Методы управления проектами: суть и виды

Зачем нужны? Различные методы управления проектами позволяют организовать работу команды наиболее эффективным образом. Не существует какой-то единой и универсальной методики, которая подходила бы всем, поэтому важно выбрать то, что будет работать в конкретных условиях.

В чем преимущества? Можно, конечно, работать в «ручном режиме», однако использование актуальных методик позволяет не только эффективно организовать процессы, но и снизить вероятность провала.

Суть методов управления проектами

Методология — это система взаимосвязанных принципов, способов и приемов, применяемых в определенной деятельности.

В управлении проектами методология представляет собой стандарты и нормативы ведения разработок от старта до завершения. Методы и инструменты управления проектами разрабатывает project manager или руководитель организации. Стандартно они затрагивают следующие аспекты:

• список конкретных инструментов, используемых в управлении проектами;
• базовые принципы работы, начиная с постановки задач и сроков выполнения;
• распределение заданий между исполнителями (от согласования до закрытия);
• способы оценки промежуточных результатов и проекта в целом.

После анализа методов управления проектами менеджер выбирает оптимальный вариант и выстраивает систему работы. Каждый сотрудник выполняет конкретную деятельность в общей цепочке реализации проекта, а руководитель в обозначенные сроки получает планируемый результат.

В той или иной форме проектный менеджмент есть в большинстве видов профессиональной деятельности, где имеется начальник и исполнители. Кроме того, методы управления проектами используются и в группе равнозначных специалистов. Например, при работе над сайтом веб-разработчика, веб-дизайнера, контент-менеджера, верстальщика и SEO-специалиста.

Применение методов управления проектами зависит от количества сотрудников, которые принимают участие в деятельности. Если заказчик работает напрямую с малочисленной группой специалистов, то вполне достаточно функционала онлайн-досок с задачами. Например, Kaiten, Trello, Scrum, Аспро.Agile. Для работы над масштабным проектом в крупной компании больше возможностей дают комплексные системы. Наиболее эффективной считается работа персонала над проектом в одном информационном поле. Для этого используются определенные программы и приложения, что обеспечивает взаимодействие и оперативный обмен информацией.

Цели методов управления проектами

Рассмотрим основные цели методов управления проектами. Они одинаковы для компании любого уровня.

• Продуктивное управление всеми ресурсами (финансы, материалы, оборудование, инструменты, люди) в рамках определенного бюджета и времени.
• Снижение затрат для уменьшения себестоимости продукции.
• Подбор наиболее оптимальных способов реализации проекта в конкретных временных рамках.
• Привлечение источников финансирования (например, вложения частных инвесторов).
• Использование научно-исследовательской и материально-технической базы организации.
• Повышение заработной платы и развитие систем нематериальной мотивации персонала для получения первоклассного продукта.
• Оптимизация административно-управленческого персонала организации посредством внедрения гибкой системы управления.
• Активное применение наиболее эффективных решений для совершенствования всех систем менеджмента организации.
• Использование инновационных технологий с целью повышения конкурентоспособности.

Основные этапы проджект-менеджмента

Этапы проектного управления детально описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами». Она была разработана в 1996 году Институтом проджект-менеджмента в США. Основные этапы жизненного цикла проекта:

Инициирование проекта

Это не этап планирования, так как проект ещё не утвержден. Данная стадия определяет будущее проекта и ожидаемый результат. Цель инициирования — определить, какие задачи может закрыть проект, и его перспективы. Важно проанализировать следующие ключевые моменты:

• Формулирование ключевой цели. Например, организация, реализующая садовую технику и инструмент, теряет деньги из-за того, что у нее нет сайта, а покупатели уходят в онлайн.
• Описание выгод, которые принесет разработка данного проекта. Интернет-сайт привлечет новых клиентов, повысит рентабельность, позволит реализовать стратегию управления клиентским опытом, даст дополнительный рекламный ресурс.
• Критерии успешного проекта. Рост продаж и прибыли в 2 раза, так как покупателям проще оформить заказ, чем посетить магазин лично.

В случае если реализация разработки сулит выгоду, можно переходить к следующему этапу жизненного цикла проекта.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 22 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 22 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Построение планов

Это важный этап, позволяющий предотвратить большинство причин провала проекта. Формулирование четких целей нужно начинать с ответа на ключевые вопросы:

• Какую цель преследует проект?
• Какие ключевые показатели деятельности (KPI)?
• Какие ключевые точки оценки результатов проекта?
• Какой бюджет необходим для реализации задумки?
• Какие есть риски?
• Каких специалистов нужно задействовать в проекте?

Рассмотрим данный этап жизненного цикла проекта на том же примере с магазином садовой техники.

Цель – создать веб-сайт магазина по реализации садовой техники и увеличить прибыль в 2 раза. Дедлайн — конец 2023 года. Бюджет — 300 000 рублей. Риски: на сайте не будет необходимого входящего трафика через поисковые системы, и продажи не вырастут. Команда: менеджер по персоналу, программисты, веб-дизайнер и контент-менеджер.

Бизнес-план проекта может быть реализован в виде дорожной карты, которую можно разослать команде.

Реализация

Это этап реального взаимодействия сотрудников компании. Фаза выполнения проекта предполагает новые задачи для специалистов:

• Применение методов управления проектами на практике. Это, прежде всего, контроль за процессами реализации проекта, промежуточные отчеты и т.п.
• Контроль расходов. Менеджер проекта осуществляет мониторинг всех затрат: заработная плата, подписки на определённые ресурсы, оборудование, расходные материалы и прочее. Ключевая задача — уложиться в запланированный бюджет проекта.
• Управление снабжением: подписки, арендная плата, контракты со сторонними организациями.
• Контроль качества. Отсутствие просрочек по проекту и перерасхода еще не гарантирует, что проект будет успешен. Важен контроль качества выполнения всех стадий реализации и согласование с руководителем рациональных правок.

Оценка результатов

Мониторинг обычно происходит параллельно этапу выполнения. Менеджер проекта оценивает стадию реализации и предоставляет промежуточные отчеты руководителю.

Завершение

Команда готовит итоговый отчет. После согласования проекта и внесения правок права на него передаются заказчику. Следующая фаза — запуск проекта заказчиком.

Каскадный метод управления проектами

Waterfall, или водопадная модель, является базовой. Она была разработана в 1970 г. и до сих пор применяется для создания программного обеспечения в сферах Digital и IT.

В каскадной модели проект представляет собой определенную последовательность этапов. Это негибкий метод управления проектами, так как все шаги его реализации определены и ограничены конкретными временными рамками. Работы разбиваются в хронологической последовательности. Ставятся даты выполнения задач. Многие из них могут пересекаться и протекать одновременно. К примеру, задачи разработки сайта и web-дизайна выполняются в один временной промежуток, но разными специалистами.

В данном методе используется такой инструмент управления проектами, как диаграммы Ганта, наглядно показывающие, как выполняется запланированная работа.

Преимущества каскадной модели:

• Фиксированный финансовый план и конкретно обозначенные сроки выполнения.
• Легкость привлечения новых исполнителей в команду в связи с тем, что имеются четкие задачи для реализации.
• Поэтапное проектирование всего проекта.
• Удобство ведения отчетности с использованием диаграммы Ганта и контролем планов и сроков выполнения.
• Это базовый и хорошо известный метод планирования в управлении проектами. Большинство менеджеров знакомы с технологиями и принципами каскадной модели.

Минусы метода:

• Проект не гибкий к внесению корректировок. В случае возникновения новых требований каскадную модель нужно начинать с самого начала. Это значит, что сроки выполнения проекта сдвинутся.
• Выход за рамки установленных сроков обрушит все планы.
• Не предусмотрено ведение большого количества работ одновременно, так как это нарушает принцип последовательной реализации проекта.
• Метод каскадного управления проектами не предполагает тестирование нового функционала. Проверяются и планово внедряются только большие блоки разработок.
• Итоговый результат виден в конце. В случае если заказчик его не одобрит, вся проделанная работа будет обесценена.

Каскадный метод управления проектами подходит для следующих областей применения:

• Проекты среднего масштаба, в техническом задании к которым можно отразить весь перечень задач и соответствующих работ.
• Проекты с ограниченным бюджетом и конкретными сроками.

Однако для современных разработок в динамичной IT-сфере каскадная модель не подходит. Это связано с тем, что требования могут меняться, а также регулярно выходят новые обновления.

Методы управления проектами на основе Agile

Поэтапная реализация возможна не во всех случаях. Развитие методов управления проектами привело к разработке итеративных подходов. Ключевую роль в Agile играет гибкая адаптация к изменениям. Масштабный проект делится на подпроекты. В рамках методологии Agile происходит регулярное взаимодействие с заинтересованными лицами и вносятся рациональные корректировки на каждом этапе.

По сути дела, Agile не является методом управления проектами. Agile — это совокупность принципов, на которых базируются другие методы проект-менеджмента.

Scrum

К гибким методам управления проектами относится Scrum. К тому же, он является одним из самых структурированных методов, следующих принципам Agile.

В Scrum проект делится на части, которые доступны в моменте для использования заказчиком. В ответ команда получает беклоги продукта. Это перечень запланированных работ, который ведет владелец. Каждая часть имеет свою приоритетность.

Все процессы в структуре Scrum концентрируются на 5 ключевых встречах:

• Подготовка беклога к спринту. Это собрание представителей Scrum-команды, во время которого происходит обсуждение деталей и готовится планирование спринта. Инициатор выставляет список задач, которые ранжируются по желательности их исполнения. Упорядочивание беклога влияет на результаты спринта. Готовый беклог является своеобразным техническим заданием для команды.
• Планирование спринта — это событие в Scrum, которое осуществляется после окончания упорядочивания беклога. Определяются объем работы на спринт и ключевые способы ее выполнения. Могут применяться любые инструменты планирования и оценивания, подходящие данному методу управления проектами. В результате этой встречи команда понимает четкую цель и отправную точку работы.
• Ежедневное совещание команды проекта (летучки).
• Обзор результатов спринта. Разработанный продукт тестируется и корректируется, если полученный результат не соответствует желаемому. Каждый член команды демонстрирует результаты работы за отчетный период. Основная задача — удостовериться, что продукт соответствует поставленным целям.
• Ретроспектива спринта. Это одно из 5 ключевых мероприятий Scrum. Представляет собой инспекцию проведенной работы. Команда выявляет недочеты и создает план улучшений на следующий спринт. В ретроспективе принимает участие вся команда. Она осуществляется до планирования следующего спринта.

Плюсы метода управления проектами Scrum:

• Является одним из самых эффективных методов в тех случаях, когда нужны быстрые результаты.
• Scrum легко адаптируется к изменениям.
• Может использоваться командами, в которых есть начинающие специалисты. Все сотрудники тесно взаимодействуют друг с другом.
• Данный метод управления проектами допускает ошибки, которые легко откорректировать благодаря оперативной обратной связи.
• Моментальное исправление ошибок позволяет повысить эффективность работы по выполнению проекта.

Минусы Scrum:

• Подходит не для каждой команды, так как в Scrum есть высокие требования к сотрудничеству и взаимозаменяемости. Предполагается, что все специалисты являются командными игроками, обладающими несколькими компетенциями, а значит, они могут плодотворно сотрудничать и выполнять задачи коллег при необходимости. По количеству команда должна быть от 5 до 9 человек.
• Высокие требования к профессионализму каждого члена команды, а также уровню ответственности и самоорганизованности.
• Не является универсальным методом управления проектами. Например, не получится разработать производственный станок или возвести какое-то сооружение, используя методику Scrum.

Lean

Методы и инструменты управления проектами Lean базируются на философии Agile. Разработка проекта предполагает деление на подпроекты и отдельные блоки работ. Метод Lean удобен, прежде всего, картой потока создания ценностей. Это дает возможность качественно выполнить каждую итерацию.

В Lean все задачи, которые нужно решить в процессе реализации проекта, делятся на отдельные блоки. Они осуществляются независимо друг от друга. Разница со Scrum состоит в том, что каждый блок работ имеет собственные потоки операций и разбит на поэтапное осуществление. Например, постановка планов, закупки, тестирование, мониторинг и т.д.

Плюсы Lean:

• Функционал и инструменты Lean оптимальны для тех проектов, которые требуют скрупулезной проработки.
• Является одновременно структурированным и гибким методом управления проектами.

Минусы Lean:

• Основан на тщательной проработке каждой проектной задачи и этапов ее осуществления. В некоторых масштабных проектах такой скрупулезный подход не является целесообразным.
• Нет четкой организации работы по каждому проектному блоку или этапу. Это может отразиться на оперативности выполнения задач. Однако данный минус можно нивелировать благодаря выстроенным коммуникациям и эффективному руководству.

Читайте также

Дорожная карта проекта: виды, этапы разработки, сервисы

Kanban

Метод Lean является достаточно абстрактным, но усилить его можно сочетанием с системой Kanban. Это отличный метод управления проектами, показавший максимальную эффективность. Kanban основывается на передаче промежуточного продукта от одного этапа к другому. В итоге заказчик получает готовый продукт. Такой подход позволяет остановить выполнение задачи на определенном этапе в том случае, если произошли перемены в ее приоритетности или появились более срочные задачи. Поэтому в Kanban считаются нормальными незавершённые редакции и подвешенные даты.

Kanban, в отличие от Scrum, это менее строгий метод. Отсутствуют спринты, ограниченные по времени, встречи с регламентом, конкретные роли представителей команды и т.д. В Kanban один специалист может работать одновременно над рядом задач.

Kanban относится к гибким методам управления проектами. При этом он базируется на нескольких основополагающих правилах:

• Использование карточек. Это визуальное представление каждого рабочего элемента проекта. Канбан-карточки являются удобным инструментом отслеживания выполнения задач.
• Регламентированное количество карточек на каждом этапе. Такое правило дает возможность отслеживать, где проект «завис» в потоке рабочих действий, и принять соответствующие меры.
• Непрерывный рабочий процесс. Все задачи выполняются исходя из их приоритетности. Такой рабочий поток является постоянным.
• Акцент на совершенствование. Это правило базируется на японской концепции «Кайдзен». Она основана на постоянном анализе рабочих процессов и поиске эффективных методов для их оптимизации.

Плюсы метода управления проектами Kanban:

• Оптимален для использования в сплоченных группах специалистов, которые эффективно взаимодействуют друг с другом.
• Нет жёстких крайних сроков выполнения задач.
• Позволяет экономить финансовые и материальные ресурсы, потому что рабочие задачи распределены оптимальным образом, а процесс настроен на постоянное улучшение и развитие инструментов.

Минусы Kanban:

• Показывает эффективность в сплоченных командах, где каждый специалист компетентен в большинстве решаемых задач.
• Не является оптимальным методом управления проектами, если есть дедлайны.

Если нужно реализовать проект в ограниченные сроки, рекомендуется остановить выбор на Scrum как основном методе управления проектом.

Современные методы управления проектами

PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) является одним из основных методов управления проектами. Он используется во всем мире. Переводится метод как «проекты в контролируемых средах». Число 2 обозначает, что это обновленная и улучшенная версия.

PRINCE2 основан на организации и контроле проекта от и до: детальное планирование, проработка каждого этапа и работа над недочетами до завершения.

PRINCE2 акцентирует внимание не на цели проекта, а на средствах, которые используются для эффективной реализации.

Рассмотрим 7 основных принципов PRINCE2:

1. Экономическая обоснованность. Речь идёт о выгоде, которую получит заказчик. В PRINCE2 прогнозируется прибыль от запуска проекта.
2. Извлечение полезного опыта на каждой стадии проекта. Это помогает сотрудникам избежать аналогичных ошибок в дальнейшем и способствует росту профессионализма членов команды.
3. Должностные обязанности и зоны ответственности четко распределены. В PRINCE2 не предусмотрены скрытые работы.
4. Планирование каждого этапа. После реализации части проекта анализируются результаты и делаются выводы для оптимизации всех процессов в компании.
5. Все ключевые требования и пожелания заказчика определяются на этапе планирования. Это контрольные сроки, потенциальные риски, расходы и т.д.
6. В центре внимания качество продукта. Регулярно оценивается соответствие продукта требованиям.
7. Гибкость метода управления проектами Он адаптируется к специфике запроса.

PRINCE2 имеет много достоинств. Среди них контроль качества, четкое понимание каждым сотрудником поставленных задач и многие другие. Этот метод подходит для реализации проектов любой сложности.

«Шесть сигм»

Метод управления проектами «Шесть сигм» (Six Sigma) направлен на совершенствование бизнес-процессов и снижение количества ошибок. Акцент делается на критически важных для потребителя параметрах.

Название методологии выбрано не случайно. Оно происходит от греческой буквы сигма (σ). Этот знак в статистике обозначает стандартное отклонение значений в общей совокупности. Метод «Шесть сигм» отражает такой уровень эффективности бизнес-процесса, в котором на 1 млн операций приходится 3,4 ошибки. К ошибке относится все, что отклоняется от клиентских требований.

Итак, метод «Шесть сигм» направлен на то, чтобы максимально уменьшить дефекты в производственных процессах благодаря их совершенствованию.

Эффективность бизнес-процессов зависит от систематического образа действий, который состоит из следующих шагов:

• Определение целей (define). На этом шаге выявляются запросы потребителей, оговариваются рамки проекта и ключевые проблемы, которые необходимо решить для того, чтобы снизить количество ошибок.
• Измерение процесса (measure). Определение текущего выполнения проекта. Имеются конкретные показатели оценки степени выполнения плана.
• Анализ дефектов (analyze). Проверка того, насколько верно были выявлены источники ошибок.
• Улучшение (improve). На этом шаге внедряются принятые решения для совершенствования производственных процессов.
• Контроль (control). Оценивание того, как протекают усовершенствованные бизнес-процессы. На этом шаге составляется вся необходимая документация, проводится инструктаж персонажа для того, чтобы нововведения закрепились.

Метод управления проектами «Шесть сигм» показывает свою эффективность в совместной работе с системой Lean. Принято называть такое сочетании Lean Six Sigma.

Метод критического пути

Critical Path Method (CPM), или критический метод управления проектами, базируется на том, что самая длинная последовательность работ (критический путь) выполняется в приоритетном порядке. Это позволяет уложиться в дедлайн проекта.

Основное достоинство данного метода — конкретный бюджет и сроки. Планирование в методе критического пути пошаговое:

• Определение перечня работ. Составляется список ключевых задач, которые команда проекта должна решить.
• Выделение взаимосвязанных задач из общего списка с целью их параллельного выполнения. Остальные задачи распределяются последовательно в зависимости от приоритетности.
• Установка сроков реализации проекта. Прописывается план задач (зависимых друг от друга и приоритетных) с указанием сроков на выполнение каждой. В итоге формируется так называемый критический путь, представляющий собой длинную цепочку задач с определением времени на их реализацию.
• Учет рисков. Важно учесть возможные просрочки и издержки, так как есть вероятность возникновения обстоятельств, которые нельзя предвидеть заранее. Метод критического пути обязательно берет в расчет резервное время. Это дает планированию возможность быть гибким.

Метод критического пути демонстрирует высокую эффективность для совершенствования производственных систем. Он активно применяется в строительной и научной сферах. Если в области отсутствуют конкретные требования, то лучше использовать другие методы. Например, в киноиндустрии.

Метод критической цепи (CCPM)

Critical Chain Project Management (CCPM) — это метод планирования в управлении проектами, который включает принципы теории ограничений. Ключевые точки в CCPM — это дата старта и дата завершения проекта. Команда должна распланировать свою деятельность таким образом, чтобы уложиться в сроки. В случае, когда время ограничено, нужно выполнять ключевые задачи и при необходимости упростить готовый продукт.

Данный метод имеет сходства с CPM. Если нет спешки, то планирование проекта будет аналогичным методу критического пути. Именно поэтому эти методы часто путают. В случае скорого дедлайна главное — успеть уложиться в срок, используя доступные способы.

CCRM отлично подходит для геймдева. В данной сфере всегда анонсируется новая игра за несколько лет до ее выхода. Дата выпуска ставится с учетом наиболее благоприятного времени, например, между выходом игр конкурентов. Разработчики обязательно должны уложиться в поставленные сроки. В случае скорого дедлайна допускается возможность, например, упрощения сюжета игры или графики.

Обозначим, чем отличается СPM от CCPM:

• Используя СРМ, можно разработать критический путь создания определенного продукта. Этот метод позволяет уложиться в срок благодаря четкому бюджету, планированию и учету возможного форс-мажора (резервное время).
• У методов различные задачи. В CPM это, прежде всего, составление планов и распределение задач по уровню приоритетности. В CCPM — уложиться в сроки и учесть ограничения по ресурсам.
• Планирование в CCPM имеет определенную гибкость, а в CPM — строгие планы и временные рамки.

PMBOK

PMBOK — свод знаний по управлению проектами

В Project Management Body of Knowledge детально раскрыты методы управления проектами, подходящие для практического применения в различных сферах. Свод знаний был разработан в Институте управления проектами (PMI).

В PMBOK приводится классификация 5 основных групп управленческих процессов: инициирование, построение планов, реализация, контроль и завершение проекта. Это своеобразная энциклопедия управления, которую можно использовать в качестве готовой схемы для реализации бизнес-идеи. В PMBOK имеется следующая информация:

• Рассмотрены различные управленческие подходы.
• Приводится терминология.
• Систематизированы методы управления проектами.
• Содержится перечень необходимой документации для реализации проекта.
• Рассмотрены ключевые компетенции управленца.

Минусы:

• Метод PMBOK является достаточно сложным. При этом имеет смысл разобраться в изложенной информации, так как, обладая этими знаниями, можно организовать эффективную работу команды любого уровня.
• Знания нужно адаптировать под проект, особенно небольшой.
• Отсутствует учет особенностей той или иной отрасли.

Правила выбора метода управления проектами

Анализ методов управления проектами показал, что универсального подхода не существует. Каждый метод уникален по-своему и является комплексной системой для реализации любого проекта (от старта до запуска готового продукта). Важно учитывать количество человек в команде и то, какой стиль работы привычен для них.

Перечислим ряд рекомендаций для выбора основного метода управления проектами:

• Специализация организации. В динамично развивающейся отрасли, например, технологической сфере, важно выбрать достаточно гибкий метод управления проектами. Это позволит успешно адаптироваться к изменениям.
• Цели проекта. Что для вас важнее: люди или результат? Такого плана конкретика позволит подобрать наиболее подходящий метод.
• Уровень сложности. Не каждый метод подходит для масштабного проекта. Например, метод критического пути. При этом он является эффективным для решения простых задач.
• Учет специализации сотрудников команды. Оцените ваш персонал и то, насколько каждый специалист может заменить другого при необходимости. Возможно, вам стоит выбрать метод, идеально подходящий под специализацию членов команды.
• Размер компании. Масштаб организации и команды принципиально важен при выборе метода управления проектами. Например, Канбан в этом плане является достаточно универсальным подходом, а метод критического пути оптимален для небольших команд.

Таким образом, каждая модель управления проектами имеет свои плюсы и минусы. Ориентируясь на специфику требований заказчика к проектной работе и готовому продукту, можно выбрать самый оптимальный вариант. Универсального метода нет, а значит, важно следить за изменениями в проджект-менеджменте и использовать наиболее интересные инструменты и решения в реализации проектов.