Регулярный менеджмент как инструмент усиления компании

Что это? Регулярный менеджмент представляет собой форму управления организацией, при которой технологические процессы, отношения с партнерами, а также действия всех без исключения сотрудников строго регламентированы.

Зачем нужен? Стабильные правила помогают искоренить проявления хаоса, заставляют каждое звено компании работать без сбоев. Такой подход значительно экономит время и силы управленцев, делает работу организации более эффективной.

Суть регулярного менеджмента

Регулярный менеджмент — повседневная деятельность руководителя. Он включает в себя постановку задач, коммуникацию с подчиненными, проведение совещаний и принятие управленческих решений. Эффективность такой работы напрямую влияет на успешность организации.

Главная цель регулярного менеджмента — внедрить систематизированный подход к управлению всеми процессами компании на разных этапах. Этот тип менеджмента — надежное основание для предприятия, где закреплены все ключевые точки управления компанией, персоналом, технологиями, коллективными и партнерскими взаимоотношениями.

Суть системы заключается в четкой регламентации действий сотрудников в циклических процессах функционирования компании. Регулярный менеджмент не только определяет алгоритм действий для устранения хаоса в тех или иных ситуациях, но и обеспечивает строгий контроль над соблюдением установленных норм.

Система регулярного менеджмента нацелена на упорядочивание бизнеса. Компания перестает быть неуправляемым кораблем, на который влияют внешние условия и стихийные бедствия. Инструменты, предоставляемые системой, позволяют эффективно управлять предприятием без страха перед внезапными проблемами, которые могут нарушить его работу.

Внедрение регулярного менеджмента иногда сравнивают с переходом от ручной сборки к автоматизированному производству. Процессы, раньше требующие значительных усилий и ручного управления, теперь осуществляются по отлаженному графику. Роль руководителя заключается в мониторинге системы и решении задач, не поддающихся автоматизации.

К основным системам компании, которые затрагивает регулярный менеджмент, относятся:

• Финансы и логистика.
• Бизнес-план и структура организации.
• Бухгалтерия и маркетинг.

Кроме того, следует отметить дополнительные компоненты, необходимые для успешной автоматизации управления:

• Реинжиниринг бизнес-процессов.
• Оборот документации.

Внедрение регулярного менеджмента включает тщательное планирование всех систем с учетом реальных потребностей рынка, возможностей конкретной компании и с использованием передовых инструментов маркетинга.

Практики регулярного менеджмента

Практики менеджмента включают определенные стратегии и схемы действий в ответ на конкретные вызовы и типовые ситуации. Последовательное применение стандартных методов решения проблем обеспечивает высокую вероятность успешного результата.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 25 октября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 25 октября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Рассмотрим основные практики эффективного регулярного менеджмента, непосредственно связанные с обязанностями руководителей:

1. Планирование: процесс формулирования и детализации задач для подчиненных. Играет ключевую роль в обеспечении эффективности работы.
2. Делегирование: умение правильно передавать часть ответственности сотрудникам, сопровождаемое необходимым контролем. Это важный элемент эффективного управления.
3. Решение проблем: управленцы должны быть готовы решать вопросы компании как свои собственные, не перекладывая их на плечи своих подчиненных.
4. Управление коммуникацией: навыки ведения беседы и умение влиять на собеседника, направляя его к наилучшему решению, — необходимые инструменты эффективного менеджера.
5. Проведение плановых встреч: регулярные беседы и совещания необходимы для поддержания прозрачности процессов, выявления потребностей и контроля качества работы подчиненных.
6. Обратная связь: важно активно собирать и анализировать данные об эффективности деятельности, чтобы оперативно корректировать стратегию и тактику управления.
7. Наставничество: поддержка процесса постоянного обучения и развития как для руководителя, так и для его подчиненных.
8. Участие в отборе персонала: это помогает создать команду профессионалов, совместимую с целями и задачами компании.

Пять основных свойств регулярного менеджмента

1. Формализованный процесс труда: вся работа сотрудников, независимо от их уровня в организации, осуществляется на основе четких регламентов и правил, что гарантирует их эффективное выполнение.
2. Прозрачность итогов: результаты выполнения каждой задачи отражаются в доступной форме и могут быть объективно оценены согласно определенным критериям.
3. Эффективное использование ресурсов: планируются и распределяются в соответствии с четко сформулированными корпоративными правилами, определяющими допустимые и недопустимые действия.
4. Прозрачные отношения и ответственность: отсутствуют скрытые конфликты и интриги благодаря четкой определенности зон ответственности и общих критериев оценки качества выполнения поставленных задач.
5. Развитие сотрудников: в рамках эффективного менеджмента работники нацелены на постоянный личностный и профессиональный рост с учетом возможности продвижения по карьерной лестнице как по вертикали, так и по горизонтали.

Предпосылки к внедрению регулярного менеджмента

В период зарождения бизнеса часто наблюдается стихийный подход к управлению предприятием, когда решения принимаются реактивно по мере возникновения проблем. Отсутствие четкой руководящей системы и моделей управления может создавать нестабильность и затруднять развитие компании.

Когда фирма переходит к стадии профессионального развития, становится критически важным внедрение регулярного менеджмента. Введение четких правил, процедур и системы управления помогает обеспечить стабильность, эффективность и продуктивность ее деятельности.

Автор книги «Практики регулярного менеджмента» Павел Безручко подчеркивает, что важно внедрять ПРМ в компании в случае, когда существует потребность:

• в повышении операционной эффективности;
• в изменении корпоративной культуры;
• в улучшении управленческой квалификации руководителей.

Однако он также отмечает, что часто компании могут не успевать оперативно внедрить эти практики. Руководство фирмы, основанное исключительно на личном энтузиазме руководителя, в долгосрочной перспективе может оказаться неустойчивым.

В случае отсутствия автоматизированного управления возможны следующие проблемы: рост себестоимости продукции, потеря контроля над организацией, наступление кризиса и убытки компании.

В такой ситуации необходимо внедрять регулярный менеджмент для руководителя и в компании. При этом запускать процесс следует при появлении первых предпосылок к его внедрению:

• Систематическая загруженность руководителя: способна привести к невозможности эффективного контроля над всеми аспектами организации, и необходим обоснованный подход к распределению обязанностей.

Читайте также

Финансовый директор компании: обязанности, права и ответственность

• Отсутствие ответственности и инициативности в коллективе: может привести к хаосу в работе, низкой эффективности и повышению риска ошибок.
• Неэффективное принятие решений: когда все они принимаются только управленцем, это может ограничить развитие компании и замедлить процессы.
• Отсутствие четкого регламента обязанностей: способно привести к дублированию работ, непониманию ответственности и конфликтам в коллективе.
• Ухудшение качества работы сотрудников и неисполнение задач: может указывать на потребность в усилении контроля и управления.
• Рост конфликтности в коллективе: негативно сказывается на общей атмосфере и производительности.
• Утрата контроля руководителя: он уже не в состоянии эффективно контролировать все процессы из-за огромного объема обязанностей.
• Уход квалифицированных сотрудников и нулевая рентабельность: свидетельствуют о необходимости решительных изменений в управлении компанией.

Применение регулярного менеджмента в организации с такими проблемами — единственно правильное решение. При этом не предполагается «наведение порядка» в функционировании компании с помощью исключительно правил и регламентов. Введение этих инструментов поможет, но не избавит от хаоса. Преодолеть трудности в фирме можно с помощью глобального внедрения новой управленческой системы с ее инструментарием, методиками и полной трансформацией сложившихся, тормозящих организацию принципов.

Пять этапов внедрения системы регулярного менеджмента

Ключевые этапы введения системы регулярного профессионального менеджмента можно представить следующим списком:

Шаг № 1: Согласование с заинтересованными сторонами общих целей и функциональных обязанностей в рамках проекта внедрения.

Шаг № 2: Анализ текущего состояния в фирме, включая организационную структуру, ключевые бизнес-процессы, систему управления.

Шаг № 3: Разработка устава проекта внедрения СРМ и пошагового плана действий.

Шаг № 4: Осуществление работ по внедрению запланированных изменений и процессов.

Шаг № 5: Завершение проекта внедрения и фиксация достигнутых результатов, перевод их в постоянную систему управления, обеспечивающую развитие компании и эффективность системы регулярного менеджмента.

Пять инструментов регулярного менеджмента

1. Утреннее собрание «Рука на пульсе»: ежедневно на нем обсуждаются актуальные результаты работы, изменения в лучшую и худшую стороны. Продолжительность около 30 минут, основывается на данных о каждом отделе.
2. Рабочие группы: для более детального контроля и управления определенными задачами или областями, требующими особого внимания. Руководитель должен определить ответственных за их организацию, состав и частоту встреч.
3. Встречи один на один: проводятся между сотрудниками и руководителями для обсуждения рабочих вопросов и личных аспектов.
4. Ежеквартальный отчет: регулярные встречи раз в несколько месяцев для оценки прошедшего квартала (что систематически мешало, а что улучшается), определения дальнейшего вектора развития компании и принятия решений на основе анализа выполненной работы.
5. Командное взаимодействие: совещания регулярного менеджмента, проводимые один раз в несколько месяцев, с акцентом на командное взаимодействие. На этих встречах перед сотрудниками ставится задача оценки взаимодействия в коллективе, дается обратная связь, что помогает минимизировать риски конфликтов и улучшить работу команды.

Пять распространенных ошибок при запуске системы регулярного менеджмента

Для предотвращения проблем, неверного подхода руководителей к выстраиванию системы и более успешного запуска СРМ важно учитывать следующие распространенные ошибки внедрения:

1. Недостаточная подготовка и анализ: начинать внедрение системы без полного понимания проблем компании и неопределенных действий может привести к еще большему хаосу и нерешенным проблемам. Пример: руководитель вводит новую систему тайм-менеджмента, но работники не понимают, кто конкретно должен заниматься выполнением новых задач и когда им делать основную работу.
2. Привлечение некомпетентных рекрутеров: непрофессиональные специалисты, плохо разбирающиеся в сути должностных обязанностей и системе, неправильно формулируют алгоритм подбора нужных сотрудников. Это потребует дополнительных затрат ресурсов для пересмотра штата, не запланированных на внедрение регулярного менеджмента.
3. Неправильный подход к изменению организационной структуры: ротационные перемены с целью улучшения результатов работы без учета изменения функционала. Сотрудники в такой ситуации могут проявить недопонимание и относиться к своим обязанностям по-прежнему, несмотря на изменившийся статус.
4. Фрагментарное внедрение системы: ввод частей системы регулярного менеджмента по отдельности может создать дисбаланс и не обеспечить глобального улучшения в управлении компанией. Пример: руководитель при внедрении СРМ не вносит изменений в сфере планирования личных дел. В результате фирма работает в новом направлении, а отдельные сегменты не изменены, и существенных результатов нет.
5. Отсутствие участия собственника в процессе внедрения системы регулярного менеджмента: он играет важную роль в стратегическом управлении компанией, и его личное участие необходимо для успешного завершения проекта и его дальнейшего развития.

Избегая указанных ошибок и предпринимая соответствующие корректирующие действия, руководство сможет более эффективно внедрить систему регулярного менеджмента и повысить производительность компании.

Часто задаваемые вопросы о регулярном менеджменте

Каким компаниям необходим регулярный менеджмент?

Регулярный менеджмент может быть эффективен в больших производственных компаниях и корпорациях, где требуется стандартизация повседневных однотипных процессов. В организациях же, где ценят творчество и гибкое управление, производят креативные продукты, а у сотрудников есть задача и дедлайн, например в digital- и PR-компаниях, система жесткой регламентации будет неэффективна.

Какие виды обратной связи существуют в регулярном менеджменте?

Обратная связь в регулярном менеджменте может быть простой (подтверждение получения информации), поддерживающей (стимулирование дальнейшей деятельности) и корректирующей (для изменения порядка взаимодействия).

Какие виды совещаний практикуют в регулярном менеджменте?

Основные виды совещаний в регулярном менеджменте включают:

• информационные — для информирования сотрудников;
• встречи для анализа и разработки решений;
• планерки для обсуждения проблем;
• статус-встречи для отслеживания прогресса.

Почему регулярный менеджмент иногда относят к кризисному управлению?

Регулярный менеджмент не является частью кризисного управления и не имеет отношения к каким-либо проблемам. Но его внедрение часто происходит в сложные периоды, когда компаниям требуется усиленный контроль над процессами. Это связано с поиском более эффективных методов организации и управления в условиях нестабильности.

Разумно понимать, что регулярный менеджмент представляет собой лишь инструмент, используемый управленческим персоналом. Переход к этому виду менеджмента не гарантирует решения всех проблем или повышения уровня профессионализма сотрудников.

Достижение поставленных целей возможно лишь в случае наличия компетентных кадров. Важным аспектом является также готовность к изменениям на всех уровнях. Если сотрудники и руководители не готовы к трансформациям и внедрению новых управленческих принципов, то ожидать каких-либо позитивных изменений не приходится.