыдущей, и все они взаимосвязаны.
Метод Стивена Кови
Кови создал концепцию, базирующуюся на семи навыках.
- Постоянное самосовершенствование: «заточка пилы».
- Достижение синергии – взаимовыгодного взаимодействия.
- Проактивность.
- Умение сначала слушать и лишь затем быть услышанным.
- Конечная цель, которую необходимо держать в голове с самого начала.
- Устойчивая мысль: «Выиграл — выиграл».
- Начинать с того, что необходимо сделать сначала.
Реализация последнего принципа обеспечивается матрицей распределения задач и расстановкой приоритетов. Автор матрицы – 34-ый президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Есть четыре группы, на которые распределяем все имеющиеся задачи:
- Срочные и важные (надо сделать быстро и качественно).
- Несрочные важные (дедлайн отдалённый, но задачи стратегически значимые).
- Срочные неважные (надо сделать быстро, но можно передать кому-нибудь или отложить).
- Несрочные и неважные (дела из этой категории можно совсем вычеркнуть из всех списков или делегировать, не особо контролируя результат).
Кови объясняет успешность умением не оказываться в цейтноте. Этому помогает такая категоризация: необходимо быстро решать вопросы из первой и третьей группы, а делами из четвёртой группы безжалостно жертвовать. От 60 до 80 % сил и времени необходимо отводить на задачи второй группы, потому что именно они обеспечивают рост.
Метод Тима Феррисса
Для своего метода Феррисс выделил два основных закона.
- Закон Парето гласит, что 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий дают только 20 % результата. Соответственно, важно выделять действительно значимую деятельность, спокойно пренебрегая всей остальной.
- Закон Паркинсона отражает следующий принцип: любая работа займёт всё время, которое вы отведёте на её выполнение. То есть ключевую роль здесь играет планирование. Отводите на каждое дело столько времени, сколько действительно необходимо для его выполнения.
Эти законы можно соединить в общий принцип. Не надо работать целый день, чтобы повысить свою продуктивность. Лучше сократить рабочее время, сфокусировавшись на том, что для вас важно. Остальные дела можно делегировать, отдать на аутсорс или просто отменить.
Существует известная техника 1–3–5, созвучная методу Феррисса. Она очень запоминающаяся. Список дел должен содержать:
- 1 важное дело;
- 3 средних дела;
- 5 мелких.
То есть каждый список состоит из девяти дел. С самого начала понятно, какая у них срочность, какая приоритетность и как планировать рабочий день. За счёт этого не создаётся аврал.
Многозадачность и высокая информационная нагрузка противоречат подходу Феррисса. Он выступает за то, что одновременное выполнение нескольких задач неминуемо ведёт к расфокусировке, и это приводит к снижению производительности, а не к её повышению.
Беспрерывное поглощение информации также негативно влияет на результат. Сократив постоянную проверку почты, скроллинг соцсетей и чтение мессенджеров, можно избавиться от ложного ощущения занятости и освободить время и силы для истинного достижения цели.
10 простых и эффективных способов планировать день
- Подготовиться с вечера
Психолог Ник Уигнал предлагает с вечера готовиться тем, кому с трудом даются ранние подъёмы. Таким людям может быть утомительно и неэффективно планировать режим дня утром. Все задачи можно записать в конце рабочего дня, чтобы заранее понимать нагрузку и не торопиться с утра. Одежда на завтра, сложенный в ланчбокс обед, написанный список дел – всё это может значительно упростить начало вашего дня и организовать его продолжение.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 22.11.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
- «Хотя бы N минут»
Если вы регулярно прокрастинируете (откладываете на неопределённое время срочные задачи), вам могут помочь выделенные 5 или 10 минут на дело. Джулия Мюллер, профессор из Университета Лейпцига, делится механизмом: у вас появляется возможность «передумать», заняться чем-то другим совсем скоро, и это возвращает ощущение контроля.
Вас не принудили делать какое-то скучное длинное дело: вы сами решили к нему приступить и определили для себя время. В итоге вы «втягиваетесь», и дальше работать уже намного проще.
- Установить дедлайн
Многим людям бороться с явлением прокрастинации помогает дедлайн – чёткий срок завершения работы. Понятный срок стимулирует собранность и быструю работу. В Массачусетском технологическом институте провели исследование о влиянии самостоятельно установленных дедлайнов. Выяснилось, что такие сроки действительно помогают.
Однако внешний контроль значительно повышает эффективность работы. В рабочих задачах эта функция ложится на руководителя, заказчика или конкурсную комиссию. Для эффективности личных дел можно посветить в них друга, коллегу или родственника.
- «Автофокус»
И всё же у многих людей рабочие задачи не имеют чётких дедлайнов. Их не получится ни приоритизировать, ни ограничить по времени. У Марка Форстера есть метод «автофокуса»: вы планируете дела на день, выписываете их в один список, а затем медленно его читаете, пока не появится импульс выбрать одну из задач. Неважно, насколько объёмное выбранное дело.
Важно, что именно сейчас вы сделаете его с желанием. При этом метод максимально мягкий: если вы завершили задачу сегодня, вы её вычёркиваете; если же нет – просто переносите в конец списка, а затем начинаете сначала.
- Съесть «лягушку»
У бизнес-тренера Брайана Трейси есть интересная метафора: утром необходимо съесть «лягушку», то есть сделать самую тяжёлую, неприятную или скучную задачу. Менее нагруженный информацией мозг легче справляется с трудными делами, а остальные кажутся уже пустяками, поэтому найти на них силы намного проще.
- Выполнять мелкие задачи
Бизнес-тренер Дэвид Аллен в рамках своей метода GTD (Getting Things Done) предлагает полностью противоположный вариант: начинать с мелких задач, каждая из которых займёт у вас не больше двух минут. Можно сделать их все сразу: например, проверить оборудование, прочитать новые сообщения и письма, отправить запросы, раздать задачи. У вас появится чувство удовлетворения, и вы сможете заняться важными делами, не отвлекаясь на мелкие.
- Сделать это завтра
У Марка Форстера есть целая книга «Сделай это завтра» с неожиданной основной мыслью: не стоит сразу приступать к срочным задачам. Лучше отложить их на завтра. Если вы ведёте закрытые списки задач, вы не можете добавить в них новое дело. При необходимости вы вносите его в завтрашний список. Это отлично помогает фокусироваться на текущих задачах и не делать чужую работу. Если она срочная – человек сделает её сам.
- Делить большие задачи
Многие слышали про технику «есть слона по кусочкам» (некоторые заменяют слона на салями). Планируя распорядок дня, мы представляем его слоном – неподъёмной целью. Глобальные задачи пугают своим объёмом. Но если разделить большое дело на небольшие шаги, взяться за него будет намного проще. «Запустить новый проект» звучит очень глобально: много ответственности, большие ожидания… Но если вы разделите это на этапы, вам точно станет легче:
- обсудить с Еленой пункты анализа;
- приступить к исследованию аудитории;
- изучить результаты;
- составить презентацию;
- подготовить макет…
Читайте также
Большое дело становится всего лишь списком вполне подъёмных задач.
- Делать одну задачу в каждый промежуток времени
Эксперимент исследователей из Университета Стенфорда привёл их к однозначному выводу: для интеллектуального труда многозадачность не подходит. Когда мы совмещаем несколько интеллектуальных процессов (например, читаем и говорим по телефону), мы хуже запоминаем и то, что прочитали, и то, о чём говорили.
При этом информация запоминается случайным образом: невозможно отделить важную от той, которую можно опустить без потери смысла. Работая в каждый промежуток времени только над одним делом, мы успешнее справляемся с задачами и лучше запоминаем данные.
- Методы фиксированного времени
Работая по таймеру, человек знает цену своему времени, продуктивно трудится, управляет ожиданиями, тренирует силу воли и профилактирует выгорание.
- Pomodoro (помидор) – техника Франческо Чирилло. Отрезок времени в 30 минут называют «помидор»: из них 25 минут тратится на работу, а 5 минут отводится на отдых. 25 минут работы – перерыв 5 минут – 25 минут работы – снова перерыв. Через 4 повтора — большой перерыв на 30 минут. Такой ритм продолжается до конца вашего рабочего времени.
- «90 на 30» от Тони Шварца и «52 на 17» от сервиса The Muse предлагают разное время, но схожий принцип. Первое число — время на работу, второе — на отдых.
Эти схемы похожи на работу с дедлайнами, но здесь выполнение задач ограничивается лишь временем на работу, а короткие перерывы (в большом количестве!) «перезагружают», помогают отвлечься и вернуться к работе с новыми силами и свежими мыслями.
Важность инструментов для планирования дня
Банальная мысль, которую всё же стоит озвучить: инструмент для планирования должен быть для вас удобным и приятным. Ежедневники, планеры, блокноты, блоки, тетради – на рынке много предложений, из которых можно выбрать своё. Приятная текстура, подходящая для вас линовка и графы, эстетичная обложка, красивый шрифт, удобный формат. Именно такого «друга» вы не захотите и не сможете забросить.
При этом дорогие модные планеры далеко не всегда удобнее простых блокнотов или тетрадей – тут всё очень индивидуально. Учитывайте свои вкусы, особенности рабочего места, размер сумки… И понаблюдайте за собой: нравится ли вам заполнять планер? Приятно ли это? Хочется ли продолжать?
Сейчас многие обращаются к электронным приложениям, отходя от бумажных носителей. Это тоже зависит от ваших предпочтений и образа жизни. Нет правильного и неправильного – выбирайте своё!
Ежедневный список задач составляем мы сами, а значит, всегда можем его скорректировать. Идея планов – помогать, упрощать жизнь, а не повышать тревогу и вгонять в депрессию. Грамотный подбор подходящих для вас техник, методик и навыков повышает продуктивность, однако не менее важно планировать время на отдых, творчество и преподносимые жизнью сюрпризы.
