- Общая характеристика должности личного помощника руководителя
- Функциональные обязанности сотрудника
- Права и ответственность личного помощника руководителя
- Требования к опыту и образованию
- Требования к личным качествам помощника руководителя
- Зарплата личного помощника руководителя
- Возможности карьерного роста
-
Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
О ком речь? Личный помощник руководителя – это фактически правая рука главы компании или начальства уровнем пониже: директора филиала, шефа отдела, топ-менеджера. В любом случае, основная задача такого сотрудника – облегчать работу патрона.
На что обратить внимание? Функциональные обязанности личного помощника могут быть самыми разнообразными, зависящими от индивидуальных потребностей работодателя. Тем не менее, такой сотрудник обязан соответствовать некоторым ключевым требованиям.
Общая характеристика должности личного помощника руководителя
На должность «личный помощник руководителя» могут претендовать люди, имеющие опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером, то есть те, кто достиг профессионального потолка в своей деятельности, но продвинуться выше в карьерном плане не позволяет структура организации. Иногда обязанности личного помощника по совместительству выполняет кто-то из служащих (юрист, переводчик и т.д.).
Хороший ассистент может сделать работу высшего руководства более эффективной, сэкономив много рабочих часов. Он берет на себя большую часть рутины, чтобы директор мог заниматься глобальными вопросами: управлением предприятием, укреплением внешних связей, стратегическим планированием.
Далеко не все представляют, какие обязанности должен выполнять помощник современного руководителя. Многие по старинке продолжают думать, что это скучно и неинтересно. Однако сегодня эта работа представлена административными должностями:
- Менеджера-делопроизводителя, который осуществляет контроль документооборота компании, одновременно являясь секретарем и архивариусом.
- Офис-менеджера, подчиняющегося непосредственно руководителю фирмы/отделения и высшему директорскому составу. На него возлагаются функции контроля первичной документации, некоторые секретарские и хозяйственные обязанности. «Хозяйка офиса» решает вопросы материально-технического снабжения и обеспечения нормальной работы сотрудников.
- Секретаря-референта, которому обычно поручается вся «бумажная» и рутинная работа, связанная с документооборотом, обработкой входящей и исходящей почты, телефонными звонками.
- Секретаря-ассистента, выполняющего обязанности личного помощника руководителя и подчиняющегося только ему. Как правило, он следит за документооборотом и исполняет поручения своего начальника.
- Бизнес-ассистента или, как говорят, «правой руки» директора, управляющего или владельца предприятия. Выполняет поручения только своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.
Пожалуй, ни одна другая деятельность не подразумевает таких размытых и «растяжимых» обязанностей. Личный помощник – это не профессия, а своего рода призвание. Порой трудно предположить, какие навыки потребуются и какие вопросы придется решать в процессе работы. Здесь много нюансов, которые обговариваются в индивидуальном порядке с руководством.
Одним руководителям нужен отдельный сотрудник, способный избавить от рутины с бумагами, другим – для выполнения дел частного характера. Иногда владелец бизнеса нанимает несколько человек для разных задач, бывает, что в крупной компании работает целый отдел под руководством личного бизнес-ассистента руководителя.
Функциональные обязанности сотрудника
Работа личного помощника руководителя обычно состоит в следующем:
- принимать, проверять и систематизировать письма и документы, поступающие на имя управляющего/директора, докладывать об исполнении распоряжений руководства;
- готовить ответы респондентам, доводить приказы до конкретных исполнителей, отделов и подразделений, запрашивать информацию;
- осуществлять контроль за исполнением распоряжений в указанные сроки;
- принимать заявления сотрудников и другие документы, с которыми необходимо ознакомить руководство;
- проверять и подготавливать документы, касающиеся проектов, требующих согласования руководителя;
- готовить документацию к совещаниям и заседаниям, проводимым директором (собирать материалы и данные, вести протокол, оповещать и регистрировать участников, озвучивать повестку собрания);
- координировать посещение сотрудниками кабинета директора;
Читайте также
13 способов планировать день - обеспечивать сохранность документов и своевременно отправлять то, что необходимо, на хранение в архив;
- следить за соблюдением рабочего графика руководителя: напоминать о совещаниях, рабочих встречах или поездках, приносить на подпись документы, готовить билеты, вызывать машину;
- заботиться о комфортных условиях для работы: следить за чистотой, уютом в кабинете, работой оргтехники, соблюдением тишины;
- уделять внимание психологическому комфорту директора: составлять график встреч с учетом его пожеланий, напоминать по его просьбе о важных событиях, предоставлять информацию в удобной форме.
Задачи личного помощника руководителя отличаются в зависимости от конкретного предприятия, могут быть шире или, напротив, уже. Специфика должности в обязательном наличии факторов индивидуального характера.
Права и ответственность личного помощника руководителя
Как правило, должность личного помощника руководителя предусматривает следующие права:
- получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей;
- обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции;
- запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом;
- при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии.
В случае ненадлежащего исполнения или отказа исполнять обязанности на помощника руководителя может быть наложено взыскание, как того требует трудовое законодательство РФ и в соответствии с положениями трудового договора.
Требования к опыту и образованию
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 22.11.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
- об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
- об основах административной деятельности;
- навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
- хорошо ориентироваться в документообороте;
- уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
- владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
- в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.
Стандартный набор должностных обязанностей секретаря руководителя может дополняться другими требованиями в соответствии с размером, сферой деятельности и особыми условиями организации. В отдельных случаях важным критерием в пользу кандидата служат предъявленные сертификаты об окончании образовательных программ по маркетингу, рекламе или другим направлениям.
Требования к личным качествам помощника руководителя
Список требований формируется в зависимости от функций личного помощника, определяемых руководителем. Но какие бы ни ставились задачи в компании, кандидат должен соответствовать основным требованиям и обладать:
- Высоким уровнем культуры − этот показатель является, пожалуй, самым востребованным для отбора кандидата. Технические умения и навыки обращения с документами приобретаются очень быстро, что нельзя сказать о культурном уровне, который создается в течение многих лет.
- Грамотной речью – замечено, что лучше других справляются с обязанностями помощника те, кто закончил гуманитарный вуз. Экономисты и юристы также востребованы, но владение русским и иностранными языками, развитая речь и богатый словарный запас признаны самыми важными качествами и навыками личного помощника руководителя.
- Коммуникабельностью – это качество вытекает из предыдущего. Нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени.
- Стрессоустойчивостью – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы и попытки манипулировать. Без таких качеств трудно всегда быть эффективным на рабочем месте.
- Внимательностью. У личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов. Как известно, большие проблемы часто возникают по причине отсутствия внимания к мелочам.
- Памятью. Секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов.
- Интеллектом. Хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач.
- Развитым эмоциональным интеллектом. Личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям.
- Абсолютной преданностью – здесь речь о способности посвящать всего себя делу, лояльности, готовности помогать, служить другим, даже если это выходит за рамки контракта.
- Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность.
- Умением хранить секреты. Помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения. Он располагает данными платежных карт, кодами от сейфа и т.п.
Читайте также
Не менее важно для секретаря овладеть своеобразным «чутьем» на настроение начальства. Наличие полной психологической совместимости служит гарантом успеха в работе.
Зарплата личного помощника руководителя
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.
Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.
Возможности карьерного роста
Секретарь руководителя практически не может рассчитывать на карьерное продвижение. В этой работе много зависит от личных факторов и привязанностей. Если помощник полностью отвечает всем требованиям и запросам начальства, то это очень ценное «приобретение» и его никуда не отпустят. Как правило, все развивается по сценарию, когда постепенно нарабатываются профессионализм и другие сопутствующие навыки и знания, за счет чего повышается уровень дохода и положение в компании.
Другой вариант – человек, благодаря совершенствованию коммуникационных навыков, развитию связей в бизнес-среде, госорганах, административных и управленческих способностей, знанию документооборота, аналитическим и прогностическим способностям, может пробовать себя в маркетинге. Стать юристом или HR-специалистом тоже возможно, если к этому есть стремление.
Но сначала придется преодолеть сопротивление босса, которому вряд ли понравится перспектива снова искать помощника, обучать, вводить в курс дела, привыкать.
В редких случаях личный секретарь может официально занять должность заместителя директора. Для этого он должен очень хорошо профессионально вырасти, стать грамотным управленцем и менеджером.
Для самых свободолюбивых и амбициозных есть еще путь – это развитие своего бизнеса и открытие компании. Неплохая перспектива, если человек получил достаточно много знаний и опыта, наработал связи и «горит» своими бизнес-идеями.
И теперь уже новоиспеченному бизнесмену и руководителю предстоит нанимать себе помощника, которому можно поручить рутинные дела и обязанности, проверку почты, передачу сообщений, звонки, разные организационные задачи. Ведь один человек, даже самый знающий и многоопытный, не справится всегда со всем. И, конечно, вместе с профессиональными навыками этот помощник должен иметь определенный набор личных качеств.
