- Что такое деловая переписка
- Зачем нужна деловая переписка
- Виды деловых писем
- Главныеправила деловой переписки
- Структура делового письма
- Оформление делового письма
- Оформление делового письма на бумаге
- Оформление электронного делового письма
- Ошибкив деловой переписке
- Часто задаваемые вопросыо правилахделовой переписки
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
Что предполагают? Правила деловой переписки поддерживают профессионализм и уважение в общении. Заключаются в использовании корректного языка, структурировании текста, четкого изложения мыслей и соблюдении этикета. Особое внимание уделяют грамматике и орфографии, так как ошибки негативно сказываются на имидже компании.
Зачем следовать? Во-первых, правильное оформление писем позволяет избежать недоразумений. Четко сформулированные темы и структурированный текст помогают получателю быстро понять суть сообщения. Во-вторых, соблюдение этикета показывает уважение к адресату. Вежливость и корректность в общении укрепляют доверие и создают положительное впечатление как о профессионале.
Что такое деловая переписка
Деловой перепиской называется вид коммуникации в компании между сотрудниками, партнерами, организациями. Сюда относятся письма, электронная почта, рассылки, документооборот, общение в мессенджерах.
При помощи деловой переписки руководство сообщает сотрудникам компании необходимую информацию, доводит до их сведения новости о сроках выполнения поручений, смене руководства и прочие данные.
Если слова, сказанные лично, без свидетелей, в случае спорных вопросов подтвердить невозможно, то деловая переписка может использоваться при необходимости в суде в качестве доказательства. Поэтому важно хранить деловую документацию на такой случай.
Зачем нужна деловая переписка
Главная цель деловой переписки – это постановка или выполнение конкретной задачи. Руководством фирм гораздо выше ценятся сотрудники, знающие в этом толк.
Деловая переписка необходима для выполнения следующих функций: коммуникативной, информационной, правовой.
- Информационная функция
Получение сотрудниками компании необходимой информации.
- Коммуникативнаяфункция
Служит для поддержания связи между коллегами, руководством и подчиненными.
- Правовая функция
Используется в случае судебных тяжб, выступает в качестве доказательства в суде.
Виды деловых писем
Деловые письма можно разделить на различные виды по теме и цели повествования. Многие из них наверняка вам знакомы и активно используются в работе и повседневной жизни.
| Вид делового письма | Характеристика |
| Сопроводительное письмо | При предоставлении какой-либо информации, направлении запроса, отчета, портфолио и прочих документов зачастую требуется сопроводительное письмо, в котором сообщается, какие документы вы направляете и с какой целью |
| Оферта | Документ с предложением заключить сделку с физическим лицом или компанией. В нем прописаны основные условия и сроки, предусмотренные договором |
| Рекламация | Претензия от потребителя поставщику товаров или услуг. Зачастую люди не предполагают, обращаясь с претензией к качеству товара, о том, что пишут деловое письмо |
| Гарантийное письмо | По названию документа понятно, что это письмо, в котором отправитель дает определенные гарантии (например, обещает выполнить работу в поставленный срок) |
| Приглашение | Письмо с приглашением ряда лиц или конкретного человека на мероприятие: фестиваль, конкурс, семинар, вебинар, собеседование и так далее |
| Письмо-поздравление | Поздравление коллег, руководства или партнеров с днем рождения, профессиональными праздниками, значимыми событиями |
| Благодарственное письмо | Благодарственное письмо — прекрасный способ выразить признательность партнерам, спонсорам за плодотворное сотрудничество или оказанную помощь |
| Сообщение | Направление информации получателю: уведомление, извещение, информирование |
Главные правила деловой переписки
Деловое письмо должно быть грамотно составлено, без лишних слов, сложных конструкций – четко, лаконично, по существу. Следует избегать просторечия, жаргонизмов, двусмысленных слов и выражений.
Документы должны составляться строго в соответствии с ГОСТом.
- Исключительно формальный стиль в общении. Обращения на «вы». Даже если вы дружите с коллегами, на работе все общение должно происходить в официально-деловом стиле, «тыкать» нельзя. Не путайте личную жизнь с работой.
- Грамотная речь. Отсутствие ошибок и знание профессиональной терминологии. Если не знаете значения слова, уточните или замените на более простой синоним. Некомпетентность в деловом общении недопустима.
- Использование простых формулировок. Не стоит усложнять речь длинными сложными конструкциями. Деловая переписка – это не тот вид общения, где от вас требуется показать свою начитанность.
- Четкость и точность. Все излагаемые вами мысли должны быть понятны адресату.
- Одно письмо – один информационный повод. Не объединяйте в одном письме сразу несколько информационных поводов или задач для выполнения. Текст будет перенасыщен и сложен для восприятия.
- Проверка текста. Не стоит пренебрегать этим простейшим правилом. Часто бывает, что при повторном чтении написанного, спустя даже небольшое время, можно найти ошибки, опечатки или неточности.
- Использование официальной корпоративной электронной почты. При ведении деловой переписки должны соблюдаться правила. Не пользуйтесь личной почтой в рабочих целях и не указывайте служебную в сторонних сервисах, чтобы весь коллектив не получал потом информацию об акциях и скидках.
Основных правил деловой переписки не так много, и соблюдать их несложно, если один раз разобраться и практиковаться в дальнейшем. А польза от этого будет колоссальная – в общении с вами партнеры и коллеги будут понимать, что ведут дело с грамотным специалистом.
Структура делового письма
Деловое письмо, как и другие официальные документы, имеет свою структуру. Что в нее входит:
- Данные об адресате, дата создания документа.
- E-mail получателя (компании, отдела или конкретного сотрудника).
- Вступительная часть, содержащая обращение.
- Текст письма, состоящий, как правило, из двух частей. В первой описываются цель обращения, причины, описание проблемы, а во второй – просьба, требование, вывод.
- Ссылка на приложение, дополнение к письму (например, информационная справка, форма для заполнения).
- Заключение (с уважением, подпись).
- Исполнитель письма и контактный телефон.
Оформление делового письма
Существуют правила оформления деловой переписки.
При оформлении письма необходимо пользоваться государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В нем указаны все требования о том, что должно содержать деловое письмо.
Несколько правил ГОСТа:
- Использование шрифта Arial № 12, № 13 или Times New Roman № 13, № 14.
- Выравнивание заголовка – по центру или по левому краю, основного текста – по ширине.
- В заголовке прописываются название и содержание делового письма.
- Инициалы пишутся перед фамилией в подписи, а в шапке – после фамилии.
- Название компании пишется в именительном падеже, а Ф.И.О. человека – в дательном.
Оформление делового письма на бумаге
Несмотря на то что сейчас большинство учреждений и компаний используют электронный документооборот, в ряде случаев по-прежнему требуется направление делового письма на бумажном носителе. И оно должно быть оформлено правильно.
Какие основные правила деловой переписки при составлении делового письма нужно соблюдать?
Деловое письмо оформляется на официальном бланке учреждения. Желательно использовать качественную бумагу. Обязательно нужно указывать способы связи с отправителем. При общении с иностранными партнерами необходимо указать контактные данные на английском языке.
Читайте также
Если письмо отправляется по почте, нужно соблюдать правила деловой переписки и оформления. Его нужно сложить один раз (внутрь текстом), поместить в конверт. Ценные письма отправляют в специальных картонных конвертах формата А4.
Реквизиты адресанта необходимо указывать как в письме, так и на конверте, адрес получателя – только на конверте, а адресанта – и на конверте, и на документе.
Оформление электронного делового письма
Свои правила есть у электронной деловой переписки и в оформлении электронного делового письма.
В первую очередь, должен быть понятен смысл письма. Что требуется от получателя или что ему предлагают. Адресат не должен искать в интернете, что значат слова в тексте письма, разбираться, чего же конкретно от него хотят.
В графе «Получатель» можно указать один или сразу несколько электронных адресов. Также в графу «Копия» можно добавить электронный адрес того, кому нужно отправляемый документ продублировать. И человек будет уведомлен о том, кому и что было отправлено.
Тема письма должна быть короткой, емкой, понятной, уникальной. Чтобы, прочитав ее, получатель сразу понял, о чем в письме пойдет речь. Например: «План по показателям на 2 квартал», «Отчет о проделанной работе за 2023 год».
Текст письма должен содержать три основных элемента:
- официальное приветствие (Уважаемый Иван Иванович);
- суть вопроса, проблемы, презентация товара, мероприятия и так далее;
- призыв к действию, просьба об оказании помощи.
Немаловажно правильно подписать письмо. Подпись должна содержать Ф.И.О., должность, наименование учреждения, контактные номера телефонов, можно также указать дополнительные каналы связи (например, Телеграм).
Согласно правилам, необходимо прописать в тексте письма о вложениях. Они должны иметь короткие и понятные наименования, а не просто цифры и символы. Их размер не должен превышать 3–5 Мб.
Если деловое письмо требует длительной работы, то в конце текста необходимо указать сроки по его исполнению и предоставлению ответа. Если же сроки не указаны, значит, ответ должен поступить в течение нескольких часов.
Ошибки в деловой переписке
Постарайтесь не травмировать нервную систему получателя письма допущенными ошибками. Они могут нанести репутационный ущерб как вам, так и всей компании.
Отсутствие приветствия
Если в общении с друзьями допустимо писать сразу суть дела, то официальная переписка не терпит таких грубых нарушений этики.
Наличие сокращений
Такие привычные нам «ок», «спс», пжл» ни в коем случае не могут быть употреблены в официальном письме.
Юмор
Не стоит пытаться настроить партнера на позитивный лад шутками, веселыми картинками, смайлами и прочими издержками дружеских чатов. Только официально-деловой стиль.
Обилие вопросительных или восклицательных знаков
Даже если вы возмущены поведением коллег, партнеров или подчиненных, не стоит выражать свои эмоции в виде множества знаков препинания. Придерживайтесь правил написания делового письма.
Канцелярско-бюрократический стиль речи
Чрезмерный формализм только повредит вашему письму, выражайтесь просто, чтобы люди вас правильно понимали.
Использование Caps Lock
В сети принято считать речь, написанную заглавными буквами, криком. Даже если вы на самом деле хотите накричать на своего коллегу, держите себя в руках и не допускайте таких ошибок.
Фраза «Заранее спасибо»
Такими словами вы не оставляете получателю письма возможности вам отказать, ставя его тем самым в неловкое положение. Если ответ или какого-то рода помощь от адресата вам очень нужна, замотивируйте его ответить вам, расскажите о плюсах, перспективах.
Неправильно сформулированная тема письма
Старайтесь, чтобы получатель по теме понимал важность и смысл письма.
И не забывайте об элементарных правилах этикета деловой переписки.
Часто задаваемые вопросы о правилах деловой переписки
Как проверить, что ваше деловое письмо соответствует всем требованиям?
- Структура соблюдена: данные отправителя и получателя, сам текст, ссылка на приложения (если имеются), подпись, контактные данные.
- Речь в письме идет об одной теме. Если вопроса к коллегам у вас два, то и письма тоже должно быть два.
- Отсутствует панибратство, «тыканье».
- Ваше письмо не содержит штампов, канцеляризмов, юмора, неуместного креатива.
- Оформление письма соответствует стандартам (шрифт, размер, интервал).
- Текст читаемый, разбит на абзацы, имеет красные строки, при необходимости, нумерованные и маркированные списки.
- В тексте письма отсутствуют ошибки и опечатки.
В каких случаях сопроводительное письмо к резюме писать не обязательно?
При поиске линейного персонала, который не будет напрямую работать с клиентами, не требуется сопроводительных писем, достаточно просто направить резюме, особенно при массовом наборе сотрудников. Например, если колл-центр должен принять на работу 70 операторов, сотрудники, занимающиеся подбором персонала, физически не смогут прочитать все сопроводительные письма. Резюме с указанием опыта работы и отсутствием нареканий со стороны руководства, а также успешного прохождения проверки службы безопасности будет вполне достаточно.
Как правильно пишется местоимение «вы» в тексте?
Одним из правил деловой переписки является правильное обращение к человеку, которому пишете. Люди, ошибающиеся в его написании, делятся на два лагеря. Одни пишут «Вы» всегда с большой буквы, показывая свое уважительное отношение, даже когда обращаются сразу к нескольким людям. Другие, наоборот, всегда пишут местоимение с маленькой буквы, не утруждая себя размышлениями о правильности его написания и забывая о правилах этики деловой переписки. Запомните, при обращении к нескольким людям пишется «вы» с маленькой буквы, а при обращении к одному конкретному лицу – «Вы» с большой.
Почему стоит отказаться от фразы «Доброго времени суток»?
В любом письме должно быть приветствие. Но гораздо лучше пользоваться современными общепринятыми формулировками, а не ушедшими в прошлое выражениями. Конечно, вы не можете знать, когда адресант прочитает письмо: утром, в обед или вечером, а может, даже ночью. Принято в таких случаях писать «Добрый день» или «Здравствуйте».
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 13.12.24 числа Скачивайте и используйте уже сегодня:
Соблюдать правила деловой переписки должны все сотрудники организаций. Грамотное, корректное и уважительное общение коллег друг с другом, а также с руководством и партнерами послужит укреплению репутации фирмы, созданию благоприятной обстановки в коллективе.
