В этом материале рассказываем о нескольких методах управления временем, которые помогут быстрее разбираться с хаосом в мыслях и завершать текущие задачи.
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
1. Метод помидора 🍅
В конце 1980-х годов итальянский студент Франческо сильно отставал по учебе от своих одногруппников. В попытках исправить это он испробовал множество техник, ни одна из которых ему не помогала. Тогда он решил просто 25 минут максимально концентрироваться на учебе, после чего устраивать пятиминутный перерыв. Для контроля времени Франческо использовал таймер в виде помидора.
Так родился «метод помидора» — одна из самых популярных и эффективных техник тайм-менеджмента. Суть ее проста: заведите таймер на 25 минут и выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь, а затем наградите себя перерывом в пять минут. Через два часа, то есть четыре цикла, сделайте большой перерыв в 30 минут. Так вам будет проще приниматься за работу и качественно ее выполнять.
2. Принцип девяти дел 📚
Метод поможет навести порядок в ежедневных делах. Суть проста — нужно выделить одно главное дело, три второстепенных и пять маловажных, но которые тоже должны быть сделаны.
Пример:
1 главное дело — переговоры с арендодателем по поводу новых условий аренды,
3 второстепенных — провести собеседование с новым сотрудником, ответить на письма, обсудить концепцию рекламы с отделом маркетинга,
5 маловажных — помыть машину, прибраться на рабочем столе, выбрать нового интернет-провайдера для дома (старый опять поднял цену), дочитать ту объемную главу из книги о рынке ценных бумаг, написать длинный пост в соцсетях на актуальную тему.
Метод универсальный и особенно удобен для тех, кому сложно расставить приоритеты в течение дня. Такие пропорции задач помогают провести день с максимальной пользой и сохранить энергию для близких людей.
3. Канбан 🗒
Слово «канбан» в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска», что передает саму суть этого метода. Для начала вам потребуется любая поверхность, на которой можно рисовать и клеить стикеры: обычный лист А4, флипчарт, магнитная доска. Затем нужно начертить три столбца — «сделать», «делается», «сделано» (на самом деле, столбцов может быть больше, тут все зависит от особенностей вашей деятельности).
С утра все задачи собираются в столбце «сделать» и по мере выполнения переносятся в следующие столбцы — для этого удобно использовать стикер для каждой задачи, но можно обойтись и ручкой.
Главное преимущество канбана в его наглядности: все задачи и их статусы всегда перед глазами. Метод был придуман на производстве Toyota, чтобы контролировать работу больших команд, но он подходит и для персонального планирования.
4. Метод 4D 👩💼
У вас часто бывают ситуации, когда дел много, а с чего начать — не знаете? Это распространенная проблема. Вот как можно ее решить. К каждому делу применяйте одно из четырех действий:
💪 сделать — важные дела, которые требуют скорейшего решения и вашего непосредственного участия,
👉 делегировать — задачи, которые можно поручить другому,
✋ отложить — эти дела могут подождать, но для их выполнения необходимо задать срок, чтобы они не затерялись в рабочей суете,
👎 удалить — иногда полезно переоценить свои планы и отказаться от ненужных задач.
Метод называется 4D, по первым буквам английских слов do (делать), delegate (делегировать), delete (удалить), delay (отложить). Это упрощенный вариант матрицы Эйзенхауэра.
4D — удобный способ разобраться с завалами, но учтите — он не поможет при долгосрочном планировании.
Курс
Тайм-менеджмент: эффективные инструменты от Глеба Архангельского
Как вести себя в условиях авралов и форс-мажоров
5. Метод ZTD 🧘♂️
ZTD расшифровывается как Zen to Done — это комплекс привычек, который помогает эффективно управлять своим временем. Автор — Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.
Внедряйте эти привычки в свою жизнь постепенно. Со временем вы поймете, что хорошо работает в вашем случае, а от чего можно отказаться.
10 правил метода ZTD
Собирайте всю входящую информацию, все задачи или идеи.
Быстро обрабатывайте эти данные, не откладывая.
Классифицируйте всю поступающую информацию по важности или темам.
Планируйте дела заранее: чем крупнее задача, тем больше срок выполнения.
Скажите «нет» многозадачности: максимум внимания на одном деле.
Придерживайтесь краткости и простоты при составлении списков дел.
Разработайте свой режим дня и следуйте ему.
Регулярно сокращайте список дел, оставляя только необходимое.
Постоянно анализируйте, что вам удается, а что — нет.
Делайте то, что любите.
