Подключение расчетного счета к бухгалтерской программе может значительно сократить расходы бизнеса на оплату бухгалтерских услуг, а также снизить риски штрафов и доначислений со стороны налоговой и других контролирующих органов. Рассказываем, кому и зачем нужна интеграция счета с учетными сервисами, а также даем пошаговый алгоритм
Содержание
Зачем интегрировать расчетный счет с бухгалтерскими программами
Как подключить счет к бухгалтерской программе
— 1С
— Эльба
— Экстерн
— СБИС
— Небо
Каким компаниям нужно интегрировать расчетный счет с бухгалтерскими программами
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Если увязать между собой бухгалтерскую программу и расчетный счет, это существенно упростит для бизнеса документооборот, ведение учета и подготовку отчетности на любой налоговой системе.
Можно выделить следующие преимущества от интеграции р/с с бухгалтерской программой:
Не нужно вручную формировать платежные поручения на уплату налогов или перечисление денежных средств партнерам. Достаточно внести реквизиты контрагента в бухгалтерскую программу, в ней же сформировать платежку и отправить в интернет-банк для подписи. Это экономит время.
Банковские выписки автоматически будут подгружаться в учетную программу, не придется заводить документы вручную. Например, когда приходят финансы на расчетный счет, эта информация автоматически подгружается в программу, и сумма разносится по соответствующим счетам. Но эта функция доступна не везде. В зависимости от банка и бухгалтерской программы информация может обновляться с разной периодичностью, интервал между актуализацией варьируется от часа до суток.
Благодаря автоматизации процесса снижается риск ошибок из-за ручного переноса данных из онлайн-банка в учетную программу.
Можно отслеживать поступление денег на расчетный счет и каждое списание сразу в учетной программе, не заходя в интернет-банк, и благодаря этому оперативно регулировать финансовые потоки.
При подключении расчетного счета нужно учесть несколько нюансов:
Интеграция расчетного счета с бухгалтерской программой может отличаться в зависимости от банка, в котором открыт счет. Как правило, у каждого банка есть служба технической поддержки, которая помогает подключить расчетный счет к программе онлайн.
Счет интегрируется не сразу, процесс может занять от нескольких часов до двух дней.
К одной программе можно подключить несколько расчетных счетов, один из которых выбрать в качестве основного.
Перед интеграцией следует уточнить, совместима ли учетная программа с сервисом банка, в котором открыт счет. Не все банки позволяют подключить расчетный счет к любой программе.
Кроме автоматического переноса данных из клиент-банка в бухгалтерский сервис, интеграция позволяет получать оперативные сводные данные управленческого учета в некоторых программах.
Рассмотрим несколько примеров интеграции.
В 1С расчетный счет с программой интегрируется следующим образом.
Шаг 1. Через боковое меню программы нужно перейти во вкладку «Организации», затем выбрать раздел «Банковские счета».
Шаг 2. В появившемся окне нужно кликнуть по кнопке «Создать» и зайти в карточку с реквизитами банковского счета и настройками формирования платежных документов.
Шаг 3. В поле «Банк» необходимо занести БИК кредитной организации. После этого автоматически будет предложен банк по соответствующему БИКу из перечня программы.
Шаг 4. Затем нужно вручную ввести номер счета. Программа автоматически произведет проверку корректности этого реквизита. Если счет указан неверно, появится уведомление.
Также в этом окне можно указать данные корпоративных карт, привязанных к счету, и настроить заполнение платежных документов.
Шаг 5. После того как все реквизиты внесены и сделаны нужные настройки, следует нажать «Ок».
Шаг 6. Теперь нужно активировать обмен информацией с банком. Для этого в боковом меню зайти во вкладку «Банк и касса», в появившемся окне выбрать «Еще», дальше перейти в «Настроить обмен с банком».
В этом окне понадобится выполнить следующие настройки:
В поле «Название программы» выбрать программу из предложенного списка, в которой ведется учет данных по клиент-банку. Если в списке их несколько, название можно уточнить у менеджера банка. Пути к файлам загрузки и выгрузки банковских данных формируются автоматически.
В поле «Группа для новых контрагентов» указать группу, в которую при формировании выписки будут автоматически добавляться реквизиты новых партнеров.
Ниже отметить галочками настройки выгрузки данных с расчетного счета: какие документы выгружать, нужна ли дополнительная проверка, автоматическое проведение документов.
Шаг 7. После того как все настройки выполнены, нужно нажать «Сохранить и закрыть». Эти настройки можно будет в дальнейшем менять по такому же алгоритму.
Шаг 1. После входа в сервис нужно перейти через вкладку «Реквизиты» личного кабинета в окно настройки «Банковские счета» для управления подключением.
Шаг 2. В поле «Банк» выбрать наименование кредитной организации из списка программы, вручную ввести номер счета и нажать «Сохранить».
❗ Внимание
Эльбу, как
и некоторые другие сервисы, можно интегрировать не со всеми банками. На данный момент доступны для
подключения: Сбербанк, Альфа-банк, Т-Банк, Модульбанк, Точка, Бланк, Авангард,
Лого-Банк и Контур.Банк.
Шаг 3. Дальше в карточке счета нужно нажать «Хочу интегрироваться» и следовать онлайн-подсказкам по настройкам.
В этой программе можно выбрать один из вариантов интеграции:
Полная — она доступна для пользователей, которые ведут налоговый и управленческий учет в сервисе «Экстерн». В этой конфигурации операции по расчетному счету сразу вносятся в учетную программу, информацию не нужно вносить вручную.
Частичная — позволяет оплачивать налоги по платежным поручениям, которые сформированы в сервисе «Экстерн». Другие функции недоступны.
Рассмотрим алгоритм интеграции по шагам.
Шаг 1. Проверить, настроена ли идентификация по логину и паролю. Если такой настройки нет, интегрировать счет не получится.
Шаг 2. Из раздела «Учет» перейти во вкладку «Реквизиты и настройки», далее — в «Реквизиты учета».
Шаг 3. Выбрать «Рублевые счета». В появившемся окне заполнить вручную номер счета и выбрать БИК банка из списка сервиса.
Шаг 4. После этого появится окно авторизации в сервисе банк-клиент. Нужно ввести банковский логин и пароль, и программа автоматически вернет в настройки «Экстерна». Больше делать ничего не нужно. Подключение расчетного счета производится на следующий день.
Шаг 1. Через боковое меню и пункт «Банк» нужно перейти в раздел «Расчетные счета».
Шаг 2. Из списка программы нужно выбрать доступный для подключения банк, указать вручную номер расчетного счета и нажать кнопку «Подключить».
Шаг 3. Перейти по вкладке «Проверить подключение». Появится окно авторизации в сервисе банк-клиент. Нужно ввести логин и пароль для входа в банковский сервис и авторизоваться.
Шаг 4. В меню можно настроить автоматическую выгрузку банковских выписок и ее периодичность: от часа до одних суток. В конце важно не забыть сохранить настройки.
Шаг 1. В карточке «Моя организация» выбрать раздел «Реквизиты» и перейти по кнопке «Добавить».
Шаг 2. В появившимся окне в поле «Подбор банка из классификатора» начать вводить БИК нужной кредитной организации. При совпадении БИКа банка, доступного для интеграции, программа выдаст ее название для выбора.
Шаг 3. Затем вручную ввести номер счета и сохранить данные.
Шаг 4. Дальше в списке раздела «Банковские счета» появится нужный номер счета и наименование банка, в котором он открыт. Рядом будет кнопка «Интеграция». После нажатия на нее подключение будет произведено автоматически.
Большой финансовый оборот компании не всегда свидетельствует о том, что требуется интеграция расчетного счета с учетными программами. К примеру, если у бизнесмена большие денежные поступления и списания, но мало операций, скажем, 3–5 в месяц, то можно обойтись без подключения банка к программе по налоговому и управленческому учету.
Но есть ситуации, когда автоматизацию учета банковских операций провести экономически необходимо. Дальше рассмотрели такие ситуации.
Большое количество приходно-расходных операций по счету требует много трудозатрат для их переноса в бухгалтерскую программу. При ручном учете большого количества банковских операций увеличивается риск ошибок. Это может привести к штрафам и доначислениям со стороны налоговой и СФР.
Планируется наем отдельного сотрудника. В стартапах или небольшом бизнесе нередко учет ведет сам предприниматель или гендиректор. Когда операций по расчетному счету много, может потребоваться отдельный сотрудник для работы с клиент-банком. Это влечет за собой дополнительные затраты:
на зарплату,
страховые отчисления,
оборудование рабочего места.
Если сотрудник будет на аутсорсе, ему также придется оплачивать работу и обязательные страховые взносы, кроме отчислений на травматизм. Такие издержки могут быть «не по карману» бизнесу.
Одна компания или ИП могут совмещать несколько видов деятельности и налоговых систем. Тогда для управленческого учета могут использоваться разные программы и разные расчетные счета по отдельным направлениям бизнеса или для тех или иных операций. Допустим, для расчетов с партнерами открыт счет в одном банке, а для выплаты зарплаты сотрудникам — в другом.
Оперативность получения информации. Еще интеграция важна, когда есть потребность оперативно получать информацию для управления компанией. Например, нужна аналитика по движению на расчетных счетах, чтобы быстро корректировать схему продаж на маркетплейсах.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант