Обязанности руководителя отдела продаж: что должен знать и уметь

О чем речь? Обязанности руководителя отдела продаж зависят от размера компании и стоящих перед ним задач. К общим функциям относятся управление подразделением, планирование сбыта, разработка и улучшение продукта, анализ отчетности.

На что обратить внимание? Справиться с возложенными обязанностями может не каждый, и руководитель должен обладать определенными личными качествами: эмпатией, ответственностью, умением работать с людьми и большим количеством данных.

Роль руководителя отдела продаж

Деятельность начальника отдела продаж заключается в формировании системы реализации продукции предприятия. Задачи РОПа определяются размером и сферой, в которой работает компания, и могут меняться в зависимости от этого. Так, в небольшой В2В-компании в его подчинении работают несколько менеджеров, оформляющих заявки с сайта. В организации средней величины он контролирует десятки работников, разрабатывает систему мотивации, обеспечивает эффективность их работы. На крупном предприятии РОП может заниматься выработкой стратегии сбыта продукции, разрабатывать обучающую систему, контролировать маркетинговые процессы и тендерную работу.

У руководителя отдела продаж должны присутствовать:

• качества лидера и навыки управления;
• умение ориентироваться в процессах продаж, закрывать сделки и вести переговоры;
• знание особенностей отрасли, в которой компания работает — невозможно эффективно работать в продажах, если не понимаешь, что ты продаешь.

Бывает и так, что руководство организации требует от РОПа дополнительных знаний, к примеру, понимать принципы маркетинга.

Обязанности руководителя отдела продаж

Комплекс задач, поставленных перед  РОПом, определяется конкретными намерениями работодателя. В одной организации нужно написать скрипты для работы и создать апселл-офферы, в другой требуется сформировать коллектив продажников, а кто-то хочет нанять его для внедрения CRM-системы.

Все должностные обязанности руководителя отдела продаж делятся на несколько групп:

Стратегические

Главной деятельностью РОПа, в какой бы компании он ни работал, является управление продажами. Вся работа, связанная с разработкой тактики продаж, входит в его стратегические функции. Это и позиционирование предприятия, и выделение сегментов целевой аудитории, и SWOT-анализ, и создание нового уникального торгового предложения или изменение имеющегося УТП. Все это входит в компетенции именно РОПа, а не линейного работника.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 2 августа

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 2 августа

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Чем занимается начальник отдела продаж:

• Составляет главный документ, в котором отражается стратегия предприятия — план продаж. Для начинающих проектов это делается с нуля, а для фирм, уже занимающих определенную долю рынка, в расчет принимаются существующие показатели. В плане продаж отражаются финансовые цели, прогнозируемый объем продаж и способы, позволяющие достигнуть запланированных показателей. Если формирование плана продаж происходит без участия РОПа, то есть риск не добиться прогнозируемых параметров.
• Стимулирует повышение потребительских качеств продукции. Именно РОП более тесно взаимодействует с клиентами, чем технологи или тестировщики. Он получает обратную связь от потребителей, анализирует отзывы и поэтому лучше знает обо всех преимуществах и недостатках товара.
• Инициирует доработку продукции в соответствии с ожиданиями покупателей. Хороший РОП всегда знает, удовлетворены ли клиенты техническими характеристиками, цветом, запахом, вкусом, упаковкой и другими потребительскими свойствами продукта, и видит, когда их нужно улучшить.
• Формирует стратегию продаж, опираясь на портрет потребителя и данные статистики. Совместно с маркетинговым отделом РОП должен дать подробный ответ на следующие вопросы:
• Каковы потребности клиентов?
• Как правильно работать с возражениями, чтобы большинство лидов подводить к продаже?
• Как удерживать потребителей и совершать допродажи?
• Какие сегменты целевой аудитории являются приоритетными по прибыли и лояльности?

Оперативные

В эту группу входит все, что имеет отношение к управлению отделом. РОП каждый день проводит мониторинг активности, оценивает продуктивность работы каждого сотрудника, определяет точки достижения показателей плана, собирает и проводит анализ отчетности по продажам.

Руководителю не обязательно иметь личные продажи, но он должен контролировать, как его подчиненные выполняют план продаж, насколько качественно они работают с ключевыми клиентами. Также РОП обязан помогать сотрудникам проводить сложные сделки, если они не могут сделать это сами.

Также в оперативные обязанности входит участие в переговорах на высоком уровне, контроль за документооборотом, подготовка презентаций и докладов, масштабирование базы клиентов и разделение ее на сегменты, контроль оплат по большим кейсам, отслеживание дебиторской задолженности.

Процессные

Любые бизнес-процессы, происходящие в организации, прямо или косвенно касаются продаж. Все процессы можно условно распределить по трем категориям:

• Основные — они являются источником дохода предприятия. Их учет ведется, начиная с первого контакта с потребителем и до совершения сделки и получения денег. Поэтому они с начала и до конца контролируются РОПом компании.
• Сервисные — они, наоборот, предполагают разные расходы. Сюда входит заработная плата персонала, логистические расходы и покупка сырья. Все эти траты закладываются в себестоимость продукции, поэтому начальник отдела продаж обязан знать каждую такую статью и работать совместно с производственными участками, логистическим отделом и службой поставок.
• Управленческие — они включают разработку планов, стратегий и задач. РОП должен знать обо всем, что касается дальнейшего развития предприятия и быть в курсе планов собственника организации на ближайшее время и долгосрочную перспективу.

Кадровые

Как известно, кадры решают все. Одной из основных обязанностей руководителя отдела продаж является прием на работу новых сотрудников. Он осуществляет онбординг, контролирует качество и эффективность работы подчиненных, организует проведение тренингов и обучающих занятий, тестирует менеджеров на знание товара и техник продаж.

Даже если в организации работает HR-сотрудник, умеющий правильно выбирать менеджеров по продажам, и знающий, как вводить их в курс работы, за онбординг все равно отвечает начальник отдела. Исполнение плана продаж всегда будут спрашивать не с рекрутера, а с него.

Другая ключевая обязанность руководителя — это мотивация команды. Деятельность в сфере продаж зачастую сопровождается профессиональным выгоранием. РОП не должен относиться к этому, как к факту, который нельзя изменить, потому что такая политика приводит к замкнутому кругу — приходят новые сотрудники, сначала активно работают, потом начинается выгорание, и они увольняются, и так повторяется бесконечно.

Начальник отдела продаж должен знать, как разработать и внедрить схемы мотивации сотрудников. В качестве материального стимула можно использовать премии по итогам квартала или года, презенты от фирмы за продуктивную работу, вознаграждение за достижение плана по продажам. Нематериальная мотивация — это формирование комфортных психологических условий работы, коллективные проекты, дополнительное образование, возможность карьерного и материального роста.

Качества и навыки РОП

Основные компетенции и качества руководителя отдела продаж в чем-то похожи на навыки руководителя любой структуры. Но также РОП должен обладать и узкоспециальными навыками:

• Уметь делать расчеты, работать с аналитикой и находить главное. Руководитель должен не только привлекать финансы в компанию, но и следить за тем, чтобы расходы соответствовали доходам. Если получается так, что на заработок одного рубля организация тратит 5 рублей, то значит, что тактику и стратегию действий нужно менять.
• Уметь составлять прогнозы своих результатов на срок от 12 месяцев. РОП должен понимать, как использовать имеющиеся ресурсы для достижения целей и формировать тактику работы.
• Знать способы мотивации, обучения и развития сотрудников. РОПу следует понимать ценности каждого члена команды и их внутренние мотивы, и знать, когда следует уволить или нанять работника, так как это тоже сказывается на прибыли компании. Если вовремя не принять на работу менеджера по продажам, то компания недополучит доход, а если своевременно не уволить нерадивого сотрудника, то будут лишние траты на зарплату и потеря прибыли из-за ненадлежащей работы с покупателями.

• Уметь находить решение при внутренних и внешних конфликтах. Некоторые руководители стараются избегать конфликтов, но иногда они вскрывают проблемы, препятствующие развитию компании. Например, один сотрудник не хочет помогать с заказом клиенту коллеги вследствие личной неприязни, и компания теряет доход. Когда отношения в коллективе станут более здоровыми, то проблема исчезнет.
• Разбираться в своей отрасли и знать рынок. Нельзя ожидать хороших результатов от РОПа, который пришел в В2В-продажи из В2С-сегмента, то есть из продаж для покупателя в продажи для бизнеса.
• Уметь создавать стратегии продаж, знать пути привлечения потребителей и способы продаж на всех уровнях (от холодных до продаж премиум-клиентам).
• Знать работу с различными инструментами. Уметь обращаться с CRM-системами и техническими инструментами, которые позволяют контролировать работу команды и отслеживать движения по клиентам.
• Обладать знаниями в сопутствующих областях — маркетинге, продукте и развитии бизнеса.
• Иметь навыки работы в коллективе, уметь создавать команду, управлять ею и развивать.
• Обладать качествами лидера. Показывать пример и вести людей за собой.
• Уметь вести встречи и переговоры — важной частью деятельности РОПа является умение грамотно общаться.
• Обладать критическим мышлением. Руководителю необходимо принимать важные решения и работать с большим количеством информации, поэтому он должен уметь проводить всесторонний анализ данных и, основываясь на нем, принимать решения.
• Делегировать. Руками руководителя отдела продаж являются его менеджеры, и он должен доверять им, уметь делегировать задачи и процессы и отвечать за результат работы.
• Уметь формулировать цели и достигать их.
• Быть эмпатичным. Эмпатия нужна для эффективной работы с клиентами и гибкого управления коллективом.

Руководитель отдела продаж не сможет эффективно работать, если он не способен взаимодействовать с другими людьми и не знает, как работать с информацией.

Качества, которые помешают выполнять обязанности РОП

Не существует людей, которые бы все делали идеально — каждый человек имеет недостатки. Но есть такие качества, которые затрудняют работу РОПа.

Если вы обладаете указанными качествами, то лучше не претендуйте на должность руководителя отдела продаж:

• Сверхиндивидуализм. Такому человеку важны только его собственные достижения, все решения он принимает единолично, не умеет и не хочет работать совместно с другими людьми. Такое качество хорошо подойдет, например, для менеджера по продажам, но руководитель должен быть нацелен на коллективную работу.
• Токсичность. Токсичный человек вымещает свое недовольство на людях, находящихся рядом с ним, отчего они ощущают дискомфорт. Для работы в продажах токсичность представляет большую проблему, так как руководитель должен поддерживать свою команду, поскольку продажи часто связаны со стрессом. Если же РОП токсичен, то сотрудники вряд ли будут работать хорошо.
• Чрезмерная эмпатия. Начальники подразделений, работа которых связана с потребительским сервисом, должны быть эмпатичными. Избыточная эмпатия подходит для сферы благотворительности. В продажах степень эмпатии не должна быть слишком высокой, поскольку в стрессовых ситуациях слишком эмпатичный руководитель начнет жалеть сотрудников, а в продажах это приведет к расслаблению персонала.

Читайте также

Кто такой личный помощник руководителя

• Повышенная агрессивность и амбициозность. Речь идет об управляемой агрессивности. Такие качества нужны, чтобы стать успешным менеджером по продажам, но для РОПа они могут стать помехой. Если он будет слишком агрессивен, то есть риск разрушения командного духа и потери мотивации сотрудниками.

В краткосрочной перспективе эти качества иногда нужны. Например, они помогут преодолеть кризисный период, добиться прорыва. Однако в долгосрочной работе они мешают.

Оформление обязанностей руководителя отдела продаж

Должностная инструкция — это документ, в котором кратко приведены обязанности и функции руководителя отдела продаж, производственные полномочия и границы его ответственности. По закону работодатель имеет достаточно много свободы действий при составлении должностной инструкции. Содержание документа, разрабатываемого для отдельных сотрудников или должностей, каждое предприятие определяет самостоятельно.

В законодательстве не имеется унифицированного образца или плана должностной инструкции. Опираться можно на удобный типовой шаблон, который содержит пять тематических блоков:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• порядок пересмотра.

В первом разделе приводятся общие сведения и понятия о должности: схема подчиненности РОПа, порядок его назначения и снятия с должности, список компетенций, которые нужны ему для эффективного осуществления своих должностных обязанностей. В этот же раздел можно внести наименования нормативно-правовых актов, на которые РОП должен опираться при решении различных вопросов (это устав предприятия, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы).

Во втором разделе указаны непосредственные обязанности, которые возлагаются на работника. Описывать их нужно как можно подробнее, чтобы можно было найти аргументы, если сотрудник, находящийся на должности РОПа, не справится со своей работой. В таком случае ему можно будет обоснованно объяснить, что именно ему не удается выполнить надлежащим образом. Туманные формулировки здесь помогут мало и потребуются дополнительные доказательства некомпетентности руководителя.

Кроме конкретных обязанностей, таких, как работа с клиентами, проведение тренингов и других, нужно указать необходимость выполнения всех приказов и поручений вышестоящего начальства. Данный пункт инструкции в последующем позволит изменять и уточнять перечень обязанностей РОПа без необходимости менять полностью документ.

Читайте также

Обязанности руководителя проекта и особенности профессии

В третьем разделе указываются права сотрудника. Здесь нужно перечислить, на внесение каких предложений и рекомендаций он имеет право, какие документы он может требовать. Четвертый раздел посвящен видам ответственности, которую несет РОП при ненадлежащем исполнении своих обязанностей, нанесении материального ущерба предприятию и так далее.

Часто задаваемые вопросы об обязанностях руководителя отдела продаж

У кого в подчинении находится руководитель отдела продаж?

РОП подчиняется непосредственно генеральному директору компании. Если она имеет сложную разветвленную структуру, то руководить начальником отдела продаж может коммерческий директор.

Какая мотивация может быть у начальника отдела продаж?

Важно поддерживать высокий уровень мотивации данного сотрудника, и сочетать материальные и нематериальные элементы. В целом это похоже на мотивацию рядовых работников, но все должно быть более масштабно. Денежная премия в несколько тысяч рублей вряд ли даст желаемый эффект, а, например, посещение международной конференции за счет компании станет отличным стимулом.

Как грамотно составить вакансию?

Если вам нужен целеустремленный, самостоятельный и ответственный человек, то это важно указать в вакансии. Как можно конкретнее опишите, чем предстоит заниматься, акцентируя внимание на «просторе» для деятельности. Остановитесь на личных качествах претендента, которые необходимы для успешной работы. Кратко охарактеризуйте продукцию, которую реализует компания. Если товар находит отклик у потенциального руководителя, это уже 50 % успеха.

Идеальный руководитель отдела продаж — это харизматичный лидер, профессионал своего дела, способный системно мыслить и проводить настройку бизнес-процессов. Преимуществом будет его опыт работы на месте линейного менеджера, так как он на собственном примере сможет показать, как правильно работать в продажах.