Инвентаризация денежных средств: порядок и документация

Что это? Инвентаризация денежных средств позволяет предприятиям контролировать и управлять своими финансовыми ресурсами. Заключается в учете и подсчете активов на счетах и наличных в кассе.

Зачем проводится? Регулярная инвентаризация гарантирует порядок в денежных вопросах во избежание финансовых потерь. Контроль за деньгами должен осуществлять главный бухгалтер, с которого и будет спрос в случае чего.

Зачем проводить инвентаризацию денежных средств

Инвентаризация организуется для проверки остатков денежных средств и насколько точно это зафиксировано в учетных документах. Пересчитываются сами деньги, отслеживается правильность оформления бухгалтерской отчетности.

Руководство компании использует инвентаризацию в качестве инструмента контроля над кассирами, проверяя:

• наличие хищений; 

• выполнение должностных обязанностей.

Финансовые проверки имеет право проводить также налоговая служба. В таком случае всякое предприятие должно иметь оформленные и надлежащим образом заверенные акты инвентаризации по форме ИНВ-15.

Порядок инвентаризации кассы

Основанием для начала инвентаризации могут служить распоряжение, приказ или постановление руководства предприятия. Регламент процедуры изложен в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации»:

Создание комиссии

Состав комиссии определяется руководством компании. Обычно в нее входят главный бухгалтер, представитель администрации предприятия и специалисты экономического и иных отделов.

Изучение документации

Члены комиссии получают для изучения приходные и расходные документы, отражающие перемещение денежных средств. Кассиры – работники, на которых возложена полная материальная ответственность за сохранность денежных средств. В силу этого они в письменном виде отражают передачу документации комиссии, списание выбывших и наличие в кассе оприходованных денежных сумм.

Подсчет наличных денег

Комиссия осуществляет подсчет наличных средств в кассе, а затем сравнивает с данными, содержащимися в бухгалтерской отчетности. Полученные цифры сверяются с информацией в памяти контрольно-кассовой техники.

Важнейшие рекомендации при проведении инвентаризации денежных средств:

• деятельность комиссии осуществляется всегда в полном составе, иначе полученные результаты будут аннулированы;

• составленные по итогам проверки акты и описи должны составляться не менее чем в двух экземплярах;

• при подсчете денег присутствие кассиров обязательно;

• итоговые акты заверяются как членами комиссии, так и кассирами;

• в инвентаризационных документах не должно быть помарок и исправлений, имеющиеся ошибки зачеркиваются, сверху указываются правильные данные, которые подтверждаются комиссией. 

Получившийся по итогам инвентаризации акт содержит информацию об учетном и фактическом остатке наличных денежных средств с указанием членов комиссии и заверяется их подписями.

Результаты контроля получает руководство фирмы. В случае отсутствия расхождений между данными документов и фактическим количеством средств делается вывод о качественной организации учета и удовлетворительной работе кассира. Если получен излишек или дефицит, требуется принятие соответствующих мер по приведению ситуации в норму.

Все излишки в таком случае квалифицируют в качестве «прочего дохода», вносят в статью прихода, дабы уплатить с этой суммы налоги. Нехватка средств компенсируется тем работником, кто несет материальную ответственность.

Состав комиссии по инвентаризации денежных средств в кассе

Традиционно на предприятии имеется инвентаризационная комиссия, действующая на постоянной основе (п. 2.2 указаний). Либо для инвентаризации денежных средств создается ревизионная комиссия.

Обычно численность комиссии насчитывает минимум три человека: экономисты, служба внутреннего аудита.

Председателем может быть любой член комиссии, исключая материально ответственное лицо. Чаще всего возглавляет работу контрольного органа представитель администрации.

В состав комиссии не могут включаться материально ответственные работники, однако их присутствие обязательно во время процедуры инвентаризации (в соответствие с п. 2.8 и 2.10 указаний). 

По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Конспект лайфхака

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Что нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Гайд по составлению продающих скриптов для менеджеров

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 27173 человек

Только до 29 ноября

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Как увеличить продажи на 15 чеков в день

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Как на холодных звонках заработать 1.5 млрд ₽

Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах

Только до 29 ноября

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Введите ваши данные для получения доступа к файлу:

Члены комиссии (в соответствие с п. 2.3 указаний) должны находиться в помещении, где происходит проверка. В случае неполного состава из числа проверяющих, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. 

Документы при инвентаризации денежных средств в кассе

В силу того, что процедура связана с оформлением достаточно большого количества сопутствующих документов, руководство компании в своем распоряжении определяет сроки инвентаризации, список членов комиссии и ценностей, которые станут предметом учета. 

Данные о наличии ценностей в процессе ревизии фиксируются в специальные формы. Это могут быть разработанные в инициативном порядке варианты документов либо унифицированные.

Например, допустимо применить:

• форму № ИНВ-15 (подведение результатов контроля финансовых документов и денежных средств);

• форму № ИНВ-16 (оформление итогов ревизии документов строгой отчетности и ценных бумаг).

Читайте также

Чистый денежный поток: понятие, методы расчета, анализ показателя

Используемые варианты документации требуется принять и утвердить в соответствие с пунктом 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008).

Приказ о проведении инвентаризации денежных средств в кассе

До начала процедуры проверки руководитель предприятия издает приказ. Основные положения приказа:

• сроки начала и завершения ревизии;

• объект инвентаризации (денежные документы, наличные денежные средства);

• причины инвентаризации (например, увольнение работника, несшего материальную ответственность); 

• список членов комиссии;

• дата предоставления в бухгалтерию итогового акта с результатами проверки.

Данный приказ может быть написан как в произвольной форме, так и на основе бланка унифицированной формы № ИНВ-22.

Распорядительный документ требуется внести в «Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации». Для составления журнала рекомендуется использовать унифицированную форму № ИНВ-23 (п. 2.3 указаний).

Учет результатов инвентаризации денежных средств в кассе

В случае обнаружения в ходе проверки отклонений, нужно:

• Отразить выявленную ситуацию в сличительных ведомостях. Если применяются формы № ИНВ-15 и № ИНВ-16, то зафиксировать там сведения о дефиците либо излишке.

• Затребовать от кассира объяснительную записку по поводу данного факта.

• Провести итоговое заседание комиссии и составить протокол, в котором следует отметить:

• предложения по разрешению ситуации, связанной с излишками либо недостачей денег, опираясь на информацию, предоставленную материально ответственным работником;

• причины того, почему компенсация недостающих средств не возложена на виновных лиц.

Основываясь на документах по инвентаризации, руководитель организации выпускает приказ по утверждению итогов проверки, в котором требуется указать пути решения проблемы по компенсации найденной недостачи денег или иных ценностей в кассе предприятия либо способы урегулирования вопросов их излишков. 

Бухгалтерские проводки при инвентаризации денежных средств в кассе

Если в ходе инвентаризации была обнаружена недостача наличных средств, это должно быть отражено по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» («Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций», утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 94 н).

Размер денежных средств, которые высчитываются после инвентаризации с виновного сотрудника, фиксируется по кредиту расчетного счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 в соответствие с разделом «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (п. 28 п.п. «б» «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34 н).

На размер величины удержаний с зарплаты виновного лица делается запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 73, субсчет 73-2.

В случае если организация не будет взыскивать деньги с виновного в недостаче сотрудника, тогда данная сумма фиксируется в бухгалтерских документах в разделе прочих расходов и проводится по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33 н). 

Акт инвентаризации денежных средств в кассе

Итоги ревизии наличных средств в кассе оформляются актом, составленным по форме № ИНВ-15, а также по варианту, принятому в организации.

Рассмотрим порядок составления документа, взяв в качестве примера унифицированную форму № ИНВ-15:

• В верхней части листа материально ответственный работник отмечает, что на момент начала проверки все требуемые документы переданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, ушедшие – зафиксированы в расходной части.

• Затем определяется сумма наличных средств согласно учетным данным.

• После этого вносится размер выявленных ревизией нехватки или излишков.

• Далее сотрудник, несущий материальную ответственность за это, объясняет причины сложившейся ситуации.

• Руководитель определяет свое решение – удержать величину недостачи из заработной платы виновного (в полном объеме или нет) либо, если вины работника нет, отнести на финансовый результат. Размер возмещения недостающих денежных средств зависит от факта заключения с сотрудником Договора о полной материальной ответственности:

• если договор заключен, тогда кассир возмещает полную сумму недостачи;

• если договор не был заключен, тогда ответственность сотрудника не может превысить размер его средней зарплаты за месяц (на основании ст. 241, п. 2 ст. 243, ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации, перечень, утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 31.12.2002 г. №85).

• Итоговый акт инвентаризации денежных средств подписывают материально ответственный работник, члены комиссии, председатель. Руководитель фирмы заверяет подписью свое решение.

Довольно часто случается, что кассир не хочет ничего рассказывать в ходе ревизии. Это ведет к необходимости составления акта об отказе материально ответственного лица дать объяснения.

Если инвентаризация проводится в отношении наличия или отсутствия документов строгой отчетности или ценных бумаг, тогда акт составляется в соответствие с формой № ИНВ-16 (либо иным видом, утвержденным организацией).

В таком случае также берется расписка с материально ответственных сотрудников перед началом ревизии о том, что ими сданы в бухгалтерию все документы, подтверждающие приход и расход ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, все оприходовано, выбывшее отправлено в расход. Расписка фиксируется в заголовочной части инвентаризационной описи.

Может так случиться, что в течение проверки произойдет движение ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Чтобы отразить этот факт, в форме № ИНВ-16 внизу последней страницы оставляется две пустых строчки перед местом для подписи председателя комиссии.

Акт о проведении инвентаризации оформляется в двух экземплярах. Их подписывают материально ответственный работник и члены комиссии, после чего экземпляр отправляется в бухгалтерию, а другой отдают кассиру. В случае смены сотрудников, несущих ответственность за сохранность материальных ценностей, итоги ревизии составляют в трех экземплярах.

Как часто нужна инвентаризация кассы

Проверки следует проводить в плановом порядке или без предварительного объявления. Частота процедуры может также определяться учетной политикой организации, которая меняется каждый год.

Случаются ситуации, когда ревизию произвести необходимо, пусть она и не предполагалась ранее:

• наличных средств в кассе существенно меньше или заметно больше, чем должно быть;

• происходит смена материально ответственного лица;

• идут серьезные перемены в организационной структуре (ликвидация юридического лица, например);

• стихийные бедствия, принесшие ущерб предприятию;

• заканчивается календарный год.

Читайте также

Анализ денежных потоков компании

Проблемы учета денежных средств, вскрытые в ходе инвентаризации, решаются достаточно просто, когда применяется система операций, объединяющих в единое целое приемку, отгрузку и отчетность по продажам и прибылям. 

Часто задаваемые вопросы об инвентаризации денежных средств

В чем разница между плановой и внеплановой инвентаризацией?

Плановая проверка осуществляется в рамках требований российского законодательства и нормативных актов Министерства финансов (пункт 15 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» № 49).

О дате проведения работники извещаются заблаговременно. Учетная документация заранее приводится в порядок. Цель инвентаризации – проверить отражение в бухгалтерском учете денежных средств, имеющихся у организации. 

Внезапная проверка организуется в случае возникновения опасений, что возможна нехватка средств. Предварительно о ней не сообщается. Цель – проверка деятельности сотрудников.

Необходимо ли присутствие кассира во время инвентаризации?

Проверка денежных средств обязательно происходит в присутствии материально ответственного работника. 

Какие шаги нужно предпринять в случае обнаружения недостачи?

При выявлении в ходе инвентаризации нехватки денежных средств в кассе должен быть составлен акт, который заверяется подписями членов комиссии, а также кассира. После чего проводится расследование по определению виновности материально ответственного лица. Расследование может быть внутренним либо с участием сотрудников правоохранительных органов.

Какие есть три направления инвентаризации?

• ревизия наличных денег в кассе;

• проверка финансовых документов;

• контроль денежных средств в пути.

Осуществление продуманной системы инвентаризации денежных средств в организации обеспечивает ей стабильность в вопросах финансового состояния, повышает репутацию фирмы у клиентов, партнеров и инвесторов.