Kanban: секреты эффективности

Что это? Kanban – методология гибкой разработки, основанная на принципах бережливого производства. Впервые была внедрена на заводах Toyota, что позволило значительно сократить издержки и завоевать западный рынок. Сегодня чаще всего применяется в сфере IT.

Как применять? Система Kanban не должна использоваться только по формальным признакам, как дань моде. Это серьезный, сложный инструмент, требующий тщательной подготовки и проработки процессов взаимодействия.

Как появилась система бережливого производства Kanban

Термин Kanban появился благодаря компании Toyota Motor Corporation, которая создала новый подход и стала применять инновацию на собственных производствах, чтобы выполнять все процессы без нарушения сроков.

В 1958 году об относительно небольшой компании Toyota еще никто не слышал за пределами Японии. Это не помешало ей победить в тендере и поставить в Австралию значительную партию внедорожников. Техника нужна была для создания системы водохранилищ и гидроэлектростанций – этот проект был признан практически самым амбициозным в то время. В результате, Австралия преодолела упадок экономики, наблюдавшийся после войны, началась новая волна иммиграции – на континент приехали сотни тысяч талантливых инженеров с семьями.

Сама Toyota смогла открыть свой первый завод за пределами Японии, в Мельбурне. Благодаря системе Kanban в производстве она справилась с возросшей нагрузкой, касавшейся объема задач, реализуемых за единицу времени, и вошла в число крупнейших мировых корпораций.

На данный момент интересующий нас метод применяется в проектном и производственном управлении. Его задействуют как в гроуз-хакинге, завоевавшем популярность не так давно, так и в комплексных проектах, целью которых является запуск космических аппаратов.

Стоит пояснить, что под Growth Hacking понимают механизмы, действия, способствующие быстрому росту продукта и предприятия в целом. Его ключевыми компонентами являются постоянное проведение экспериментов, проверка гипотез, анализ ошибок для получения выводов.

Kanban создан на основе сервисной парадигмы, в которой представлен как экосистема сервисов. Основными принципами для Kanban являются:

• Начинать с того, что есть. Ни к чему ждать значимого момента, прихода к чему-то новому. Разумнее приступить к делу уже сейчас, постепенно внося поправки в продукт, совершенствуя его и используемые при его создании инструменты.
• Изменения происходят благодаря эволюционному пути развития. Они вносятся согласованно, небольшими партиями, поскольку крупные потрясения всегда предполагают риски для команды и продукта.
• Уважайте существующий порядок. Исторически сформировавшиеся роли и обязанности надо принять и вносить корректировки точечно.
• Инициатива должна поощряться. Любому члену команды нужно позволить предлагать улучшения, чтобы повысить результативность работы в целом. Использование коллективного разума – это залог более высоких результатов.

Отличия Kanban от Scrum

Есть мнение, что методологии управления проектами Kanban и Scrum идентичны, поскольку применяют доски для визуализации. На самом деле, разница в используемых методиках и принципах.

Scrum назван по аналогии с термином из регби, который обозначает «схватка». В данной системе всю работу делят на небольшие отрезки времени не более 1 – 4 недель. В них предусмотрены жесткие сроки выполнения задач или спринты, состоящие из заранее планируемого объема операций. Успешное завершение спринта признается инкрементом или пройденным этапом, результатом, достигнутым при создании программного или бизнес-продукта.

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 29 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 29 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

В Kanban рабочий процесс считается непрерывным, а выполненная часть задания не воспринимается как результат.

Также Scrum, в отличие от Kanban, имеет следующие характеристики:

• Совещания проводятся на ежедневной основе.
• Нет ограничений по количеству работ в каждом столбце. В Kanban стараются не допускать перегрузки, поэтому устанавливаются лимиты. Допустим, в столбце «Дизайн логотипа» может быть столько заданий, сколько установлено лимитом, либо меньше.
• Из специалистов компании формируются небольшие кроссфункциональные команды, где у каждого есть особая задача.
• Задачи делятся на категории по важности: наиболее значимые размещают в верхних рядах карточек, ниже идут менее серьезные. После очередного спринта следуют переоценка приоритета заданий и оптимизация плана действий.
• Ведется список невыполненных работ, график сгорания задач.
• Спринт не должен прерываться изменениями. Kanban допускает внесение поправок при необходимости.
• Акцент делается на результатах с конкретными столбцами: «работа в процессе», «проверка», «тестирование». Kanban не ограничивает команду по числу и названию столбцов, позволяющих демонстрировать ход работы над задачей.

По своей сути Kanban является эффективной, но не единственной методологией. Подбор конкретной системы для организации процесса зависит от задач группы.

Элементы системы Kanban

В Kanban входят такие ключевые элементы:

Карты

Kanban предполагает использование карточек заказа и карточек отбора. Для каждого продукта или выполняемой работы делают по две карты, то есть по одной каждого вида.

Карта заказа содержит в себе сведения о действиях, которые требуется выполнить на каждом этапе ради достижения необходимого эффекта. На следующем этапе карточки дают понять, выполнение каких задач позволит создать продукт.

Представим, что нужно вырастить растение в рамках проекта по биологии. Конечным результатом проекта считается готовое растение, а в карте заказа отражается последовательность действий для его получения. Так, нужно найти рассаду, посадить ее в грунт и поливать.

В карте отбора фиксируют ресурсы, без которых невозможно создать продукт, пройти отдельные этапы. В нашем примере понадобятся горшок, земля, рассада, а также время на проведение работ. Здесь прописываются денежные и временные ресурсы.

Данный способ использования карточек в Kanban наиболее удобен при наличии большого количества задач. Он позволяет понять, что нужно сделать для решения каждой из них, не расходуя напрасно время и силы.

Допустим, помимо проекта по биологии, задан доклад по географии, а еще предстоит подготовиться к диктанту по русскому языку. Тогда для каждого направления создаются карты заказа и отбора. С их помощью проще представить ресурсы, которые пригодятся при выполнении каждой задачи, и план, позволяющий сделать все вовремя.

Доски

Доска может быть реальной или виртуальной. В любом случае, она состоит из карточек и колонок, то есть задач команды и их статусов. Число колонок на Kanban-доске не ограничено и определяется с учетом количества этапов работы. Исполнители перемещают карточки по колонкам слева направо, проходя этапы. В итоге карточки должны оказаться в последней колонке, где фиксируются завершенные задачи.

Командные встречи

Такие встречи, или каденции, позволяют настраивать и улучшать управление потоками задач. Термин «каденция» происходит от английского cadence и переводится как «ритм». Каденции носят регулярный характер, призваны обеспечить сохранение рабочего ритма.

Принципы системы Kanban предполагают семь каденций:

• Ежедневная, или Kanban Meeting. Члены команды обсуждают, кто и чем занят, на каком этапе находится, делятся проблемами и помогают друг другу их решить.
• Ежемесячный обзор рисков, или Risk Review. Происходит разбор допущенных промахов, группа обсуждает, как избежать их в дальнейшем.
• Ежеквартальный обзор стратегии, или Strategy Review. На таких встречах говорят на глобальные темы: рассматривают цели, стратегию, способы улучшения процессов.
• Обзор предоставления услуг, или Service Delivery Review. Организуется каждые две недели. Это формат совещания с заказчиками. Участники встречи анализируют результаты и качество выполненной работы. Важно понять, все ли сделано вовремя, удалось ли завершить тот объем задач, который был изначально предусмотрен.
• Ежемесячный обзор операций, или Operations Review. Проводится для менеджеров разных команд и позволяет внести корректировки в систему управления задачами.
• Еженедельное пополнение запасов в Kanban, или Replenishment Meeting. На этой встрече сверяют количество задач в работе, обсуждают возможность взяться за новые. Если на Kanban-доске есть переполненная колонка, участники встречи решают, как справиться с ситуацией. Допустим, задачи могут быть распределены между специалистами.
• Планирование поставок, или Delivery Planning Meeting. Встреча должна быть организована, когда у команды появляются новые задачи либо приходит новая поставка. Специалистам необходимо проанализировать результаты прошлой поставки и пересмотреть приоритеты.

Kanban не требует проводить все семь каденций по отдельности – они могут быть объединены. Допустим, раз в неделю на ежедневную встречу можно выделить больше времени, чтобы поговорить про пополнение разных видов запасов в системе Kanban.

Все каденции должны быть связаны друг с другом, то есть результаты одной встречи задействуются на следующей. По этой причине каденции также обозначают как петли обратной связи.

Правила использования доски

Реализация проектов при помощи Kanban предполагает применение доски по правилам нескольких видов. Правила подбираются с учетом задач и нюансов рабочего процесса конкретной команды.

Поясним сказанное про Kanban при помощи примеров:

Метрики

Позволяют оценить эффективность управления потоками, составить прогнозы относительно сроков решения задач. Также метрики необходимы, чтобы понять, как работает группа, на каких этапах столкнулась с трудностями, что требуется улучшить. Если карточки накапливаются в колонке «На проверке», значит, руководителю не хватает времени на оценку работу команды обратную связь. Он может разделить проверку на этапы, некоторые из них передав заместителю.

К ключевым метрикам Kanban относятся:

• Время поставки от постановки задачи. Указывает, сколько нужно времени, чтобы задача перешла в колонку «Готово». Допустим, карточки с задачами, полученными от заказчиков, попадают в графу «На очереди». Далее члены группы разбирают задачи, а карточки попадают в блок «В разработке».
• Время поставки от принятия обязательств. Позволяет понять, сколько времени команда активно решает задачу. Отсчет начинается после того, как исполнитель забрал карточку, то есть она покинула колонку «На очереди».
• Пропускная способность. Измеряет количество задач, решенных за конкретное время. Допустим, метрика указывает, сколько материалов за неделю вышло в блоге. Данные показатели позволяют замерить, каким образом деятельность группы сказывается на общих результатах, требуется ли вносить поправки. Метрика продемонстрирует, если большое количество статей приводит к увеличению поискового трафика и числа обращений клиентов. После чего руководство компании примет решение относительно расширения штата редакции, ведь тогда пропускная способность станет еще выше.
• Количество задач в работе. Речь идет о незавершенных задачах на Kanban-доске, находящихся в одной колонке. Для каждой колонки или статуса метрика рассчитывается отдельно, после чего сопоставляется с лимитами конкретной колонки. В результате удается рассмотреть загруженность команды и весь процесс работы. Когда число не доведенных до конца задач непрерывно увеличивается либо лимиты оказываются превышены, стоит пересмотреть лимиты, поскольку группа не справляется с нагрузкой.
• Стоимость задержки. Метрика фиксирует последствия задержки решения задачи. Так, нарушение сроков при выполнении одной задачи влечет за собой задержку других работ либо может привести к лишним трудностям во время контактов с заказчиком.

Все описанные метрики, используемые при внедрении системы Kanban, считают вручную или с применением инструментов со встроенными отчетами, таких как Jira.

Классы обслуживания

Речь идет о приоритетности задач. Классы подсказывают рабочей группе, в какой последовательности браться за задачи на Kanban-доске.

Расчет классов обслуживания выполняется с учетом суммы, в которую обойдется задержка. Данные показатели в процессе работы могут корректироваться.

Kanban предполагает следующие классы обслуживания:

• ускоренный класс;
• класс с фиксированной датой;
• стандартный класс;
• нематериальный класс.

Для задач первого класса обслуживания характерна высокая стоимость задержки. Она может быть связана с выплатой штрафов заказчику.

Приоритет и стоимость задержки задач из класса с фиксированной датой повышаются в определенный день. Если часть группы занимается тестированием нескольких обновлений, результаты ее работы повлияют на то, чем именно в ближайшее время будут заняты разработчики. Когда результаты тестирования не удастся получить вовремя, нарушается график команды разработки, смещаются сроки сдачи.

К стандартному классу обслуживания относятся задачи, приоритет которых со временем повышается. Допустим, автору блога выдают список тем для статей на месяц – к завершению месяца значимость каждой задачи растет.

В нематериальном классе отсутствует стоимость задержки, однако все оказавшиеся в этой категории задачи должны быть решены. Если не продумано хранение черновиков статей, однажды придется заняться этим вопросом, иначе работать с большим количеством файлов будет практически невозможно.

5 практик Kanban: секреты успешного внедрения

Прежде чем внедрять методику управления процессами Kanban, необходимо составить представление о ключевых практиках. Следующий план позволит большинству предприятий успешно применять Kanban-доски и карточки. Вам необходимо:

Визуализировать рабочий процесс

Kanban выгодно отличается от прочих подходов своей наглядностью. А значит, первым этапом его использования является оформление доски – ее деление на группы или колонки и задачи, то есть карточки. Таким образом вы выделите этапы работы и рабочие элементы.

Здесь необходимо разработать собственную структуру либо рационально применить стандартную. Последний вариант предполагает, что на доске будут три колонки: запланированные, выполняемые и завершенные задачи.

В процессе работы карточки перемещаются менеджером или тимлидом слева направо. Это позволять увидеть, на каких задачах/этапах группа сталкивается со сложностями. Например, нарушаются сроки, страдает качество, пр.

Ограничить количество WIP-задач

Под WIP понимают Work In Progress, то есть задачи, над которыми команда работает на данный момент. Kanban жестко фиксирует число процессов, выполняемых параллельно, чтобы сделать проще организацию работ и установку сроков. Кроме того, так легче довести проект до финала, выполнив все запланированные этапы.

Ключевой принцип Kanban предполагает, что группа не может брать в работу больше, чем способна сделать качественно и в срок.

Контролировать изменение приоритетности задач

Данная методика не является средством микроконтроля сотрудников. Она позволяет отслеживать переход задач с одного этапа на следующий. Нет смысла использовать доски, чтобы заставить людей работать.

Если управленцы или тимлиды злоупотребляют делегированием задач, наблюдаются:

• слишком высокая нагрузка на каждого сотрудника;
• смещение акцента с выполнения задач на непрерывную занятость персонала.

В результате люди работают, но не приходят к необходимым результатам. Тогда как переход задач по колонкам Kanban-доски свидетельствует о прогрессе проекта.

Читайте также

PEST-анализ: правила проведения и подводные камни

Четко указывать задачи и цель работы

Доски и карточки являются инструментами Kanban, из-за которых руководителям приходится ставить цели, понятные и менеджерам, и рядовым членам группы.

Такого эффекта позволяет добиться инкрементальная система постановки задач. Иными словами, любой небольшой шаг фиксируется на отдельной карточке. Так людям проще ориентироваться в задачах, выполнять свою часть проекта и видеть позитивные перемены в его ходе.

Организовать обмен мнениями на регулярной основе

Детальная проработка задач позволяет получить от организации системы в рамках Kanban гораздо лучший эффект. Важно на регулярной основе обсуждать структуру досок, принципы формирования карт и прочие составляющие метода.

Как только между участниками рабочей группы будет достигнута синхронизация, удастся подстроить доску под требования разработчиков/менеджеров. Она превратится в оптимальный инструмент решения задач и отслеживания хода проекта.

11 частых ошибок при использовании Kanban

Многие воспринимают Kanban как фреймворк, который нужно установить, и все будет отлаженно работать. На самом деле, речь идет о наборе, в который входят примерно 140 инструментов. Их постепенно применяют в компании, чтобы улучшать процессы, снижать временные затраты на задачи, увеличивать выпуск продукта. Для каждого бизнеса свои способы работы с данным методом, не получится полностью скопировать чужую схему. Остается только на основе текущих процессов повышать ценность всего, что уже происходит в компании.

Чаще всего при использовании Kanban в рамках бережливого производства приходится сталкиваться со следующими ошибками:

Ошибка 1. Руководство не обучает работников, не объясняет им принципы и практики метода. Это приводит к тому, что на ранних этапах внедрения не удается добиться желаемого результата.

Ошибка 2. Опускаются ограничения – многие компании размещают на Kanban-доске больше карточек, чем было установлено. Такой ход чреват переработками у членов групп, люди не могут понять цель своего труда, утрачивают мотивацию.

Ошибка 3. Срочные задачи не попадают на Kanban-доску, что приводит к перекосам всего процесса.

Ошибка 4. Менеджеры забывают об ограничениях, касающихся числа текущих задач (WIP), которые являются базовой практикой для погружения персонала в текущую работу. Не обращая внимания на WIP, вы не можете определить, где проседает деятельность группы.

Ошибка 5. Применяются не все возможности, которые дает Kanban. В первые недели обычно упускают инструменты для отслеживания метрик – к ним относятся кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени цикла производства, пр. Когда первый период работы с методом завершится, все собранные данные должны лечь в основу потенциальных улучшений.

Ошибка 6. Статус задачи не меняется в срок – после решения вопроса карточка остается в прежнем столбце. В результате, сложно оценить реальную загруженность команды, ход проекта.

Ошибка 7. К Kanban-доске подключаются не все лица, принимающие решения и отвечающие за планирование загрузки отделов. Пока другие сотрудники лишены возможности видеть визуализацию процессов, им сложно понять действия менеджера группы.

Ошибка 8. Команды должны справляться с избыточной нагрузкой. Если в колонке больше 15 карточек, не получится воспринимать ее в контексте других задач. Чтобы не допустить этого, важно устанавливать крупные задачи и делить их на подзадачи, например, при помощи чек-листов.

Ошибка 9. Происходит отказ от использования обратной связи в команде, что мешает проводить улучшения, поскольку текущее состояние остается неизвестным.

Ошибка 10. Группа не вовлечена в использование метода. В норме Kanban наглядно представляет процессы и задачи, объединяет работников ради поиска возможностей для оптимизации. Если люди не понимают смысл нового подхода, они будут ограничиваться использованием доски. Также могут возникать сбои в работе.

Ошибка 11. Нет приоритетов, не назначены лица, отвечающие за решение задач.

Читайте также

Сегментация рынка: виды, критерии и этапы

Сервисы для ведения Kanban-доски

Kanban-доску можно вести при помощи любого популярного сервиса, однако разумнее при его выборе отталкиваться от конкретных задач.

Trello

Является самым популярным и интуитивно понятным среди сервисов, может использоваться для проектов в любых областях. Не имеет ограничений по количеству досок, используемых одновременно и с разными рабочими группами. Правда, если вы задействуете бесплатную версию, будет доступно не так много досок. Сервис позволяет ставить на карточки цветные метки, добавлять вложения, комментировать. Число колонок может быть любым.

В процессе работы с различными практиками часто становится очевидно, что предложенных инструментов мало, требуется больший функционал. На данный момент Trello принадлежит Atlassian, у которой есть похожий по своей сути инструмент JIRA. Его использование является платным, зато обеспечивает большие возможности. Далее компания предлагает перейти на еще один софт с облачным хранением и более широким набором инструментов. Он позволяет хранить документацию, вести обсуждение текущих задач.

JIRA

Предназначен, в первую очередь, для сферы ИТ, технических команд и процессов вне системы Agile. С данным Kanban-сервисом работают крупные компании с большим коллективом сотрудников. С его помощью создаются проекты, далее можно отслеживать их изменение, баги, интеграции с другими площадками.

Kanbanize

Пока мало распространен в нашей стране, поскольку это софт на английском языке. Программа поддерживает большинство инструментов в рамках методологии Kanban.

Kaiten

Отечественный сервис, максимально адаптированный для работы со всеми инструментами Kanban. Дает возможность собирать большой объем аналитических данных.

Количество программ, позволяющих компаниям перейти на метод Kanban, сегодня очень велико. К ним относятся: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, а также LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask. Кроме того, работать с Kanban позволяют Kanbanchi, Breeze, ProofHub, «Битрикс24», YouTrack, Asana, Kanbanery.

Вне зависимости от выбранного сервиса, важно наладить работу команды с ним. Добиться такого результата позволяет написание инструкции. Далее нужно отслеживать взаимодействие персонала с новым инструментом. Если вы не хотите напрасно тратить время, попробуйте использовать готовые шаблоны Kanban-досок, но тогда важно учитывать реально протекающие в компании процессы.

Задача перевести всю фирму на новую систему работы и использовать ее на всю глубину обычно оборачивается провалом, поскольку является очень сложной. Успешный опыт различных организаций по внедрению Kanban показывает: данный процесс должен протекать поэтапно. Переходить к новому участку можно лишь при условии, что на предыдущем удалось добиться успеха. В этом подходе состоит суть вдохновляющей концепции lean-стартап.

Любой из названных выше сервисов важно воспринимать только как инструмент для наглядного представления деятельности, расчета метрик. Даже если у вас есть готовые инструменты, стоит начать с основ и принципов, вникнуть в них, понять, для чего вам новый метод. Далее остается подстраивать инструменты под нужды компании. Иначе добиться желаемого эффекта не получится.

Kanban позволяет команде работать результативнее благодаря визуализации и сотрудничеству. Методика не предполагает внедрение радикальных изменений в деятельность предприятия. Однако для ее использования придется сменить приоритеты, уделять большее внимание работе с задачами.